Quản lý công việc bằng excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sự chính xác và tiện lợi. Excel được xem là công cụ quản lý công việc miễn phí, phù hợp cho cá nhân và đội ngũ nhân sự văn phòng. Ở bài viết này, Fastwork cung cấp một số mẫu theo dõi công việc, quản lý tiến độ công việc bằng excel đơn giản và thông dụng nhất dưới đây.
1. Mẫu quản lý dòng thời gian
2. Mẫu biểu đồ Gantt
3. Mẫu danh sách việc cần làm
4. Mẫu theo dõi vấn đề
5. Mẫu thẻ thời gian hàng tuần
6. Mẫu theo dõi dự án
7. Mẫu theo dõi KPI
Mời trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý công việc và dự án phù hợp với nhóm và doanh nghiệp (Có sẵn trên Pc & mobile app) – được tích hợp sẵn bộ E-office
1. Mẫu quản lý dòng thời gian - Timeline template
Mẫu xây dựng kế hoạch công việc bằng excel, Timeline template cung cấp cái nhìn tổng quát về các mốc thời gian thực hiện một chuỗi các công việc trong dự án để đạt được mục tiêu đề ra. Đối với nhà quản lý việc sử dụng file quản lý công việc bằng excel mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích. Ví dụ như thông qua bảng tính trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm cũng như đối tác và các bên liên quan đến dự án có thể nắm bắt được các giai đoạn và hạng mục quan trọng trong dự án. Ngoài ra mẫu excel này còn hỗ trợ lên lịch trình và kế hoạch triển khai dự án sẽ được sắp xếp một cách hợp lý với các mốc thời gian quan trọng, mà nhóm thực hiện dự án cần lưu ý.
Tìm hiểu thêm: Top phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp/nhóm? Doanh nghiệp SMEs nên sử dụng phần mềm nào?
Việc xây dựng quy trình làm việc bài bản trên excel giúp nhóm thực hiện dự án có thể theo sát quá trình thực hiện một cách xuyên suốt. Các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được công việc và nhiệm vụ của mình. Từ đó tập trung vào việc hoàn thành công việc chuyên môn, giảm thiểu thời gian trao đổi tương tác trực tiếp, cũng như các bản báo cáo hay các cuộc họp hành. Ngoài ra, ban quản lý dự án không có thời gian lập quy trình công việc riêng cho dự án của mình có thể sử dụng mẫu quản lý công việc sau đây:
2. Mẫu biểu đồ Gantt - Gantt Chart template
Quản lý công việc bằng excel với biểu đồ Gantt mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích dành cho ban quản lý và các thành viên trong dự án. Mẫu biểu đồ này cung cấp bảng tính với các mốc thời gian và công việc chi tiết hơn cho nhóm thực hiện dự án.
Nhà quản lý có thể đánh dấu mốc thời gian bắt đầu và kết thúc dự án sau đó theo dõi và giám sát tiến độ thông qua các mốc thời gian quan trọng. Ngoài ra nhóm thực hiện dự án có thể xem nhanh các mốc sự kiện, giai đoạn và tiến độ dự án từ đó có kế hoạch thúc đẩy dự án nhanh hơn.
Để đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ và chất lượng, ban quản lý có thể lập các cột mốc quan trọng trong bảng tính. Tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng, các hạng mục quan trọng của dự án vào biểu đồ, để các thành viên trong nhóm biết được mình cần phải làm gì, cần tập trung cho công việc gì, trong khoảng thời gian nào.
Để mang lại hiệu quả tốt nhất, trưởng nhóm dự án nên tạo một biểu đồ thời gian chung và chia sẻ đến các thành viên trong nhóm. Các nhóm có thể tham khảo mẫu Excel miễn phí của biểu đồ Gantt sau đây. Đăng ký nhận trải nghiệm miễn phí bộ công cụ quản lý công việc và dự án theo mô hình Gantt, lịch biểu, kanban… phù hợp với nhóm và SMEs, tích hợp sẵn E-office.
3. Mẫu danh sách việc cần làm - To-do list template
Một trong những cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả dành cho các nhóm thực hiện dự án chính là To-do list template. Đây là mẫu danh sách cung cấp các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện cho các thành viên trong nhóm. Bảng tính này giữ cho nhóm của bạn trở nên có trách nhiệm, làm việc dựa trên quy trình và mục tiêu đã được đề ra trước đó. Từ đó tránh việc trễ hẹn deadline cũng như chậm tiến độ của dự án.
Khi đã tạo dòng thời gian chung và bố trí Biểu đồ Gantt, nhà quản lý cần sử dụng một danh sách các công việc cần làm để giữ cho nhóm của mình luôn cập nhật trạng thái công việc một cách nhanh chóng. Thông qua mẫu danh sách công việc này các nhân sự và thành viên trong nhóm sẽ nắm bắt được công việc, nhiệm vụ của mình là gì. Trưởng nhóm cần dựa trên năng lực của nhân viên cũng như tình hình dự án để có thể phân bổ công việc một cách hợp lý. Mẫu danh sách việc cần làm sau đây sẽ giúp nhóm dự án thực hiện điều đó.
4. Mẫu theo dõi vấn đề - Issue tracking template
Issue tracking template là mẫu excel quản lý công việc đơn giản dành cho các nhóm thực hiện dự án. Hầu hết các dự án đều xảy ra các vấn đề, vào lúc này nhà quản lý cần ghi chú lại nhằm rút kinh nghiệm cho sau này và tìm ra giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Để theo dõi những vấn đề xảy ra trong dự án, nhà quản lý cần lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án.
Bản template Excel này sẽ ghi lại các thông tin như: Thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả và ai là người xử lý được vấn đề. Để tránh tình trạng dự án rơi vào tình trạng gặp các lỗi tương tự, hay lặp đi lặp lại các lỗi giống nhau, trưởng nhóm dự án cần xác định vấn đề và ghi chú lại chúng. Sau đó tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết triệt để vấn đề.
5. Mẫu thẻ thời gian hàng tuần - Weekly timecard template
Weekly time card template là một file quản lý tiến độ công việc bằng excel khá hữu dụng dành cho các nhóm thực hiện dự án. Ngoài các việc theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án, quản lý còn cần ghi lại từng mốc thời gian mà nhóm thực hiện từng nhiệm vụ và hạng mục trong dự án.
Cách làm này giúp trưởng nhóm đánh giá được tiến độ làm việc cũng như năng lực giải quyết vấn đề của nhân sự trong nhóm. Các nhóm dự án có thể sử dụng timecard hàng tuần sau đây:
6. Mẫu theo dõi dự án - Project tracking template
Ngoài ra các nhóm có thể sử dụng mẫu quản lý công việc bằng excel thông qua Project tracking template. Công cụ này giúp nhà quản lý theo dõi quy trình và tiến độ công việc, từ đó đánh giá hiệu quả. Không những thế mẫu bảng tính này còn mang đến tính năng đánh giá và kiểm soát xem dự án của bạn có đang được triển khai đúng theo thời gian và phạm vi ngân sách được định ra từ trước hay không.
Đề xuất bạn tham khảo công cụ quản lý dự án FastWork Project theo 5 mô hình Dashboard, danh sách, bảng phân bổ nguồn lực, Kanban, Gantt chart, lịch biểu, hỗ trợ quản lý thu chi trong dự án, cảnh báo tình trạng sức khỏe dự án, quản lý dự án trên Web và Mobile…
7. Mẫu theo dõi KPI - KPI tracking template
Một trong những nhiệm vụ chính của ban lãnh đạo dự án chính là theo dõi, đo lường và đánh giá KPI. KPI tracking template giúp người quản lý dự án có thể đo lường được hiệu suất của dự án nhằm đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Thông qua bảng tính, trưởng nhóm có thể nắm bắt được nhóm của mình có đang làm tốt hay không, có đúng tiến độ hay không, có bỏ lỡ hay sai sót tại hạng mục nào hay không.
Tham khảo bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp Fastwork:
