Thấu hiểu được những bất cập trong công tác quản lý cuộc họp tại các doanh nghiệp hiện nay. FastWork cho ra đời phần mềm Quản lý cuộc họp trực tuyến – FastWork Meeting, giúp quản lý tất cả các cuộc họp trong doanh nghiệp tập trung trên một hệ thống trực tuyến, nắm bắt chính xác thông tin cuộc họp kể cả khi không tham gia họp, đơn giản hóa việc tổ chức cuộc họp, dễ dàng lưu trữ và tra cứu nội dung cuộc họp.
Mục lục nội dung:
Thực tế công tác quản lý cuộc họp tại các doanh nghiệp hiện nay
Một thực tế đang hiện hữu trong công tác quản lý cuộc họp tại các doanh nghiệp hiện nay là tổ chức cuộc họp kém, không theo quy trình nhất định, không chuẩn bị kỹ lưỡng tài liệu/thiết bị trước khi tổ chức họp. Thậm chí, người chủ trì cuộc họp không nắm bắt được các thành viên tham gia họp. Sau khi kết thúc họp không có văn bản tổng kết, dẫn đến các thành viên tham gia và không thể tham gia họp sẽ không nắm bắt được chính xác nội dung cuộc họp, khó theo dõi các tài liệu, khó nắm bắt định hướng triển khai công việc sau khi kết thúc cuộc họp.
Để khắc phục những vấn đề đó, các doanh nghiệp cần nhanh chóng ứng dụng ngay các phần mềm chuyên dụng để quản lý cuộc họp. Một trong những phần mềm quản lý cuộc họp hiệu quả không thể không kể đến là FastWork Meetting. Phần mềm giúp công tác tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng, đơn giản, hiệu quả và đúng quy trình. Đặc biệt là giúp các thành viên tham gia nắm bắt chính xác nội dung, tinh thần, định hướng triển khai công việc… kể cả khi không tham gia cuộc họp.
FastWork Meeting là gì?
FastWork Meeting là phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến. Hỗ trợ hiệu quả trong công tác tổ chức và quản lý cuộc họp như: Tối ưu thời gian tổ chức, lên lịch họp, quản lý, lưu trữ nội dung các cuộc họp. Giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
03 lợi ích khi sử dụng phần mềm FastWork Meeting
- Tối ưu thời gian tổ chức cuộc họp, lên lịch họp (theo dõi tình trạng available của phòng họp/thiết bị/nhân viên… để tạo lịch họp phù hợp)
- Hỗ trợ tổ chức cuộc họp hiệu quả theo quy trình 3 giai đoạn: Chuẩn bị họp – Họp và Sau cuộc họp.
- Cải thiện chất lượng cuộc họp, loại bỏ tình trạng nhân sự quên lịch họp, không nắm bắt được nội dung và mục tiêu và định hướng triển khai công việc sau cuộc họp.
Những tính năng nổi bật của FastWork Meeting
1. Hỗ trợ tổ chức cuộc họp
- Dễ dàng tạo cuộc họp
Nhà quản lý, nhân viên dễ dàng tạo cuộc họp trực tuyến bằng cách Click vào Button {Thêm mới} hoặc Click trực tiếp vào ngày muốn tổ chức cuộc họp. Nhập thông tin tại các trường bắt buộc: Tên cuộc họp, thời gian, người chủ trì, người tham gia, người theo dõi, mô tả, địa điểm; Gắn đường dẫn tham gia cuộc họp; Chia sẻ thông tin cuộc họp, mời người tham gia cuộc họp qua email; Tạo thăm dò ý kiến, thảo luận trong cuộc họp để hoàn tất tạo cuộc họp.
Tạo cuộc họp dễ dàng ngay trên hệ thống phần mềm
2. Quản lý lịch họp – nội dung cuộc họp trên một giao diện
- Quản lý tổng quan các lịch họp trên một giao diện
Hệ thống phần mềm sẽ tự động đồng bộ tất cả các lịch họp trên một lịch biểu chung. Thông qua giao diện, người dùng dễ dàng quản lý, theo dõi tất cả các lịch họp, lịch họp tôi tạo, tôi chủ trì, tôi tham gia, tôi theo dõi theo ngày/tuần/tháng.
Quản lý tất cả các lịch họp, lịch họp tôi tạo, tôi chủ trì, tôi tham gia, tôi theo dõi tập trung trên một giao diện
- Quản lý chi tiết nội dung cuộc họp
Dễ dàng xem chi tiết thông tin cuộc họp bằng cách Click trực tiếp vào cuộc họp. Phần mềm sẽ hiển thị giao diện “Chi tiết cuộc họp”. Tại giao diện, bạn sẽ quản lý được các thông tin như: Trạng thái cuộc họp; Thông tin cuộc họp (thời gian, địa điểm, mô tả, đường dẫn Zoom, Account Zoom); Lịch trình cuộc họp; Kết luận cuộc họp; Trao đổi – tài liệu đính kèm; Người tham gia/người xác nhận tham gia; Thăm dò ý kiến; Công việc trong cuộc họp.
Quản lý chi tiết thông tin cuộc họp trên một giao diện
3. Trao đổi – tự động thông báo Realtime
FastWork Meeting sẽ tự động gửi thông báo realtime tất cả thông tin liên quan về cuộc họp như nhắc nhở lịch họp sắp diễn ra, có tài liệu đính kèm hoặc trao đổi mới, thay đổi mới liên quan đến giờ họp, tài liệu… đến các thành viên tham gia, giúp mọi người đều nắm bắt thông tin nhanh nhất.
Phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến các thành viên tham gia khi có cuộc họp sắp diễn ra hoặc trao đổi mới trong cuộc họp
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ các thành viên tham gia cuộc họp dễ dàng trao đổi, đính kèm tài liệu ngay dưới mỗi cuộc họp.
08 lý do nên sử dụng FastWork Meeting ngay bây giờ
Có lẽ, bạn đang băn khoăn một số lý do tại sao nên sử dụng phần mềm Quản lý cuộc họp – FastWork Meeting mà không phải sử dụng các hình thức quản lý truyền thống? Dưới đây là một số lý do đáng để bạn quan tâm:
- Quản lý tất cả lịch họp theo ngày/tuần/tháng trên một giao diện
- Phân rõ vai trò, nhiệm vụ của các thành viên tham gia cuộc họp
- Nắm bắt nhanh, chính xác nội dung, văn bản báo cáo, lịch trình, định hướng tổ chức công việc kể cả khi không tham gia họp
- Quản lý lịch họp trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên Web app
- Dễ dàng tìm kiếm nhanh thông tin cuộc họp theo trạng thái: Đang hoạt động, kết thúc, theo nhân viên, phòng họp…
- Trao đổi, đính kèm tài liệu liên quan gắn với cuộc họp
- Nhận thông báo Realtime khi có trao đổi mới trong cuộc họp và thông báo nhắc nhở lịch họp sắp diễn ra
- Đẩy nhanh quá trình số hóa – chuyển đổi số doanh nghiệp
Xem thêm: “Lối tắt” cho cuộc họp hiệu quả: Gợi ý Top 3+ phần mềm quản lý cuộc họp
Chi phí sử dụng
Mang đến nhiều tiện ích trong công tác tổ chức và quản lý cuộc họp như: lập lịch họp, booking tài nguyên, tổ chức công việc: giao việc,lập đề xuất chi phí liên quan trong cuộc họp, mời thành viên xác nhận tham gia cuộc họp, tổ chức các cuộc họp ngoài công ty (tạo cuộc họp với khách hàng, đối tác… trên hệ thống phần mềm giúp nhà quản lý nắm bắt nội dung cuộc họp)… so với hình thức quản lý cuộc họp truyền thống, nhưng FastWork Meeting lại có chi phí khá phù hợp với các doanh nghiệp tại nước ta. Chỉ khoảng 20.000 VNĐ/tài khoản/1 tháng sử dụng, doanh nghiệp đã có thể cải thiện chất lượng tổ chức – quản lý cuộc họp trở nên hiệu quả hơn.
Bạn có thể tham khảo bảng giá của phần mềm tại đây
Kết luận
FastWork Meeting – Phần mềm Quản lý cuộc họp trực tuyến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý cuộc họp, đơn giản hóa việc tổ chức cuộc họp, dễ dàng lưu trữ và tra cứu nội dung cuộc họp.
FastWork Meeting – giúp tổ chức và quản lý cuộc họp hiệu quả
Hơn 1500 doanh nghiệp và 30.000 đang sử dụng hằng ngày. Khối nhà nước: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Đại học Quản lý & Công nghệ Hải Phòng, Trung tâm y tế huyện Thanh Thủy, Hợp tác xã Tín Phát… Khối doanh nghiệp: Vnpost, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt May 10, SEONGON, Thịnh Cường, SC Việt Nam…
Liên hệ Hotline: 0983 089 715 hoặc để lại thông tin dưới Form đăng ký tư vấn để được hỗ trợ nhanh nhất nếu Quý doanh nghiệp quan tâm tới Phần mềm Quản lý cuộc họp trực tuyến – FastWork Meeting.
