GCCI cùng FastWork xây dựng “trung tâm điều hành số” cho DN Dịch vụ tư vấn – đào tạo

Từ quản lý công việc theo từng khách hàng, vận hành quy trình phê duyệt đến tự động hóa chấm công & tính lương, Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo GCCI đã số hóa toàn bộ hoạt động vận hành trên một nền tảng duy nhất cùng FastWork.

Việc tập trung dữ liệu và quy trình trên cùng hệ thống giúp GCCI nâng cao khả năng kiểm soát công việc, giảm thời gian xử lý thủ công và tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình phục vụ khách hàng.

Về GCCI – Khát vọng xây dựng cộng đồng tri thức Việt

Được thành lập vào tháng 3/ 2012, Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo GCCI mang trong mình khát vọng kiến tạo một cộng đồng tri thức chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn và đào tạo doanh nghiệp tại Việt Nam.

Tên gọi GCCI là viết tắt của Group – Consultants – Company – International, thể hiện tầm nhìn xây dựng một doanh nghiệp Việt Nam phát triển mạnh mẽ, quy tụ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực trong môi trường làm việc chuyên nghiệp theo chuẩn quốc tế. GCCI tin rằng sức mạnh của doanh nghiệp được tạo nên từ trí tuệ tập thể và tinh thần đồng hành cùng phát triển.

Với định hướng trở thành Top 5 doanh nghiệp tư vấn và đào tạo hàng đầu Việt Nam, GCCI không chỉ cung cấp giải pháp chuyên môn mà còn mong muốn đồng hành cùng chủ doanh nghiệp theo tinh thần “win-win”, góp phần nâng cao năng lực quản trị và thay đổi tư duy làm việc của nguồn nhân lực Việt Nam trong thời kỳ chuyển đổi số.

Bài toán vận hành tại GCCI

Với đặc thù dịch vụ tư vấn, mỗi khách hàng của GCCI là một “dự án” riêng với khối lượng đầu việc, tiến độ và cam kết chất lượng khác nhau. Trong khi đó, đội ngũ chuyên gia và nhân sự lại làm việc linh hoạt, thường xuyên di chuyển tới văn phòng khách hàng.

Điều này đặt ra các nhóm thách thức quen thuộc:

• Khó theo dõi công việc gắn với từng khách hàng. Ban lãnh đạo cần biết mỗi khách hàng đang được hỗ trợ đến đâu, ai phụ trách, tiến độ ra sao, nhưng thông tin lại nằm rải rác trên email, tin nhắn và file excel cá nhân.
• Quy trình phê duyệt kéo dài. Các đề xuất thanh toán, ký kết hợp đồng, triển khai chương trình đào tạo phải chờ chữ ký, chờ người phê duyệt có mặt tại văn phòng.
• Chấm công và tính lương tốn nhiều thời gian & công sức trút dữ liệu công ca thủ công, đặc biệt với đội ngũ làm việc linh hoạt ngoài văn phòng, hoặc tham gia nhiều dự án khác nhau.
• Ban lãnh đạo thiếu dữ liệu vận hành theo thời gian thực để đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Giải pháp: Tối ưu quản lý công việc, chấm công trên nền tảng FastWork

Sau quá trình khảo sát hiện trạng và tư vấn giải pháp, FastWork đã đồng hành cùng GCCI triển khai bộ giải pháp quản trị số phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp dịch vụ tư vấn – đào tạo.

Không chỉ dừng ở việc thay thế các công cụ rời rạc như Excel, email hay các nhóm trao đổi nội bộ, hệ thống FastWork giúp GCCI chuẩn hóa quy trình vận hành từ quản lý công việc, theo dõi khách hàng, phê duyệt đề xuất đến chấm công – tính lương trên một nền tảng thống nhất, cụ thể: 

1. Quản lý công việc gắn với khách hàng

FastWork tư vấn cho GCCI mô hình quản lý công việc theo từng khách hàng, thay vì quản lý rời rạc theo phòng ban:

• Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, phân loại theo nhóm cá nhân và tổ chức, thuận tiện cho việc chăm sóc và khai thác lại.
• Mọi đầu việc phát sinh đều được gắn trực tiếp với hồ sơ khách hàng tương ứng.
• Đánh giá điểm và theo dõi tiến độ công việc trên từng khách hàng, giúp ban lãnh đạo nhìn được ngay chất lượng phục vụ và mức độ hoàn thành cam kết.

2. Quản lý dự án nhóm và quy trình đề xuất – phê duyệt

3. Số hóa Chấm công – Tính lương

• FastWork giúp GCCI triển khai hình thức chấm công linh hoạt qua app di động cá nhân, phù hợp với đặc thù đội ngũ thường xuyên làm việc tại văn phòng khách hàng hoặc di chuyển giữa nhiều địa điểm.
• Nhân viên dễ dàng tạo & gửi duyệt các loại đơn từ: xin nghỉ, giải trình chấm công, tăng ca, làm thêm,… & theo dõi chuyên cần mọi lúc mọi nơi. 
• Toàn bộ dữ liệu chấm công, đơn từ được đồng bộ tự động với hệ thống tính lương, giúp bộ phận nhân sự giảm đáng kể khối lượng nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian tổng hợp lương mỗi tháng.

Giá trị nhận được

Việc chuẩn hóa và vận hành toàn bộ quy trình trên một nền tảng quản trị thống nhất đã mang lại cho GCCI nhiều chuyển biến rõ rệt:

• Tập trung và minh bạch dữ liệu: Thông tin khách hàng, tiến độ công việc và dữ liệu chấm công – lương được quản lý tập trung trên cùng một hệ thống, giúp dễ dàng tra cứu, theo dõi và kiểm soát.
• Rút ngắn thời gian xử lý công việc: Các đề xuất và quy trình phê duyệt được thực hiện trực tuyến, giảm phụ thuộc vào việc gặp mặt trực tiếp hay chờ ký duyệt thủ công, từ đó tăng tốc độ phản hồi giữa các bộ phận.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Tiến độ triển khai và kết quả đánh giá theo từng khách hàng được cập nhật liên tục, giúp đội ngũ chủ động theo dõi chất lượng thực hiện và đảm bảo đúng các cam kết dịch vụ.
• Tối ưu nguồn lực quản lý: Ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình vận hành thông qua các báo cáo tổng hợp, từ đó giảm thời gian xử lý tác vụ điều hành và tập trung nhiều hơn cho các quyết định chiến lược và định hướng phát triển doanh nghiệp.

Là một doanh nghiệp tư vấn quản trị, GCCI hiểu rõ giá trị của việc chuẩn hóa và số hóa vận hành. Việc lựa chọn FastWork không chỉ là đầu tư một phần mềm, mà là bước đi nhất quán với chính triết lý mà GCCI đang mang tới cho khách hàng của mình: thay đổi tư duy quản trị để cùng phát triển bền vững.

FastWork chân thành cảm ơn Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo GCCI đã tin tưởng lựa chọn giải pháp của chúng tôi. Sự đồng hành của GCCI là động lực để FastWork tiếp tục nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cùng doanh nghiệp xây dựng một mô hình vận hành hiện đại, hiệu quả và bền vững trên hành trình chuyển đổi số. 

Đăng ký dùng thử