E-office là gì? Và lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp mùa Covid

By 11 Tháng Tám, 2020Tháng Tám 25th, 2020Chuyển đổi số, Sản phẩm & Giải pháp

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm, đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?

Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. Văn phòng điện tử (E-office) là gì?

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống. Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thông lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp. 

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

Xem thêm: Trọn bộ công cụ số hóa Văn phòng điện tử E-office

2. Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ 

Quản trị kiểu cũ

Văn phòng điện tử

Quy trình khởi tạo đơn từ, đề xuất - trình ký rườm rà, chậm trễ do quá nhiều cấp phê duyệt

Khởi tạo nhanh chóng với hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại

Thông tin nội bộ truyền tải lệch lạc, đối tượng tiếp nhận hiểu lầm ý lãnh đạo

Mọi thông báo đến tai người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập

Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm

Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến

Nhân viên phải xếp hàng chờ đợi, gây ùn tắc giờ cao điểm, mất mỹ quan văn phòng.

Chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID có tính chất cá nhân hóa, người dùng chủ động check-in, check-out trên di động cá nhân tránh trường hợp chờ đợi.

Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian

Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm

3. Lợi ích của văn phòng điện tử FastWork E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp mùa Covid 

Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Thời điểm dịch Covid-19 tại Việt Nam đang lây lan trên diện rộng, doanh thu doanh nghiệp không thể tránh khỏi tổn thất nghiêm trọng. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp “an toàn” vượt qua khủng hoảng là điều cần làm ngay lúc này.

Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ. 

van-phong-dien-tu-giup-cat-giam-chi-phi

Với bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí “thừa nào”, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay.

Tối ưu nguồn lực và thời gian làm việc, xử lý công việc cho nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:

  • Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gian
  • Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.
  • Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.

Trong khi bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office lại có thể giải quyết hoàn hảo bài toán đó bằng cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công được cập nhật công khai trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán.

Chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ. Thúc đẩy bộ máy vận hành 

Bộ công cụ E-Office xây dựng 1 quy trình làm việc chuyên nghiệp – nhanh chóng – chính xác giúp nhân viên làm đúng, làm chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo, đơn từ, đề xuất bắt buộc khởi tạo trên hệ thống dựa trên 100+ biểu mẫu E-forms có sẵn, phân quyền chi tiết, gán người theo dõi rõ ràng. Ngay khi lãnh đạo phê duyệt/ từ chối hoặc chuyển tiếp cho ai đó, nhân viên sẽ nhận được thông báo tức thời qua phần mềm. Nhiệm vụ nào đã quá hạn hoặc cần giải quyết gấp đều được hệ thống gửi lời nhắc tự động, đảm bảo luồng công việc diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu suất tối đa.

tao-mau-de-xuat-thuan-tien
Các mẫu đề xuất được thiết kế sẵn giúp khởi tạo dễ dàng trên di động

Thay thế hiệu quả hình thức quản lý, trao đổi nội bộ kiểu cũ qua Email, Zalo nhiều bất cập

Với E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi Email như trước.

E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.

Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư. 

trao-doi-de-dang
Trao đổi thuận tiện giữa những cá nhân liên quan

Cộng tác làm việc từ xa hiệu quả. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và gắn kết hơn. 

Nhờ xây dựng một môi trường làm việc số nơi mọi thông tin, quy trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn có thể nắm bắt chính xác đầu việc cần làm, deadline thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo. 

FastWork OFFICE+  Bộ giải pháp Văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp 4.0 

Nằm trong nền tảng Quản trị điều hành doanh nghiệp chung FastWork.vn, E-OFFICE là bộ giải pháp văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp số hóa thành công mọi quy trình công việc. 

Trọn gói Phần mềm văn phòng điện tử FastWork cung cấp bao gồm: 

  1. FastWork FaceID – Phần mềm chấm công bằng FaceID (Đầu tiên tại Việt Nam)
  2. FastWork Payroll – Phần mềm tính lương tự động
  3. FastWork Request – Phần mềm đề xuất nội bộ
  4. FastWork News – Phần mềm thông báo & truyền thông nội bộ
  5. FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn
  6. FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ
bo-giai-phap-van-phong-dien-tu-fastwork

Tích hợp chung trên một nền tảng duy nhất, FastWork mang đến giải pháp chuyển đổi số dễ dàng – toàn diện cho doanh nghiệp, tự hào là đối tác của hơn 1500 doanh nghiệp Việt với 30.000+ người dùng mỗi ngày.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Trường học…

KHỐI DOANH NGHIỆP: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt May 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…

Để nhận tư vấn chi tiết về Bộ công cụ xây dựng văn phòng điện tử E-Office, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply