Áp lực quản lý đội ngũ 60 nhân sự, kỹ thuật viên làm việc tại 5 cơ sở với số lượng ca kíp lên đến 11 ca. Mỗi ca lại có một cách tính lương, phụ cấp riêng biệt là nguyên nhân chính khiến ban lãnh đạo In Hồ Gươm quyết định ứng dụng phần mềm FastWork giải quyết bài toán quản trị nhân sự thay thế cho phương thức truyền thống thủ công tốn kém chi phí, nguồn lực mà không đem lại hiệu quả.
Mục lục nội dung:
1. Mô hình quản trị đặc thù của In Hồ Gươm
Công ty TNHH In Hồ Gươm (In Hồ Gươm) là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực in ấn (bao gồm bao bì, lịch, ảnh, graphic khổ lớn,…) với 5 cơ sở chi nhánh đặt tại Hà Nội. Tổng số lượng nhân sự là 60 người.
Trước đây, In Hồ Gươm quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên bằng máy chấm công vân tay và đơn từ giấy.
Nhân viên được yêu cầu thực hiện chấm công bất cứ khi nào ra/ vào công ty. Cho phép đăng ký chọn ca linh hoạt trong 11 ca được sắp xếp cố định, đổi ca phải làm đơn xin trưởng phòng, sếp và thông báo cho bếp trưởng.
Công ty có những cơ sở phụ cấp gửi xe, có những cơ sở nhân viên phải gửi xe ngoài. Có những ca chỉ làm sáng không ăn trưa, có những ca phụ cấp ăn trưa nhưng nhân viên không ăn mà lấy tiền,… Hệ thống ca kíp, tiền ăn, phụ cấp rắc rối khiến cho việc tổng hợp bảng công để hoàn thiện bảng lương mỗi tháng gặp rất nhiều khó khăn, áp lực và không đảm bảo tính chính xác.
Đơn từ đổi ca, nghỉ phép, thông báo nội bộ, đề xuất mua vật tư đều được yêu cầu khởi tạo bằng văn bản giấy, sau đó trình ký và lưu trữ thủ công.
2. Quản trị nhân sự kiểu cũ – Áp lực đè nặng lên vai bộ phận hành chính, kế toán
Đặc thù tính lương nhân viên theo giờ nên việc tổng hợp giờ công, ngày công để làm ra bảng lương hoàn chỉnh tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức của bộ phận hành chính, kế toán. Thông thường, nhân sự phải tổng hợp dữ liệu công từ máy chấm công vân tay, sau đó mới kiểm kê ca nào có phụ cấp, ca nào không để làm bảng lương cho từng nhân sự. Ngày 31 hàng tháng công ty thực hiện chốt công nhưng phải đến 10 ngày sau bộ phận kế toán mới có thể gửi cho giám đốc bảng lương cuối cùng.
Ngoài ra, quản lý thủ công còn khiến In Hồ Gươm gặp phải một số vấn đề nổi cộm như:
- Nhân viên xin nghỉ phép, trưởng phòng ký duyệt nhưng quên không báo cho bếp trưởng, dẫn đến tình trạng ngày thì thừa cơm, ngày thì thiếu cơm, tốn kém không ít chi phí.
- Sử dụng thông báo giấy dán tại bảng tin đôi khi nhân viên không để ý, làm nhỡ mất công việc hoặc những thông tin quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất chung của toàn thể công ty.
- Đề xuất vật tư phải thông qua nhiều cấp, đầu tiên là làm đơn trình sếp, sếp duyệt chuyển xuống cho trưởng phòng, trưởng phòng liên hệ kiểm tra tồn kho sau đó mới thông báo đến cho bộ phận yêu cầu. Quy trình làm việc rườm rà là nguyên nhân làm chậm tiến độ công việc, mất uy tín với khách hàng.
- Không có công cụ lưu trữ trực tuyến, dù đã mất nhiều thời gian phân loại văn bản nhưng việc tìm kiếm vẫn gặp rất nhiều khó khăn.
3. Ứng dụng phần mềm công nghệ FastWork giải quyết bài toán quản trị nhân sự thủ công kém hiệu quả
Toàn bộ nút thắt trong công tác quản trị nhân sự tại In Hồ Gươm được FastWork giải quyết triệt để.
Chấm công và giám sát chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt
Thay vì lắp 3 máy chấm công cố định tại 5 cơ sở chi nhánh, In Hồ Gươm sử dụng phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID FastWork kiểm soát thời gian làm việc của toàn bộ 60 nhân sự trên một hệ thống duy nhất. 11 ca được cài đặt sẵn trên phần mềm giúp nhân viên chọn ca linh hoạt, ca nào có phụ cấp, ca nào không đều được tự động cập nhật mà không cần phải đợi tổng hợp lại mới rà soát được như trước.
Mẫu đơn xin nghỉ phép, đổi ca được cấu hình sẵn người duyệt, người nhận thông báo, triệt tiêu tình trạng bếp trưởng không nắm được thông tin nhân viên nghỉ dẫn đến thừa thiếu suất ăn.
Dữ liệu chấm công tích hợp với hệ thống đơn từ cập nhật chính xác số giờ làm việc theo ca, theo ngày theo thời gian thực của từng nhân sự. Đảm bảo chính xác tuyệt đối, tiết kiệm tối đa thời gian tổng hợp công hàng tháng của bộ phận hành chính.
Đại diện In Hồ Gươm chia sẻ trước đó ban lãnh đạo gần như không thể nắm bắt được chính xác số lượng nhân viên làm việc tại từng ca sở vì tồn tại tình trạng nhân viên bao che báo cáo giúp nhau. Tuy nhiên, từ khi ứng dụng phần mềm FastWork thì vấn đề đó đã được giải quyết, cấp lãnh đạo theo dõi nhanh chóng nhân viên nào đi làm, nhân viên nào đến muộn, tổng số nhân sự làm việc mỗi ca tại từng chi nhánh là bao nhiêu ngay trên phần mềm mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác.
Tự động hóa tính lương
FastWork hỗ trợ In Hồ Gươm xây dựng 3 bảng lương mỗi tháng bao gồm: có ăn trưa, có gửi xe và không gửi xe. Những nhân viên được hưởng những loại phụ cấp nào sẽ được cập nhật tự động, vừa đảm bảo quyền lợi cho nhân sự, vừa giảm thiểu áp lực, rút ngắn thời gian tính lương mỗi tháng cho đội ngũ kế toán từ 10 ngày xuống còn 1-2 ngày. Hiệu suất nhân sự từ đó cũng tăng lên vì họ có thời gian tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng khác trực tiếp tạo ra doanh thu doanh nghiệp.
Đính kèm thông báo trên phần mềm
Phần mềm thông báo và truyền thông nội bộ FastWork News giúp bộ phận hành chính biên soạn thông báo dễ dàng, phê duyệt và ban hành nhanh chóng đến từng cá nhân liên quan. Tuy nhiên, do đặc thù văn hóa làm việc mà In Hồ Gươm vẫn phát hành thông báo giấy sau đó chuyển qua giám đốc ký, ban hành, scan, cuối cùng mới đính kèm trên phần mềm. FastWork News là công cụ truyền tải thông báo đến từng bộ phận, nhân sự, giải phóng tình trạng nhân viên thắc mắc không nhận được thông báo gì từ ban quản trị dù đã được phát hành 1-2 tuần trước. Đây cũng là nơi lưu trữ tập trung mọi thông báo trong doanh nghiệp, giúp bộ phận hành chính tìm kiếm dễ dàng bất cứ khi nào cần.
Tự động hóa quy trình đề xuất – phê duyệt vật tư, mua trang thiết bị
Không cần phải mất vài ngày để gửi đề xuất và chờ đợi phê duyệt qua từng cấp, FastWork Request giúp In Hồ Gươm tối ưu hóa thời gian xử lý quy trình này nhờ việc tự động hóa toàn bộ các tác vụ thủ công lên phần mềm.
Nhân viên sẽ lựa chọn loại đề xuất (chẳng hạn đề xuất mua mực in) sau đó điền các trường thông tin theo biểu mẫu có sẵn rồi chọn người phê duyệt và người theo dõi. Người phê duyệt có quyền đồng ý, từ chối hoặc chuyển tiếp quyền phê duyệt cho người khác chỉ với 1 thao tác. Bất kỳ vấn đề gì phát sinh đều có thể trao đổi trực tiếp tại đề xuất, @tag người phụ trách để xử lý. Việc số hóa đề xuất giúp rút ngắn thời gian cho những công việc lặp lại, tối ưu năng suất và gia tăng sự hài lòng của khách hàng nhờ chất lượng phục vụ nhanh chóng.
Bài toán quản trị nhân sự tại In Hồ Gươm tưởng chừng không thể giải quyết đã được phần mềm công nghệ FastWork xử lý một cách triệt để.
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Giải pháp văn phòng điện tử 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
