Làm thế nào để “gỡ nút thắt” chờ đợi phê duyệt đề xuất thủ công khi Ban lãnh đạo thường xuyên phải di chuyển tại nhiều dự án? Đây là bài toán mà Công ty TNHH INPOS đã tìm ra lời giải khi lựa chọn đồng hành cùng FastWork. Bằng việc số hóa toàn bộ quy trình đề xuất – phê duyệt và quản lý công việc trên phần mềm FastWork Work+, INPOS đã thành công trong việc xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ, đảm bảo mạch chảy thông tin thông suốt mọi lúc mọi nơi.
- Tên khách hàng: Công ty TNHH INPOS
- Lĩnh vực hoạt động: Lắp đặt điện năng lượng mặt trời
- Nhu cầu quản lý: Số hóa hoạt động quản lý công việc liên phòng ban, đề xuất & phê duyệt nội bộ thay thế các công cụ rời rạc
- Giải pháp triển khai: Phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork
- Phân hệ sử dụng: Module quản lý công việc FastWork Work+
1. Bài toán quản lý công việc liên phòng ban tại công ty INPOS
Công ty TNHH INPOS là đơn vị uy tín trong lĩnh vực đầu tư, phát triển, tổng thầu (EPC), vận hành và bảo trì các dự án điện mặt trời. Trong bối cảnh ngành năng lượng tái tạo đang phát triển mạnh mẽ, việc duy trì tốc độ triển khai dự án và tính chính xác trong quản lý chi phí là ưu tiên hàng đầu.
Tuy nhiên, với quy mô 70 nhân sự và đặc thù hoạt động thi công, lắp đặt tại nhiều địa điểm, INPOS đối diện với các rào cản quản trị cần được giải quyết dứt điểm điển hình như:
- “Nút thắt” trong quy trình phê duyệt: Đây là bài toán cấp thiết nhất. Lãnh đạo INPOS thường xuyên phải di chuyển, công tác tại các dự án. Việc chờ đợi các sếp về văn phòng để ký tay các đề xuất (như đề xuất thanh toán, mua hàng, vận chuyển) thường gây ra sự chậm trễ, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cung ứng vật tư và triển khai dự án.
- Thiếu quy trình duyệt chuẩn hóa: INPOS cần một hệ thống đảm bảo các đề xuất được duyệt đúng quy trình (ví dụ: Nhân viên làm đề xuất xong sẽ tự động gửi đến đúng các trưởng bộ phận phê duyệt nhanh chóng).
- Quản lý công việc rời rạc: Việc quản lý công việc, dự án nhóm và báo cáo liên phòng ban còn phân mảnh trên nhiều công cụ, gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ tổng thể và đánh giá hiệu suất nhân sự.
2. INPOS số hóa quản lý công việc, tối ưu quy trình đề xuất, phê duyệt trên FastWork
Sau quá trình tìm hiểu và đánh giá kỹ lưỡng các giải pháp số hóa doanh nghiệp trên thị trường, Ban lãnh đạo INPOS đã tin tưởng “chọn mặt gửi vàng”, ứng dụng FastWork để giải quyết triệt để các bài toán trên.
Theo đó, INPOS tập trung sử dụng Module Quản lý Công việc FastWork Work+ cùng hệ thống Đề xuất & Phê duyệt online – FastWork Request.
- Số hóa 100% quy trình Đề xuất & Phê duyệt: Toàn bộ các biểu mẫu đề xuất được số hóa trên phần mềm FastWork. Giờ đây, lãnh đạo INPOS có thể nhận thông báo và phê duyệt mọi đề xuất (thanh toán, mua hàng, tạm ứng…) ngay trên app di động, mọi lúc mọi nơi.
- Thiết lập luồng duyệt (workflow) tự động: Hệ thống cho phép thiết lập quy trình duyệt nhiều cấp, đảm bảo khi Trưởng phòng duyệt, thông báo sẽ tự động chuyển đến các cấp Lãnh đạo tiếp theo, giúp quy trình minh bạch và chuẩn hóa. Từ đó loại bỏ sai sót, chậm trễ trong quá trình phê duyệt, nhân viên INPOS cũng không còn bị động chờ đợi, tăng tính chủ động trong công việc
- Quản lý công việc tập trung: Thay vì sử dụng các công cụ rời rạc, FastWork Work+ giúp INPOS quản lý tập trung cả công việc đơn lẻ và các dự án nhóm trên một nền tảng duy nhất. Bộ phận quản lý tại INPOS có thể biết chính xác tiến độ thực hiện của từng nhân viên: đang làm gì, tiến độ tới đâu,…
Chỉ sau một thời gian ngắn triển khai và đào tạo, đội ngũ INPOS đã nhanh chóng làm chủ công nghệ. Song song đó, việc báo cáo công việc hàng ngày giữa các phòng ban cũng được thực hiện nghiêm túc trên nền tảng FastWork, giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả cộng tác.
FastWork rất lấy làm vinh dự khi được Ban lãnh đạo INPOS tin tưởng lựa chọn triển khai giải pháp. Hy vọng 2 bên sẽ gặt hái được nhiều thành công và hoàn thành tốt đẹp cuộc chuyển đổi số lần này.
| Khám phá FastWork Work+ – Giải pháp quản lý công việc, dự án, số hóa quy trình 4.0 – Quản lý dự án, đội nhóm, công việc từ A-Z. Giao việc & báo cáo online – Dễ dàng theo dõi tiến độ, khối lượng công việc từng nhân viên – Tự động hóa quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban – Tính năng nâng cao: Quản lý công việc hiện trường, kỹ thuật (field force) dành cho đội kỹ thuật, dịch vụ dễ dàng kiểm tra lịch hẹn & báo cáo, chấm công ngay trên mobile Demo trải nghiệm phần mềm Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp FastWork, hãy liên hệ ngay Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào form bên dưới để được Tư vấn & Demo miễn phí! |
