VIETSEA quản lý doanh nghiệp khi giãn cách xã hội bằng phần mềm FastWork

VIETSEA

Công ty Cổ phần Biển Việt, tiền thân là Công ty Tư vấn Đầu tư và Thiết kế, trực thuộc Bộ Thủy sản.

  • Khách hàng: Công ty Cổ phần Biển Việt (VIETSEA)
  • Web Site: https://vietsea.net/
  • Lĩnh vực: Kinh doanh dầu mỏ, giao dịch hóa chất, vận tải lương thực – thực phẩm khô, phân phối các loại dầu nhờn bôi trơn…
  • Yêu cầu: Cần giải pháp đồng bộ dữ liệu công việc 11 công ty con lên hệ thống công ty mẹ VIETSEA và số hóa quy trình làm việc lý thuyết. Tìm phương pháp tối ưu hình thức chấm công – tính lương thay thế máy chấm công vân tay. Quản lý hệ thống đề xuất trong công ty. 
  • Giải pháp: Phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork
  • Kết quả đạt được: Số hóa toàn bộ quy trình miệng trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm. Đồng bộ dữ liệu công việc của 11 công ty con lên cùng 1 hệ thống quản lý. Hiện đại hóa hình thức chấm công – tính lương nhân viên. Quản lý và tối ưu hiệu quả sử dụng các tài sản – tài nguyên trong doanh nghiệp.
VIETSEA

VIETSEA đang sở hữu 11 công ty con với 11 lĩnh vực khác nhau

Đôi nét về VIETSEA 

Công ty Cổ phần Biển Việt, tiền thân là Công ty Tư vấn Đầu tư và Thiết kế, trực thuộc Bộ Thủy sản. Ngày 8/4/2006, Bộ Thủy sản đã cổ phần hóa và chính thức đi vào hoạt động với tên gọi mới: Công ty Cổ phần Biển Việt (VIETSEA). 

Hiện nay, VIETSEA đang sở hữu 11 công ty con với 11 lĩnh vực khác nhau phân bổ khắp cả nước và đội ngũ nhân sự hơn 1000 người. 

  1. Công ty VietSea Lubricants – Nhập khẩu, phân phối bán lẻ các loại dầu nhờn 
  2. Công ty VietSea Chemicals – Nhập khẩu, phân phối bán lẻ các loại hóa chất.
  3. Công ty VietSea Singapore –   Mua bán buôn xăng dầu (TRADING)
  4. Công ty MY GIANG –  Dịch vụ đại lý tàu tại Vân phong
  5. Công ty GLOBAL TANKER –    Đầu tư tàu biển, cho thuê
  6. Công ty ALLSEA – Dịch vụ quản lý tàu, sửa chữa, bảo dưỡng tàu, cung cấp thuyền viên cho các tàu , tư vấn quản lý kho xăng dầu  và tư vấn quản lý tòa nhà văn phòng 
  7. Công ty PKPETRO –  Đầu tư kho xăng dầu, cho thuê kho 
  8. Công ty WONDERSEA – Đầu tư tòa nhà văn phòng, cho thuê văn phòng 
  9. Phòng Dịch vụ hàng hải trong nước (Vsea Jsc) – Dịch vụ đại lý tàu biển trong nước; Dịch vụ dầu khí
  10. Phòng Dịch vụ Logistics (Vsea Jsc) – Dịch vụ khai hải quan, thuế nhập khẩu và vận chuyển đường bộ nội địa
  11. CN Hà nội(Vsea Jsc)

Những vướng mắc nổi cộm tại VIETSEA 

Do đang quản lý rất nhiều công ty con nên Ban lãnh đạo (BLĐ) VIETSEA  đang gặp một số khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp sau:

  • Khó khăn quản lý công việc: Không theo dõi được các công ty con đang triển khai công việc – dự án nào? tiến độ đến đâu…? 
  • Không theo dõi được quy trình làm việc của từng công ty thành viên: Do hoạt động trong lĩnh vực khác nhau nên mỗi công ty có quy trình làm việc đặc thù, chưa kể các phòng ban trong công ty con lại có các quy trình nội bộ khác. Nhiều dự án các công ty phải phối hợp với nhau gây ra tình trạng sai sót mà không biết lỗi ở khâu nào? các thành viên không nắm rõ quy trình nên thường đổ lỗi cho nhau. 
  • Không theo quản lý được thời gian làm việc và đề xuất:  BLĐ, GĐNS không theo dõi được tình hình nhân viên đi làm trong ngày thông qua hình thức chấm công vân tay. Hơn thế là khó tiếp nhận – phê duyệt các đề xuất trong doanh nghiệp và càng khó khăn hơn là trong giai đoạn TP Hồ Chí Minh thực hiện giãn cách xã hội. 
  • Khó quản lý và theo dõi hệ thống tài sản: xe container, tàu biển, xe tải, xe cẩu, móc kéo…. và trình trạng sử dụng tài nguyên trong doanh nghiệp.

Bởi lẽ đó, sau 1 thời gian dài tìm hiểu FastWork, BLĐ VIETSEA quyết định triển khai phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork nhằm tháo gỡ các nút thắt quản lý trong doanh nghiệp. Bước đầu, VIETSEA sẽ áp dụng FastWork vào quản lý công ty mẹ tại TP Hồ Chí Minh với hơn 100 nhân sự sử dụng, và thời gian tới sẽ áp dụng cho 11 công ty con.

FastWork – Giải pháp giúp VIETSEA giải quyết vướng mắc hiệu quả

Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp, FastWork giúp VIETSEA thay đổi rõ rệt các hình thức quản lý trong công ty, cụ thể:

1. Quản lý chấm công – tính lương nhân viên

Thay vì chấm công bằng máy quét vân tay, đội ngũ nhân sự tại VIETSEA sẽ thực hiện chấm công online thông qua điện thoại di động. Phần mềm tự động thu thập thời gian, địa điểm chấm công để tổng hợp thành bảng công của nhân sự đó. Hình thức chấm công này dễ dàng thực hiện và rất phù hợp trong tình hình dịch bệnh, đặc biệt là khi đội ngũ nhân viên triển khai làm việc tại nhà vẫn có thể thực hiện chấm công được.

Ban lãnh đạo sẽ theo dõi được thời gian, hình ảnh, địa điểm chấm công của từng nhân viên ngay trên điện thoại thông qua bản đồ GPS.

2. Số hóa đề xuất và phê duyệt điện tử

FastWork giúp số hóa tất cả các đơn từ – đơn đề xuất thu – chi, mua  – bán, xuất – nhập, tạm ứng… lên hệ thống phần mềm. Người dùng dễ dàng thiết lập đơn từ theo các mẫu có sẵn, điền thông tin tương ứng: ngày, lý do, nội dung…. và gửi đến ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo tiếp nhận theo thời gian thực và thực hiện phê duyệt nhanh chóng ngay trên điện thoại hoặc web app. 

Phần mềm hỗ trợ quản lý các đề xuất tập trung – khó học theo ngày, theo loại đơn, theo tháng và theo trạng thái: chưa duyệt, đã duyệt… Hỗ trợ BLĐ VIETSEA tìm kiếm nhanh qua các bộ lọc thông minh.

Đây được xem là giải pháp tối ưu nhất để phê duyệt đơn từ trong thời gian TP đang triển khai giãn cách xã hội.

3. Quản lý công việc – dự án, theo dõi tiến độ Realtime

Với FastWork, ban lãnh đạo VIETSEA dù ở bất cứ đâu vẫn có thể nắm bắt các đầu công việc – dự án đang triển khai của 11 công ty con trên 1 giao diện duy nhất. 

Để xem chi tiết về thời gian, tiến độ từng hạng mục, từng công việc trong hạng mục, nhân sự triển khai, chi phí… chỉ cần Click chi tiết vào  công việc – dự án đó. FastWork còn hỗ trợ giao việc – phân rã công việc, phân bổ nhân sự và tương tác – đính kèm tài liệu ngay trên mỗi công việc. 

4. Số hóa và tối ưu quy trình công việc mọi công ty – phòng ban

Tất cả các quy trình riêng lẻ của 11 công ty con, quy trình chung liên phòng ban, liên công ty đều được số hóa và quản lý trên hệ thống phần mềm. Thay vì nói miệng và nhớ bằng sổ sách thì FastWork giúp các thành viên tham gia quy trình đều thấy được các giai đoạn quy trình cụ thể, biết được ai có vai trò như thế nào, trách nhiệm của mình trong công việc để triển khai công việc hiệu quả. 

Ngoài ra, phần mềm còn giúp tự động hóa giao việc, nhắc nhở công việc khi đến thời gian thực hiện…

5. Tối ưu hóa sử dụng tài sản – tài nguyên trong doanh nghiệp

Phần mềm FastWork giúp BLĐ VIETSEA chủ động nắm bắt tình hình – trạng thái của hàng nghìn trang thiết bị, máy móc, xe cộ, kho bãi trong công ty với đầy đủ thông tin: lịch sử cấp phát, thời gian sử dụng, hiện trạng sử dụng, tình trạng… người phụ trách các tài sản. 

Không những vậy, nhờ ứng dụng FastWork, cụ thể là tính năng booking, BLĐ VIETSEA có thể theo dõi được hiện trạng các tài nguyên đang sử dụng, từ đó tối ưu thời gian sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả nhất. Triệt tiêu lãng phí và mang lại hiệu quả cao cho công việc.

Sau gần 1 tháng số hóa dữ thực lên hệ thống phần mềm và được sự hướng dẫn nhiệt tình của đội ngũ ký thuật viên FastWork, hiện các dữ liệu trong nghiệp vụ của VIETSEA đã được số hóa và quản lý trên hệ thống của FastWork. Đội ngũ nhân sự bước đầu làm quen và đã thành thạo, toàn bộ công ty sẽ bắt đầu đi vào sử dụng trong tuần tới.

Bản thân là một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, FastWork hy vọng sẽ cùng VIETSEA gặt hái được nhiều thành công trong thời gian tới.

FastWork.vn tự hào mang đến giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, đồng hành cùng hơn 3500+ doanh nghiệp và gần 70.000 người đang sử dụng FastWork hằng ngày.

Để nhận tư vấn giải pháp quản trị chuyên sâu giải quyết bài toán đặc thù trong lĩnh vực xây dựng, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây.

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply