Phương thức chấm công bằng camera hoặc sổ chấm công không đáp ứng nhu cầu quản lý từ xa của ban lãnh đạo. Chính vì vậy, OPAN Group quyết định đổi mới phương thức quản lý nhân viên công trình từ xa với phần mềm FastWork.
Mục lục nội dung:
1. Sơ lược về Công ty TNHH Phát triển OPAN
Công ty TNHH Phát triển OPAN (Nội thất OPAN) là một trong những công ty hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực Thiết kế – Thi công xây dựng và Nội thất, có mặt tại hầu hết các công trình dân dụng, công trình công nghiệp. OPAN sở hữu 3 nhà máy sản xuất trực tiếp tại Bình Dương, cùng hệ thống trang thiết bị hiện đại – mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng nhất với chi phí rẻ nhất.
Năm 2020, OPAN Việt Nam vinh dự nhận danh hiệu Top 100 “Thương hiệu hàng đầu Việt Nam năm 2020” do Trung tâm nghiên cứu phát triển doanh nghiệp Châu Á – Hiệp Hội Thông tin Công Nghiệp Châu Á (AIPA) kết hợp đài truyền hình Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức.
2. Phương pháp quản lý nhân viên công trình, nhà xưởng tại OPAN và những bất cập tồn tại
Trước đây, OPAN Group quản lý nhân sự làm việc tại các công trình, nhà xưởng hoàn toàn thủ công. Cụ thể,
- Đối với đội thi công tại các xưởng: Chấm công bằng Camera cố định. Hàng ngày đội ngũ nhân sự sẽ kiểm tra Camera điểm danh và ghi nhận công cho nhân sự vào file Excel.
- Đối với đội thi công tại các công trình: Mỗi công trình sẽ có một quản lý chịu trách nhiệm điểm danh và báo cáo quân số hàng ngày cho bộ phận nhân sự. Sau đó cán bộ tại văn phòng sẽ ghi nhận công vào File Excel.
- Đối với các trường hợp xin nghỉ: Gọi điện trực tiếp cho bộ phận nhân sự hoặc báo cáo trên nhóm Zalo của công ty.
Mỗi cuối tháng, các trưởng bộ phận chủ động xác nhận ngày công, ngày nghỉ của những nhân viên mình phụ trách. Bộ phận nhân sự tổng hợp hoàn thiện bảng công & bảng lương. Toàn bộ thông tin ngày công, quỹ phép được cập nhật vào bảng Excel cho nhân sự chủ động quản lý.
Bất cập lớn nhất ở hình thức quản lý này đó là tốn kém quá nhiều thời gian và nguồn lực. Không chỉ bộ phận nhân sự tổng hợp công vất vả mà các trưởng dự án cũng mất thời gian cho công tác điểm danh – xác nhận công cán hàng ngày. Chưa kể, việc quản lý chấm công thủ công không đảm bảo tính chính xác tuyệt đối do có sự can thiệp của con người, thông đồng sửa công cho những cá nhân thân thiết. Quản lý thông tin bằng file Excel chung nên tồn tại vấn đề về tính bảo mật.
3. Ứng dụng FastWork quản lý nhân viên công trình từ xa
Sau khi tìm hiểu và nhận tư vấn từ đội ngũ FastWork, ban lãnh đạo OPAN Group đã quyết định ký kết hợp đồng triển khai phần mềm Chấm công FaceID FastWork quản lý hoạt động chấm công của toàn bộ đội ngũ trên một nền tảng thống nhất.
Xem thêm: 10 lợi ích tuyệt vời của phần mềm chấm công FaceID FastWork
Hình thức chấm công trực tuyến bằng công nghệ nhận diện khuôn mặt kết hợp định vị GPS. Dữ liệu chấm công bao gồm ca làm việc, thời gian, hình ảnh và vị trí chấm công được cập nhật tức thời ngay trên hệ thống. Tự động hóa bảng công, bảng lương nhân sự.
FastWork hỗ trợ OPAN thiết lập linh hoạt các địa điểm chấm công bao gồm:
- Địa điểm xưởng OPAN 1,2: dành cho đội thi công trực tiếp tại xưởng
- Địa điểm công trình: áp dụng cho nhân viên thi công công trình
- Địa điểm khách hàng: dành cho bộ phận kinh doanh đi làm việc tại khác hàng
- Trụ sở công ty: dành cho đội ngũ làm việc tại văn phòng
- Work From Home: dành cho nhân viên làm việc tại nhà mùa Covid
Nhân viên thực hiện chấm công và theo dõi bảng công online
Chỉ với 1 chiếc smartphone có kết nối Internet, nhân sự dễ dàng thực hiện chấm công mọi lúc mọi nơi. Thao tác rất đơn giản, chọn vị trí chấm công -> chụp ảnh khuôn mặt -> Hoàn tất.
Chủ động quản lý bảng công cá nhân, quỹ phép để kiểm soát độ chính xác, có bất kỳ sai sót gì chủ động thắc mắc để sửa đổi.
Quản lý theo dõi hoạt động chấm công theo thời gian thực
Ban lãnh đạo tại văn phòng nắm bắt tức thời tình hình chấm công nhân sự tại từng địa điểm ngay trên điện thoại di động. Kiểm soát lộ trình di chuyển của đội ngũ nhân viên thi công, đi gặp khách hàng trên bản đồ số GPS.
Phê duyệt đơn từ trực tuyến
Toàn bộ đơn giải trình chấm công, xin nghỉ phép, vắng mặt đều được khởi tạo – phê duyệt và lưu trữ trực tuyến. Dữ liệu đơn từ ngay sau khi lãnh đạo phê duyệt/ từ chối tự động tích hợp với dữ liệu công tạo thành bảng công hoàn chỉnh thay vì tổng hợp thủ công như trước.
Tự động hóa bảng công, bảng lương
Phần mềm tự động tổng hợp bảng công của toàn bộ nhân sự, cung cấp dữ liệu chấm công chi tiết theo từng ngày. Tự động hóa bảng lương dựa trên công thức tính lương cho từng vị trí được thiết lập sẵn.
4. Lợi ích phần mềm chấm công FastWork mang lại
Ứng dụng phần mềm chấm công FastWork FaceID, công tác quản lý nhân viên công trình, nhà xưởng từ xa tại OPAN trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều.
Đối với các đội thi công ở công trình, nhà xưởng
- Chủ động theo dõi bảng công cá nhân, thời gian đi muộn/ về sớm, quỹ phép,…
- Tạo sự hài lòng trong nhân sự, giải tỏa bất mãn, ức chế do tính công sai
Đối với kế toán, nhân sự
- Tiết kiệm thời gian & nguồn lực cho công tác làm công hàng tháng
- Giảm tải áp lực, nâng cao hiệu suất – chất lượng công việc
Đối với lãnh đạo/ quản lý
- Nắm bắt nhanh chóng số lượng nhân sự có mặt/ vắng mặt tại các điểm làm việc mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác
- Tiết kiệm thời gian xử lý đơn từ
Đối với doanh nghiệp
- Đảm bảo 3 TỐT trong quản trị nhân sự: Tốt cho nhân viên/ Tốt cho quản lý/ Tốt cho kế toán, nhân sự
- Dữ liệu minh bạch – tập trung – chính xác, giảm thiểu tối đa gian lận
- Đảm bảo chi trả lương, phụ cấp chính xác
- Tiết kiệm chi phí quản lý & vận hành doanh nghiệp
Phần mềm chấm công FaceID FastWork hiện đang được hơn 3500 doanh nghiệp M&E ứng dụng rộng rãi để quản lý checkin – checkout tại công trình/ khách hàng của đội ngũ nhân viên hiện trường. Một số đơn vị tiêu biểu có thể kể đến hoạt động trong Lĩnh vực: Thi công lắp đặt hệ thống chiếu sáng, điều hòa thông gió, hệ thống làm mát… Lĩnh vực: Thi công xây lắp đường dây và trạm biến áp. Thi công hệ thống điện, hệ thống Phòng cháy chữa cháy… như Thang máy Đức Anh, Thang máy Bách Khoa, Cơ điện Vĩnh Phúc, Tập đoàn Công nghiệp Việt, SC Việt Nam, Giải pháp cơ điện MES, AV Plus, Phòng cháy chữa cháy Thiên Minh,…
Để nhận DEMO phần mềm quản lý nhân viên công trình từ xa miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
