Là một CEO quản lý doanh nghiệp thi công sàn gỗ mới gia nhập thị trường, đội ngũ vỏn vẹn hơn 20 người, mục tiêu lớn nhất của tôi trong 3 năm đầu tiên là phát triển hoạt động bán hàng, đảm bảo trả đủ lương và duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, tôi vẫn luôn băn khoăn, mục tiêu ngắn hạn này liệu có giúp tôi đưa doanh nghiệp đi 1 con đường dài hơi. Có nên đầu tư một khoản cho việc xây dựng quy trình làm việc của bộ máy hiện tại? Vì ít nhiều, các bộ phận trong doanh nghiệp đều có mối liên kết chặt chẽ với nhau, các bộ phận hoạt động hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động kinh doanh mạnh mẽ hơn.
CEO còn “rụt rè” khi chi tiền
Phát triển bộ máy bao gồm nâng cao năng lực làm việc, tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự; sự liên kết chặt chẽ trong công việc giữa các bộ phận; hiện đại hóa trang thiết bị để công nghệ phục vụ mình. Đồng thời, bản thân tôi cũng cần đầu tư tiền bạc, thời gian cho việc phát triển năng lực quản lý của bản thân.
Tuyệt nhiên, tất cả những điều trên đều có chung một ý nghĩa là tăng doanh thu cho doanh nghiệp, chứ không phải một mục đích “đao to, búa lớn” nào. Hiểu đơn giản, thay vì dồn toàn nguồn vốn chỉ để “mua vào, bán ra”, tôi đầu tư một công cụ giúp doanh nghiệp và hoạt động bán hàng trở nên dễ dàng hơn.
Bạn có thể nghe ở đâu đó về việc đầu tư, tổ chức bộ máy chuyên nghiệp giống như ném tiền qua cửa sổ. Tôi từng bị chỉ trích rằng đã đầu tư vào những thứ chỉ sau này khi mở rộng mới cần dùng đến, còn chưa biết có “sau này” hay không. Thêm vào đó, nỗi lo thu nhập của hàng chục con người, vốn lưu động, hàng hóa tồn kho khiến tôi rụt rè mỗi lần chi tiền. Đơn cử như việc mua một phần mềm công nghệ để quản lý, điều hành và kết nối nhân sự khiến tôi đắn đo nửa năm trời.
Bỏ chi phí xây dựng bộ máy có giúp tăng doanh thu?
Sau một năm ứng dụng công nghệ để quản trị hoạt động của doanh nghiệp, tôi có được cái nhìn rất thực tế. Từ đó, đặt lên bàn cân 2 cách thức sử dụng nguồn vốn gây tranh cãi bấy lâu nay.
Ngoài những thay đổi trên, tôi không cần lo sợ mỗi mùa bán hàng cao điểm vì công nghệ này giúp tôi kiểm soát mọi thứ trong tầm tay, cứ thế tiếp tục triển khai, mở rộng.
Về quản lý Nhân sự, phần mềm công nghệ này đã thay đổi thái độ và năng suất làm việc của nhân sự. Tôi kiểm soát được thời gian làm việc, ghi nhận vị trí, hình ảnh nhân sự qua tính năng chấm công. Tôi kiểm tra được công việc thông qua tính năng giao việc, báo cáo tiến độ công việc trên phần mềm. Tính năng quản lý KPI giúp tôi không cần hối thúc ai làm việc, nắm bắt được năng suất làm việc của từng nhân sự. Việc quản lý thực sự hiệu quả, không có sự cả nể mà vẫn thoải mái trong công việc. Nhân sự của tôi chưa từng lo lắng họ làm tốt việc này, được việc kia mà tôi không ghi nhận.
Nếu như trước đây, mỗi quy trình xử lý và chốt hợp đồng khách hàng đang tốn đến 7-8 bước thì kể từ khi áp dụng phần mềm, đội ngũ của tôi đã có thể xử lý và hoàn tất quy trình mua bán chỉ với ½ thời gian. Và quả thật nhờ áp dụng công nghệ, tôi mới nhận ra trước đây mình đã tốn kém chi phí, nhân lực và thời gian biết bao cho một quy trình xử lý khách hàng rời rạc thiếu hiệu quả, thiếu kiểm soát.
Như các bạn có thể thấy, giờ đây tôi có thể quản lý mọi công việc, khách hàng chỉ trên một màn hình hệ thống. Thời gian chúng tôi lãng phí cho những tác vụ rườm rà, lục tìm thông tin, sắp xếp dữ liệu đã không còn.
Tất cả sự hỗ trợ đắc lực trên, tôi và đội ngũ của mình sử dụng FastWork – một công cụ quản trị duy nhất được tích hợp đến 25 tính năng để xử lý từng hoạt động chuyên biệt trong doanh nghiệp.
| Quản lý bằng giấy tờ, sổ sách | Khi quản lý bằng FastWork | |
| Quản lý leads | – Không hệ thống được dữ liệu khách hàng – Dữ liệu, data khách hàng bị phân mảnh/mất mát | – Quản lý dữ liệu khách hàng trên hệ thống một cách tập trung, nhất quán – Tiết kiệm thời gian nhập lead và điều phối lead |
| Quản lý quy trình chuyển đổi khách hàng | – Không nắm bắt được tiến độ – Không nhìn thấy vướng mắc trong khâu nào – Khó kiểm soát thông tin, mất thời gian xử lý phát sinh | – Quản lý quy trình bán hàng theo Sale pipeline – Quản lý báo giá, hợp đồng – Quản lý chăm sóc khách hàng |
| Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng | – Khó kiểm soát hoạt động CSKH của từng nhân viên – Tình trạng bỏ sót, không chăm sóc khách hàng thường xuyên | – Quản lý quy trình tiếp nhận, xử lý khách hàng cần chăm sóc – Giám sát, xử lý ticket theo quy trình bài bản – Giảm 100% tình trạng bỏ sót khách hàng cần chăm sóc |
Tìm hiểu thêm về FastWork và 25 công cụ dành riêng cho CEO SME: FastWork.vn
Tôi hiểu những băn khoăn, những lo ngại về sự thay đổi trong doanh nghiệp khi trước giờ hoạt động vận hành truyền thống đó vẫn tồn tại được. Tư duy đó hiện nay gần như là một tư duy lối mòn bởi tư tưởng ngại thay đổi, ngại ứng dụng công nghệ vì sợ phức tạp hay lo ngại về vấn đề chi phí… Tuy nhiên trong bối cảnh thời đại công nghệ hóa hiện nay, sự thay đổi đó của doanh nghiệp sẽ mang đến kết quả hết sức tích cực cùng với một khoản chi phí hết sức hợp lý.
Còn bạn, bạn chọn dồn toàn lực bán hàng hay chi một phần cho phát triển bộ máy? Với những phân tích bằng trải nghiệm thực tế của tôi, theo bạn, phát triển bộ máy có làm tăng doanh thu?
