Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò vô cùng quan trọng với mỗi người trong bất cứ ngành nghề, công việc gì. Cách quản lý thời gian thông minh sẽ giúp tăng hiệu suất xử lý công việc, giảm áp lực và mang đến phút giây thảnh thơi ngoài giờ làm cho nhân viên. Vậy phải làm cách nào để có thể quản lý và sắp xếp thời gian một cách hiệu quả?
5 cách quản lý thời gian sau đây sẽ mang đến hiệu quả giải quyết công việc tối ưu dành cho các nhân viên văn phòng.
Mục lục nội dung:
Các yếu tố chính trong Quy trình Quản lý thời gian
Có 6 yếu tố liên quan đến Quản lý thời gian bao gồm:
- Định nghĩa hoạt động: Mỗi cá nhân nên xác định và lên lịch cho các hoạt động và nhiệm vụ khác nhau được thực hiện trong nhiệm vụ công việc của mình. Đây là điều cần thiết để việc hoàn thành công việc đúng deadline.
- Trình tự hoạt động: Trong bước này, nhà quản trị cần đưa ra tài liệu và xây dựng bản đồ các nhiệm vụ mỗi cá nhân trong đó. Các nhiệm vụ này phải được xác định thứ tự để hoàn thành việc phân bổ nguồn lực.
- Ước tính nguồn lực: Xác định các nguồn lực bao gồm con người, công cụ, máy móc cần thiết để hoàn thành công việc đó.
- Ước tính thời lượng hoạt động: Ước tính tiến trình bằng cách sử dụng các công thức như PERT (Kỹ thuật xem xét đánh giá chương trình) nhằm phát triển lịch trình chính xác để hoàn thành các công việc kéo dài.
- Phát triển lịch trình công việc: Lập kế hoạch ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi hoạt động cũng như phân tích thứ tự các hoạt động, tiến trình, nguồn lực và các rào cản trong lịch trình để có một kế hoạch chính xác.
- Kiểm soát lịch trình: Sự can thiệp của một công việc phát sinh phải được quản lý nhằm luôn đảm bảo tiến độ công việc không bị xáo trộn.
Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu phần mềm quản lý văn bản, công văn đi đến – FastWork Dispatch
Tại sao cách quản lý thời gian lại quan trọng trong công việc?
Chắc hẳn ai cũng đã cảm thấy lãng phí thời gian của chính mình khi đánh mất hàng giờ đồng hồ chỉ để làm những việc vô nghĩa và không đem lại hiệu quả.
Thực tế là có rất nhiều điều gây “lãng phí thời gian” trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Điều này lý giải tại sao việc quản lý thời gian lại quan trọng trong quản lý công việc. Bất kỳ công việc nào bạn đang thực hiện hoặc sắp bắt đầu đều cần sắp xếp ngày bắt đầu và kết thúc.
Trong tất cả các ngành nghề và lĩnh vực, thời gian thực sự quan trọng như tiền bạc. Nếu bạn còn chưa biết các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả, nội dung dưới đây sẽ liệt kê danh sách các phương pháp quản lý thời gian tốt nhất.
Các phương pháp Quản lý thời gian hiệu quả nhất
1. Sử dụng các công cụ và phần mềm
Một trong những cách quản lý thời gian nhanh chóng và hiệu quả dành cho nhân viên văn phòng chính là sử dụng công cụ, phần mềm và thiết bị phù hợp. Hiện nay có rất nhiều công cụ giúp xử lý công việc, quản lý dự án nhằm đáp ứng nhu cầu của từng lĩnh vực làm việc.
Mỗi cá nhân sẽ sử dụng các công cụ nhằm quản lý tốt thời gian và công việc mà mình cần giải quyết. Cụ thể các bạn có thể cân nhắc một số công cụ sau đây:
ProofHub
ProofHub là cách quản lý thời gian được hoạt động linh hoạt dựa trên phần mềm theo dõi thời gian được tích hợp sẵn. Phần mềm này chứa đựng các dữ liệu liên quan đến công việc mà nhà quản lý cần thực hiện trong thời gian nhất định.
Các thành viên trong nhóm sẽ nắm rõ được thời điểm “bắt đầu” và “đến hạn” nhằm thực hiện các công việc một cách khoa học, tuần tự. Nhờ phần mềm quản lý công việc các nhóm có thể quản lý công việc và sắp xếp thời gian hoàn thành dự án tốt hơn.
FastWork Workplace
FastWork Workplace được xem là cách quản lý thời gian tối ưu dành cho nhân viên và lãnh đạo tại các công ty, doanh nghiệp. Phần mềm này mang đến nhiều ưu điểm trong việc quản lý, sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc.
Phần mềm giúp nhà quản lý kiểm soát toàn bộ công việc từ tổng quan đến chi tiết. Từ đó giúp tối ưu thời gian xử lý công việc và tăng hiệu quả làm việc. Phần mềm quản lý trực tuyến này được áp dụng cho 2 nền tảng web và di động vô cùng tiện lợi cho người dùng.
Hubstaff
Hubstaff là một trong những cách quản lý thời gian được sử dụng phổ biến, cung cấp các tính năng quản lý thời gian dự án. Phần mềm này giúp theo dõi công việc ở dạng báo cáo hoạt động.
Hubstaff có thể định dạng ở chế độ lịch nhằm theo dõi các mục thời gian hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý,… Nhờ phần mềm này nhà quản lý có thể phân tích hiệu suất của nhóm mình.
ClickTime
ClickTime là một phương pháp quản lý thời gian và ngân sách dành cho các dự án được cập nhật thực tế qua các dữ liệu. Từ phần mềm này nhà quản lý có thể dự đoán nhu cầu của dự án bằng cách theo dõi thời gian mà nhóm đang bỏ ra.
Tuy nhiên ClickTime khá khó sử dụng do tính phúc tạp và không nhất quán.
Hay nếu bạn là CEO của doanh nghiệp đang bối rối tìm phương pháp Quản lý thời gian hiệu quả hơn? Vậy đừng bỏ qua 12 yếu tố Quản lý thời gian giúp CEO gặt hái thành công hay Bỏ túi kỹ năng Quản lý thời gian cho lãnh đạo SMEs
2. Biết cách phân bổ thời gian
Nhà quản lý cũng như dội ngũ nhân viên cần ghi lại nhật ký thời gian làm việc của mình nhằm xem xét cách sử dụng thời gian của mình đã hợp lý chưa. Thời gian được xem là tài sản quý giá nhất của con người, và không thể lấy lại được.
Thói quen ghi lại nhật ký làm việc trong ngày là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho bạn. Lợi ích của việc quản lý thời gian mang đến cho đội ngũ nhân viên vô cùng to lớn. Mỗi ngày bạn nên dành thời gian liệt kê các công việc chiếm nhiều thời gian của bạn nhất. Điều này sẽ giúp nhân viên và nhà quản lý phân chia thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng một cách tốt hơn.
Bạn cần xác định những công việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong ngày có phải là công việc quan trọng nhất hay không. Hoặc đặt ra câu hỏi tại sao cùng một công việc, số giờ làm tại sao có người lại hoàn thành, có người lại không. Nhân viên cùng nhà quản lý cũng cần sắp xếp dành nhiều thời gian nhất cho công việc và nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, sau đó mới đến các công việc hoặc nhu cầu giải trí khác.
3. Sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên
Một trong những cách quản lý thời gian mà mỗi nhân viên văn phòng không thể bỏ qua chính là sắp xếp các công việc cần ưu tiên hoàn thành trước trong ngày. Bạn nên bắt đầu một ngày làm việc mới bằng cách lên danh sách các công việc cần hoàn thành trước, các công việc và nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên. Điều này sẽ giúp xác định được đâu là công việc mình cần làm trước tiên, đâu là nhiệm vụ mình cần dành nhiều thời gian để hoàn thành.
Cụ thể người nhân viên có thể chia công việc thành các mục như: Quan trọng và khẩn cấp cần thực hiện đầu tiên và ngay lập tức. Trong đó:
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp thực hiện công việc vào thời gian làm việc thông thường trong ngày
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể giao phó nhiệm vụ này cho người khác nếu có thể
- Không khẩn cấp và không quan trọng, thực hiện sau khi hoàn thành các công việc trên.
Nhờ việc lên danh sách các công việc cần ưu tiên trong ngày, nhân viên có thể kiểm soát dễ dàng thời gian cũng như hiệu suất làm việc của mình. Ngoài ra bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các công việc cần làm trên công cụ quản lý dự án.
Người quản lý cần sắp xếp các hạng mục theo thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng và khẩn cấp của dự án. Cách quản lý thời gian này giúp hạn chế tình trạng trễ deadline cũng như chậm trễ trong công việc.
4. Tổng hợp danh sách công việc
Một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả cho dân văn phòng chính là lập danh sách tổng hợp công việc. Người quản lý dự án cần lập danh sách tổng hợp các nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm nhằm quản lý và theo dõi dễ dàng hơn. Việc tổng hợp và sắp xếp công việc theo tổ chức sẽ giúp việc quản lý và kiểm soát trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả tốt hơn.
Nhà quản lý có thể áp dụng các cách sắp xếp danh sách công việc như:
Sắp xếp công việc theo ngày đến hạn
Sắp xếp công việc theo ngày đến hạn là cách quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng. Nhà quản lý cũng như nhân viên cần lập danh sách các công việc cần hoàn thành theo thời hạn đề ra từ ban đầu. Điều này sẽ giúp khối lượng công việc được xử lý tốt hơn, tránh tình trạng quá hạn cũng như chậm trễ deadline. Các phần mềm quản lý thời gian hiệu quả giúp nhà quản lý cũng như nhóm làm việc có thêm động lực hoàn thành công việc khi sắp đến hạn.
Quản lý dự án chỉ cần ghi chú bắt đầu và ngày đến hạn vào từng nhiệm vụ trong danh sách và sắp xếp chúng theo thứ tự ngày đến hạn. Danh sách này sẽ giúp nhân viên xác định được việc nào cần làm trước, việc làm cần làm sau trong ngày, trong tuần, trong tháng.
Sắp xếp công việc theo tiến độ (với Kanban)
Kanban được hiểu là bảng thông tin hay phương pháp quản lý Kanban được bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Đây được xem là một trong những cách quản lý thời gian vô cùng hiệu quả. Kanban mang đến nhiều ưu điểm cho nhà quản lý và doanh nghiệp thông qua việc sắp xếp các nhiệm vụ mục tiêu một cách khoa học.
Thông qua phương pháp này các công việc sẽ được sắp xếp theo thời gian cụ thể, giúp đảm bảo đúng tiến độ. Người quản lý chỉ cần ghi chép quy trình làm việc bằng cách trực quan hóa ở từng dịch vụ.
5. Tránh đưa ra cam kết vượt quá khả năng
Cách quản lý thời gian mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Hầu hết các nhà quản lý và thành viên trong nhóm dành nhiều thời gian cho việc lo lắng không biết nhóm của mình có thể hoàn thành dự án đúng hạn hay không.
Việc cam kết hoàn thành số lượng hoặc mức độ công việc quá giới hạn có thể gây nên các áp lực trực tiếp lên nhân viên. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến các dự án gặp thất bại.
Trong trường hợp này người quản lý cần cải thiện kỹ năng quản lý thời gian bằng cách chuyển từ dự án này sang dự án khác, tránh lãng phí thời gian và nhân sự. Ngoài ra nhà quản lý cũng có thể sử dụng nguyên tắc 80/20 hay Pareto nhằm quản lý thời gian hiệu quả. Nguyên tác này giúp tối ưu hóa thời gian làm việc trong ngày bằng cách sắp xếp theo thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ.
Các cách quản lý thời gian khoa học và thông minh không chỉ giúp tăng hiệu suất giải quyết công việc mà còn mang đến tâm lý thoải mái, thảnh thơi cho nhân viên và nhà quản lý. Bằng việc sắp xếp thời gian biểu hiệu quả, công việc được hoàn thành đúng tiến độ, nâng cao cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến trong tương lai.
Cùng với đó, doanh nghiệp có thể xem xét việc chuyển mình doanh nghiệp theo xu hướng Chuyển đổi số bằng cách áp dụng các công cụ hỗ trợ trong Quản lý thời gian, quản lý công việc, số hóa dữ liệu,… để cùng hòa nhịp với sự phát triển chung trên toàn cầu.
