Nhận thấy phương thức quản lý hoạt động đề xuất, phê duyệt nội bộ thủ công đang trở thành rào cản tăng trưởng, Điện nước Hà Thành đã quyết định bắt tay cùng FastWork để tái cấu trúc quy trình làm việc. Giải pháp giúp doanh nghiệp liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các phòng ban và gia tăng hiệu suất nhân sự ngay trên nền tảng số.
- Tên khách hàng: Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Thành
- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất thiết bị điện nước
- Nhu cầu quản lý: Số hóa hoạt động quản lý công việc liên phòng ban, đề xuất & phê duyệt nội bộ
- Giải pháp triển khai: Phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork
- Phân hệ sử dụng: Module quản lý công việc FastWork Work+
Mục lục nội dung:
1. Điện nước Hà Thành: 15 năm khẳng định vị thế “Hàng Việt – Chất lượng chuẩn Quốc tế”
Được thành lập từ năm 2009, Công ty TNHH Thiết Bị Điện Nước Hà Thành là tên tuổi uy tín trong lĩnh vực sản xuất thiết bị điện nước với thương hiệu HATHACO. Sở hữu nhà máy quy mô tại Hải Dương với hơn 200 bộ khuôn sản phẩm, hệ thống máy ép phun hiện đại, Hà Thành cung cấp ra thị trường các dòng phụ kiện HDPE đạt chuẩn QCVN 12-1:2011/BYT và ISO 9001:2008. Ngoài ra, doanh nghiệp còn nhập khẩu và phân phối các sản phẩm như: phụ kiện HDPE hàn nối đầu, phụ kiện HDPE hàn điện trở, các loại máy hàn ống nhựa HDPE, máy thử áp lực…
Với tôn chỉ “Chỉ có tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý chất lượng mới tạo ra sản phẩm tốt”, Hà Thành không chỉ khắt khe trong khâu sản xuất mà còn đặt ra tiêu chuẩn cao trong khâu vận hành doanh nghiệp. Ban lãnh đạo hiểu rằng, để cung cấp dịch vụ tốt nhất và hóa đơn chứng từ đúng tiến độ, minh bạch cho khách hàng, bộ máy nội bộ phải vận hành trơn tru, không điểm nghẽn.
2. Khi phương thức quản lý cũ trở thành rào cản
Trước khi biết đến FastWork, giống như nhiều doanh nghiệp sản xuất khác, Hà Thành đối mặt với những thách thức điển hình của việc quản lý truyền thống:
- Dữ liệu phân tán: Quy trình làm việc và trao đổi thông tin nằm rải rác trên Excel, Google Sheet và các nhóm chat Zalo. Điều này khiến thông tin không được liền mạch, khó tra cứu lịch sử.
- Quy trình phê duyệt thủ công: Các đề xuất thanh toán, tạm ứng công tác phí… phải chờ đợi ký duyệt giấy tờ hoặc trôi tin nhắn trong các nhóm chat, gây chậm trễ trong việc xử lý công việc.
- Khó kiểm soát tiến độ liên phòng ban: Việc phối hợp giữa các bộ phận (Văn phòng – Kế toán – Kinh doanh) thiếu một luồng quy trình chuẩn trên hệ thống, dẫn đến việc Ban lãnh đạo khó nắm bắt ngay lập tức trạng thái công việc đang tắc ở đâu, ai đang phụ trách.
Nhận thấy sự “đứt gãy” này gây tốn kém thời gian và chi phí ẩn, Ban lãnh đạo Hà Thành đã quyết tìm kiếm một lời giải công nghệ toàn diện.
3. Bước chuyển công nghệ giúp Hà Thành tối ưu quản lý công việc, liên kết dữ liệu giữa các phòng ban
Sau quá trình tìm hiểu kỹ lưỡng, Hà Thành đã lựa chọn FastWork là đối tác chuyển đổi số, triển khai áp dụng cho 30 nhân sự chủ chốt thuộc khối văn phòng. Trọng tâm ứng dụng phân hệ quản lý công việc FastWork Work+ với hai mục tiêu lớn:
Số hóa 100% Đề xuất & Phê duyệt điện tử (E-Request)
Toàn bộ các loại giấy tờ hành chính như: Đề xuất tạm ứng, Thanh toán chi phí, Quyết toán công tác phí… nay đã được đưa lên phần mềm.
- Lợi ích: Nhân viên khối văn phòng có thể tạo đề xuất ngay trên App điện thoại/máy tính mọi lúc mọi nơi. Lãnh đạo nhận thông báo và phê duyệt tức thì (Real-time). Thời gian chờ đợi được cắt giảm tối đa, dòng tiền chi tiêu nội bộ được minh bạch hóa.
Thiết lập luồng quy trình liên phòng ban (Workflow)
Hà Thành đã xây dựng thành công các quy trình phức tạp như Quy trình thanh toán, Quy trình xử lý giao hàng, Quy trình thay đổi cơ chế bán hàng,… trên FastWork.
- Điểm đột phá: Các quy trình này được liên kết chặt chẽ với các đề xuất thanh toán. Khi một yêu cầu được khởi tạo, hệ thống tự động điều hướng đến người chịu trách nhiệm tiếp theo.
- Quyền kiểm soát của CEO: Ban lãnh đạo có thể xem nhanh trạng thái: Đề xuất nào đang xử lý? Đã thành công hay bị từ chối? Đang tắc ở bộ phận nào? Ai là người phê duyệt cuối cùng?
Việc triển khai FastWork không chỉ thay đổi công cụ làm việc, mà là bước tiến trong tư duy quản trị của Điện nước Hà Thành. Hệ thống mới được kỳ vọng sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ hành chính.
- Chuẩn hóa dữ liệu: Mọi thông tin về công việc, thanh toán đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất phục vụ báo cáo.
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Giảm bớt các thao tác thủ công nhàm chán để tập trung vào công việc chuyên môn.
FastWork vinh dự được đồng hành cùng Công ty TNHH Thiết Bị Điện Nước Hà Thành trên hành trình hiện đại hóa quy trình quản trị, kiến tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Khám phá FastWork Work+ – Giải pháp quản lý công việc, dự án, số hóa quy trình 4.0: Demo trải nghiệm phần mềm
Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp FastWork, hãy liên hệ ngay Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào form bên dưới để được Tư vấn & Demo miễn phí!
