Phần mềm quản lý văn bản, công văn đi – đến trực tuyến – FastWork Dispatch, giúp doanh nghiệp xóa bỏ mọi quy trình, thủ tục rườm rà và tiến gần hơn tới khái niệm “doanh nghiệp số”.
Không phải chỉ các cơ quan nhà nước mới có nhu cầu quản lý công văn đến – đi, mà mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có một lượng lớn văn bản, công văn cần được lưu trữ lâu dài về sau.
Ngày nay, sự phát trển mạnh của quá trình chuyển đổi số và mô hình làm việc online từ xa đang ngày càng nở rộ, quy trình xử lý và lưu trữ văn bản truyền thống dường như đã lạc hậu, lỗi thời. Bởi lẽ, nó tiềm ẩn nhiều rủi ro do quản lý, lưu trữ không tập trung, tốn kém quá nhiều thời gian và công sức tra cứu khi cần, không có quy trình xử lý công văn đến – đi chuyên nghiệp, thậm chí còn bị ngưng trệ bởi khoảng cách địa lý.
Mục lục nội dung:
Thực trạng công tác quản lý văn bản, công văn đến – đi tại các doanh nghiệp hiện nay
Hiện tại doanh nghiệp bạn đang quản lý hồ sơ như thế nào? Có phải tất cả chúng đều được in ra giấy A4 với số lượng lớn? Từng phòng ban, cá nhân có liên quan đều phải lưu trữ bản cứng mỗi nơi một vài tờ?
Đồng ý rằng một tờ giấy không thể là rắc rối lớn, nhưng xét trong thời gian dài hoạt động theo quý, theo năm trên quy mô toàn doanh nghiệp, chỗ công văn đó thực sự đáng ngại. Kể cả sau khi được dọn dẹp định kỳ, đống giấy tờ sẽ lại sớm đầy lên!
Càng khó quản lý hơn nữa nếu doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, lượng văn bản đi – đến nhiều và nhân viên văn thư không linh hoạt trong quy trình xử lý
- Mất nhiều thời gian tra cứu
Tất cả các công văn đến và đi tại doanh nghiệp chủ yếu là công văn giấy. Do đó, sau khi công văn được xử lý sẽ được phân loại và sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho lưu trữ. Tuy nhiên, đây cũng là vấn đề bất cập khi cần tìm kiếm lại công văn bởi công văn không được đánh số thứ tự, loại văn bản, có nhiều tệp hồ sơ giống nhau, khiến việc tìm kiếm mất nhiều thời gian.
- Tốn chi phí quản lý, diện tích lưu kho
Khối lượng công văn ngày càng nhiều, diện tích lưu kho quá tải, việc mở rộng diện tích lưu kho sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí. Bởi không phải thuê thêm tủ, diện tích 1, 2m mà có thể phải thuê một văn phòng khác với kho lưu trữ rộng hơn.
- Quản lý thiếu khoa học, dễ bị thất lạc
Việc quản lý, sắp xếp công văn thiếu khoa học và lưu trữ bằng bản cứng giấy qua nhiều năm chưa kể đến yếu tố qua nhiều đời nhân viên chính là lý do kiến văn bản, công văn “không cánh mà bay”. Thậm chí do điều kiện lưu trữ không tốt dẫn đến ẩm mốc, chuột cắn… gây mất mát hoặc thất lạc giấy tờ.
- Quy trình xử lý rườm rà
Thường công văn đến sẽ được bộ phận văn thư tiếp nhận, sau đó vào sổ và xác nhận độ bảo mật. Nếu là công văn thông thường sẽ được chuyển lên chánh văn phòng (thư ký giám đốc), tại đây, thư ký giám đốc phân loại rồi chuyển đến lãnh đạo phê duyệt.
Sau đó văn thư nhận về đóng dấu và thực hiện in thành nhiều bản chuyển tiếp tới các phòng ban liên quan. Đồng thời đưa 1 bản vào tệp hồ sơ lưu trữ.
Công đoạn này thường lặp đi lặp lại và được làm thủ công nên mất nhiều thời gian chạy đi chạy lại, nhân viên tiếp nhận thông tin chậm, đặc biệt là ảnh hưởng đến hiệu suất xử lý công việc của chính văn thư đó.
Sự phát triển nhanh chóng của internet và các nền tảng công nghệ ra đời, đặc biệt là sự ra đời của FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn đi – đến trực tuyến đã giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán số hóa hệ thống công văn lên phần mềm và quản lý, lưu trữ tập trung công văn trên một hệ thống bằng công nghệ điện toán đám mây.
Phần mềm quản lý văn bản – FastWork Dispatch là gì?
Nằm trong hệ thống phần mềm Quản trị nội bộ OFFICE+, FastWork Dispatch giúp quản lý mọi văn bản, công văn đi – đến trong doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp số hóa các loại văn bản, công văn hành chính bằng giấy lên phần mềm thành văn bản điện tử. Cho phép doanh nghiệp tạo, thực hiện phê duyệt, quản lý, lưu trữ và tra cứu nhanh ngay trên hệ thống phần mềm bằng smartphone. Đồng thời chuẩn hóa và tối giản quy trình xử lý công văn, văn bản.
Để tìm hiểu nhanh về phần mềm quản lý văn bản của FastWork, bạn có thể xem video dưới đây.
FastWork Dispatch giúp doanh nghiệp xóa bỏ mọi quy trình, thủ tục rườm rà và tiến gần hơn tới khái niệm “doanh nghiệp số”
Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý văn bản công văn trực tuyến FastWork Dispatch
1. Lợi ích dưới góc độ doanh nghiệp:
Chuẩn hóa quy trình xử lý trước, trong và sau:Mọi quy trình xử lý công văn đến, đi trong doanh nghiệp sẽ được tuân thủ theo một quy trình. Quy trình đó được ban lãnh đạo ban hành và được cấu hình lên hệ thống phần mềm.
Tối ưu không gian lưu trữ: Phần mềm quản lý văn bản đi đến FastWork Dispatch sẽ số hóa các văn bản, công văn đến – đi trong doanh nghiệp thành từ bản giấy thành công văn bản mềm hay còn gọi là công văn điện tử. Theo đó, doanh nghiệp có thể lưu trữ bản mềm công văn với dung lượng không giới hạn. Dù là bản thảo, công văn mới ban hành hay đã quá thời hạn có hiệu lực đều có thể đưa lên phần mềm ở những thư mục khác nhau.
Kho lưu trữ không giới hạn với công nghệ điện toán đám mây
Tiết kiệm hàng chục loại chi phí: Số hóa hệ thống văn bản, công văn lên hệ thống phần mềm, bằng cách đó, doanh nghiệp đã cắt giảm được một số loại chi phí trực tiếp như thuê không gian, mua tủ lưu trữ, chi phí mua giấy A4 và mực in, máy in,… hoặc là chi phí chuyển phát nhanh nếu doanh nghiệp muốn thông báo cho nhân viên tại các cơ sở, chi nhánh làm việc.
Giảm nguy cơ bị lộ, rò rỉ thông tin: Quản lý công văn theo cách truyền thống có thể công văn sẽ bị “đánh cắp” hoặc nhầm lẫn, hư hỏng do nhân viên không kiểm soát nổi khối lượng hồ sơ khổng lồ của doanh nghiệp.
Nhưng, với phần mềm xử lý văn bản FastWork, bạn không cần lo lắng rằng tài liệu sẽ dễ dàng bị lộ ra ngoài. Vì trên thực tế số hóa luôn đi kèm với bảo mật, an ninh mạng.
Phần mềm lưu trữ văn bản, công văn hỗ trợ lưu tất cả dữ liệu dưới dạng cloud-based, với bản sao lưu tự động có thể lấy lại bất cứ lúc nào. Chỉ có các tài khoản thành viên doanh nghiệp được phân quyền mới có thể truy cập vào đọc, và chỉ Owner cùng các tài khoản Admin được phân quyền mới có khả năng chỉnh sửa thông tin.
Bất kỳ lịch sử thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng đều được hệ thống ghi nhận lại rõ ràng, nên tính minh bạch được gia tăng tuyệt đối.
Số hóa luôn đi kèm với bảo mật an ninh mạng
2. Lợi ích dưới góc độ nhân viên
Tối ưu thời gian tìm kiếm: Quản lý theo cách truyền thống, doanh nghiệp có thể lựa chọn sắp xếp hồ sơ theo chiều ngang (tài liệu của tháng 1, quý 1, năm 2020,…), chiều dọc (tài liệu về hợp đồng nhân sự, hợp đồng với khách hàng, biên bản nghiệm thu, chính sách thưởng tết,…) hoặc kết hợp cả hai chiều.
Tuy nhiên, việc lục tìm lại một tài liệu nào đó không hề dễ dàng dù nhân viên đã dán giấy nhớ hoặc thẻ tên cho nó. Những chồng giấy tờ cao quá đầu người khiến bất cứ ai nhìn vào đều muốn từ bỏ.
Với FastWork Dispatch, một công văn, một văn bản dễ dàng tìm lại bằng cách gõ từ khóa chính vào thanh công cụ tìm kiếm. Nhân viên dễ dàng tạo ra một format đặt tên văn bản chung cho doanh nghiệp để tiện tra cứu, ví dụ như [CONGVANDEN-THANG 1-2020]
Hơn nữa, hệ thống phần mềm văn bản FastWork Dispatch có khả năng cấu trúc hồ sơ logic theo nhiều tầng: theo nhóm (trong nhóm lại có các folders riêng), theo từng loại văn bản (như quyết định, bổ nhiệm, báo cáo, tờ trình,…), theo các trạng thái khác nhau (Đã ban hành / Chưa ban hành / Không thông qua) nên bộ lọc thông minh có thể lọc ra tất cả các hồ sơ có cùng một hoặc nhiều tiêu chí. Lọc công văn theo người ban hành và thời gian ban hành cũng là hai tính năng hữu ích đối với doanh nghiệp.
Với những tài khoản được phân quyền quản lý, hệ thống còn cho phép gắn cờ đánh dấu cho các công văn quan trọng, cũng như lưu trữ / tạm xoá các công văn không cần thiết tại thời điểm xác định.
Rút ngắn thời gian xử lý văn bản: Phần mềm văn thư FastWork Dispatch, nhân viên dễ dàng lưu trữ và luân chuyển toàn bộ công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống xây dựng sẵn quy trình xét duyệt công văn tự động qua các thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh gọn.
Người tiếp nhận văn bản sẽ scan thành các file nội dung dưới dạng Word, Excel, PDF, ảnh,… và upload lên hệ thống với các thông tin đi kèm như thời gian hiệu lực, mô tả chung, tên nhóm văn bản, tên loại văn bản, độ khẩn cấp,… giúp định vị chính xác hồ sơ đó.
Tiếp theo, dùng thẻ @ để tag tên tất cả người có thẩm quyền phê duyệt công văn. Hệ thống sẽ tự động bắn thông báo cho những người này, đồng thời cấp cho họ quyền xem công văn ngay trên đó.
3. Lợi ích từ góc độ ban lãnh đạo
Phê duyệt công văn ngay tức thời mọi lúc mọi nơi: Ban lãnh đạo ngay tức thời nhận được thông báo có văn bản cần được phê duyệt ngay trên di động và thực hiện phê duyệt bằng điện thoại dù ở bất cứ nơi đâu.
Có ba chế độ xét duyệt công văn là duyệt lần lượt, duyệt đồng thời và chỉ cần một người duyệt. Người xét duyệt có thể đồng ý hoặc từ chối công văn, hoặc nhấn nút Chuyển tiếp để chuyển giao cho người khác xét duyệt. Hệ thống sẽ hiển thị và cập nhật trạng thái tức thời của hồ sơ.
Do đó, ban lãnh đạo hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian phê duyệt hồ sơ từ số ngày xuống còn số giờ đồng hồ, thậm chí là ngay tức thời (real-time).
Quản lý tất cả các công văn đến – đi theo trạng thái: Nếu hình thức xét duyệt và quản lý văn bản, công văn bản bằng giấy sẽ không giúp cho ban lãnh đạo biết được có bao nhiêu công văn trong ngày, trong tuần được phê duyệt hay chưa? Thì với phần mềm văn bản FastWork , ban lãnh đạo hoàn toàn biết được những văn bản nào chưa được phê duyệt, những văn bản nào đã được phê duyệt, thậm chí còn biết được chi tiết văn bản đó được gửi đến từ bao giờ ngay trên di động… với các hình thức hỗ trợ quản lý theo trạng thái, theo ngày.
Những tính năng nổi bật của FastWork Dispatch – phần mềm quản lý văn bản, công văn đi -đến trực tuyến
1. Quản lý văn bản tập trung và thống nhất, sắp xếp, phân loại theo nhóm
Là một nhà quản lý, bạn có thể quản lý tất cả các loại văn bản đến đi trong doanh nghiệp trên một nền tảng trực tuyến.
Tại phần mềm quản lý văn thư FastWork, tất cả các văn bản đến/đi sẽ được văn thư tiếp nhận và thực hiện khai báo lên hệ thống phần mềm với các trường thông tin như: số thứ tự văn bản, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí cần lưu trữ, thời gian, trích yếu sơ lược nội dung của văn bản và Scan văn bản đính kèm giúp việc xem tổng quan nội dung văn bản trở nên dễ dàng hơn.
Theo đó, việc khai báo văn bản đồng nghĩa với việc số hóa hệ thống đơn thư thành bản mềm. Như vậy, doanh nghiệp có thể lưu trữ công văn bản mềm với dung lượng không giới hạn, dưới dạng cloud-based, một cách khoa học theo thư mục, theo nhóm được phân loại.
Quản lý tập trung trên một hệ thống trực tuyến
Ví dụ: Theo nhóm (trong nhóm lại có các folder riêng), theo từng loại văn bản (như quyết định, bổ nhiệm, báo cáo, tờ trình,…) Hoặc theo các trạng thái khác nhau (Đã ban hành / Chưa ban hành / Không thông qua).
Phần mềm văn bản FastWork cho phép quản lý theo phân loại, mức độ khẩn cấp và mức độ bảo mật
2. Tra cứu, tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi
Việc cấu trúc và lưu trữ văn bản theo nhóm tập trung trên hệ thống phần mềm giúp việc tra cứu và tìm kiếm văn bản trở nên dễ dàng hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý văn thư FastWork, bạn có thể tìm kiếm văn bản theo nhiều cách khác nhau. Tìm kiếm theo các thông tin liên quan đến văn bản như: số thứ tự, tên văn bản…
Dễ dàng tìm kiếm theo từ khóa số thứ tự văn bản, tên văn bản
Hoặc tìm kiếm lịch sử các văn bản đến/đi thông qua các bộ lọc thông minh, tính năng bộ lọc thông minh của FastWork có thể lọc ra tất cả các văn bản có cùng một hoặc nhiều tiêu chí, đến/đi theo ngày…
Tìm kiếm theo ngày, tuần, tháng với bộ lọc thông minh
Phần mềm lưu trữ văn bản FastWork Dispatch mọi nhân viên đều có quyền bình luận, trao đổi và đính kèm tài liệu dưới tất cả các văn bản được lưu trữ trên phần mềm ngay dưới mỗi giao diện xem tài liệu đó. Hệ thống đã định dạng sẵn nhiều kiểu bình luận như gõ text, gửi thêm file tài liệu bổ sung hoặc tạo các cuộc bình chọn online,….
Tất cả các thành viên liên quan đều có thể trao đổi về văn bản, công văn ngay trên hệ thống phần mềm
Phần mềm cũng tự động tracking số lượng và danh sách những người đã xem công văn, để các đồng nghiệp nhắc nhở kịp thời trong trường hợp cần thiết. Lấy ví dụ, chính sách làm việc từ xa quan trọng vừa ban hành, leader của team sẽ bình luận ở dưới “@thuhue @Lanle @PhuTon @nhanle vào đọc xem có gì không hiểu thì hỏi chị nhé!”
Hơn thế, phần mềm quản lý văn bản đi đến FastWork Dispatch còn hỗ trợ kết xuất dữ liệu văn bản phục vụ công tác báo cáo thống kê mỗi khi cần.
3. Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến từ việc tiếp nhận – phê duyệt – xử lý
Quá trình xử lý văn bản, công văn đến truyền thống tốn khá nhiều thời gian và công sức. Thường người tiếp nhận văn bản sẽ là văn thư, sau khi nhận được công văn, văn bản từ chuyển phát nhanh sẽ trình lên thư ký giám đốc sau đó mới đến tay giám đốc để thực hiện phê duyệt.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc, văn thư sẽ in hoặc photocopy tài liệu thành nhiều bản, đi xin chữ ký và dấu chứng thực rồi gửi đến từng phòng ban, bộ phận. Hoặc gửi một email thông báo đến toàn bộ nhân viên trong công ty có đính kèm văn bản dạng mềm hoặc file ảnh.
Quy trình sẽ trở nên khá phức tạp khi công ty mở rộng quy mô với nhiều cấp quản lý, người có thẩm quyền xét duyệt lại không phải lúc nào cũng có mặt tại văn phòng.
Với phần mềm văn bản FastWork, quy trình xử lý văn bản sẽ được chuẩn hóa và rút ngắn với 5 bước đơn giản sau:
Bước 1: Văn thư tiếp nhận văn bản đến từ tất cả các nguồn: chuyển phát, bưu điện, hộp thư điện tử, người gửi trực tiếp
Bước 2: Khai báo thông tin văn bản lên phần mềm và trình Lãnh đạo phê duyệt trực tuyến
Bước 3: Lãnh đạo phê duyệt, đưa ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến
Bước 4: Tiếp nhận ngay tức thì & xử lý văn bản theo ý kiến chỉ đạo, bút phê của Lãnh đạo
Bước 5: Phân loại & đưa vào kho lưu trữ bản cứng
4. Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi: rà soát – trình ký – phát hành văn bản
Trong cách quản lý, lưu trữ truyền thống, việc xử lý văn bản đi cũng không kém phần rườm rà, phức tạp. Chính người tạo văn bản, phê duyệt văn bản cũng không thể kiểm soát được quá trình thay đổi thông tin trên văn bản đó. Quá trình trình ký mất nhiều thời gian, gây chậm trễ, nếu đó là công văn quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh thì đôi khi doanh nghiệp sẽ phải trả giá bằng lợi nhuận. Sau khi được phê duyệt, công văn một lần nữa cần in ra nhiều bản để phát hành tới phòng ban, đơn vị có liên quan. Song song với quy trình trên, ở mỗi phòng ban đều cần lưu trữ lại một bản cứng trong tủ hồ sơ làm cơ sở đối chiếu sau này.
Tuy nhiên, đó là cách khiến doanh nghiệp bạn gặp nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ, quản lý và tìm kiếm chứ không phải một giải pháp quản lý lưu trữ công văn 4.0 thực sự.
Phần mềm lưu trữ văn bản FastWork Dispatch, doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa quy trình và giúp quá trình xử lý văn bản trở nên đơn giản nhất.
- Bước 1: Tiếp nhận, rà soát nội dung, thể thức văn bản ngay trên hệ thống phần mềm
- Bước 2: Lãnh đạo thực hiện phê duyệt hoặc đưa ý kiến chỉnh sửa trực tiếp trên file đính kèm trên hệ thống phần mềm
- Bước 3: Pháp chế hoặc văn thư hoàn thiện văn bản, lấy số thứ tự văn bản, ngày tháng, trình ký và đóng dấu
- Bước 4: Đính kèm văn bản có chữ ký và dấu gửi về bộ phận lập công văn và lưu trữ ngay trên hệ thống phần mềm
- Bước 5: Phát hành văn bản đến tất cả các thành viên trong doanh nghiệp bằng cách gắn thẻ @tennguoitheodoi. Đối với các văn bản phát hành không thuộc nội bộ công ty sẽ được in bản giấy và gửi đi.
Chi phí sử dụng phần mềm quản lý văn bản
Bảng giá của FastWork Dispatch “rất Việt Nam” so với các phần mềm của nước ngoài có cùng tính năng.
Tham khảo bảng giá chi tiết Tại đây
Kết luận
Phần mềm quản lý văn bản, công văn FastWork Dispatch giúp doanh nghiệp giảm tải khoảng cách địa lý, dung lượng thời gian và cả không gian lưu trữ tốn kém cho quy trình xử lý công văn trong doanh nghiệp. Đó là một bước tiến công nghệ tuyệt vời của quản trị và điều hành, là công cụ hỗ trợ hiệu quả để doanh nghiệp bạn trở thành một “doanh nghiệp 4.0” thực sự.
Với 1500+ khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mọi lĩnh vực như: Xây dựng, thiết kế nội thất, chuỗi cửa hàng-nhà hàng, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng,… tin dùng, FastWork Dispatch đang là phần mềm quản lý văn bản, công văn đến – đi được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn nhất hiện nay.
Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của FastWork là: VPBank, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Tìm hiểu thêm Câu chuyện Khách hàng đã triển khai thành công FastWork.
Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn.
Từ khóa tìm kiếm liên quan:
- phần mềm quản lý văn bản điện tử
- tải phần mềm quản lý văn bản
- phần mềm quản lý văn bản điều hành
- phần mềm quản lý văn bản và điều hành
- phần mềm quản lý văn bản nội bộ
- phần mềm quản lý văn bản đến và đi
- phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc
- phần mềm quản lý văn bản đi đến
- phần mềm văn thư lưu trữ
- phần mềm quản lý công văn
- phần mềm lưu trữ văn bản
- phan mem quan ly van ban
