Trong bối cảnh dịch bệnh vẫn có nhiều chiều hướng phức tạp như hiện nay, việc triển khai làm việc từ xa chắc chắn vẫn sẽ phổ biến trong thời gian tới. Với những thách thức trong việc quản lý thời gian và công việc, các doanh nghiệp và mỗi nhân viên chắc chắn sẽ phải trang bị cho mình một giải pháp phần mềm làm việc từ xa phù hợp giúp duy trì hiệu quả công việc.
Bài viết dưới đây sẽ đưa ra đánh giá về các phần mềm làm việc từ xa cần thiết cho việc quản lý thời gian và tiến độ công việc. Mỗi giải pháp phần mềm sẽ được phân loại theo mục đích sử dụng để giúp bạn lựa chọn chính xác loại giải pháp nào cho doanh nghiệp mình.
Mục lục nội dung:
1. Nhóm phần mềm Quản lý dự án
Giải pháp phần mềm Quản lý dự án như một chiếc chìa khóa vạn năng cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa. Phần mềm làm việc từ xa giúp các nhóm tổ chức công việc và quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả. Bộ công cụ này được thiết kế đa dạng và không giới hạn tùy chọn cho người dùng. Bao gồm như lập kế hoạch, lập lịch biểu, kết hợp công việc, đưa ra các tài liệu và đánh giá,…
YouTrack
YouTrack là nền tảng quản lý dự án và theo dõi vấn đề dựa trên trình duyệt đã được tối ưu hóa bởi nhà phát triển. Phần mềm làm việc từ xa YouTrack cho phép người dùng theo dõi nhiệm vụ, lập kế hoạch công việc và tạo quy trình làm việc. YouTrack có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng dự án.
Chi phí: Miễn phí sử dụng cá nhân và nhóm nhỏ tối đa 3 thành viên. Giá từ 4,16$/người/tháng cho nhóm trên 3 người.
Notion
Notion mang đến một không gian làm việc gói gọn mọi thứ mà người dùng cần trong một phần mềm. Phần mềm làm việc từ xa Notion bao gồm rất nhiều các công cụ: bảng nhiệm vụ công việc có thể kéo sửa linh hoạt, lịch biểu, tài liệu, công cụ ghi chú và danh sách theo dõi công việc theo tuần. Tất cả đều giúp cho việc lập kế hoạch và thảo luận dự án. chia sẻ thông tin và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng.
Chi phí: Gói miễn phí chỉ cung cấp giới hạn bộ nhớ (5MB). Đối với nhóm doanh nghiệp, chi phí cho mỗi người dùng là 8$/tháng.
Redmine
Redmine là một ứng dụng phần mềm làm việc từ xa, quản lý dự án mã nguồn mở miễn phí được hỗ trợ đa ngôn ngữ. Cũng tương tự như các công cụ phần mềm khác, Redmine có biểu đồ và lịch biểu lập kế hoạch, hệ thống theo dõi vấn đề linh hoạt, tính năng theo dõi thời gian đơn giản và tùy chọn quản lý tài liệu.
Chi phí: Miễn phí sử dụng
Fastwork Workplace
FW Workplace là một phần mềm Quản lý công việc và là một trong những giải pháp ứng dụng phục vụ doanh nghiệp đến từ Fastwork. Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FW Workplace cung cấp cho người dùng bộ ứng dụng phục vụ công việc quản lý từ xa đầy đủ và chi tiết nhất. Người dùng có thể sử dụng phần mềm trên cả nền tảng web hoặc di động. Từ các hoạt động công việc cá nhân như trao đổi, chia sẻ thông tin, lưu trữ dữ liệu, quản lý danh sách công việc cho đến tự động giao việc, tiếp nhận báo cáo, đánh giá chấm điểm công việc dành cho nhà quản trị. Tất cả mọi tính năng đều được tích hợp trên một phần mềm FW Workplace giúp cho người dùng không cần phải sử dụng quá nhiều công cụ phần mềm để quản lý công việc cùng một lúc. Điều này tạo ra sự thuận tiện và đồng nhất cho người dùng, tạo ra một quy trình làm việc có hệ thống và chuyên nghiệp.
Chi phí: Chỉ từ 1,2$/người/tháng cho gói doanh nghiệp dưới 10 người.
>>> Tham khảo ngay Digital Workplace – Văn phòng điện tử trong thời đại 4.0 là gì?
2. Nhóm phần mềm Chia sẻ tài liệu
Bộ công cụ hỗ trợ làm việc từ xa này giúp đội ngũ nhân viên tổ chức và lưu trữ dữ các tệp dữ liệu cá nhân tập trung. Bên cạnh đó người dùng còn có thể tùy chỉnh quyền truy cập các tệp dữ liệu ở mọi lúc mọi nơi. Các phần mềm này cho phép người dùng xem, chỉnh sửa và làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu mà không cần trao đổi qua email nhiều lần, điều này giúp đẩy nhanh quá trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc.
G-Suite
G-Suite được coi là một phần mềm làm việc từ xa của Google, cho phép người dùng tạo ghi chú, trang tính và bảng trình chiếu trực tuyến và dễ dàng chia sẻ. Người dùng có thể làm việc trên các loại tài liệu đồng thời với đồng nghiệp trên nền tảng đám mây. Người dùng cũng có thể thể tùy chỉnh cung cấp quyền truy cập để chỉnh sửa hoặc điều chỉnh tệp dưới dạng “Chỉ xem” và người đọc có thể để lại nhận xét theo thời gian thực.
Chi phí: Từ 6$/người/tháng cho gói Cơ bản.
Bit.ai
Bit.ai là một trong những công cụ chia sẻ tài liệu nhiều tính năng nhất trên thị trường. Phần mềm làm việc từ xa này cho phép người dùng tạo ghi chú nhanh, tài liệu, Wiki và các cơ sở kiến thức, dự án và hướng dẫn đào tạo. Đồng thời phần mềm còn tích hợp các công cụ làm việc khác nhau. Với Bit.ai ngươi dùng có thể chia sẻ bất kỳ loại phương tiện nào như video Youtube, Souncloud, GIF, Pinterest và Tweet.
Chi phí: Gói miễn phí tối đa cho 5 người dùng và 50 tài liệu. Gói trả phí không giới hạn thành viên và tài liệu từ 8$/người/tháng.
Confluence
Confluence là một phần mềm chia sẻ và hợp tác tài liệu cho các nhóm người dùng. Phần mềm cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ và hợp tác làm việc trên các tài liệu, bảng tính, bản trình bày hay hình ảnh. Đồng thời cũng theo dõi mọi phiên bản tài liệu được thay đổi cho trang đó. Người dùng có thể ghim nhận xét về các tệp được chia sẻ, thêm đề xuất hoặc phản hồi chỉnh sửa tệp.
Chi phí: Gói miễn phí tối đa 10 người sử dụng kèm 2GB bộ nhớ. Nhóm sử dụng trên 11 người từ 5$ người/tháng.
3. Nhóm phần mềm giao tiếp, trò chuyện
Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai làm việc từ xa đó là hạn chế về mặt giao tiếp. Nhóm làm việc trên môi trường ảo đòi hỏi sự tương tác rõ ràng và liên tục với tất cả các thành viên còn lại. Bởi vậy, một loạt công cụ hiện đại ngày nay cho phép nhân viên có thể thảo luận về công việc, dự án theo thời gian thực ở mọi lúc mọi nơi. Dưới đây là một vài phần mềm nổi bật trong số đó.
Skype
Skype đã và đang được hàng triệu người sử dụng mỗi ngày để gọi video, gửi tin nhắn, chia sẻ tài liệu,… Hầu hết hiện nay ai cũng có cho mình một tài khoản Skype. Do vậy doanh nghiệp nếu chi phí hạn hẹp để đầu tư vào một nền tảng giao tiếp cụ thể có thể cân nhắc sử dụng Skype như một giải pháp tuyệt vời.
Chi phí: Sử dụng miễn phí. Tuy nhiên một số dịch vụ Skype như gọi điện thoại di động hoặc điện thoại cố định (SkypeOut) sẽ được tính phí.
Rocket.Chat
Rocket.Chat là một giải pháp mã nguồn mở – người dùng có thể sửa đổi và tích hợp với nhiều công cụ khác như Trello, Gmail, Google Docs và Dropbox. Rocket.Chat cũng có phép người dùng tổ chức các phòng trò chuyện cùng đồng nghiệp trên máy tính cá nhân.
Chi phí: Từ 3$/người/tháng. Ngoài ra cũng có gói miễn phí với một số tính năng hạn chế.
4. Nhóm phần mềm Quản lý hiệu suất làm việc
Phương thức làm việc từ xa đòi hỏi mỗi cá nhân phải có tính tổ chức, kỷ luật cao và có kế hoạch làm việc rõ ràng. Để quản lý công việc dễ dàng hơn, ngày nay đã có rất nhiều công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý hiệu suất làm việc từ xa trên thị trường. Mỗi giải pháp sẽ có một chức năng, cách sử dụng riêng phù hợp với từng đối tượng và công việc.
Focus booster
Focus booster là một công cụ phần mềm giúp người dùng duy trì sự tập trung vào những việc quan trọng và theo dõi thời gian trong dự án. Dựa trên kỹ thuật Pomodoro, phần mềm sẽ giúp người dùng hoàn thành công việc trong một thời gian ngắn. Mọi phiên làm việc trên phần mềm đều được tự động ghi lại trong bảng chấm công.
Chi phí: Miễn phí 20 phiên Pomodoro mỗi tháng cho một người dùng. Các gói trả phí từ 2,99$ (200 phiên).
Tổng kết
Sẽ còn rất nhiều công cụ phần mềm làm việc từ xa hỗ trợ cho đội ngũ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt năng suất cao. Đánh giá trên đây về các phần mềm sẽ phần nào giúp doanh nghiệp có sự lựa chọn chính xác theo nhu cầu sử dụng và tính năng từng loại phần mềm.
Chúc doanh nghiệp thành công !
>>> Tham khảo Ebook – [KHO QUY TRÌNH MẪU] Quản lý Công việc, Dự án
