Là chủ doanh nghiệp, giám đốc, trưởng phòng… bạn có bao giờ tự đặt câu hỏi: “Liệu công ty có đang họp quá nhiều và phải chăng đang họp không hiệu quả?” hay không? Một thực tế thường thấy tại hầu hết doanh nghiệp đó là: họp rất nhiều, họp liên tục nhưng không đạt được vấn đề hoặc không tăng hiệu suất nhân viên sau khi họp. Nếu bạn đang gặp tình trạng trên, có lẽ đây là lúc phù hợp để bạn tham khảo một Phần mềm quản lý cuộc họp để đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Tại sao phần mềm Quản lý cuộc họp lại quan trọng đến thế?
Nghiên cứu cho thấy mỗi nhân viên mất tới 30 giờ mỗi tháng, tương đương gần 4 ngày làm việc cho các cuộc họp thường xuyên nhưng lại không hiệu quả. Thử tưởng tượng bạn vẫn phải trả đầy đủ lương cho nhiều nhân viên như vậy, không chỉ thời gian bị lãng phí mà tiền bạc cũng bị tiêu hao đáng kể.
Đó là kết quả của vô số những cuộc họp không có cấu trúc diễn ra trong hàng trăm phút với quá nhiều tài liệu đính kèm. Họp xong không có văn bản tóm lược, không có dữ liệu lưu trữ khiến thông tin cứ thế chìm vào quên lãng.
Để giải quyết triệt để tình trạng này, các doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm phần mềm quản lý cuộc họp và dự án nhằm chuẩn hóa phương pháp tiếp cận của họ. Đồng thời nâng cao hiệu quả cuộc họp với sự chuẩn bị, tổ chức, cấu trúc và lưu trữ tốt hơn.
Phần mềm quản lý cuộc họp hoạt động như thế nào?
Nó Một phần mềm quản lý cuộc họp tốt cần xem xét các giai đoạn và thành phần khác nhau cần thiết để điều hành một cuộc họp hiệu quả, giúp người tổ chức và người tham dự giải quyết đúng việc, vào đúng thời điểm.
Trước cuộc họp
Giai đoạn này xây dựng nền tảng cho chính cuộc họp, vì vậy điều quan trọng là phải cung cấp sự rõ ràng về thông tin cuộc họp để người tham dự nắm được và chuẩn bị những thứ cần thiết.
Những lợi ích:
- Lên lịch họp
- Mời người tham gia
- Thiết lập chương trình nghị sự
- Điều phối chương trình nghị sự
- Giao nhiệm vụ trước cuộc họp
Bạn có thể thấy công sức, thời gian chuẩn bị cho cuộc họp đã được rút ngắn đi rất nhiều. Thay vì phải dùng zalo, gmail, drive để soạn văn bản, lên danh sách người tham gia, gửi email mời họp, tìm kiếm tài liệu, chuẩn bị file báo cáo, giao các công việc setup cuộc họp cho nhân viên, chờ người tham gia phản hồi xác nhận,… Tất cả các công việc trên bạn đều có thể tổng hợp và xử lý tại 1 giao diện quản lý thông minh của Phần mềm quản lý cuộc họp.
Một vấn đề khá phức tạp nữa mà bạn sẽ gặp nếu công ty chỉ có 1 phòng họp đó là: lúc nào thì phòng họp trống để có thể họp mà không bị giẫm chân với các đội khác? Tiện ích đặt lịch phòng họp trên phần mềm Quản lý cuộc họp có thể xử lý vấn đề này cho bạn.
Để đảm bảo cuộc họp không bị gián đoạn, bạn có thể check lịch biểu để xem phòng họp trống trong khoảng thời gian nào và tiến hành đăng ký để “giữ chỗ”.
Trong suốt cuộc họp
Ở giai đoạn này, phần mềm giúp tự động hóa tối đa, giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và liền mạch. Cuộc họp bắt buộc phải có sự đồng ý tham gia của tất cả các cá nhân mới có thể triển khai. Nếu một người không xác nhận tham gia, cuộc họp sẽ được tự động dời lịch sang một thời điểm phù hợp hơn.
Phần mềm quản lý cuộc họp giúp quản lý chi tiết các thông tin cuộc họp bao gồm Trạng thái cuộc họp; Thông tin cuộc họp (thời gian, địa điểm, mô tả, đường dẫn Zoom, Account Zoom); Lịch trình cuộc họp; Kết luận cuộc họp; Trao đổi – tài liệu đính kèm; Người tham gia/người xác nhận tham gia; Thăm dò ý kiến; Công việc trong cuộc họp.
Một số phần mềm còn có khả năng gửi thông báo tự động giúp các cá nhân tham gia nắm bắt về những sự thay đổi một cách nhanh chóng nhất.
Những lợi ích:
- Xác nhận sự tham gia
- Cập nhật trạng thái – thông tin – báo cáo cuộc họp
- Trao đổi thuận tiện
- Thông báo real-time
Sau cuộc họp
Báo cáo tóm lược nội dung, tài liệu được sử dụng trong cuộc họp đều được đính kèm tập trung và công khai trên phần mềm giúp thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.
Những lợi ích:
- Tổng hợp nội dung cuộc họp
- Phân bổ và lưu trữ chi tiết tài liệu
- Khởi tạo các cuộc họp tiếp theo
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn họp xong mà không có văn bản tổng kết? Liệu bạn có chắc chắn nhân viên ghi nhớ 100% những gì bạn nói trong buổi họp? Đây cũng là một lý do khi mà doanh nghiệp họp rất nhiều, thậm chí họp hàng tuần nhưng vẫn không cải thiện được hiệu suất xử lý công việc của nhân viên.
Một lần nữa, tính năng gửi thông báo trong Phần mềm Quản lý cuộc họp có thể giúp bạn xử lý vấn đề này. Bạn có thể tự tay soạn thảo tổng kết, gửi các nội dung thống nhất quan trọng sau buổi họp tới tất cả nhân viên. Bạn cũng sẽ nắm được chính xác những nhân viên nào đã xem thông báo của bạn và chưa. Hoặc nếu bạn có thư ký cuộc họp riêng, bạn có thể duyệt biên bản tổng kết mà thư ký chuẩn bị trước khi public.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Meeting – Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến hữu ích cho doanh nghiệp
6 lợi ích chính của phần mềm Quản lý cuộc họp
1 – Xây dựng các cuộc họp không giấy
Hướng tới văn phòng không giấy nhằm tối đa chi phí tài nguyên và lưu trữ là mục tiêu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới trong thời đại công nghệ số.
Thay vì phải in ra hàng đống giấy tờ rồi đi phát cho từng cá nhân tham gia cuộc họp, phần mềm hỗ trợ đính kèm chi tiết các tài liệu, trao đổi thông tin dễ dàng giúp nhân sự nhanh chóng nắm bắt toàn bộ thông tin và lịch trình cuộc họp.
2 – Tăng cường bảo mật
Phần mềm giúp bảo mật tuyệt đối thông tin, dữ liệu doanh nghiệp bằng việc truy cập mọi thứ trực tuyến thông qua công nghệ điện toán đám mây. Một số nhà cung cấp thậm chí còn cung cấp tính năng tự động xóa có nghĩa là bạn có thể xóa dữ liệu khỏi thiết bị nếu thiết bị bị mất, bị đánh cắp hoặc một số nỗ lực truy cập trái phép được thực hiện để truy cập thông tin.
3 – Cải thiện sự cộng tác
Phần mềm tạo môi trường trao đổi thuận tiện giữa các cá nhân tham gia ngay dưới mỗi cuộc họp. Sự góp ý nhiệt tình giúp vấn đề được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Cuộc họp từ đó cũng trở nên sôi nổi thay vi nhàm chán, buồn ngủ như trước.
4 – Thông tin được đồng bộ hóa và cập nhật theo thời gian thực
Mọi thông tin về những sự thay đổi trong lịch họp, các cá nhân tham gia đều được số hóa trên phần mềm và cập nhật nhanh chóng theo thời gian thực. Những tài liệu bổ sung, hình ảnh đính kèm ngay sau khi được thêm mới đều gửi thông báo đến các cá nhân tham gia cuộc họp để họ nắm bắt kịp thời. Giúp cho cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn với những sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
5 – Biên bản sau cuộc họp
Tình trạng thường thấy trong các cuộc họp đó là nhân viên ai nấy cầm sổ cầm bút ghi ghi chép chép nhưng sau đấy, họ thậm chí không mở ra xem lại hoặc không hiểu mình ghi gì trong ngữ cảnh nào. Đó là lý do các doanh nghiệp tổ chức rất nhiều cuộc họp, tốn rất nhiều chi phí mỗi năm nhưng lại không mấy hiệu quả.
Với phần mềm quản lý cuộc họp, sau tất cả các cuộc họp đều có báo cáo tổng kết được chia sẻ và lưu trữ ngay trong phần tài liệu đính kèm, giúp nhân sự có thể tìm kiếm dễ dàng mỗi khi cần.
6 – Cải thiện sự tham gia vào các cuộc họp từ xa
Với phần mềm quản lý cuộc họp, mọi thông tin đều được cập nhật trực tuyến, nhân sự tham gia cuộc họp từ xa vẫn nắm bắt và cập nhật đầy đủ thông tin về cuộc họp kể cả những sự thay đổi chỉ với 1 chiếc điện thoại có internet. Phần mềm cũng hỗ trợ đính kèm đường dẫn hoặc Account Zoom để nhân viên không thể tham gia trực tiếp cũng có thể họp Online hiệu quả.
Có thể bạn quan tâm: Gợi ý top 3 phần mềm quản lý cuộc họp hàng đầu và phù hợp cho các doanh nghiệp Việt Nam
FastWork Meeting – Phần mềm Quản lý cuộc họp trực tuyến nằm trong Nền tảng quản trị thống nhất FastWork.vn
Nhằm giải quyết triệt để những bất cập tồn tại trong công tác quản lý cuộc họp tại các doanh nghiệp, đội ngũ FastWork để nghiên cứu và phát triển phần mềm Quản lý cuộc họp trực tuyến FastWork Meeting với nhiệm vụ hỗ trợ hiệu quả công tác tổ chức và quản lý cuộc họp như: Tối ưu thời gian tổ chức, lên lịch họp, quản lý, lưu trữ nội dung các cuộc họp. Giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Quản lý tất cả lịch họp theo ngày/tuần/tháng trên một giao diện
- Phân rõ vai trò, nhiệm vụ của các thành viên tham gia cuộc họp
- Nắm bắt nhanh, chính xác nội dung, văn bản báo cáo, lịch trình, định hướng tổ chức công việc kể cả khi không tham gia họp
- Quản lý lịch họp trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên Web app
- Dễ dàng tìm kiếm nhanh thông tin cuộc họp theo trạng thái: Đang hoạt động, kết thúc, theo nhân viên, phòng họp…
- Trao đổi, đính kèm tài liệu liên quan gắn với cuộc họp
- Nhận thông báo Realtime khi có trao đổi mới trong cuộc họp và thông báo nhắc nhở lịch họp sắp diễn ra
- Đẩy nhanh quá trình số hóa – chuyển đổi số doanh nghiệp
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng hơn 1500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình chuyển đổi số. Nếu quý doanh nghiệp quan tâm đến các giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
