Sử dụng máy quét vân tay, chị Lê Thị Phương Thảo – GĐ Công ty cổ phần Nhà An Thịnh không quản lý được địa điểm, thời gian làm việc thực tế của đội ngũ nhân viên tư vấn và thời gian vào ca làm việc của nhân viên bảo vệ, tạp vụ tại các tòa nhà. Chính vì vậy chị Thảo đã quyết định triển khai phần mềm chấm công online Face ID trên di động – FastWork Timesheet của FastWork để chủ động hơn trong công tác nắm bắt, theo dõi thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự tại doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Vấn đề quản lý địa điểm, thời gian làm việc của nhân viên tại An Thịnh
Là một đơn vị với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê căn hộ tại thành phố Hồ Chí Minh, An Thịnh đang sở hữu đội ngũ nhân sự hơn 60 người, Hơn 4 năm sử dụng máy quét vân tay để chấm công nhân viên. Tuy nhiên, đến nay An Thịnh đang hiện hữu gặp phải một số bất cập trong công tác quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự, đặc biệt là nhân viên tư vấn.
Chia sẻ với FastWork về những bất cập trong công tác quản lý thời gian làm việc, chị Thảo – GĐ Công ty cổ phần Nhà An Thịnh cho biết:
Máy chấm công vân tay đáp ứng được nhu cầu về ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Nhưng không đáp ứng nhu cầu về ghi nhận địa điểm, thời gian thực tế, quãng đường di chuyển của nhân viên khi đi gặp khách hàng trong giờ làm việc.
Chấm công vân tay khiến An Thịnh gặp nhiều bất cập trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân sự
Đội ngũ nhân viên tư vấn chiếm ⅓ nhân sự của công ty, thường xuyên làm việc ngoài văn phòng, tuy nhiên chị cũng như trưởng phòng quản lý trực tiếp nhân viên đó không biết được nhân viên đó đang đi tư vấn cho khách hàng nào? mấy giờ đi? mấy giờ về? trong thời gian đi tư vấn có tạt té ở đâu không?
Từ một lần trông thấy nhân viên tư vấn ra ngoài làm việc riêng nhưng vẫn báo cáo đi gặp khách hàng nên chị Thảo đã phát sinh nhu cầu muốn quản lý lộ trình di chuyển, địa điểm, thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự.
Một bài toán khác tại An Thịnh là không nắm bắt được tình hình nhân viên bảo vệ, nhân viên tạp vụ vào ca làm việc Realtime. Đội ngũ này có nhiều ca làm việc khác nhau trong ngày: Như ca đêm từ 16h chiều hôm nay đến 7h30 sáng hôm sau; ca hành chính từ 7h30 sáng – 17h chiều; ca gãy từ 7h30 sáng đến 15h chiều… nhiều lúc muốn biết nhân viên đó đi làm chưa đều phải hỏi qua quản lý tòa nhà hoặc cán bộ nhân sự. Tuy nhiên, đối với những người làm ca đêm thì cán bộ nhân sự cũng không nắm bắt được vì chênh lệch giờ làm.
Khó theo dõi thời gian ra vào ca làm việc của đội ngũ nhân viên bảo vệ
Chính vì những lý do đó đã đưa chị Thảo đến với phần mềm chấm công online Face ID trên di động của FastWork. Đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của chị Thảo trong công tác quản lý nhân viên, FastWork Timesheet – Phần mềm chấm công Face ID trên di động của FastWork giúp chị Thảo nói riêng và An Thịnh nói chung quản lý địa điểm, thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên tư vấn hiệu quả. Hơn thế là cắt giảm được nhiều thao tác thủ công bằng tay trong tính công nhân viên của phòng kế toán – nhân sự.
Xem thêm: Điểm danh 10 lợi ích vượt trội của phần mềm chấm công FaceID FastWork
Áp dụng FastWork, An Thịnh giải quyết mọi bất cập trong quản lý nhân sự
1. Quản lý thời gian làm việc của toàn nhân sự Realtime
Sử dụng phần mềm chấm công Face ID của FastWork, tất cả các nhân viên tại An Thịnh sẽ thực hiện chấm công ngay trên điện thoại cá nhân có kết nối với wifi và bật định vị GPS là địa điểm làm việc thay vì chấm công tại vị trí đặt máy chấm công.
Giao diện app chấm công trên điện thoại di động
Chấm công online trên điện thoại di động
Ngay sau khi nhân viên thực hiện chấm công, người quản lý trực tiếp tại tòa nhà và chị Thảo sẽ nhận được thông báo chấm công realtime của nhân viên đó, bao gồm trạng thái chấm công vào hoặc ra, thời gian và địa điểm thực hiện chấm công thực tế của nhân viên đó.
- Nắm bắt tức thời tình hình nhân sự đi muộn, về sớm, công tác trên màn hình điện thoại
Tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, khi có nhu cầu nghỉ, nhân viên tại An Thịnh không phải gửi email xin nghỉ nữa, thay vào đó là tạo đơn theo mẫu trên hệ thống và gửi cho trưởng phòng, chọn người nhận thông báo là cán bộ kế toán ngay trên di động.
Phần mềm sẽ gửi noti thông báo đến người nhận và người được thông báo ngay tức thì. Đơn sẽ chuyển sang trạng thái “Đã duyệt” khi được duyệt. Từ đó cán bộ kế toán nắm bắt được và quản lý.
Tất cả dữ liệu chấm công, đơn từ sẽ được hệ thống phần mềm tự động thu thập vào bảng công tổng. Tự động kết xuất báo cáo chấm công nhanh chóng, chính xác, được lưu trữ và quản lý bằng công nghệ điện toán đám mây.
2. Giám sát lộ trình di chuyển, địa điểm, thời gian làm việc thực tế của nhân viên tư vấn
Sử dụng FastWork Timesheet, nhân viên tư vấn tại An Thịnh sẽ thực hiện chấm công tại địa điểm làm việc thực tế đó. Tương tự chấm công vào và chấm công ra như với chấm công tại văn phòng làm việc.
Phần mềm sẽ tự động ghi nhận lộ trình di chuyển của nhân viên khi tham gia thực hiện công việc: địa điểm hoạt động, địa điểm làm việc, địa điểm dừng đỗ, di chuyển… trực quan trên bản đồ định vị GPS trên hệ thống FastWork.
Dễ dàng quản lý lộ trình di chuyển của nhân viên tư vấn trên web app
QUản lý trực tuyến trên điện thoại di động mọi lúc mọi nơi
Thông qua hoạt động chấm công và bản đồ GPS, ban lãnh đạo An Thịnh có thể biết được nhân viên đó đang triển khai công việc tại địa điểm nào, thời gian bao nhiêu và lộ trình di chuyển như thế nào?
3. Tăng hiệu quả làm việc phòng kế toán – nhân sự
Tại FastWork, phần mềm sẽ tự động tính công nhân viên từ dữ liệu chấm công và đơn từ để tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh cho từng nhân viên. Dữ liệu được quản lý trực tuyến trên công nghệ điện toán đám mây nên độ chính xác 100%.
Bảng công chính xác, dữ liệu được tự động cập nhật trực tuyến từ hoạt động chấm công – đơn từ
Không xảy ra lỗi chấm công và tích hợp đơn từ điện tử nên cán bộ nhân sự tại An Thịnh cắt giảm hoàn toàn công tác tính tay nhân viên. Triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu công. Từ đó công việc của phòng kế toán – nhân sự tăng hiệu suất và hiệu quả hơn.
Giới thiệu về phần mềm chấm công online trên di động – FastWork Timesheet
Cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên như chấm công, đơn từ điện tử, tự động tổng hợp bảng công, FastWork Timesheet giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự.
Xem thêm: Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID bằng di động
Mặt khác, FastWork Timesheet còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác như: phần mềm tính lương, quản lý KPI, quản lý thông tin nhân sự… để đồng bộ hóa dữ liệu tính lương nhân viên. Hỗ trợ doanh nghiệp giảm tải các tác vụ xử lý thủ công bằng tay trong công tác làm lương nhân viên, triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu lương và giúp doanh nghiệp trả đúng lương, đúng hạn cho nhân viên.
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
Để tìm hiểu chi tiết về phần mềm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: 0983 089 715 hoặc điền thông tin dưới Form đăng ký tư vấn bên dưới để được hỗ trợ ngay.
