Nâng cao hiệu quả công việc tại phòng hồi sức Bệnh viện Nhiệt Đới Trung Ương

Nhằm nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian làm việc và xây dựng phương pháp quản lý công việc khoa học tại khoa Hồi sức cấp cứu, Bệnh Viện Nhiệt Đới Trung Ương đã sử dụng phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork, cụ thể là giải pháp quản lý công việc bằng di động.

FastWork – lời giải bài toán quản lý tại khoa hồi sức

Một trong những bất cập tại khoa hồi sức cấp cứu Bệnh viện Nhiệt Đới Trung Ương đó là có nhiều công việc lặp lại hằng ngày nhưng chưa có phương pháp quản lý hiệu quả. Ngoài ra, hình thức giao việc, trao đổi công việc của các thành viên trong khoa chưa mang lại hiệu quả tuyệt đối. Hơn thế, tại khoa cũng đang gặp nhiều trở ngại vì chưa có hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của các thành viên khách quan.

Khoa hồi sức cấp cứu của Bệnh viện Nhiệt Đới Trung Ương (ảnh minh họa)

Chị Ngọc, một điều dưỡng tại khoa cho biết “ Khoa sẽ chia làm 3 ca/ngày, thực hiện các công việc có tính chất tương tự nhau và có tính chất lặp lại theo ngày. Công việc của các bạn ca trước sẽ được các bạn ca sau đánh giá qua biểu mẫu động”. Chị Ngọc chia sẻ thêm “việc nhân viên ca sau đánh giá công việc của nhân viên ca trước chưa được khách quan, nên chúng tôi cần một giải pháp có thể đánh giá được chất lượng công việc của mình khách quan nhất và góp phần nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian trao đổi, xử lý công việc trong khoa”.

Để giải quyết triệt để những vấn đề trên, phòng cấp cứu Bệnh viện Nhiệt Đới Trung Ương đã tìm hiểu và quyết định sử dụng phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp, cụ thể là giải pháp quản lý công việc để nâng cao chất lượng công việc, tối ưu thời gian giao việc, trao đổi công việc và có công cụ đánh giá hiệu quả công việc khách quan nhất

“Gương mặt” mới tại phòng Hồi sức cấp cứu

Lập kế hoạch công việc nhanh chóng

Phó khoa hồi sức chia sẻ “ Tôi có thể lên nhanh công việc cho nhân viên dễ dàng bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc nhập danh sách công việc từ File Excel hoặc nhân bản từ công việc, kế hoạch mẫu. Nhân viên của tôi sẽ nhận ngay được công việc và quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm. 

Lập kế hoạch công việc nhanh chóng trên mô hình lịch biểu

Điểm tôi thích nhất tại FastWork là nhân viên và cấp trên đều làm việc trên cùng một hệ thống. Tuy nhiên, phải được phân quyền, nhân viên này mới được nhìn thấy công việc của nhân viên kia, dù có trong công việc nhưng chỉ quyền theo dõi thì cũng không thể xem chi tiết công việc.”

Quản lý công việc tập trung trực tuyến

Nếu như trước đây, Email, Zalo, Skype… được xem là “ứng dụng thần thánh” dễ quản lý, trao đổi công việc thì nay đó lại là thứ gì đó rất xa xỉ và gây khó khăn khi thực hiện công việc cho khoa. Email không những không quản lý tập trung công việc mà còn gây khó khăn cho việc theo dõi, tìm kiếm công việc. Zalo, Skype… dễ dàng trao đổi nhưng thường bị miss nhiều thông tin và có nhiều nhóm chát khác nhau, làm mất tập trung và khó theo dõi. 

Nâng cao hiệu quả công việcMô hình Danh sách cho phép nhân viên quản lý công việc theo dạng danh sách

Sử dụng giải pháp quản lý công việc, có thể được xem là một quyết định đúng đắn tại khoa. “Giờ đây, chúng tôi có thể quản lý tất cả các công việc tập trung trên một hệ thống trực tuyến. Hơn thế, còn dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và theo dõi tiến độ công việc qua các trạng thái: chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, quá hạn… và kèm theo % tiến độ công việc. Đặc biệt hơn, bằng mỗi giao diện khác nhau: Danh sách, Dashboard, bảng phân bổ  nguồn lực, Kanban… chúng tôi có thể theo dõi công việc ở mỗi góc nhìn khác nhau.” – chị Ngọc cho biết thêm.

Thảo luận công việc xuyên không gian

Việc trao đổi giải quyết công việc cũng dễ dàng hơn với FastWork, các bác sĩ, điều dưỡng trong khoa không cần mở đến các ứng dụng khác mà vẫn tương tác giải quyết công việc với nhau. Bất cứ nơi đâu, các thành viên cũng có thể gắn thẻ @ tên nhân viên và nội dung để trao đổi công việc. Ngay lập tức nhân viên được gắn thẻ tên sẽ nhận được noti thông báo có trao đổi mới trên hệ thống phần mềm, qua email và smartphone. 

Nâng cao hiệu quả công việcTất cả các nhân viên có thể tương tác giải quyết công việc gắn với công việc ngay trên hệ thống phần mềm 

KPI đánh giá hiệu quả công việc khách quan

Nhân viên làm việc ca sau sẽ không phải đánh giá công việc của nhân viên ca trước nữa. Với FastWork, mọi thứ sẽ được khách quan, chính xác và rõ ràng. 

Tất cả các công việc sẽ được cho điểm và đánh giá hiệu quả chính xác thông qua chỉ số do quản lý thiết lập. Những chỉ số đó được thiết lập dựa trên độ khó công việc, thời gian thực hiện, số lượng và hiệu quả công việc. 

Nâng cao hiệu quả công việcTính năng đánh giá KPI giúp khoa có những đánh giá chính xác về hiệu quả công việc

Mỗi khi nhân viên thực hiện công việc, phần mềm sẽ tự động đánh giá KPI dựa trên những yếu tố trên và tự động tổng hợp thành bảng KPI, giúp nhà quản lý có những cái nhìn khách quan nhất về chất lượng, hiệu quả công việc.  Từ đó sẽ có những chính sách thưởng, phạt nhân viên chính xác. 

Ngoài những tính năng chính kể trên, FastWork không chỉ giúp chúng tôi nâng cao hiệu quả công việc mà còn nhiều hơn thế, hỗ trợ chúng tôi xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, quản lý công việc khoa học, tối ưu thời gian xử lý các công việc phát sinh…  Với nhiều lợi ích vượt trội, trong thời gian tới chúng tôi sẽ đề xuất sử dụng phần mềm trong toàn bệnh viện. 

Đăng ký tư vấn

 

Bình luận

Leave a Reply