Hướng dẫn chi tiết cách áp dụng giải pháp quản lý nhân sự & chấm công trực tuyến FastWork TimeSheet – giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý tổng thể của doanh nghiệp kinh doanh mô hình chuỗi, giúp các CEO tinh gọn bộ máy vận hành, tiết kiệm hàng loạt chi phí nhân sự, quỹ lương.
Mục lục nội dung:
Chấm công, tính lương thủ công tại doanh nghiệp kinh doanh chuỗi còn nhiều bất cập
Bài toán nhiều doanh nghiệp kinh doanh mô hình chuỗi gặp phải không chỉ dừng lại ở vấn đề quản lý thu chi, tồn kho, chất lượng nguyên vật liệu,… Mà việc sắp xếp ca kíp, kiểm soát tình hình chấm công nhân sự cũng là câu chuyện khiến nhiều CEO phải đau đầu.
Do đặc thù tăng trưởng gắn liền với việc mở rộng chi nhánh, nếu quản lý không tốt, doanh nghiệp chuỗi rất dễ gặp phải vấn đề quá tải chi phí nhân sự, hoặc kiểm soát nhân viên không tốt gây ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, việc lắp đặt máy chấm công rải rác ở các cửa hàng, khi quy mô quá đông cũng gây khó khăn cho phòng HCNS tổng hợp công lương hàng tháng và kéo theo nhiều bất cập đau đầu khác như:
- Máy móc thường xuyên trục trặc, lỗi nhân viên không chấm công được, chấm công không nhận
- Nhiều cơ sở dẫn tới tốn nhiều chi phí lắp máy chấm công lên tới nhiều chục triệu
- Tình trạng chấm công “không chuẩn”, chuyên cần kém, tự ý đổi ca, xếp ca lộn xộn, thiếu nhân sự vào các giờ cao điểm
- Điều động nhân sự chậm do thiếu chủ động trong việc nắm bắt quân số thực tế đang trong ca làm, đang rảnh để bổ sung ca kịp thời
- Nhân viên quá đông, ra vào liên tục, ca kíp phức tạp dẫn tới công tác làm công còn bất cập, mất nhiều thời gian của bộ phận kế toán
- Bảng công dễ gặp sai sót, dẫn tới tính lương không chuẩn gây tốn chi phí nhân sự của công ty
Điển hình như một case-study FastWork đã từng triển khai là chuỗi Hashtag Cafe với 5 cửa hàng chi nhánh đặt tại TP.Hồ Chí Minh. Buổi trưa do có một số chi nhánh gần khu vực văn phòng nên số lượng khách hàng tăng đột biến, phải luân chuyển nhân sự qua lại giữa các cửa hàng để hỗ trợ bán hàng. Tuy nhiên, cửa hàng trưởng không theo dõi được nhân sự có thực sự qua hỗ trợ cơ sở ngay sau khi được phân công hay không, hay cố tình đi chậm, tranh thủ thời gian làm việc riêng mấy tiếng mới đến nơi.
Việc chấm công vào 1 cửa hàng, ra 1 cửa hàng thiếu đồng bộ khiến bộ phận nhân sự Hashtag Cafe rất vất vả khi tổng hợp công cuối tháng. Các ca kíp đăng ký ngay tại File Excel chung, xuất hiện tình trạng cửa hàng trưởng đã chốt ca làm việc rồi nhưng nhân viên bán hàng vẫn tự ý đổi lịch – ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ chăm sóc tại cửa hàng, ca đông khách thì không có nhân viên, ca vắng khách không cần người thì lại thừa nhân sự.
Những bất cập trong cách quản lý thủ công nêu trên là lý do nhiều doanh nghiệp kinh doanh chuỗi quyết tâm “bỏ cũ thay mới”, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ để chuyên nghiệp hóa quy trình chấm công – phân ca & quản lý chuỗi. Tiến tới chuyển đổi số toàn diện và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Triệt tiêu khó khăn với giải pháp chấm công chuỗi FastWork TimeSheet
FastWork TimeSheet for Chain Store là giải pháp quản lý nhân sự chuỗi cửa hàng kết hợp chấm công trực tuyến tốt nhất hiện nay. Phần mềm cho phép nhân viên chấm công hoàn toàn trên app mobile, sử dụng công nghệ FaceID để nhận diện khuôn mặt, tích hợp với GPS/IP Wifi để quản lý chấm công tại cửa hàng.
Lợi thế khi sử dụng giải pháp chấm công online FastWork đó là không giới hạn số người – số chi nhánh. Dù doanh nghiệp bạn có vài chục tới vài trăm nhân viên, 5 hay 50 cửa hàng thì đều có thể thiết lập trên FastWork để chấm công trực tuyến.
FastWork với khả năng phân ca xếp lịch cực kỳ linh hoạt có thể giải quyết triệt để vấn đề tính công lương cho doanh nghiệp, giúp kế toán không cần tính hay tổng hợp một giờ công nào cả.
FastWork TimeSheet có đầy đủ tính năng giúp quản lý chuỗi hiệu quả, bao gồm:
Quản lý chấm công
- Chấm công trên điện thoại
- Nhận diện FaceID chính xác
- Chấm công theo GPS tại cửa hàng
- Chấm công theo ca
- Phân ca, kíp trực tuyến
- Gửi, duyệt đơn từ chấm công online
- Điều động nhân sự giữa các cửa hàng
- Bảng công, phiếu lương online
- Tự động tính công & lương
- Xem nhanh bảng phân bổ nguồn lực, điều chỉnh kịp thời phân ca/kíp
Quản lý cửa hàng
- Quản lý chi nhánh theo khu vực
- Quản lý danh sách nhân viên
- Quản lý biến động nhân sự, thời gian làm việc, chuyên cần
- Quản lý thu/chi nội bộ các chi nhánh
- Quản lý tài sản, trang thiết bị ở các cửa hàng
- Quản lý phê duyệt đề xuất mua sắm, sửa chữa, thanh toán, ứng lương v.v…
So với cách quản lý qua zalo, excel kém hiệu quả, thì với FastWork, Ban lãnh đạo có thể theo dõi sát sao tình hình nhân viên ở tất cả chi nhánh bất cứ khi nào ở bất cứ đâu mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác. FastWork còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng loạt chi phí vận hành, nhân sự, quỹ lương. Đồng thời góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ & kết quả kinh doanh cũng tăng trưởng theo hướng tích cực.
Hướng dẫn sử dụng FastWork chấm công, tính lương tại chuỗi cửa hàng
Dưới đây là cách áp dụng cơ bản FastWork trong hoạt động quản lý thời gian làm việc, chấm công nhân viên tại các chuỗi cửa hàng, chuỗi bán lẻ, chuỗi dịch vụ.
Bước 1. Khởi tạo danh sách chi nhánh, danh sách nhân viên tại các chi nhánh kèm thông tin chi tiết
- Tên cửa hàng, tạo địa điểm trên maps
- Danh sách nhân viên kèm thông tin, vị trí làm việc, mức lương, trợ cấp
Bước 2. Tạo tài khoản chấm công cho nhân viên
- Mỗi nhân viên được tạo 1 tài khoản để truy cập vào app FastWork chấm công
- Hàng ngày, nhân viên chấm công trên app để khai báo vào ca – hết ca làm việc
Bước 3: Nhân viên đăng ký ca làm hàng tuần gửi trưởng cửa hàng/ quản lý duyệt
- Gửi đăng ký ca làm theo ngày và tuần theo mẫu trên app
- Gửi đơn từ: xin nghỉ, xin đổi ca, tăng ca, làm thêm, xin về sớm/đi muộn… theo mẫu trên app
Bước 4: Quản lý xếp lịch, phân ca cho nhân viên
- Quản lý căn cứ vào lịch làm việc nhân viên đăng ký để xếp ca
- Sử dụng tính năng đối chiếu bảng phân ca nháp với bảng phân ca mẫu để xem khung giờ nào thiếu người/ thừa người và điều chỉnh lại cho phù hợp
- Tính năng sao chép ca làm giữa các tuần để giảm thời gian phân ca cho quản lý
Bước 5: Nhân viên chấm công hàng ngày trên app FastWork
- Hàng ngày, nhân viên tới cửa hàng thực hiện chấm công trên app FastWork
- Selfie khuôn mặt rõ ràng để phần mềm nhận diện khuôn mặt
- Phần mềm cảnh báo khi không nhận ra khuôn mặt hoặc chấm công sai vị trí, chấm công sai ca làm, loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận/sai sót trong chấm công
- Khi ra ngoài làm việc hoặc sang cơ sở khác hỗ trợ, nhân viên có thể chọn tính năng check-in để báo cáo lên quản lý vị trí làm việc và thời gian vào làm việc nhanh chóng nhất
Bước 6: Đồng bộ dữ liệu chấm công tự động vào bảng công & bảng lương
- Nhân viên chấm công thành công lập tức nhảy công cho nhân viên
- Bảng công được thiết lập theo đúng cơ chế, quy định, ca làm của doanh nghiệp
- Dữ liệu đơn từ sau khi được duyệt sẽ trừ công/cộng công cho nhân viên tùy theo loại đơn từ
- Với bảng lương, phần mềm hỗ trợ thiết lập quy định tính lương cho từng vị trí, fulltime, parttime… với mức lương, trợ cấp, thưởng, chế độ, tăng ca… để tự động hóa tính lương hàng tháng
- Cho phép gửi – duyệt – chốt bảng lương ngay trên phần mềm
Nhờ đồng bộ hình thức chấm công trực tuyến, toàn bộ hệ thống, toàn bộ nhân viên trên 1 phần mềm duy nhất mà tất cả các báo cáo chấm công thủ công đã không còn cần thiết.
Dữ liệu chấm công, đơn từ, phân ca được xử lý online ngay trên phần mềm và real-time. Từ đó phần mềm sẽ tự động tổng hợp và cho ra các báo cáo về thời gian làm việc, chấm công, ca kíp, bảng lương nhân viên tới ban quản lý, giám đốc doanh nghiệp theo thời gian thực.
Ngoài những bước cơ bản trên, dưới đây là hình ảnh giao diện một số tính năng, tiện ích chuyên sâu khác của FastWork dành cho quản lý nhân sự, chấm công cho Doanh nghiệp mô hình chuỗi.
Case-study: Metro Mart ứng dụng FastWork số hóa chấm công 500 nhân sự tại hệ thống 20 siêu thị
Tháng 11/2019, Metro Mart chính thức triển khai phần mềm FastWork Timesheet cho 500 nhân sự tại hệ thống 20 siêu thị trên khắp cả nước. Cách Metro Mart ứng dụng giải pháp để số hóa toàn bộ quy trình chấm công, phân ca, tính lương như sau:
- Tổ chức đồng bộ chấm công 20 cửa hàng trên phần mềm thay thế máy vân tay, sổ chấm công
- Thiết lập 10 ca (10 khung giờ làm việc) cho nhân viên đăng ký và trưởng cửa hàng duyệt, xếp lịch trên phần mềm
- Số hóa toàn bộ việc duyệt đơn, tính công, tính lương trên app FastWork
Ban lãnh đạo công ty đánh giá điểm mạnh của FastWork là khả năng chấm công thông qua hình thức Selfie khuôn mặt ngay trên điện thoại di động đồng thời định vị vị trí của nhân sự. Truy xuất dữ liệu tức thời theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối, công bằng, không có chuyện cả nể. FastWork còn giúp Metro Mart linh hoạt hơn trong vấn đề phân chia ca kíp, cải thiện hiệu quả quản lý cũng như tối ưu năng suất nhân sự.
Đặc biệt phần mềm giúp tối ưu thời gian xử lý bảng công, tính lương cho bộ phận kế toán. Thay vì 3 người “đè đầu” ra xuất công, làm bảng lương, xử lý khiếu nại đến 3-4 ngày mới hoàn thiện thì với FastWork, 1 nhân sự có thể giải quyết triệt để quy trình đó trong 1 ngày mà không có bất kỳ sai sót nào.
Ông Hồ Ngọc Chương – Co-Founder & CEO MetroMart chia sẻ “Phần mềm hữu ích, truy xuất dữ liệu tức thời theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối, công bằng, không có chuyện cả nể. Thay vì 3 người “đè đầu” ra xuất công, làm lương, xử lý khiếu nại đến 3-4 ngày mới hoàn thiện thì với FastWork, 1 kế toán có thể giải quyết triệt để quy trình đó trong 1 ngày mà không có bất kỳ sai sót nào. Khi áp dụng phần mềm chấm công FastWork, chúng tôi đã cắt giảm tới 15% chi phí vận hành nhân sự. Ví dụ trước đây, chi phí nhân sự một tháng cho một cửa hàng là 100 triệu thì bây giờ giảm xuống còn 85 triệu!“
Xem chi tiết hành trình số hóa của Metro Mart tại đây
Cùng với Metro Mart, nhiều chuỗi dịch vụ, F&B, khách sạn, nhà hàng, siêu thị,… trên cả nước đã ứng dụng thành công FastWork TimeSheet. Tiêu biểu như: HASHTAG ECOS, Mắt Việt Group, BreadTalk, Le Pavillon Hội An, Thế giới nệm, Phở Thìn Lò Đúc,…
Để nhận tư vấn và Demo 1-1 về Giải pháp chấm công & quản lý nhân sự doanh nghiệp chuỗi, hãy liên hệ ngay Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào form bên dưới!
