Đối với các công ty Thương Mại Dịch vụ việc quản lý được hiệu quả công việc cho đội ngũ kỹ thuật viên là việc làm thiết yếu, tuy nhiên với đặc thù làm việc không cố định cả về thời gian cũng như địa điểm, việc quản lý hiệu quả công việc cho đội ngũ kỹ thuật viên là không hề dễ dàng. Và phần mềm FastWork Work+ với những tính năng nổi bật chắc chắn sẽ là một giải pháp hỗ trợ đắc lực cho các quý doanh nghiệp. Cùng tham khảo cách thức áp dụng FastWork Work+ trong tổ chức và quản lý công việc cho nhân viên kỹ thuật qua bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
1. Đặc thù triển khai công việc đội kỹ thuật viên
Không giống như công việc của khối văn phòng, đội kỹ thuật viên tại các công ty thường phải làm việc rất nhiều ở địa điểm của khách hàng, gần như không cố định về vị trí và thời gian làm việc nên việc tổ chức, triển khai công việc cho đội kỹ thuật viên cũng có những đặc thù rất riêng biệt so với các ngành nghề khác.
Đầu tiên, vì do tính không cố định về địa điểm làm việc nên việc người quản lý đảm bảo được các kỹ thuật viên của mình làm việc đúng người – đúng việc – đúng vị trí là vô cùng quan trọng.
Bên cạnh đó, đội kỹ thuật viên chính là người trực tiếp tiếp xúc cùng khách hàng nên các công ty cũng cần đảm bảo được nhân viên của mình hoàn thành tốt nhiệm vụ, giữ thái độ chuẩn mực với khách hàng để không dẫn tới những xích mích không đáng có, ảnh hưởng tới việc sử dụng dịch vụ lâu dài trong tương lai.
Ngoài ra thì những công việc phát sinh trong quá trình làm việc của đội kỹ thuật viên là rất khó tránh khỏi, vì vậy người quản lý cần nắm bắt rõ tình trạng, vị trí làm việc của các kỹ thuật viên trong đội của mình để nhanh chóng điều phối, bổ sung người phù hợp.
Và cuối cùng là việc đảm bảo đánh giá đúng chất lượng, hiệu quả làm việc của từng kỹ thuật viên. Do đặc thù từng công việc là rất khác nhau cả về khối lượng và độ khó,.. nên người quản lý cần đánh giá bao quát được các khía cạnh khác nhau để đảm bảo tính chính xác đi đánh giá hiệu quả làm việc của từng người.
Nếu không có phần mềm hỗ trợ trong việc quản lý, tổ chức công việc cho đội kỹ thuật viên thì người quản lý sẽ gặp khá nhiều khó khăn, và FastWork Work+ sẽ là giải pháp hữu hiệu cho các quý công ty.
2. Tổng quan về phần mềm FastWork Work+
FastWork Work là phần mềm quản lý công việc nằm trong nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork. FastWork Work giúp các doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc khép kín và gắn kết, nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc của cả cá nhân và đội nhóm.
Được xây dựng dựa trên những vấn đề phát sinh thực tế, FastWork Work sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được trọn vẹn những vấn đề trong quá trình quản lý và xây dựng quy trình làm việc.
Những tính năng chính của phần mềm FastWork:
- Xây dựng quy trình và điều phối công việc
- Tạo lập công việc lặp lại và công việc phát sinh
- Giao việc tự động và thiết lập nhắc nhở
- Chấm điểm công việc
- Báo cáo bằng biểu mẫu và hình ảnh
- Quản lý hợp đồng khách hàng
- Chấm công cho nhân viên
Phần mềm sẽ đặc biệt hữu ích với các công ty Thương Mại Dịch Vụ có đội ngũ kỹ thuật viên bảo hành bảo trì, thi công lắp đặt thiết bị/ máy móc… đội ngũ nhân viên triển khai dịch vụ tại khách hàng. Riêng với lĩnh vực Thang máy, các CEO có thể tham khảo FastLift – giải pháp phần mềm phục vụ riêng nhu cầu quản lý lắp đặt, bảo trì, sửa chữa thang máy đầu tiên tại Việt Nam được FastWork phát triển. Hỗ trợ các nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch bảo trì, điều phối yêu cầu bảo trì/ sửa chữa thang máy tại khách hàng cho nhân viên.
- Tìm hiểu chi tiết & Demo miễn phí giải pháp quản lý bảo trì Thang máy FastLift tại đây
3. Hướng dẫn áp dụng FastWork Work+ quản lý nhân viên kỹ thuật
Xuất phát từ những khách hàng đã triển khai thực tế thì dưới đây là cách các doanh nghiệp có thể tham khảo ứng dụng các tính năng của FastWork Work nâng cao hiệu quả làm việc tối đa cho đội ngũ kỹ thuật viên của mình
| Tính năng | Quy trình áp dụng | Lợi ích |
| Xây dựng quy trình và điều phối công việc | – Thiết kế các quy trình công việc liên phòng ban, tùy chỉnh linh hoạt dựa trên tình hình và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. – Toàn bộ quá trình: giao việc, cập nhật tiến độ, báo cáo công việc của các kỹ thuật viên đều được thực hiện trên phần mềm FastWork. – Dễ dàng kiểm soát, thêm / bớt công việc cho các kỹ thuật viên. | – Dựa vào các báo cáo về khối lượng, thời gian, hiệu suất làm việc của từng cá nhân mà quản lý có thể sắp xếp công việc phù hợp cho từng kỹ thuật viên để tránh tình trạng người nhiều việc, người ít việc làm ảnh hưởng tới tiến độ chung. |
| Giao việc gắn với địa điểm | – Quản lý giao việc cho kỹ thuật có thể thêm địa chỉ trên maps kèm thông tin liên hệ của khách hàng & yêu cầu lắp đặt, bảo hành cụ thể. – Kỹ thuật lập tức nhận được thông báo giáo việc trên phần mềm. – Khi tới địa chỉ của khách hàng, kỹ thuật viên thực hiện checkin để báo cáo thời gian vào làm việc. – Khi công việc kết thúc, kỹ thuật viên báo cáo hoàn thành, đính kèm ảnh chụp nghiệm thu và check out rời địa chỉ khách hàng. | – Giúp các kỹ thuật viên chủ động nắm bắt thông tin khách hàng, khối lượng công việc để chủ động lên lịch trình làm việc hợp lý. – Đảm bảo các kỹ thuật viên làm việc đúng người, đúng việc, đúng vị trí. – Kiểm soát được thời gian và chất lượng của các kỹ thuật viên đối với từng hạng mục công việc. |
| Công việc lặp lại & công việc phát sinh | Công việc lặp lại: – Với những công ty cung cấp dịch vụ có bảo trì định kỳ, thường xuyên, tính năng công việc lặp lại của phần mềm sẽ tự động giao việc và gán cho nhân viên phụ trách đồng thời gửi các thông báo nhắc nhở. Công việc phát sinh: – Với các khách hàng có nhu cầu bảo trì, sửa chữa phát sinh, ví dụ khi máy móc đột nhiên hỏng thì phần mềm FastWork Work sẽ hỗ trợ: +) Thông qua hoạt động checkin checkout báo cáo công việc của kỹ thuật viên, phần mềm thống kê theo thời gian thực các báo cáo như: nhân viên nào đang làm việc, nhân viên nào mới checkin/checkout và hiển thị đồng thời vị trí của tất cả nhân viên trên bản đồ số => Từ đó quản lý nhanh chóng kiểm tra nhân viên kỹ thuật nào đang rảnh (hiện đang không có lịch làm việc bên ngoài) để giao việc cho nhân viên đó. Hoặc nếu nhân viên đã ra ngoài hết, kiểm tra kỹ thuật nào có địa điểm làm việc gần vị trí khách hàng phát sinh nhất hoặc nhân viên đang rảnh (ví dụ mới check out khỏi khách hàng) để giao bổ sung. | – Giúp quản lý tiết kiệm thời gian, công sức rà soát lại các hạng mục công việc lặp lại, giao việc và nhắc nhở kỹ thuật viên. – Nhanh chóng nắm bắt được tình trạng nhân sự để điều phối với các nhiệm vụ phát sinh. |
| Chấm điểm công việc | – Tính năng chấm điểm công việc cho phép các nhà quản lý cho điểm số trên từng công việc giao cho kỹ thuật xử lý để đánh giá chất lượng sau khi hoàn thành. – Phù hợp cho các công ty đang quản lý nhân viên kỹ thuật và tính KPI trên điểm công việc. | – Giúp việc đánh giá hiệu quả công việc của các kỹ thuật viên chính xác và công bằng hơn |
| Tính năng nhắn tin SMS | – Tính năng sẽ tối ưu với các doanh nghiệp có đội triển khai kỹ thuật nhưng không kiểm soát được nhân viên có đảm bảo chất lượng hay không, có thu đúng tiền của khách hay không,… – Phần mềm tích hợp với các nhà mạng cho phép gửi tin nhắn SMS brand theo mẫu ngay trên phần mềm FastWork để chăm sóc khách hàng sau khi triển khai dịch vụ | – Đảm bảo chất lượng làm việc của đội ngũ kỹ thuật viên & Tăng sự hài lòng của khách hàng. – Chuyên nghiệp hóa dịch vụ công ty |
| Giao việc tự động và nhắc nhở công việc | – Trong các quy trình làm việc đã được setup, phần mềm sẽ tự động giao việc cho người phụ trách theo từng bước trong quy trình. – Các thông báo nhắc công việc cũng được gửi theo các mốc thời gian hoàn thành công việc. – Phần mềm có 2 dạng thông báo nhắc nhở như sau: 1/ Cài đặt reminder: Nhắc vào ngày thực hiện, nhắc trước ngày thực hiện N ngày, nhắc vào giờ cố định. 2/ Nhắc tự động: phần mềm dựa trên trạng thái của công việc để đưa ra các cảnh báo chậm trễ hoặc sắp có nguy cơ chậm deadline cho nhân viên. | – Tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian tìm kiếm, trao đổi thông tin không cần thiết cho cả quản lý và các kỹ thuật viên. – Các thông báo nhắc việc tránh tình trạng nhân sự quên việc, sót việc. |
| Chấm công | – Chấm công trên điện thoại, nhận diện khuôn mặt FaceID. – Hỗ trợ linh hoạt chấm tại văn phòng hoặc chấm công tại khách hàng nếu hết giờ làm việc. – Bảng lương được cập nhật tự động, toàn bộ các đơn từ xin nghỉ, nghỉ phép, công tác,… cũng đều được thực hiện và phê duyệt ngay trên phần mềm. | – Đảm bảo chấm công đúng người, đúng việc tại đúng vị trí làm việc. – Tối ưu hiệu suất làm việc cho bộ phận C&B. |
| Biểu mẫu báo cáo | – Nhân viên kỹ thuật báo cáo hoàn thành công việc và điền biểu mẫu online đơn giản trên app FastWork. Chụp kèm ảnh nghiệm thu, ghi chú phát sinh nếu có… | – Đồng bộ các mẫu báo cáo công việc & Thuận tiện tra cứu, quản lý |
| Quản lý hợp đồng | – Quản lý toàn bộ thông tin, quy trình chăm sóc khách hàng tại một phần mềm duy nhất. – Tự động nhắc nhở các hợp đồng dịch vụ tới hạn gia hạn, hạn bảo hành… | – Dễ dàng theo dõi, tra cứu toàn bộ hợp đồng khách hàng |
Chấm điểm công việc cho đội ngũ kỹ thuật viên
Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm FastWork Work+ trong tổ chức và quản lý công việc của đội ngũ kỹ thuật viên. Để nhận tư vấn giải pháp Quản lý công việc & số hoá toàn diện doanh nghiệp Dịch vụ Kỹ thuật, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây!
