Case Study: Ứng dụng CRM cho doanh nghiệp gia công dịch vụ thế nào để hiệu quả?

By 27 Tháng Một, 2021Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Bên cạnh phần mềm Quản lý công việc, CRM được biết đến là phần mềm công nghệ phổ biến và quan trọng bậc nhất được các nhà quản lý ưu tiên sử dụng. Tuy nhiên, làm sao để chọn được 1 hệ thống CRM vừa đủ tính năng và phù hợp với doanh nghiệp của mình? Tại bài viết này, FastWork sẽ phân tích Case study ứng dụng CRM cho doanh nghiệp gia công dịch vụ bao gồm: quản lý đơn hàng, chăm sóc và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng từ những khách hàng mà chúng tôi đã trực tiếp triển khai. Nếu doanh nghiệp bạn không thuộc loại này, hãy theo dõi những topic cập nhật khác của chúng tôi hoặc tham khảo hệ thống FastWork CRM+.

1. Tại sao giải pháp CRM lại cần thiết trong doanh nghiệp gia công dịch vụ?

Đặc điểm khách hàng và đơn hàng

Thông thường, các doanh nghiệp gia công dịch vụ thường tìm đến một đơn vị cung cấp phần mềm CRM khi họ có tệp khách hàng quá lớn và kèm theo đó, số lượng đơn hàng ngày càng tăng chóng mặt. Việc quản lý trên Excel không còn hiệu quả, kế toán thì quá tải, khách hàng không được chăm sóc kịp thời. 

Một vài đơn vị lớn hơn sẽ có quy trình xử lý đơn hàng và ghi chép lịch sử thanh toán rõ ràng. Vậy làm sao để nhà quản lý kiểm soát được nhân viên đang làm đúng quy định?  

Thêm một vấn đề phát sinh khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, làm sao để quản lý doanh thu và chi phí tính trực tiếp trên từng đơn hàng của từng khách hàng bao gồm các lần tạm ứng, chi phí vật tư, lệ phí,… mà không bị bỏ sót thông tin hay lạc mất một tờ hóa đơn?! 

Cuối cùng, các khách hàng của doanh nghiệp dạng này thường có xu hướng trung thành với một nhà cung cấp. Do đó, việc quản lý lịch sử đơn hàng của từng khách hàng càng cần thiết.  

Xem thêm: Giới thiệu và đánh giá 8 phần mềm CRM phổ biến hiện nay

Một phần mềm CRM thế nào là phù hợp?

fastwork-crm

Đơn hàng gia công khác với sản xuất theo kế hoạch, theo đơn hàng lớn. Đơn hàng dịch vụ (vận chuyển, hải quan,..) khác với những dịch vụ có thời hạn dài như Internet, phần mềm nên các doanh nghiệp gia công, dịch vụ cần một phần mềm CRM có thể:

  • Theo dõi nắm bắt được tình trạng, tiến độ triển khai từng đơn hàng
  • Theo dõi nắm bắt được tình trạng  thu, chi, nợ, lợi nhuận từng đơn hàng
  • Thống kê tổng hợp được doanh thu, công nợ, lợi nhuận trên từng khách hàng (đối tác), nhân viên
  • Nắm bắt các chi phí phát sinh
    • Thi công lỗi mất chi phí mua vật tư làm lại, khắc phục
    • Chi phí phong bì, bôi trơn, bồi thường, phạt, …
  • Nắm bắt được tình hình tài chính, thu chi, dòng tiền độc lập với hệ thống kế toán

Xem thêm: Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản lý như thế nào?

2. Các tính năng CRM cần thiết cho doanh nghiệp gia công, dịch vụ

Thông thường, các hệ thống CRM sẽ có rất nhiều tính năng mà nhà quản lý sẽ cần ra quyết định khôn ngoan để lựa chọn các tính năng cần thiết được cung cấp bởi các nhà viết phần mềm phù hợp, thay vì trả tiền cho cả một hệ thống CRM đồ sộ lãng phí. 

Nếu doanh nghiệp có tiềm lực tài chính lớn mạnh, hệ thống ERP tổng thể là lựa chọn tốt nhất vì bạn có thể yêu cầu tùy chỉnh tính năng theo thực tế của công ty. 

Tuy nhiên, với các yêu cầu quản lý đơn giản và quy mô SME, một phần mềm dạng dịch vụ cloud là vừa đủ, và không tốn quá nhiều chi phí. 

Với hệ thống tính năng đa dạng, phần mềm FastWork CRM được rất nhiều các doanh nghiệp thi công, dịch vụ lựa chọn nhằm quản lý hiệu quả hệ thống đơn hàng – giám sát chặt chẽ thu chi. Những cái tên tiêu biểu phải kể đến là Kỹ nghệ Trí Việt, Dịch vụ thông quan GOLDTRAN,…

Dưới đây là các tính năng CRM từ cơ bản tới nâng cao đáp ứng yêu cầu quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng phù hợp với doanh nghiệp gia công, dịch vụ.

#1: Lập chi tiết danh sách khách hàng trên một hệ thống tập trung

Hệ thống CRM FastWork cho phép quản lý data khách hàng tập trung trên 1 hệ thống giúp nhà lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ quy trình chăm sóc, xử lý nhu cầu khách hàng, nắm bắt tức thời các phát sinh để giải quyết triệt để. Việc lưu trữ data trực tuyến còn hỗ trợ hiệu quả cho mục đích tái tiếp thị, chuyển giao cho nhân viên khác phụ trách với đầy đủ thông tin cần thiết hoặc phân loại nhằm đưa vào các chiến dịch bán hàng, khuyến mại ….

Giao diện quản lý danh sach khách hàng tập trung trên hệ thống

#2: Quản lý các đơn hàng theo DEAL

  • Khai báo giá trị đơn hàng vào giá trị DEAL
  • Thiết kế quy trình đề theo dõi tình trạng, tiến độ triển khai (Có thể mỗi cửa hàng, chi nhánh một quy trình)
  • Lập các phiếu thu theo các lần thanh toán(tạm ứng) của khách hàng
  • Lập các phiếu chi theo các khoản mục mua vật tư, lệ phí, … trong quá trình thực hiện
  • Thiết kế sổ quỹ cho từng cửa hàng, chi nhánh

#3: Theo dõi giám sát (quản lý)

  • Sử dụng KANBAN để dõi tình trạng, tiến độ triển khai
  • Vào mục “Chi phí” để theo dõi tình trạng tài chính từng đơn hàng
  • Vào khách hàng để theo dõi tình trạng tài chính từng khách hàng
  • Vào sổ quỹ để theo dõi tình trạng tài chính/dòng tiền của từng cửa hàng, chi nhánh

#4: Đề xuất, phê duyệt trực tuyến

FastWork CRM hỗ trợ đội ngũ nhân viên hiện trường khởi tạo đề xuất trực tuyến ngay trên điện thoại di động, phát sinh được xử lý nhanh chóng. Giải quyết triệt để tình trạng tắc nghẽn công việc do sự kết nối thiếu tính tức thời của đội ngũ nhân viên văn phòng, ban lãnh đạo và nhân viên thị trường.

#5: Giám sát nhân viên hiện trường

Nếu như ở cách quản lý truyền thống, ban lãnh đạo gần như chỉ có thể nắm bắt được tình hình làm việc tại khách hàng khi nhân viên đã hoàn thành công việc và báo cáo. Nhân viên đến gặp khách có đúng như lịch đã hẹn không, có tranh thủ thời gian làm việc riêng không. nhà quản lý đều không thể kiểm soát. Với FastWork CRM, toàn bộ nhân viên phải thực hiện check in/ check out tại khách hàng bằng cách chụp ảnh khuôn mặt. Hệ thống sẽ tự động khai báo dữ liệu từ hình ảnh, thời gian, vị trí của nhân sự để ban lãnh đạo nắm bắt được. 

Báo cáo trực quan tình trạng chăm sóc và viếng thăm khách hàng

Tuy nhiên, giải pháp FastWork CRM mang lại hiệu quả giám sát tuyệt đối cho các đơn hàng vừa và nhỏ nhưng lại không phù hợp để quản lý các đơn hàng lớn như sản xuất 100 bức vách CNC cho 1 tòa nhà chung cư (Khối lượng lớn, thời gian dài, chia nhiều giai đoạn, …), các service request như sửa tủ lạnh, điều hòa,…

3. Case Study ứng dụng CRM cho các doanh nghiệp gia công, dịch vụ

Để áp dụng bất kỳ hệ thống CRM nào vào doanh nghiệp, nhà quản lý cần xây dựng quy trình xử lý đơn hàng, quy định quản lý khách hàng. Sau đó, đưa lên phần mềm CRM để số hóa và quản lý thực thi quy trình đó. 

Với FastWork, chúng tôi thường xuyên tư vấn các quy trình quản lý đơn hàng phù hợp cho từng mặt hàng kinh doanh và dịch vụ cung cấp cụ thể để đảm bảo khách hàng có thể áp dụng hệ thống CRM nhanh chóng – đơn giản mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. 

Dưới đây là 2 mô hình quản lý Deal tiêu biểu, bạn có thể tham khảo để áp dụng trong thực tế.  

Case Study 1: Dịch vụ gia công cắt Laser

Dịch vụ gia công Laser chủ yếu dành cho các doanh nghiệp Xây dựng nội thất gia dụng như cắt laser CNC, kính cường lực, tủ bếp,…

Quy trình quản lý đơn hàng theo DEAL

Tiếp nhậnTư vấnThi côngNghiệm thu
Ghi nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng
  • Thiết kế (Bản vẽ)
  • Chốt bản vẽ với KH
  • Lập dự toán (Nội bộ)
  • Lập báo giá (Khách hàng) 
  • Chốt kinh phí với khách hàng cập nhật Giá trị DEAL
  • Tạm ứng x% (Lập phiếu thu)
  • Nhập vật tư (Lập phiếu chi)
  • Thi công
  • Bàn giao cho nhân viên KD
  • Nghiệm thu với KH
  • Thu tiền (Lập phiếu thu)
  • Đóng DEAL

Case Study 2: Dịch vụ thông quan

Đối tượng: Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận chuyển, thông quan, dịch vụ cho thuê phương tiện (ngắn hạn theo ngày, giờ,…)

Quy trình quản lý đơn hàng theo DEAL

Tiếp nhậnKhai báo hải quanVận chuyểnGiao hàng
  • Tiếp nhận thông tin, giấy tờ từ KH
  • Kiểm tra trước các vấn đề liên quan đến hàng hóa
  • Kiểm tra lại bộ chứng từ
  • Báo giá cập nhật giá trị deal
  • Tạm ứng nếu có (Lập phiếu thu)
  • Thực hiện khai báo
  • Làm các thủ tục để thông quan tờ khai
  • Khai báo các chi phí (Lập phiếu chi)
  • Thông báo kế hoạch vận chuyển giao hàng
  • Thực hiện vận chuyển
  • Khai báo các chi phí cho quá trình vận chuyển (Lập phiếu chi)
  • Giao hàng, kiểm tra
  • Thu tiền (Lập phiếu thu)
  • Xuất hóa đơn

Hướng dẫn quản lý Deal trên FastWork CRM

Bước 1: Khởi tạo quy trình quản lý Deal trên phần mềm 

Việc đầu tiên bạn cần làm là cấu hình quy trình lên phần mềm, thiết lập các điều kiện chuyển bước nhằm chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng.

Ở mỗi giai đoạn sẽ có thời gian xử lý tối đa, tỷ lệ thành công, danh sách công việc cần làm, tùy chọn nhắc nhở theo deadline, tự động chốt thất bại khi quá hạn kèm lý do thất bại.

Việc xây dựng hệ thống quy trình chuẩn giúp ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ tiến độ xử lý đơn hàng, nhanh chóng nắm bắt nút thắt để có hướng xử lý kịp thời tránh tắc nghẽn ảnh hưởng đến chất lượng chăm sóc khách hàng. 

case-study-ung-dung-fastwork-crm
Case Study ứng dụng CRM khởi tạo quy trình quản lý DEAL

Bước 2: Đưa khách hàng vào quy trình để quản lý khi có đơn hàng phát sinh 

Hoàn thành quy trình chuẩn, bạn cần gán khách hàng vào quy trình để quản lý chi tiết thông tin khách hàng, tình trạng đơn hàng, các khoản thu chi cũng như các vấn đề phát sinh. 

Giao diện Dashboard thống kê khách hàng được đưa vào quy trình quản lý Deal để xử lý

Phần mềm không chỉ cung cấp các báo cáo trực quan lãi/ lỗ của từng đơn hàng mà còn góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ khi mọi phát sinh đều được tiến hành giải quyết nhanh chóng nhất.

Bước 3: Quản lý quá trình xử lý đơn hàng 

Phần mềm CRM FastWork giúp ban lãnh đạo quản lý chi tiết tiến độ xử lý đơn hàng, đang ở giai đoạn nào trong quy trình, do ai phụ trách – khi có nút thắt sẽ nhanh chóng nắm bắt để có hướng giải quyết kịp thời, tránh tắc nghẽn làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng chung.

Phần mềm thực hiện nhiệm vụ ghi chép các khoản thu chi phát sinh, tự động tính toán lãi – lỗ dựa trên tổng thu – tổng chi. 

Trong quá trình sản xuất đơn hàng hay cung cấp dịch vụ sẽ có rất nhiều phát sinh xảy ra, FastWork CRM cho phép khởi tạo và phê duyệt đề xuất online đính kèm trực tiếp đơn hàng giúp các cá nhân liên quan nhanh chóng nắm bắt tình hình. Ban lãnh đạo sẽ có quyền phê duyệt hoặc từ chối, trao đổi lý do ngay tại đề xuất. Mọi thông tin đều được kiểm chứng, cập nhật và lưu trữ công khai, minh mạch, tra cứu thuận tiện khi cần.

Bước 4: Quản lý doanh thu theo khách hàng

  • FastWork hỗ trợ quản lý doanh thu của từng khách hàng theo tháng, quý, năm.
  • Ghi chép lịch sử hoạt động của từng đơn hàng, tình trạng thanh toán công nợ 

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, FastWork cung cấp các báo cáo doanh thu theo cửa hàng, tình trạng sử dụng nguyên vật liệu, số hóa các khoản nhập/ xuất theo vật liệu vào sổ quỹ để dễ dàng quản lý biến động dòng tiền của doanh nghiệp.

FastWork CRM còn có rất nhiều các tính năng khác có thể bạn sẽ quan tâm như: 

  • Cung cấp nền tảng Email Marketing miễn phí
  • Cung cấp miễn phí dịch vụ thiết kế Landing Page
  • Quản lý cơ hội khách hàng (Lead)
  • Quản lý khách hàng
  • Quản lý liên hệ
  • Quản lý cơ hội bán hàng
  • Quản lý báo giá
  • Quản lý hợp đồng
  • Quản lý chăm sóc khách hàng
  • Quản lý hỗ trợ khách hàng

Hy vọng những thông tin trong bài biết Case Study ứng dụng CRM cho các doanh nghiệp gia công dịch vụ sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể và chi tiết hơn về lợi ích CRM mang lại cho từng lĩnh vực đặc thù.

FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply