Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

(Áp dụng cho Phần mềm FastWork)

1. Giới thiệu và phạm vi

Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân này (“Chính sách”) được ban hành bởi CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ FASTWORK VIỆT NAM (“FastWork”) nhằm cung cấp thông tin minh bạch về việc xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình cung cấp, vận hành và sử dụng nền tảng FastWork – nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp, bao gồm các nhóm giải pháp/ứng dụng như quản trị nhân sự, công việc, văn phòng số, quản trị khách hàng/bán hàng và các phân hệ khác theo gói dịch vụ mà Khách hàng lựa chọn (“Hệ thống”).

Chính sách này chỉ áp dụng đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh trong phạm vi Hệ thống FastWork và không điều chỉnh các hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân do Khách hàng tự thực hiện ngoài Hệ thống.

2. Vai trò và tư cách pháp lý trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân

Trong quá trình cung cấp và vận hành Hệ thống FastWork:

  • Khách hàng (tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân sử dụng Hệ thống) là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, quyết định mục đích, phạm vi, phương thức xử lý và thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân của người dùng thuộc phạm vi quản lý của mình.
  • FastWork là Bên xử lý dữ liệu cá nhân, thực hiện việc xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn hợp pháp của Khách hàng, trên cơ sở hợp đồng/thỏa thuận và cấu hình hệ thống do Khách hàng thiết lập.
  • Người dùng cuối (nhân viên/người lao động/cộng tác viên của Khách hàng) và/hoặc các cá nhân có thông tin được nhập lên hệ thống (ví dụ: khách hàng/đối tác/đầu mối liên hệ của Khách hàng trong các phân hệ nghiệp vụ) là Chủ thể dữ liệu cá nhân.

FastWork không phải là đơn vị sử dụng lao động, không quyết định mục đích quản trị nhân sự và không chịu trách nhiệm đối với các quyết định quản lý nhân sự/đánh giá/kỷ luật lao động của Khách hàng.

3. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với:

  • Cá nhân là người đại diện, người liên hệ, người dùng cuối của Khách hàng;
  • Dữ liệu cá nhân phát sinh trong quá trình:
    • cung cấp/triển khai Hệ thống;
    • vận hành, quản trị và hỗ trợ kỹ thuật;
    • sử dụng các phân hệ/ứng dụng theo phạm vi Khách hàng lựa chọn và cấu hình.

4. Loại dữ liệu cá nhân được xử lý

Tùy thuộc cấu hình và phạm vi sử dụng do Khách hàng thiết lập, FastWork có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:

4.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản

Bao gồm thông tin định danh, thông tin liên hệ, thông tin tài khoản, thông tin công việc (chức danh, bộ phận, mã nhân sự…) và dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng các phân hệ nghiệp vụ của Hệ thống.

4.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm (nếu được kích hoạt theo cấu hình)

Hệ thống có thể xử lý một số dữ liệu nhạy cảm khi Khách hàng bật tính năng tương ứng và có căn cứ pháp lý phù hợp, ví dụ:

  • Dữ liệu vị trí để phục vụ các chức năng nghiệp vụ như chấm công/ghi nhận hiện trường/định vị theo quy trình quản lý do Khách hàng cấu hình.
  • Dữ liệu sinh trắc học (khuôn mặt) để phục vụ chức năng chấm công/xác thực theo cấu hình của Khách hàng (ví dụ: chấm công FaceID).

FastWork không chủ động yêu cầu thu thập dữ liệu nhạy cảm và chỉ xử lý trong phạm vi cần thiết để cung cấp Hệ thống theo chỉ dẫn hợp pháp của Khách hàng.

5. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm các mục đích sau:

  • Cung cấp, vận hành, duy trì và bảo đảm khả năng hoạt động của Hệ thống;
  • Thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo cấu hình của Khách hàng (quản trị nhân sự, công việc, vận hành nội bộ, khách hàng/bán hàng…);
  • Quản lý tài khoản và phân quyền người dùng;
  • Hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, xử lý sự cố;
  • Cải thiện, tối ưu hiệu năng hệ thống mà không làm thay đổi mục đích do Khách hàng xác định;
  • Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng/thỏa thuận và quy định pháp luật;
  • Giải quyết khiếu nại, tranh chấp liên quan đến việc cung cấp Hệ thống.

FastWork không sử dụng Hệ thống để theo dõi/giám sát người dùng ngoài phạm vi nghiệp vụ do Khách hàng xác định và không sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích riêng.

6. Xử lý dữ liệu bằng công nghệ (bao gồm AI) – nguyên tắc minh bạch và giới hạn

Một số tính năng của FastWork có thể sử dụng công nghệ tự động/thuật toán để hỗ trợ nghiệp vụ (ví dụ: hỗ trợ đối chiếu phục vụ chấm công/nhận diện theo mô tả của sản phẩm).

Nguyên tắc áp dụng:

  • Công nghệ chỉ nhằm hỗ trợ nghiệp vụ theo cấu hình của Khách hàng;
  • Không sử dụng dữ liệu trên Hệ thống cho mục đích ngoài phạm vi Khách hàng xác định;
  • FastWork không sử dụng dữ liệu của Khách hàng để huấn luyện mô hình cho bên thứ ba.

7. Căn cứ pháp lý xử lý dữ liệu cá nhân

  • Việc xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện trên cơ sở một hoặc nhiều căn cứ sau:
    • Cần thiết để thực hiện hợp đồng/thỏa thuận giữa FastWork và Khách hàng;
    • Theo chỉ dẫn hợp pháp của Bên kiểm soát dữ liệu;
    • Sự đồng ý hợp pháp của Chủ thể dữ liệu (trong trường hợp pháp luật yêu cầu);
    • Nghĩa vụ pháp lý theo quy định pháp luật.

8. Thời gian lưu trữ và xóa dữ liệu

Dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích xử lý và thực hiện hợp đồng/thỏa thuận giữa FastWork và Khách hàng.

Khi hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Khách hàng, FastWork thực hiện việc xóa, hủy hoặc ẩn danh dữ liệu theo thỏa thuận và quy định pháp luật, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

9. Chia sẻ và chuyển giao dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

  • Theo chỉ định/ủy quyền hợp pháp của Khách hàng;
  • Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
  • Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

10. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Trong trường hợp dữ liệu cá nhân được lưu trữ hoặc xử lý trên hệ thống đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam, việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài được thực hiện theo chỉ định hợp pháp của Khách hàng và phù hợp với quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

11. Biện pháp bảo mật

FastWork áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm:

  • Phân quyền truy cập theo vai trò/chức năng;
  • Kiểm soát truy cập và ghi nhận hoạt động hệ thống;
  • Áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật cần thiết đối với dữ liệu trong quá trình lưu trữ, truyền tải và xử lý;
  • Phòng ngừa và ứng phó sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân;
  • Đào tạo, nâng cao nhận thức cho nhân sự có liên quan.

12. Quyền của Chủ thể dữ liệu và cơ chế thực hiện

Chủ thể dữ liệu có các quyền theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Việc thực hiện các quyền này được thực hiện thông qua Khách hàng là Bên kiểm soát dữ liệu. FastWork phối hợp hỗ trợ về mặt kỹ thuật trong phạm vi vai trò Bên xử lý dữ liệu và theo hợp đồng/thỏa thuận với Khách hàng.

13. Thông tin liên hệ

Mọi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ FASTWORK VIỆT NAM
Trụ sở chính: Khu văn phòng Tầng 3, Tòa CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, Đường Phạm Văn Đồng, Phường Đông Ngạc, TP. Hà Nội, Việt Nam
Email: tuvan@fastwork.vn
Hotline: 0983.089.715

14. Hiệu lực và cập nhật

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày công bố và được áp dụng trong suốt quá trình cung cấp Hệ thống FastWork. FastWork có quyền cập nhật Chính sách khi cần thiết để phù hợp với quy định pháp luật và hoạt động thực tế của Hệ thống.