Case Study: Tự động hóa quy trình ISO trong Sản xuất (kèm mô hình cụ thể)

By 27 Tháng Mười, 2020Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Rất nhiều doanh nghiệp Sản xuất đầu tư hàng đống tiền thuê chuyên gia tư vấn ISO nhưng vẫn nhận lấy thất bại trong quá trình triển khai áp dụng vào thực tế. Để giải quyết bài toán đó, trong bài viết này FastWork sẽ hưỡng dẫn bạn cách tự động hóa quy trình ISO đúng chuẩn – hiệu quả trên phần mềm FastWork Workflow.

1. Tổng quan về Quy trình ISO trong các doanh nghiệp Sản xuất 

Quy trình ISO (International Organization for Standardization) hiểu đơn giản là việc đưa ra các bước có trình tự rõ ràng để thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp, tổ chức. Với điều kiện chúng phải đáp ứng được tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 mà doanh nghiệp đang triển khai.

Có thể nói, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào doanh nghiệp, tổ chức sẽ là một quyết định chiến lược giúp cải tiến kết quả hoạt động tổng thể và cung cấp một nền tảng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển bền vững. 

Mẫu quy trình lập kế hoạch và thực hiện sản xuất theo ISO.

Thực tế trong doanh nghiệp sản xuất sẽ có rất nhiều quy trình cần đưa vào hệ thống ISO để quản lý: quy  trình mua vật tư, quy trình sản xuất, quy trình kiểm soát chất lượng, quy trình nhập hàng xuất kho… Tuy nhiên, trong khuôn khổ bài viết này, đội ngũ FastWork xin được giới thiệu tới bạn đọc quy trình phổ biến và quan trọng nhất của các doanh nghiệp sản xuất: Quy trình lập kế hoạch và thực hiện sản xuất. Trong đó, chúng tôi sẽ đưa ra mô hình mẫu đã đạt chuẩn ISO 9001 và hướng dẫn tự động hóa quy trình ISO trên FastWork Workflow nhằm đảm bảo công tác quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Các từ viết tắt trong quy trình: 

QT.01 – Quy trình lập kế hoạch và thực hiện sản xuất

HTQL – Hệ thống quản lý An toàn – chất lượng – môi trường

P. SX – Phòng sản xuất

NVKD – Nhân viên kinh doanh

QC – Bộ phận Kiểm tra chất lượng 

Một quy trình sản xuất theo chuẩn ISO 9001 về cơ bản sẽ đi qua các bước như lưu đồ sau:

sơ đồ quy trình ISO cho doanh nghiệp sản xuất

Cụ thể mô tả các bước thực hiện kèm các biểu mẫu để kiểm soát chất lượng, theo tiêu chuẩn ISO:

BƯỚC 1: NHẬN YÊU CẦU SẢN XUẤT

Yêu cầu sản xuất sẽ được QĐSX hoạch định dựa trên:

  • Dự trù bán hàng hàng tháng.
  • Giấy đề nghị xuất hàng 
  • Kim ngạch bán hàng của các tháng trước

Kế toán kho tiếp nhận yêu cầu “Đề nghị xuất hàng” và chuyển thông tin cho P.SX. 

P.SX và NVKD xác nhận lại về số lượng tồn kho, hàng hóa trong kho sẵn có để xác nhận sự đáp ứng về số lượng và thời gian có thể giao hàng.

Trách nhiệm: NVKD, Phòng Sản xuất, Kế toán kho

BƯỚC 2: LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT

  • Trưởng bộ phận phụ trách sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất hàng tháng và cập nhật vào Biểu mẫu Kế hoạch sản xuất kinh doanh SX-QT02-BM01A và theo dõi số lượng nhập – xuất hàng ngày cập nhật vào Biểu mẫu Theo dõi kế hoạch sản xuất SX-QT02-BM01B.
  • Các đơn hàng được xem xét về mức độ ưu tiên, có thể điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo tiến độ sản xuất.

Trách nhiệm: Phòng Sản xuất

Biểu mẫu áp dụng: SX-QT02-BM01A, SX-QT02-BM01B, Quy trình Kiểm soát chất lượng nguyên liệu – sản phẩm KCS-QT05

BƯỚC 3: THỰC HIỆN SẢN XUẤT

  • Trưởng phòng sản xuất thông báo tới các tổ trưởng, sắp xếp công nhân để thực hiện sản xuất đúng theo “Lệnh sản xuất/phiếu giao việc” SX-QT02-BM03 
  • Trước khi thực hiện sản xuất, công nhân sản xuất kiểm tra hoạt động của các thiết bị theo “Phiếu kiểm tra tình trạng hàng ngày’’ SX-QT02-BM06.
  • Trong quá trình sản xuất phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn, hướng dẫn công việc cụ thể và ghi chép vào “Nhật ký sản xuất’’ SX-QT02-BM04.
  • Công tác bảo dưỡng, sửa chữa xe máy thiết bị phục vụ sản xuất được ghi chép theo dõi tình trạng thực hiện theo biểu mẫu SX-QT02-BM05 Nhật ký sửa chữa.
  • Đối với mỗi mặt hàng sản xuất, pha chế sẽ tuân thủ theo các Hướng dẫn sản xuất đi kèm

Trách nhiệm: Phòng Sản xuất/ Tổ trưởng, công nhân

Biểu mẫu áp dụng: SX-QT02-BM03, SX-QT02-BM06, SX-QT02-BM04, SX-QT02-BM05, Hướng dẫn sản xuất

BƯỚC 4: KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG

  • Sau khi kết thúc mẻ sản xuất, Bộ phận QC kiểm tra chất lượng sản phẩm theo ‘’Quy trình kiểm soát chất lượng nguyên liệu – sản phẩm’’ và Tiêu chuẩn cơ sở.
  • Hàng đạt yêu cầu chuyển chờ xuất.
  • Hàng không đạt, phân lô, đánh dấu, xử lý theo “Quy trình kiểm soát sự không phù hợp KCS-QT06”.

Trách nhiệm: QC/ Phòng Sản xuất

Biểu mẫu áp dụng: QT Kiểm soát chất lượng nguyên liệu – sản phẩm, QT kiểm soát sự không phù hợp

BƯỚC 5: CHỜ XUẤT/ GHI CHÉP BÁO CÁO

Sau khi sản xuất ghi chép nhật ký sản xuất, Kế toán kho tổng hợp sản lượng vào phần mềm kế toán.

Trách nhiệm: Phòng Sản xuất/ Kế toán kho

Biễu mẫu áp dụng: Nhật ký sản xuất SX-QT02-BM04

2. 4 nguyên nhân chính dẫn đến thất bại khi triển khai ISO

Mặc dù đầu tư không ít tiền bạc mời chuyên gia tư vấn ISO nhưng vẫn có không ít doanh nghiệp nhận lại thất bại trong quá trình triển khai áp dụng vì 4 nguyên nhân sau:

Quy trình quá phức tạp, khó khăn trong công tác hiện thực hóa

Những quy trình ISO thường khá phức tạp, mỗi bước thực hiện đều phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quản lý và hệ thống biểu mẫu có sẵn đã được đặt ra. Thời gian đầu áp dụng, nhân viên rất dễ bị “ngợp” vì không quen với cách làm việc quá khuôn khổ. Cần sự kiểm soát chặt chẽ từ ban lãnh đạo cũng như các công cụ hỗ trợ công tác quản lý để đảm bảo việc triển khai ISO không bị ngắt quãng.

Thiếu sự tham gia đầy đủ của toàn bộ tổ chức

Sự thiếu đầy đủ, rõ ràng trong việc xác định vai trò, vị trí của từng cá nhân tham gia triển khai dự án tạo ra tình trạng đổ lỗi lẫn nhau, không ai chịu trách nhiệm về mình gây bất đồng, chống đối trong nội bộ. Ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình cũng như kết quả triển khai ISO của doanh nghiệp.

Chưa có công cụ đo lường hiệu quả

Vấn đề nổi cộm tồn tại là doanh nghiệp chỉ đơn phương tiếp cận ISO theo hướng “viết những gì đang làm, Bổ sung theo tiêu chuẩn, Làm những gì đã viết sau đó duy trì trạng thái đó.

Việc không sử dụng công cụ đo lường hiệu quả quá trình triển khai ISO sẽ khiến bạn ngày càng lấn sâu vào những sai sót hoặc cách thức vô bổ, tiêu tốn hàng đống tiền và có thể phải chịu tổn thất lớn hơn rất nhiều so với trước kia.

Thiếu khả năng duy trì và cải tiến liên tục

Có nhiều đơn vị chỉ cố gắng áp dụng ISO vào tổ chức để nhận được giấy chứng nhận, sau khi được chứng nhận lại không duy trì và cải tiến. Đó là lý do thay vì nhận lại hàng đống giá trị từ việc triển khai HTQL theo ISO, tổ chức bạn có thể phải đối mặt với khủng hoảng. 

3. Tự động hóa quy trình ISO trong sản xuất với FastWork Workflow

Muốn số hóa thành công một quy trình giấy lên hệ thống FastWork Workflow để quản lý, đòi hỏi doanh nghiệp cần cụ thể hóa quy trình với đầy đủ thông tin, trường dữ liệu và cách thức vận hành. Do vậy, căn cứ vào lưu đồ Quy trình mẫu chúng tôi đã giới thiệu phía trên, đã bao gồm tiến trình thực hiện đi kèm các biểu mẫu nhằm kiểm soát chất lượng ISO cần thiết, nhà quản lý doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa vào sử dụng và tự động hóa quy trình ISO bằng FastWork Workflow, kết hợp số hóa các biểu mẫu phê duyệt bằng FastWork Request. Như  vậy doanh nghiệp vừa có thể kiểm soát vận hành, quản lý chất lượng và tối ưu hệ thống ISO hoàn toàn trên FastWork mà không cần sử dụng thêm công cụ quản lý nào khác.

Hướng dẫn Tự động hóa quy trình ISO trên FastWork Workflow

Đầu tiên, để Khởi tạo quy trình lập kế hoạch sản xuất chuẩn ISO trên FastWork Workflow, nhà quản lý cần xác định các giai đoạn thực hiện. Ở mỗi giai đoạn, cần lập ra danh sách các công việc cần làm với những mô tả cụ thể, phân quyền người thực hiện, người theo dõi, người phối hợp trong một khoảng thời gian rõ ràng. 

Dưới đây là bảng tổng hợp thông tin chi tiết: 

Giai đoạn 1Nhận yêu cầu sản xuất
Việc cần làm
  • Cân đối nguồn lực, kiểm kê tồn kho
  • Đề nghị xuất hàng
  • Xác nhận sản xuất theo yêu cầu
Người phụ tráchPhòng Sản xuất, NVKD
Deadline3 ngày
Kết quảXác nhận số lượng, thời gian giao hàng
Giai đoạn 2Lập kế hoạch sản xuất
Việc cần làm
  • Lập đơn hàng sản xuất
  • Tạo biểu mẫu theo dõi kế hoạch sản xuất
  • Đánh giá mức độ ưu tiên
  • Kiểm tra thiết bị
  • Lệnh sản xuất
Người phụ tráchPhòng Sản xuất
Deadline5 ngày
Kết quảMọi đơn hàng đều được xác nhận, đảm bảo tiến độ sản xuất
theo đúng thời gian đã xác nhận ở giai đoạn 1
Biểu mẫu áp dụngSX-QT02-BM01A, SX-QT02-BM01B
Quy trình Kiểm soát chất lượng nguyên liệu – sản phẩm KCS-QT0
Giai đoạn 3Thực hiện sản xuất
Việc cần làm 
Người phụ tráchPhòng Sản xuất
Deadline10 ngày
Kết quảSản xuất đơn hàng theo đúng quy trình và tiêu chuẩn
Biểu mẫu áp dụngSX-QT02-BM03, SX-QT02-BM06, SX-QT02-BM04
SX-QT02-BM05, Hướng dẫn sản xuất
Giai đoạn 4Kiểm tra chất lượng
Việc cần làm
  • Quy trình kiểm soát chất lượng
  • Quy trình kiểm soát sự không phù hợp
Người phụ tráchQuản lý, giám đốc
Deadline1 ngày
Kết quả
  • Sản phẩm nào đạt chuyển qua giai đoạn 5
  • Sản phẩm không đạt nhập kho, phân lô
Biểu mẫu áp dụng
  • QT Kiểm soát chất lượng nguyên liệu – sản phẩm.
  • QT kiểm soát sự không phù hợp
Giai đoạn 5Chờ xuất/ ghi chép báo cáo
Việc cần làmBáo cáo nhật ký sản xuất
Người phụ tráchTrưởng phòng kế toán
Deadline1 ngày
Kết quảHoàn thành quy trình sản xuất
Biểu mẫu áp dụngNhật ký sản xuất SX-QT02-BM04

Giao diện quy trình lên kế hoạch sản xuất theo ISO trên phần mềm FastWork Workflow

quy trình ISO khi số hóa lên phần mềm FastWork Workflow

Điều kiện chuyển tiếp từng giai đoạn bạn có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu, quy mô và mục đích doanh nghiệp.

Để việc kiểm soát chất lượng thực hiện công việc tại từng giai đoạn được hiệu quả hơn, FastWork Workflow cho phép người dùng gắn trực tiếp các biểu mẫu vào từng giai đoạn cụ thể. Các thành viên tham gia tại mỗi giai đoạn có thể xem được các biểu mẫu đã được phê duyệt hay chưa hoặc tình trạng xử lý như thế nào để nhanh chóng nắm bắt các thông tin quan trọng. 

Dưới đây là mẫu “Biểu mẫu đề nghị xuất hàng” tại giai đoạn Nhận yêu cầu sản xuất của Quy trình sản xuất theo chuẩn ISO được số hóa bằng tính năng FastWork Request: 

biểu mẫu ISO trên FastWork Request

FastWork Request cho phép khởi tạo linh hoạt các trường dữ liệu và thiết lập cơ chế xử lý, thêm người xét duyệt, người phụ trách thực hiện. Tại giai đoạn Nhận yêu cầu sản xuất, Phòng sản xuất có thể xem được biểu mẫu Đề nghị xuất hàng đã được Kế toán kho phê duyệt hay chưa để tiếp tục xử lý và chuyển sang giai đoạn tiếp theo.   

FastWork WorkFlow – Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp toàn diện thuộc Nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn 

fastwork-workflow

#1 Tự động hóa không giới hạn quy trình: FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất.

#2 Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.

#3: Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.

#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ

#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS, cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Q&A

1. FastWork có thể số hóa những quy trình nào? 
Với 2 mô hình quản lý quy trình Pipeline và Workflow, FastWork có thể số hóa mọi
quy trình công việc từ đơn giản tới phức tạp. Các quy trình đơn phòng ban, tới đa
phòng ban như: Quy trình sản xuất, Quy trình mua hàng, Quy trình tuyển dụng, Quy
trình kinh doanh, Quy trình marketing, Quy trình ISO,…
2. Các lĩnh vực nào phù hợp với FastWork?
FastWork có tính linh hoạt cao khi cho phép “cá nhân hóa” quy trình theo đặc thù từng doanh nghiệp. Các lĩnh vực ứng dụng thành công tiêu biểu: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Truyền thông- Giáo dục – Trung tâm Ngoại Ngữ – Công nghệ
thông tin – Phân phối, Bán lẻ- Chính phủ- Tài chính Ngân hàng- Bệnh viện – Spa – Y tế- Chuỗi nhà hàng, cửa hàng-Vận tải – Dịch vụ – Bảo vệ -Sản xuất – Logistics…

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply