Với đặc thù vận hành chuỗi 7 cơ sở mầm non tại Thái Nguyên, bài toán chấm công phân tán, dữ liệu không đồng bộ và xử lý lương thủ công qua Excel từng là thách thức lớn của Mầm non Hoa Trạng Nguyên. Để giải quyết dứt điểm vấn đề này, Ban lãnh đạo đã quyết định số hóa toàn diện nghiệp vụ chấm công cho 175 CBNV, giáo viên bằng việc ứng dụng FastWork TimeSheet, đặt dấu mốc quan trọng trong việc chuẩn hóa và tối ưu vận hành toàn hệ thống.
- Tên khách hàng: Công ty TNHH Giáo dục Mầm non Hoa Trạng Nguyên
- Lĩnh vực hoạt động: Giáo dục mầm non
- Nhu cầu quản lý: Số hóa hoạt động quản lý chấm công, tính lương đội ngũ Giáo viên, cán bộ nhân viên trong trường
- Giải pháp triển khai: Phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork
- Phân hệ sử dụng: Module quản lý chấm công di động FastWork TimeSheet
Mục lục nội dung:
1. Bài toán quản lý chấm công tại Công ty Giáo dục Mầm non Hoa Trạng Nguyên
Công ty TNHH Giáo dục Mầm non Hoa Trạng Nguyên là một trong những hệ thống trường mầm non tư thục uy tín với quy mô 7 cơ sở tại Thái Nguyên. Với đặc thù nhân sự bao gồm cả khối văn phòng và đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên làm việc tại các cơ sở khác nhau, bài toán quản lý chấm công tập trung trở nên vô cùng cấp thiết.
Trước đây, Hoa Trạng Nguyên sử dụng máy chấm công truyền thống. Tuy nhiên, phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế lớn khi vận hành doanh nghiệp chuỗi:
- Dữ liệu thiếu tin cậy: Máy chấm công thường có tình trạng không ghi nhận dữ liệu, gây khó khăn trong việc đối soát công ca.
- Quản lý phân tán: Mỗi cơ sở sử dụng một máy riêng lẻ, dữ liệu không được đồng bộ tập trung. Ban lãnh đạo và bộ phận kế toán không có cái nhìn tổng quan, tức thời về tình hình nhân sự toàn hệ thống.
- Quá tải công việc thủ công: Cuối tháng, bộ phận Kế toán phải tốn rất nhiều thời gian để trích xuất dữ liệu từ 7 máy, tổng hợp thủ công qua Excel, xử lý đơn từ giấy… Quá trình này không chỉ tốn nguồn lực mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, chậm trễ trong việc tính lương.
Bài toán đặt ra là cần một giải pháp có khả năng “hợp nhất” dữ liệu từ 7 cơ sở về một nơi duy nhất, tự động hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
2. Tối ưu chấm công 7 cơ sở với phần mềm FastWork TimeSheet
Thấy rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số, tháng 4 năm 2025, Ban lãnh đạo Công ty Giáo dục Mầm non Hoa Trạng Nguyên đã quyết định ứng dụng giải pháp quản lý chấm công di động FastWork TimeSheet.
Phần mềm nhanh chóng được triển khai cho 175 nhân sự trên toàn hệ thống, thay thế hoàn toàn máy chấm công truyền thống. Với FastWork TimeSheet, Hoa Trạng Nguyên đã giải quyết triệt để các vấn đề:
- Chấm công linh hoạt, chính xác: Giáo viên, CBNV có thể thực hiện chấm công tiện lợi qua ứng dụng di động cá nhân tại các địa điểm được định vị sẵn (GPS) hoặc qua mạng Wifi nội bộ của từng cơ sở. Loại bỏ tình trạng quên chấm công, máy lỗi khi dùng máy chấm công trước đó.
- Dữ liệu tập trung theo thời gian thực: Toàn bộ dữ liệu chấm công từ 7 cơ sở ngay lập tức được tổng hợp về một nền tảng quản trị duy nhất. Ban lãnh đạo có thể xem báo cáo nhân sự (đi muộn, về sớm, vắng mặt…) của bất kỳ cơ sở nào, bất kỳ lúc nào.
- Số hóa 100% quy trình đơn từ: Thay vì xử lý đơn giấy, mọi quy trình như xin nghỉ phép, giải trình chấm công, đăng ký làm thêm giờ… đều được khởi tạo và phê duyệt trực tuyến ngay trên phần mềm.
3. Hiệu quả ban đầu: Chuẩn hóa quy trình, giảm tải thời gian xử lý công lương
Chỉ sau một thời gian ngắn đi vào vận hành, hệ thống FastWork đã chứng minh được hiệu quả rõ rệt. Dữ liệu ghi nhận cho thấy, trung bình mỗi tháng có khoảng 400 đơn từ các loại (xin nghỉ, giải trình,…) được khởi tạo và phê duyệt nhanh chóng ngay trên phần mềm.
Con số này cho thấy sự thích ứng nhanh chóng của đội ngũ 175 nhân sự Hoa Trạng Nguyên với công nghệ mới. Quan trọng hơn, nó cho thấy quy trình nhân sự đã được chuẩn hóa và thông suốt. Bộ phận HR được giải phóng khỏi các tác vụ tổng hợp thủ công, tốn thời gian, để tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn. Bảng công được tổng hợp tự động, chính xác, trở thành đầu vào minh bạch cho bài toán tính lương cuối tháng.
Việc hợp tác với FastWork là bước đi quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số của Mầm non Hoa Trạng Nguyên, khẳng định tầm nhìn của Ban lãnh đạo trong việc ứng dụng công nghệ để tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm cho đội ngũ cán bộ, giáo viên.
FastWork tự hào đồng hành cùng Mầm non Hoa Trạng Nguyên trên hành trình số hóa quản trị. Chúng tôi tin tưởng rằng, với nền tảng công nghệ vững chắc, Hoa Trạng Nguyên sẽ tiếp tục tối ưu hóa nguồn lực hiệu quả, tạo đà phát triển bền vững cho toàn hệ thống.
Tham khảo chi tiết thông tin giải pháp chấm công FastWork TimeSheet đang được Công ty TNHH Giáo dục Mầm non Hoa Trạng Nguyên & hơn 3500 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước đã vận hành triển khai TẠI ĐÂY
Trở thành khách hàng tiếp theo của FastWork bằng cách liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để được Tư vấn Miễn phí!
