Gặp khó khăn trong công tác quản lý quản lý nhân sự; quản lý hệ thống văn bản – đơn từ; không có quy trình làm việc chuyên nghiệp… đã thúc đẩy anh Nguyễn Hải Hà – GĐ Công ty TNHH Điện máy Nội thất Tân Lộc Đức quyết định áp dụng phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp và cải thiện hiệu quả công tác quản trị trong công ty.
Mục lục nội dung:
Bài toán quản lý của Điện máy Lộc Đức
Chia sẻ về các khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp, anh Nguyễn Hải Hà cho biết công ty anh đang gặp khó khăn trong 3 nghiệp vụ quản lý: Quản lý nhân sự; Nội bộ doanh nghiệp và quản lý công việc.
Thứ nhất, khó quản lý nhân sự bao gồm chấm công – tính lương nhân viên.
Cụ thể Lộc Đức quản lý thời gian làm việc của nhân viên bằng máy quét vân tay, tuy nhiên máy quét vân tay không liên kết với hệ thống đơn từ nên khi nhân viên bán hàng muốn tăng ca, đổi ca… phải báo cáo trực tiếp với trưởng phòng. Nếu nghỉ phép hoặc nghỉ không lương sẽ gửi email cho trưởng phòng và CC cho cán bộ nhân sự.
Cuối tháng, cán bộ nhân sự sẽ mất quá nhiều công đoạn trong việc tính phép, tính công, làm lương cho nhân viên và khi tính toán thủ công vô tình khiến cán bộ kế toán gặp một số sai sót, nhầm lẫn dữ liệu.
Thứ 2, quản lý nội bộ doanh nghiệp
Cụ thể, cán bộ nhân sự không quản lý được tổng quan số lượng các thiết bị, tài sản trong công ty, không nắm bắt được tình trạng sử dụng hệ thống các tài nguyên, trang thiết bị giao cho nhân viên sử dụng.
Khó quản lý hệ thống đơn từ – văn bản đề xuất thu chi, tạm ứng của công ty tập trung, mất nhiều thời gian tìm kiếm lại khi cần. Không có quy trình tạo lập – phê duyệt rõ ràng dẫn đến nhiều khi bị chậm trễ trong quá trình phê duyệt…
Thứ 3 quản lý công việc – thiếu quy trình làm việc chuyên nghiệp
Lộc Đức có quy trình làm việc nhưng các phòng ban không nắm bắt chính xác quy trình như thế nào bởi quy trình thường được truyền tai nhau và ghi nhớ thực hiện. Nhiều lần triển khai xuất nhập hàng – trả hàng – bảo hành gặp nhiều sai sót và bị kéo dài thời gian bởi phòng này đẩy trách nhiệm cho phòng kia.
Ban lãnh đạo cấp cao không giám sát và nắm bắt được tình hình thực hiện đến đâu, chỉ khi làm xong hoặc cuối tuần họp mới nhận được báo cáo kết quả từ phía nhân viên.
Nhằm hướng tới mục tiêu chuyển đổi số doanh nghiệp. Đặc biệt là nâng cao hiệu quả quản lý các nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản trị nội bộ và quản trị công việc, anh Nguyễn Hải Hà đã chọn sử dụng giải pháp chuyển đổi số của FastWork.
Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp số, FastWork đã giúp Điện máy Lộc Đức thay đổi và đạt được nhiều hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: Chuyển đổi số là gì? Lý do chuyển đổi số là vấn đề sống còn với doanh nghiệp
Đức Lộc chuyển đổi số doanh nghiệp với FastWork như thế nào?
Là một giải pháp quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện, FastWork giúp Điện máy Đức Lộc số hóa toàn bộ nghiệp vụ trong doanh nghiệp từ quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý nội bộ doanh nghiệp… từ truyền thống sang công nghệ số hiệu quả.
1. Quản lý thời gian làm việc của nhân viên bằng công nghệ Face ID
Với FastWork, tính năng chấm công Face ID bằng di động giúp Điện máy Lộc Đức quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên hiệu quả hơn. Nhân viên dễ dàng chấm công trên di động cá nhân thay vì chấm công tại máy quét vân tay thiếu thẩm mỹ như trước kia.
Chấm công nhanh chóng – tiện lợi ngay trên điện thoại cá nhân
Tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, thay vì gửi email xin nghỉ thì nhân viên chỉ cần chọn mẫu đơn có sẵn trên hệ thống phần mềm, điền thông tin ngày nghỉ, lý do và gửi cho ban lãnh đạo phê duyệt tức thì.
Số hóa đơn từ lên hệ thống phần mềm
Với FastWork, cán bộ nhân sự tại Lộc Đức tối ưu thời gian tổng hợp bảng công, dễ dàng tính lương bởi tính năng chấm công sẽ tự động tổng hợp dữ liệu công trực tuyến từ hoạt động chấm công – đơn từ điện tử vào bảng công tổng. Hơn thế, tính năng có thể liên kết với các tính năng khác của FastWork như: quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý KPI, tính lương trực tuyến … để đồng bộ dữ liệu tính lương.
Đồng bộ dữ liệu để tính lương trực tuyến
Qua đó, Điện máy Lộc Đức cải thiện công tác quản lý thời gian làm việc, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý công – tính lương cho nhân viên. Xóa bỏ 100% tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong quá trình tính công – tính lương.
2. Số hóa, quản lý và xây dựng quy trình tạo – lập – phê duyệt hệ thống đơn từ – văn bản đề xuất trong doanh nghiệp
FastWork giúp điện máy Lộc Đức xây dựng – chuẩn hóa và số hóa quy trình tạo – lập – phê duyệt đơn từ lên phần mềm.
Khi cần tạo đơn từ – lập đề xuất, nhân viên sẽ chọn các mẫu đơn từ có sẵn trên hệ thống phần mềm, điền thông tin tương ứng và gửi đến ban lãnh đạo phê duyệt ngay trên điện thoại hoặc laptop thay vì làm đơn từ giấy thiếu chuyên nghiệp như trước. Tất cả các đơn từ sẽ được quản lý tập trung trên hệ thống theo trạng thái: chờ duyệt – đã duyệt và tất cả những người liên quan đều theo dõi và nhìn thấy.
Tạo – gửi và phê duyệt đơn đề xuất ngay trên điện thoại dễ dàng
Tất cả thông tin tài sản, trang thiết bị trong công ty sẽ được quản lý trên hệ thống phần mềm. Chỉ vài thao tác trên máy tính, cán bộ nhân sự có thể biết rõ tình hình, trạng thái các tài sản nhân viên đang sử dụng trong công ty. Nắm rõ tình hình sử dụng tài nguyên. Từ đó Lộc Đức tối ưu được thời gian sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.
3. Quản lý công việc từ xa – số hóa quy trình làm việc
Nhờ có FastWork, ban lãnh đạo cấp cao tại Điện máy Lộc Đức có thể giám sát tình hình triển khai công việc, tiến độ công việc trong toàn công ty dễ dàng tại bất cứ đâu với Smartphone.
Quản lý công việc trực tuyến từ xa trên điện thoại hoặc laptop dễ dàng
Mặt khác, phần mềm hỗ trợ giao việc – nhận việc nhanh chóng, nhân viên dễ dàng cập nhật trạng thái hoàn thành – quá hạn – đang triển khai và gửi báo cáo kết quả gắn liền với công việc bằng biểu mẫu hoặc hình ảnh thực tế.
Sử dụng FastWork, quy trình làm việc nội bộ và liên phòng ban của Lộc Đức đều được số hóa lên hệ thống phần mềm. Tất cả các phòng ban, thành viên tham gia công việc gán trong quy trình sẽ biết được vai trò, nhiệm vụ của mình phụ trách để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Xây dựng và số hóa tất cả các quy trình trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm
Phần mềm cung cấp các báo cáo chuyên sâu về kết quả đo lường công việc triển khai theo quy trình, từ đó giúp Lộc Đức điều chỉnh và chuẩn hóa quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.
Tổng quan về giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp của FastWork
FastWork cung cấp hệ thống phần mềm quản trị toàn diện trên nền điện toán đám mây (SaaS) hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng. Đem lại lợi ích cả về khía cạnh kinh tế lẫn khía cạnh quản trị cho doanh nghiệp.
Xem chi tiết: Giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp
1. Số hóa dữ liệu doanh nghiệp
Mọi dữ liệu trong doanh nghiệp được chuẩn hóa và lưu trữ an toàn, đầy đủ trên cùng một hệ thống, dễ dàng xử lý và tra cứu
Nhận tư vấn & báo giá
- Số hóa công việc
- Số hóa biểu mẫu nội bộ
- Số hóa công văn, giấy tờ
- Số hóa thông tin tài sản doanh nghiệp
Giúp doanh nghiệp cắt giảm tới 90% các thao tác thủ công trong công tác lưu trữ, xử lý, mất dữ liệu, tra cứu dữ liệu khi cần.
2. Điện tử hóa quy trình nội bộ
Mọi quy trình trong doanh nghiệp đều được số hóa và quy chuẩn, mọi giai đoạn trong quy trình đều trở nên rõ ràng và liền mạch: quy trình gồm bao nhiêu giai đoạn, do ai phụ trách, thời hạn hoàn thành, các tiêu chí đánh giá kết quả ở từng giai đoạn,… Không chỉ triệt tiêu sai sót, FastWork còn giúp rút ngắn thời gian xử lý một quy trình xét duyệt hành chính thông thường từ vài ngày xuống còn vài phút. Hạn chế sai sót tối đa trong quy trình xử lý công việc.
3. Tự động hóa doanh nghiệp
FastWork giúp tự động cập nhật và xử lý thông tin một cách trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực
- Tự động hóa giao việc
- Tự động hóa bảng công
- Tự động hóa bảng lương
4. Quản trị doanh nghiệp từ xa
Không còn nỗi lo công việc ngưng trệ, tắc nghẽn do không có người phê duyệt. Nhà quản trị dễ dàng giám sát mọi hoạt động, kiểm tra kết quả công việc trong doanh nghiệp trên cùng một hệ thống.
- Phê duyệt đề xuất, đơn từ từ xa
- Giám sát hiệu suất công việc từ xa
- Xử lý, phê duyệt công văn, tài liệu từ xa
- Giám sát hoạt động của các phòng ban chức năng từ xa
- Giao việc, nhận việc từ xa, giám sát thực hiện công việc từ xa trên smartphone hoặc laptop có kết nối Internet dễ dàng.
FastWork tự hào là đơn vị giúp hơn 1500 doanh nghiệp thành công bước đầu trong công tác chuyển đổi số. Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về Giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây.
