Do đặc thù của ngành, nhân lực tại các công ty xây dựng thường “dịch chuyển” môi trường làm việc từ văn phòng ra công trường. Vì thế, lưu trữ, tra cứu sổ sách, giấy tờ, quản lý sổ sách xây dựng thường là nỗi ám ảnh lớn đối với các nhà quản lý trong ngành.
Hãy thử lấy ví dụ về một công việc phổ biến nhất mọi dự án đều phải thực hiện là mua vật tư xây dựng. Các loại giấy tờ cần thực hiện từ bước đề xuất đến khi vật tư nhập kho bao gồm: giấy đề nghị mua hàng kèm bản vẽ, bản đánh giá và trình duyệt mua hàng, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, chứng từ tạm ứng, hóa đơn,…
Tính sơ sơ công việc này cũng “ngốn” của doanh nghiệp hơn 6 loại giấy tờ, 3-4 bộ phận liên quan và khối lượng lớn thời gian xử lý hành chính.
Bên cạnh đó, bộ phận tính lương, tính công, quản lý máy móc thiết bị,…cũng phát sinh thêm vô vàn loại chứng từ khác.
Vậy, các công ty xây dựng đang “sống chung” với phương pháp quản lý sổ sách xây dựng thủ công xây dựng như thế nào?
Những vấn nạn trong quản lý sổ sách xây dựng bằng phương pháp thủ công
Các công ty xây dựng duy trì hoạt động quản lý sổ sách xây dựng thủ công đều xác định được các bất cập, nhưng không hiểu vì sao vẫn chấp nhận rủi ro?
Thứ nhất, vấn đề hợp đồng xây dựng
Hợp đồng xây dựng có chức năng đảm bảo công trình xây dựng được thực hiện đúng theo những thỏa thuận trong hợp đồng như:
- Thời gian thực hiện dự án xây dựng
- Bản vẽ kiến trúc công trình
- Loại nguyên vật liệu sử dụng
- Chi phí nguyên vật liệu, công nợ
- Chính sách quy định nghiệm thu, giao nhận công trình.
- Giá trị dự án bằng tiền
- Chữ ký của các bên tham gia
Hiện nay không ít các đơn vị nhà thầu kết hợp với đội ngũ xây dựng thực hiện cắt xén chi phí công trình làm của riêng, hay được dùng với thuật ngữ “rút ruột công trình”. Nói trắng ra là hành vi đơn vị nhà thầu thay thế loại nguyên vật liệu, giảm khối lượng vật tư, cắt giảm chi phí nhân công,…
Để tránh tình trạng gian lận đó trong quá trình thi công buộc các bên tham gia xây dựng phải thỏa thuận và ký kết một biên bản hợp đồng xây dựng có chứng thực của cơ quan chức năng.
Hợp đồng xây dựng được coi là một “biên bản pháp lý” để giải quyết các xung đột, tranh chấp trong quá trình thi công. Do đó, nếu doanh nghiệp có sai sót trong quá trình khởi thảo hoặc cất trữ biên bản này, doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối lớn khi có sự cố xảy ra và trong giai đoạn nghiệm thu công trình.
Thứ hai, bất cập trong hợp đồng lao động với công nhân
Sai sót, lơ là trong việc làm hợp đồng lao động cho công nhân. Đó là những vấn nạn vẫn còn tồn đọng ở rất nhiều các doanh nghiệp xây dựng hiện nay.
Thực tế cho thấy, đây là một ngành thực hiện công việc ngoài công trường nên đội ngũ công nhân phải đối mặt với nguy cơ tai nạn lao động rất cao. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm lao động cho người công nhân.
Tuy nhiên với việc quản lý sổ sách xây dựng không rõ ràng, lơ là trong thực hiện quy định là nguyên nhân dẫn đến các vụ kiện tụng, bãi công của công nhân lao động.
Không ít các doanh nghiệp đã phải hầu tòa vì “rửng rưng” trước quy định của pháp luật về Luật lao động. Do đó doanh nghiệp cần nâng cao công tác quản lý của mình thực hiện nghiêm túc trong việc làm hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm cho công nhân.
Thứ ba, vấn nạn trong quản lý bảng công, bảng lương công nhân
Quản lý sổ sách xây dựng thường xảy ra các sai sót trong việc tính công, tính lương cho công nhân. Không ít các doanh nghiệp hiện nay phải đối diện với những rắc rối trong nội bộ do công tác quản lý thiếu minh bạch.
Công nhân chấm công bằng phiếu giấy, xin nghỉ bằng miệng. Tình trạng đó dẫn tới cuối tháng kế toán phải so bảng lương của từng người qua phiếu giấy và nhập liệu ngày công lại vào sổ sách.
Chính sự quản lý cồng kềnh đó đã dẫn tới tình trạng công nhân nhận thiếu lương, thừa lương, bảng công không đúng, trả lương tiền mặt không có phiếu chi,…Đó là những tình trạng của việc quản lý không minh bạch.
Bên cạnh đó, do doanh nghiệp quản lý bảng lương, bảng công không khoa học nên khi công nhân thắc mắc về bảng lương của những tháng trước đó, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và giải đáp thắc mắc cho công nhân.
Hậu quả của tình trạng trên là gây thất thoát chi phí doanh nghiệp, thiếu minh bạch, công nhân bức xúc có thể dẫn tới tranh chấp, kiện cáo đơn vị xây dựng.
Thứ tư, vấn đề trong bản vẽ thiết kế thi công xây dựng
Sai sót trong hồ sơ thiết kế là lỗi rất nghiêm trọng tuy nhiên lại xảy ra rất nhiều.
Nguyên nhân từ việc ban quản lý lơ là, thiếu trách nhiệm.
Bản vẽ thiết kế được đi kèm với hợp đồng xây dựng khi hai bên đã thỏa thuận đi đến ký kết. Tuy nhiên trong quá trình thi công chủ đầu tư có thể có những thay đổi đòi hỏi doanh nghiệp phải chỉnh sửa cho phù hợp.
Mấu chốt là ở chỗ bản vẽ có thể sẽ được thay đổi nhiều lần. Trong quá trình quản lý sổ sách xây dựng, doanh nghiệp có thể nhầm lẫn giữa các bản vẽ với nhau dẫn đến thi công sai lệch so với bản vẽ chủ đầu tư yêu cầu.
Tình trạng đó, nếu không được phát hiện kịp thời có thể ảnh hưởng đến kết quả nghiệm thu công trình, thậm chí là phá vỡ hợp đồng.
Thứ năm, vấn đề giải trình chứng từ kế toán với cơ quan thuế
Giấy tờ quan trọng nhất mà doanh nghiệp bắt buộc phải có trước khi tiến hành thi công đó là giấy phép xây dựng. Nếu doanh nghiệp không có giấy phép xây dựng của thành phố – nơi xây dựng công trình, doanh nghiệp có thể bị kết tội lấn chiếm đất công bất hợp pháp.
Hiển nhiên công trình đã xây dựng sẽ bị phá dỡ và tịch thu đất.
Bên cạnh đó các giấy tờ như: phiếu thu, phiếu chi, các biên bản hợp đồng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh lý tài sản cố định, nhượng quyền,…Đây là những chứng từ doanh nghiệp cần cất giữ để báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh với Cơ quan Thuế khi có lệnh kiểm tra.
Chứng từ là bằng chứng bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, bởi nếu doanh nghiệp không thể giải trình với bộ phận kiểm toán những vấn đề phát sinh bằng chứng từ gốc thì doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt theo quy định của pháp luật.
Quản lý sổ sách xây dựng bằng phương pháp thủ công đã bộc lộ rất nhiều vấn đề nghiêm trọng đòi hỏi cần có một mô hình quản lý mới ra đời.
Sự xuất hiện của “công nghệ” – lối đi mới cho doanh nghiệp ngành xây dựng
Sổ sách, giấy tờ chồng chất là nỗi ám ảnh lớn của các nhà quản lý. Với việc ứng dụng công nghệ, mọi hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ, sổ sách đều được số hóa dữ liệu trên phần mềm. Điều đó giúp doanh nghiệp xua tan “ác mộng” sai sót trong quá trình thi công công trình.
Hãy xem công nghệ “hóa giải” những hạn chế trong công tác quản lý sổ sách xây dựng thủ công như thế nào?
Số hóa dữ liệu sổ sách
Bằng giải pháp công nghệ, các hợp đồng lao động, bản lương, bảng công, hồ sơ thiết kế,…đều được số hóa thành dạng thông tin điện tử.
Việc số hóa dữ liệu giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong công tác khởi tạo, tra cứu, phê duyệt giấy tờ, đơn từ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các giấy tờ cần thiết chỉ bằng một click.
Theo thông tư số 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.
Do đó việc sử dụng công nghệ vào công tác quản lý sổ sách xây dựng chỉ còn là yếu tố thời gian. Tuy nhiên doanh nghiệp áp dụng càng sớm càng tránh được bỡ ngỡ trong quá trình sử dụng trong tương lai và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Áp dụng phần mềm giúp quản lý sổ sách, giấy tờ linh hoạt
Nhà quản lý có thể theo dõi các điều khoản trong hợp đồng xây dựng, bản vẽ thiết kế, loại nguyên vật liệu,…mọi lúc mọi nơi ngay trên thiết bị di động.
Điều đó giúp các doanh nghiệp kịp thời giải quyết các sự cố phát sinh và hạn chế những vấn đề liên quan đến pháp lý ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc sử dụng công nghệ để khởi tạo các hợp đồng, giấy tờ có thể giúp các doanh nghiệp tránh tình trạng làm giả hợp đồng, gian lận hóa đơn khi mua nguyên vật liệu, phiếu thu, chi lương nhân viên.
Công nghệ – minh bạch trong quản lý
Một trong những lợi ích ưu việt nhất của việc áp dụng công nghệ là kết nối vạn vật. Bằng phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể trao đổi trực tiếp những yêu cầu về bản vẽ, kế hoạch thi công, tiến độ thực hiện khi muốn thay đổi so với hợp đồng xây dựng ban đầu ngay trên phần mềm.
Trong trường hợp Cơ quan thuế kiểm tra tình hình tài chính, giấy phép xây dựng, chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng cung cấp thông tin, giấy tờ để giải trình sự minh bạch của doanh nghiệp với đơn vị thanh tra.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cập nhật bảng công, bảng lương của nhân viên trên phần mềm để đội ngũ công nhân kiểm tra và phản hỏi các thắc mắc đến ban quản lý. Tránh tình trạng “mập mờ” trong công tác trả lương dẫn đến tranh cãi, kiện tụng làm ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp.
Đối với đơn vị cung cấp nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch đặt mua nguyên vật liệu và trao đổi yêu cầu với nhà cung cấp thông qua phần mềm. Khi các nhà cung cấp vật tư phản hồi không chính xác về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhà quản lý có thể nhanh chóng kiểm tra và đính chính thông tin để hai bên hợp tác lâu dài.
Với đặc thù có nhiều phát sinh do làm việc ngoài công trường, do đó đây là ngành có rất nhiều giấy tờ liên quan cần phải quản lý. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục quản lý sổ sách xây dựng thủ công như vậy, doanh nghiệp sẽ còn phải gánh chịu những sự cố “dở khóc dở cười” không đáng có. Để khắc phục tình trạng đó và nhanh chóng nắm bắt xu thế của xã hội. Các nhà quản trị xây dựng cần nhanh chóng “bắt tay” vào công cuộc chuyển đổi số mô hình quản lý thủ công hiện nay.
>>>Tham khảo phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork
