Trường mầm non Việt Nhật thuộc địa bàn tỉnh Đồng Nai nhưng trụ sở hành chính lại nằm ở TP Hồ Chí Minh, do đó công tác xử lý các thủ tục hành chính giữa 2 văn phòng gặp khá nhiều khó khăn. Để giải quyết những khó khăn trên Bà Nguyễn Thị Thùy Dương – hiệu trưởng Trường mầm non Việt Nhật đã quyết định sử dụng phần mềm FastWork.
Khó khăn trong công tác xử lý thủ tục hành chính – đơn từ tại Việt Nhật
Do khoảng cách vị trí địa lý giữa trường và văn phòng hành chính nên Việt Nhật gặp nhiều khó khăn trong công tác xử lý hệ thống đơn từ hành chính. Đến kỳ thu chi học phí, mua sắm, thay mới bàn ghế – đồ chơi – dụng cụ, quyết toán các chi phí đi lại… của đội ngũ giáo viên trong trường đều phải gửi các đơn, hóa đơn chứng từ… qua bưu điện hoặc chuyển phát nhanh hay gửi qua email để xin ý kiến và đồng ý phê duyệt của ban lãnh đạo.
Đội ngũ cán bộ giáo viên tại Trường mầm non Việt Nhật tại tỉnh Đồng Nai
Trung bình thời gian mỗi lần gửi đơn từ đi để được xử lý và quay về sẽ mất 3 – 4 ngày, thậm chí là cả tuần. Điều này khiến trường Việt Nhật tại Đồng Nai thường xuyên triển khai chậm các hoạt động trong trường.
Quản lý chấm công nhân sự cũng là một khó khăn khác tại Việt Nhật. Máy chấm công vân tay khiến ban lãnh đạo tại Sài Gòn khó nắm bắt thời gian làm việc và theo dõi chuyên cần của đội ngũ giáo viên tại trường. Hơn thế, phòng hành chính tại Hồ Chí Minh khó giám sát được tình trạng sử dụng các tài sản tại Việt Nhật cơ sở Đồng Nai. Không biết thiết bị nào còn dùng được, đã mất, hư hỏng cần được thay mới…?
FastWork giải pháp giúp Mầm non Việt Nhật giải quyết mọi khó khăn
FastWork, cụ thể là bộ công cụ FastWork Office đã giúp Việt Nhật giải quyết mọi khó khăn chỉ trong vòng 1 tuần kể từ khi tìm hiểu đến triển khai áp dụng.
Xem thêm: Phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork
1. Số hóa hệ thống đơn từ, thủ tục hành chính với FastWork Request
FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E – form) giúp Việt Nhật số hóa hệ thống đơn từ trong trường: đơn đề xuất, tạm ứng, thanh toán,… bằng giấy lên hệ thống phần mềm và quản lý tập trung trực tuyến. Giúp quá trình soạn thảo, phê duyệt đơn diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đơn giản công tác xử lý đơn.
Thay vì tạo đơn trên ứng dụng Word, cán bộ hành chính tại trường sẽ chọn mẫu đơn có sẵn trên hệ thống phần mềm, điền nhanh các trường thông tin nội dung tương ứng, chọn người thông báo, người cần gửi là ban lãnh đạo tại TP Hồ Chí Minh ngay trên máy tính hoặc điện thoại có kết nối Internet.
Tạo và gửi đơn đề xuất nhanh chóng ngay trên điện thoại cá nhân
Ngay tức thì, Ban lãnh đạo tại Hồ Chí Minh sẽ nhận được đơn và thực hiện phê duyệt và có thể gửi ý kiến trao đổi tới người gửi ngay bên dưới đơn. Đặc biệt, ban lãnh đạo có thể phê duyệt 1 hoặc nhiều đơn cùng một lúc thay vì ngồi ký tá hàng đống giấy tờ trên bàn. Từ đó, 2 cơ sở tối ưu thời gian gửi, chờ duyệt đơn, nâng cao hiệu quả công việc của cả 2 phía, nhân viên và ban lãnh đạo. Đặc biệt là rút ngắn đỗ trễ triển khai các hoạt động tại trường.
Ban lãnh đạo tiếp nhận và phê duyệt nhanh chóng dù ở bất cứ đâu
“FastWork Request đúng nghĩa là một giải pháp số hóa hệ thống đơn từ giấy thành đơn từ điện tử. Tôi cảm thấy công việc của mình trở nên nhẹ nhàng hơn, nhanh hơn, bàn làm việc thẩm mỹ hơn vì ít giấy tờ hơn trên bàn” anh Lý Thành Tiến cán bộ quản lý tại trường chia sẻ.
Xem thêm: FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form)
2. Quản lý chấm công và theo dõi chuyên cần
Thay vì đợi báo cáo từ đội ngũ nhân sự, FastWork Timesheet – Phần mềm chấm công Face ID bằng di động giúp ban lãnh đạo Việt Nhật tại Hồ Chí Minh chủ động theo dõi được tình hình quân số đội ngũ giáo viên giảng dạy trong ngày ngay trên điện thoại di động mọi lúc mọi nơi.
FatWork Timesheet cung cấp báo cáo tổng quan về hoạt động chấm công nhân sự
Phần mềm cung cấp báo cáo tổng quan về hoạt động chấm công, tổng số giáo viên đi dạy, nghỉ dạy. Ban lãnh đạo cũng có thể xem chi tiết báo cáo chấm công và theo dõi chuyên cần của đội ngũ giáo viên thông qua bảng chấm công với các thông tin cụ thể: thời gian chấm công vào/ra ca dạy, địa điểm chấm công, số lần đi muộn, về sớm…
Cán bộ giảng viên cũng dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi vị trí tại trường bằng cách selfie khuôn mặt trông qua app FastWork trên điện thoại có kết nối Internet và bật định vị GPS thay vì đến đúng 1 địa điểm để quét vân tay. Dễ dàng theo dõi bảng chấm công, tình hình sử dụng quỹ phép của ban thân.
Đội ngũ giáo viên dễ dàng chấm công ngay trên di động bằng công nghệ Face ID
Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ giáo viên tạo và gửi đơn xin nghỉ phép, đổi ca dạy, đăng ký dạy thêm… nhanh chóng ngay trên app điện thoại.
Xem thêm: Giới thiệu FastWotk Timesheet – Phần mềm chấm công Face ID bằng di động
3. Quản lý tài sản hiệu quả
FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến giúp bộ phận hành chính tại Hồ Chí Minh dễ dàng theo dõi quá trình cấp phát, thu hồi, quản lý tình trạng, trạng thái các tài sản… trong doanh nghiệp một cách khoa học trên hệ thống phần mềm.
Dễ dàng quản lý thông tin tất cả các sản trong cơ quan, doanh nghiệp trên một hệ thống trực tuyến
Phần mềm giúp dễ dàng khai báo danh mục tài sản lên hệ thống phần mềm, phân loại quản lý theo từng nhóm tài sản, trong nhóm lại được chia nhỏ hơn để quản lý: Ví dụ: Các nhóm tài sản trong doanh nghiệp gồm: Nhóm tài sản cố định, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn… Trong nhóm lại được phân loại thành: Máy tính, laptop, bàn phím, chuột có dây, chuột không dây…
Dễ dàng tìm kiếm theo trạng thái, tình trạng hoặc bằng cách gõ từ khóa trên thanh tìm kiếm
Được quản lý khoa học trên một nền tảng nên quá trình kiểm kê, tra cứu thông tin tài sản cũng diễn ra nhanh chóng. Dễ dàng theo dõi lịch sử sử dụng, quá trình cấp phát thu hồi tài sản,hiện trạng tài sản Realtimes theo thời gian thực và tối ưu hiệu quả sử dụng tài sản tại trường.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến
“Sau 2 tháng sử dụng, trường đã cảm nhận được nhiều sự thay đổi. Thay đổi về phương thức hoạt động từ thủ công bằng giấy sang online trên phần mềm, đội ngũ giáo viên, cán bộ trong trường đã nhạy bén với công nghệ thông tin. Đặc biệt là trường đã bước đầu số hóa thành công một số nghiệp vụ. Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ mở rộng ứng dụng phần mềm nhiều hơn để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số ngành giáo dục theo đề nghị của Chính Phủ” – Bà Nguyễn Thị Thùy Dương – hiệu trưởng Trường mầm non Việt Nhật nói.
FastWork Office – bộ công cụ giúp doanh nghiệp số hóa và quản trị nội bộ toàn diện. FastWork Office+ có thể liên kết với nhiều bộ giải pháp như FastWork Work+, FastWork HRM+, FastWork CRM+… tạo thành bộ công cụ quản trị và điều hành toàn diện cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Bộ công cụ quản trị nội bộ toàn diện
+1500 doanh nghiệp đã tin dùng FastWork. Một số đơn vị tiêu biểu như: VPBank, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước… Liên hệ 0983 089 715 để được tư vấn và nhận demo trải nghiệm phần mềm miễn phí.
