Làn sóng Covid-19 tại Việt Nam tiếp tục có những diễn biến phức tạp trước khả năng lây lan chóng mặt của biến chủng Delta. Rất có thể, các doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị một kế hoạch Work-From-Home dài hơi chứ không chỉ dừng lại ở 1 hay 2 tuần. Đó là lý do, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ được xem là ưu tiên hàng đầu nhằm ổn định quy trình – gia tăng khả năng giám sát – đảm bảo hiệu suất và chất lượng nguồn lực khi Work-From-Home.
Mục lục nội dung:
1. Mối lo ngại của các chủ doanh nghiệp khi thực hiện Work-From-Home
Work From Home (hay còn gọi là Làm việc tại nhà) là hình thức làm việc phổ biến trên thế giới nhưng vẫn còn khá xa lạ ở Việt Nam. Nó chỉ thực sự được ứng dụng mạnh mẽ khi dịch Covid-19 ở mức đáng báo động buộc nhà nước phải áp dụng giãn cách theo Chỉ thị 16 của Thủ tướng Chính phủ. Có nghĩa là, người dân chỉ được phép ra đường mua nhu yếu phẩm, các công ty – doanh nghiệp được khuyến khích ứng dụng công nghệ để quản lý nhân sự làm việc tại nhà đảm bảo tuân thủ nghiêm túc các quy tắc phòng – chống dịch.
Đứng trước quyết định triển khai WFH, các chủ doanh nghiệp đều có những nỗi lo chung.
- Khó kiểm soát nhân sự: Lãnh đạo gần như bị động trong việc theo dõi thời gian làm việc, tiến độ triển khai công việc của nhân sự. Không biết chính xác liệu họ có làm việc không hay chỉ điểm danh đúng nghĩa vụ rồi thôi?
- Trở ngại trong việc họp hành: Nhờ các ứng dụng họp trực tuyến nên việc mở các cuộc họp online không phải là trở ngại quá lớn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có rất nhiều nhân sự tham gia cuộc họp nhưng lại để máy 1 chỗ làm các công việc riêng, gây miss thông tin ảnh hưởng đến quy trình làm việc.
- Năng suất kém: Các tác nhân xung quanh như gia đình, ngoại cảnh khiến nhân sự khó tập trung, không chuyên tâm, thường xuyên xao nhãng và làm việc kéo dài. Thời gian trung bình để hoàn thành 1 công việc thường tăng 30-35% thời gian để hoàn thành cùng 1 công việc so với khi làm tại văn phòng.
- Vấn đề bảo mật thông tin: Các tài nguyên lưu trữ trên một file chung không kiểm soát được nhân sự có chia sẻ cho người khác ngoài công ty hay các bộ phận không liên quan hay không?
- Phân bổ công việc, thiếu tương tác nội bộ: Không phải là trở ngại quá lớn nhưng ban lãnh đạo cũng khá bận tâm đến việc phân bổ thời gian thực hiện công việc của nhân sự dẫn đến việc cần thì chậm mà việc chưa cần đã xong. Thiếu sự tương tác, hỗ trợ, trao đổi kịp thời dẫn tới chậm trễ trong quy trình làm việc chung.
Mặc dù vậy, nhìn ở góc độ tích cực WFH được xem là cơ hội chuyển đổi số doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ số hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban, tự động hóa các tác vụ thủ công lặp lại. Xây dựng môi trường làm việc số hiện đại – minh bạch. Đồng thời giúp doanh nghiệp giảm tải chi phí vận hành, chi phí nhân sự và các loại chi phí khác như CSVC, trang thiết bị, giấy tờ, in ấn,…
2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thời gian giãn cách
Chưa bao giờ người ta lại chú trọng vào những kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc như vậy. Từ góc nhìn chi tiết hơn, với văn hóa công sở tại Việt Nam, chúng ta chưa hoàn toàn tận dụng công nghệ hay đặt trọng tâm vào những kỹ năng mềm của nhân viên khi xử lý công việc. Chỉ khi đối mặt với nguy cơ giảm hiệu suất và chậm tiến độ do làm việc tại nhà, các chủ doanh nghiệp mới tìm kiếm và bắt đầu suy nghĩ về việc đưa công nghệ vào hỗ trợ vận hành với mục tiêu cốt lõi là Kiểm soát nhân viên – Duy trì hiệu suất làm việc – Thông suốt thông tin.
Báo cáo số liệu người dùng FastWork (user) tại Hà Nội, HCM và các tỉnh phía Nam thực hiện giãn cách theo chỉ thị 16 cho thấy sự tăng trưởng vượt bậc trong những ngày gần đây.
Cụ thể, từ ngày 24-30/7, App FastWork ghi nhận 10.000 người chấm công mỗi ngày. Số liệu này tăng khoảng 30% so với 1 tuần trước đó (khi HN chưa giãn cách) và tăng khoảng 23% chỉ tính riêng khu vực HCM & các tỉnh phía Nam.
Việc sử dụng phần mềm diễn ra mạnh mẽ hơn ở các doanh nghiệp chịu ảnh hưởng & bị tác động nhiều bởi Covid-19 như các Sản xuất, Phân phối, Xây dựng & XNK. Số liệu ghi nhận việc sử dụng FastWork tăng mạnh từ 35-50%, (riêng CTCP Nhựa y tế Việt Nam – MPV ghi nhận số liệu người dùng mới tăng 93% và lượt truy cập trong ngày tăng gần 370%).
Các số liệu trên chứng minh rằng Work From Home không phải là trở ngại mà được xem đòn bẩy giúp doanh nghiệp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ nhanh chóng chuyển đổi số, tối ưu hóa quy trình vận hành với mức chi phí tiết kiệm nhất.
3. FastWork Work-From-Home – Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp từ xa toàn diện
Sở hữu hệ thống tính năng nổi bật hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý từ xa, FastWork Work-From-Home được rất nhiều các doanh nghiệp triển khai áp dụng mạnh mẽ & trên diện rộng. Cung cấp bộ giải pháp làm việc tập trung & kinh doanh không gián đoạn cho doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc 3K:
+ Không chạm: Cốt lõi là ứng dụng chấm công online trên di động giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý thời gian làm việc của nhân sự.
Đối với các đơn vị y tế, nhà nước vẫn phải đến cơ quan làm việc tập trung: chấm công online là giải pháp hữu hiệu thay thế các phương thức chấm công trên các thiết bị vật lý gia tăng nguy cơ lây nhiễm.
Đối với doanh nghiệp đang WFH: FastWork Timesheet hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân sự thông qua nhận diện khuôn mặt, định vị vị trí. Toàn bộ các đơn từ, đề xuất được yêu cầu khởi tạo – phê duyệt và quản lý tập trung trên phần mềm, tự động tích hợp bảng công tạo thành bảng công hoàn chỉnh. Công tác tính lương cũng được tự động hóa thay vì thao tác thủ công tốn kém thời gian, nguồn lực.
+ Không chậm: Tập trung vào hoạt động quản lý công việc từ xa bao gồm lập kế hoạch – giao việc – báo cáo công việc. Thay vì quản lý lẻ tẻ qua các công cụ truyền thống như Zalo, Excel hoặc thông qua các cuộc họp giao ban, ứng dụng FastWork Workplace hỗ trợ nắm bắt nhanh chóng – tức thời tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân, phòng ban trên một nền tảng trực tuyến. Từ đó có căn cứ đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân viên theo số công việc đang làm/ chưa làm/ quá hạn dựa trên deadline.
Mặt khác, khi có sự thâm hụt nhân sự diễn ra, việc số hóa toàn bộ công việc trên phần mềm giúp ban lãnh đạo nắm bắt được bức tranh vận hành doanh nghiệp toàn cảnh, dễ dàng kiểm soát lỗ hổng để nhanh chóng thay đổi, ứng phó, đảm bảo hiệu suất không bị ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng ít.
Là đơn vị tiêu biểu đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số hóa doanh nghiệp mùa dịch, Anh Nguyễn Xuân Thế – Tổng giám đốc Công ty TNHH SC Việt Nam cho biết: “ Để hiệu suất và tiến độ công việc không bị ảnh hưởng, SC lựa chọn sử dụng phần mềm FastWork trong bối cảnh hiện tại nhằm “lấp đầy” những vị trí trống, thúc đẩy tối đa năng suất nhân sự hiện có”
+ Không gián đoạn: Đứt gãy quy trình làm việc khi WFH luôn là nỗi lo thường trực của bất kỳ chủ doanh nghiệp nào. Giải pháp số hóa các quy trình làm việc Workflow giúp các luồng công việc giữa phòng ban được phối hợp thông suốt, liền mạch, không bị gián đoạn. Xây dựng môi trường cộng tác toàn diện nơi các trao đổi, chia sẻ được thực hiện nhanh chóng. Mọi thông tin được truyền đạt đúng – đủ (thông tin/trao đổi về công việc, cũng như thông báo nội bộ & phê duyệt giấy tờ đề xuất)
Ngay khi có phát sinh, ban lãnh đạo lập tức nắm bắt được nguyên nhân do đâu, vấn đề ở giai đoạn nào để có phương án xử lý kịp thời, giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ vì bất kỳ lý do nào.
Với giao diện thân thiện, dễ dùng, sử dụng linh hoạt trên cả 2 nền tảng Web và Mobile App, các doanh nghiệp có thể TRIỂN KHAI NGAY bộ giải pháp FastWork trong vòng 3 ngày (bao gồm tư vấn, triển khai và đào tạo trực tuyến).
Đến thời điểm hiện tại, bộ giải pháp FastWork đang được ứng dụng mạnh mẽ tại hơn 3500+ doanh nghiệp lớn nhỏ hoạt động ở mọi quy mô, lĩnh vực.
- Lĩnh vực Xây Dựng – Cơ điện: Xây dựng Quê Hương, Xây dựng Gia Phú, Delta group, Thịnh Cường,…..
- Lĩnh vực Chuỗi: Metro Mart, Bóng đèn Điện Quang, Bún Bò Xưa, HONDA, Thế giới Nệm, Mắt Việt Group,…
- Lĩnh vực Y tế – Giáo Dục: Bệnh viện Âu Cơ, Trung tâm Y tế Huyện Thanh Thủy, Đại học Sư phạm Thái Nguyên, Cao đẳng Công nghiệp & Xây dựng, Đại học Quản lý & Công nghệ Hải Phòng,…
- Lĩnh vực Thương mại – Dịch vụ: Vietinbank, VNpost, CMC, SC, SONHA group, SEONGON,…
- Khối nhà nước: Điện lực Thái Nguyên, Điện lực Bình Chánh, Qũy khuyến khích phụ nữ phát triển,….
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp FastWork để hoạt động WFH nhanh chóng ổn định & hiệu quả, liên hệ theo Hotline 0983 089 715 hoặc đăng ký thông tin tại đường link dưới đây!
