“Là một đơn vị thiết kế nội thất mới gia nhập thị trường, tôi nhận thấy mình cần ứng dụng công nghệ để “đi” nhanh hơn và để cạnh tranh với các đối thủ. Vì vậy, tôi lựa chọn và trải nghiệm khá nhiều phần mềm công nghệ trong quá trình quản trị doanh nghiệp như FastWork, MyXTeam… Với một khoản chi phí không quá lớn, chỉ 2% doanh thu cho việc đầu tư công nghệ vào vận hành và quản trị, tôi đã giải quyết được rất nhiều vấn đề nhức nhối của doanh nghiệp”, CEO Ngô Bảo chia sẻ.
Phần mềm giúp tăng gấp đôi hiệu suất công việc
Những ngày mới thành lập, Ban Lãnh đạo công ty sử dụng nhiều công cụ miễn phí như zalo, excel, google sheets… để điều hành công việc tại phòng, ban và các công trình. Hoạt động quản trị vẫn diễn ra nhưng lại gặp phải nhiều bất cập do các đầu mục công việc ngày một nhiều, công trình phân tán rộng tại các địa bàn khác nhau. Các công cụ miễn phí thiếu tính liên kết khiến thông tin nằm rải rác trên nhiều nền tảng. Từ đó, công việc khó liền mạch và thường gián đoạn ở khâu chuyển giao giữa các phòng ban.
Anh Ngô Bảo – CEO Nội thất IKI chia sẻ: “Trước đây khi chưa sử ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp, tôi chỉ quản lý được 4 đến 5 công trình đã thấy quá tải. Từ khi chuyển sang sử dụng bộ ứng dụng tập trung trong 1 phần mềm của FastWork hay MyXTeam, toàn bộ hệ thống được cải thiện với cách thức làm việc mới, tôi có thể quản lý từ 7 đến 10 công trình mà vẫn hoạt động trôi chảy. Việc lựa chọn và trải nghiệm nhiều phần mềm khác nhau đã đem lại cho tôi quyết định đúng đắn khi ứng dụng công nghệ. Từ đó, tôi tạo lập một quy trình chuẩn cho doanh nghiệp trên phần mềm phù hợp”.
Chi 2% doanh thu cho công nghệ, doanh nghiệp được gì?
Với một doanh nghiệp mới, có quy mô vừa và nhỏ, hẳn nhiều CEO sẽ đắn đo về chi phí khi ứng dụng công nghệ có vượt quá khả năng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, Ban Lãnh đạo Nội thất IKI cho biết: “Chúng tôi chi khoảng 2% doanh thu cho việc mua các phần mềm công nghệ và đào tạo, thay đổi nhận thức của nhân sự. Chi phí đó khá nhỏ so với thành quả mà IKI đã đạt được”.
Với quản lý bán hàng & quan hệ khách hàng, CEO Nội thất IKI nhận định định: “Một tháng đội ngũ nhân sự tiếp cận, báo giá được bao nhiêu khách hàng? Tỷ lệ chuyển đổi là bao nhiêu %?… đó là những câu hỏi tôi luôn đặt ra. Nếu tổng hợp thủ công, sẽ làm được thôi nhưng tốn quá nhiều thời gian. Tính năng quản lý quan hệ khách hàng của FastWork là bức tranh tổng thể giúp công việc kinh doanh dễ dàng hơn nhiều”
Trên phần mềm FastWork, quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng của Nội thất IKI được thiết lập và quản lý tập trung từ phòng marketing, sales, kế toán, chăm sóc khách hàng từ khi nhập lead đến chốt hợp đồng… Tất cả đều liền mạch, thông suốt, giảm đáng kể thời gian chờ đợi giữa các giai đoạn.
Về quản lý tiến độ công việc CEO không cần chờ đợi báo cáo từ file excel của quản lý cấp trung cuối mỗi tuần hay mỗi tháng. Mọi hoạt động giao việc, báo cáo tiến độ và kết quả đều thực hiện trên phần mềm. FastWork sẽ tự động cập nhật báo cáo ngay tại thời điểm nhân viên hoàn thành và báo cáo công việc. Cái hay nhất là tính liên kết giữa các phòng ban. Các thành viên liên quan đều được gán vào công việc liên quan, nhờ đó, mọi trao đổi được thông suốt. Không như trước đây, khi đề cập tới công việc gì trong zalo là cả team lại dò dẫm tìm lại file kế hoạch trên excel.
Về quản lý nhân sự, FastWork giúp giảm thời gian quản lý công nhật của đội ngũ nhân viên. Bộ phận nhân sự & Kế toán không mất thời gian đếm công, tính lương hàng tháng. Mọi số liệu đã được tự động cập nhật trên hệ thống ngay khi nhân viên thực hiện chấm công trên phần mềm. Ngoài ra, mức lương tháng cũng được tính toán dựa trên kết quả công việc mà nhân viên thực hiện và báo cáo trên phần mềm.
Về quản lý kỷ luật & chuyên cần, tính năng chấm công của FastWork đã giải quyết được vấn đề khiến Ban Lãnh đạo công ty đau đầu nhất. Với một công ty vừa và nhỏ như Nội thất IKI, nhân sự trong công ty đều thân thiết như người trong gia đình. Vì thế, việc nhắc nhở hay kỷ luật thường bị cản trở bởi tâm lý ngần ngại.
“Tôi không cần phải đến văn phòng sớm để kiểm tra, nhắc nhở từng nhân sự mỗi khi họ đi làm muộn như trước đây. Sự chính xác, minh bạch trong tính năng chấm công trên FastWork đã thay tôi làm điều đó”, CEO Ngô Bảo chia sẻ thêm
Ngoài ra, tính năng quản lý thời gian làm việc của FastWork còn đặc biệt hiệu quả với việc quản lý đội ngũ kỹ thuật làm việc tại công trường. Như vậy, dù ngồi ở văn phòng, Ban Lãnh đạo có thể quản lý được thời gian làm việc thực tế, thái độ làm việc của mỗi nhân sự. Đồng thời, phòng Giám sát giảm thiểu được nguồn lực quản lý đội ngũ thi công.
Dù hoạt động trên thị trường không lâu nhưng các công trình của IKI đã dần phủ rộng khắp thành phố Nha Trang, thành phố Hồ Chí Minh và các khu vực lân cận. Bằng nỗ lực trong sản xuất, thương mại và sự kiên quyết ứng dụng công nghệ vào quá trình vận hành, quản trị doanh nghiệp, đội ngũ IKI đã khẳng định thương hiệu trên thị trường và chinh phục những khách hàng khó tính nhất.
Có thể khẳng định, với khoản đầu tư nhỏ, công nghệ đã mang lại cho Nội thất IKI khả năng tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có. Quan trọng nhất, công nghệ giúp đánh giá được khả năng tiếp cận và tăng khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng trong giai đoạn đầu phát triển của một doanh nghiệp còn “trẻ tuổi”.
