Các phòng ban không có quy trình làm việc rõ ràng, mỗi người mỗi kiểu không tuân thủ theo quy định chung khiến công việc kém hiệu quả đã thúc đẩy ban lãnh đạo Tân Hòa Phát quyết định triển khai phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc FastWork Workflow vào quản lý và xây dựng quy trình làm việc.
Mục lục nội dung:
Công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Tân Hòa Phát
Tân Hòa Phát là đơn vị có tiếng trong lĩnh vực thiết bị giáo dục: Thiết bị trình chiếu – nghe nhìn, Thiết bị phòng học đa chức năng (LAB); Thiết bị âm thanh (giảng dạy, phòng họp), Thiết bị phòng họp trực tuyến (Polycom, Cisco); Thiết bị thí nghiệm(Xây dựng, điện, mỏ địa chất);Thiết bị an ninh (camera giám sát); Thiết bị điện, tự động hóa; Thiết bị y tế. Đi vào hoạt động từ năm 2014, đến nay Tân Hòa Phát đang sở hữu đội ngũ nhân sự hơn 60 nhân viên.
Khó khăn trong quản lý quy trình nội bộ tại Tân Hòa Phát
Tân Hòa Phát có 5 phòng ban: xuất nhập, kho, kinh doanh, marketing, hỗ trợ kỹ thuật…, mỗi phòng ban đều có quy trình làm việc riêng. Tuy nhiên tất cả các quy trình tại Tân Hòa Phát đều được phổ biến bằng miệng tại các cuộc họp mà không có một hệ thống để hiện thực hóa nên nội bộ các phòng ban, doanh nghiệp đang gặp một số khó khăn sau:
- Nhân viên không nắm bắt được quy trình triển khai công việc
- Mỗi khi có nhân viên mới lại phải tổ chức họp và hướng dẫn nhiều buổi
- Quy trình loằng ngoằng và chưa được triển khai triệt để vào thực tế
- Thường xuyên xảy ra “tắc nghẽn” nhưng không biết lỗi ở đâu
- Quy trình thiếu chuyên nghiệp và không được điều chỉnh
Ứng dụng FastWork Workflow Tân Hòa Phát cải thiện hiệu quả công việc hiệu quả
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc
1. Quản lý và số hóa toàn bộ quy trình Tân Hòa Phát trên một nền tảng
FastWork WorkFlow giúp số hóa toàn bộ quy trình trên giấy tại Tân Hòa Phát lên hệ thống phần mềm và tổ chức thành tầng dữ liệu.
Theo đó ban lãnh đạo và nhân viên dễ dàng quản lý và triển khai công việc theo quy trình trên hệ thống. Khi có công việc mới được tạo ra và gán vào quy trình, công việc sẽ tự động chạy theo quy trình đó.
Ban lãnh đạo Tân Hòa Phát dễ dàng cấu hình chi tiết tại từng giai đoạn của quy trình: ai là người phụ trách, ai là người có quyền giao việc, đánh giá, chấm điểm công việc, ai là người thực hiện và báo cáo… giúp các thành viên nhận thức rõ vai trò, quyền hạn của mình trong công việc để phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau.
2. Thiết lập và chuẩn hóa quy trình công việc của từng phòng ban
FastWork WorkFlow giúp Tân Hòa Phát dễ dàng thiết lập và chuẩn hóa linh động tất cả các quy trình công việc theo mỗi phòng ban. Từ đó, mỗi phòng ban, nhân viên sẽ có một quy trình chuyển để thực hiện công việc của mình.
Ngoài thiết lập quy trình nội bộ phòng, FastWork WorkFlow còn hỗ trợ Tân Hòa Phát thiết lập cũng như liên kết dữ liệu tạo thành quy trình liên phòng ban Ví dụ: Marketing – Sale – Hỗ trợ kỹ thuật – Nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
3. Tối ưu các luồng tương tác
Ngoài hỗ trợ xây dựng và số hóa quy trình công việc, FastWork WorkFlow cho phép tất các thành viên tham gia quy trình công việc có thể tương tác trao đổi thông tin, đính kèm tài liệu liên quan ngay trên hệ thống phần mềm gắn liền với từng công việc, nhiệm vụ và giai đoạn.
Giúp quá trình tìm kiếm, theo dõi thông tin diễn ra liền mạnh, không bị sao nhãng khi chat trên các ứng dụng zalo, Facebook…
Tổ chức công việc theo quy trình, giúp ban lãnh đạo Tân Hòa Phát phát hiện và đưa ra phương án xử lý kịp thời các điểm tắc nghẽn trong công việc. Giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Hơn thế, FastWork WorkFlow cung cấp nhiều mô hình báo cáo công việc chuyên sâu, giúp ban lãnh đạo tại Tân Hòa Phát có đánh giá khách quan về quy trình, tổ chức công việc trong quy trình để điều chỉnh, xây dựng quy trình hoàn thiện.
Về FastWork Workflow
Nằm trong bộ công cụ quản trị công việc trực tuyến FastWork WORK+, FastWork WorkFlow là Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển giao từ quy trình giấy lên trực tuyến để đưa vào phần mềm quản lý.
Xem thêm: Giải pháp tự động hóa quy trình công việc toàn diện cho doanh nghiệp
Với nhiều ưu điểm vượt trội trong công tác số hóa quy trình công việc và tự động giao việc nhưng FastWork Workflow lại có giá thành vô cùng lợp lý so với các phần mềm khác trên thị trường. Chỉ với giá khoảng 23.000 VNĐ/Tài khoản/tháng đã có thể giúp doanh nghiệp bạn số hóa và chuẩn hóa toàn bộ quy trình xử lý công việc trong doanh nghiệp. Tối ưu thời gian xử lý các “nút cổ chai”, nâng cao hiệu quả công việc. Đặc biệt là hiệu suất làm việc của các thành viên.
Hơn 1500 khách hàng và 30.000 người đang sử dụng FastWork Workflow hằng ngày. Liên hệ: 0983 089 715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form để được tư vấn cũng như nhận demo trải nghiệm miễn phí.
