Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?
Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.
Quản trị kiểu cũ | Văn phòng điện tử |
Quy trình khởi tạo đơn từ, đề xuất - trình ký rườm rà, chậm trễ do quá nhiều cấp phê duyệt | Khởi tạo nhanh chóng với hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại |
Thông tin nội bộ truyền tải lệch lạc, đối tượng tiếp nhận hiểu lầm ý lãnh đạo | Mọi thông báo đến tai người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập |
Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm | Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến |
Nhân viên phải xếp hàng chờ đợi, gây ùn tắc giờ cao điểm, mất mỹ quan văn phòng. | Chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID có tính chất cá nhân hóa, người dùng chủ động check-in, check-out trên di động cá nhân tránh trường hợp chờ đợi. |
Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian | Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm |
Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là Fastwork E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử Fastwork E-office mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SME xác nhận.
Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Việt Nam ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid -19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.
Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ.
Với bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí “thừa nào”, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay.
Xem thêm: Giới thiệu, đánh giá chi tiết Top 7 phần mềm tính lương
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:
Trong khi phần mềm E-Office của FastWork lại có thể giải quyết hoàn hảo bài toán đó bằng cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công được cập nhật công khai trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán.
Bộ công cụ E-Office xây dựng 1 quy trình làm việc chuyên nghiệp – nhanh chóng – chính xác giúp nhân viên làm đúng, làm chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo, đơn từ, đề xuất bắt buộc khởi tạo trên hệ thống dựa trên 100+ biểu mẫu E-forms có sẵn, phân quyền chi tiết, gán người theo dõi rõ ràng.
Cụ thể, ngay khi lãnh đạo phê duyệt/ từ chối hoặc chuyển tiếp cho ai đó, nhân viên sẽ nhận được thông báo tức thời qua phần mềm. Nhiệm vụ nào đã quá hạn hoặc cần giải quyết gấp đều được hệ thống gửi lời nhắc tự động, đảm bảo luồng công việc diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu suất tối đa.
Với phần mềm văn phòng điện tử E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi Email như trước.
Phần mềm E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.
Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư.
Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form)
Nhờ xây dựng một môi trường làm việc số nơi mọi thông tin, quy trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn có thể nắm bắt chính xác đầu việc cần làm, deadline thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo.
Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:
Tham khảo thông tin chi tiết: Hướng dẫn xây dựng Văn phòng điện tử từ A-Z cho doanh nghiệp
Nằm trong nền tảng Quản trị điều hành doanh nghiệp chung FastWork.vn,phần mềm E-OFFICE là bộ phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp số hóa thành công mọi quy trình công việc.
Trọn gói Phần mềm văn phòng điện tử FastWork cung cấp bao gồm:
9 ứng dụng trên đồng bộ trên 1 nền tảng duy nhất với phiên bản Web App và Mobile App. Thực thi kế hoạch xây dựng E-Office qua những phần mềm cụ thể trên doanh nghiệp có thể xóa bỏ văn phòng truyền thống, dần hoàn thiện văn phòng điện tử, tiến đến số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp.
Bộ giải pháp trên phù hợp với:
MỘT SỐ KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm xây dựng văn phòng điện tử E-Office, vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây!
Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết của công ty trong việc đổi mới cách…
Tích cực ứng dụng công nghệ số là chìa khóa giúp các doanh nghiệp dịch…
So với phương thức quản lý nhân sự, bán hàng & kho hàng truyền thống…
Tháng 8/ 2024, Công Ty TNHH Công Nghệ Thông Tin Thịnh Vượng Phát chính thức…
Tổ chức công việc, dự án tập trung trực tuyến & tăng cường hiệu quả…
“Trở thành một hệ thống trường học xuất sắc và không ngừng phát triển để…