Mục lục nội dung:
“Xương sống của doanh nghiệp là đội ngũ kinh doanh, tối ưu chi phí trên mỗi khách hàng là nhiệm vụ sống còn”
Là CEO đứng đầu chịu trách nhiệm vận hành và quản lý toàn bộ doanh nghiệp của một doanh nghiệp thương mại sản xuất nhỏ với trên dưới 20 nhân viên. Đối với một doanh nghiệp thương mại sản xuất thì xương sống của doanh nghiệp đó chính là đội ngũ kinh doanh và hoạt động sống còn đó là tìm kiếm và tối ưu chi phí trên mỗi khách hàng.
Tuy nhiên, tôi cũng như bao vị trí CEO khác cũng luôn phải đau đầu trong bài toán làm sao để tối ưu chi phí trong hoạt động tìm kiếm khách hàng. Đi lên từ vạch xuất phát nhỏ nhất, 90% vốn vay từ ngân hàng nên nỗi lo duy nhất của tôi đó là “cơm, áo, gạo, tiền”. Tuy thế, tôi cũng luôn chuyên nghiệp từ bước đầu với các phòng, ban chuyên biệt từ phòng sản phẩm đến phòng kinh doanh, marketing…
Sản phẩm chúng tôi hướng tới nhà phân phối, đại lý trên địa bàn Hà Nội. Sở dĩ tôi thành lập doanh nghiệp thay vì chỉ đăng ký hộ kinh doanh, bán sỉ hàng thông thường bởi tôi có mục tiêu mở rộng và xây dựng thương hiệu riêng.
Là người đi lên từ nghề, tôi từng cầm sản phẩm của mình đi tư vấn cho các đại lý khắp thành phố Hà Nội. Tôi chắt chiu từng cơ hội được nói chuyện và tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, khi tin tưởng và chuyển giao cơ hội đó cho đội ngũ nhân sự, tôi nhận lại tỷ lệ chuyển đổi từ lead chỉ vỏn vẹn 20%. Quy trình chuyển đổi này mất rất nhiều thời gian và thường chững lại khi chuyển giao giữa các phòng ban.
Doanh nghiệp mất gì khi đánh mất một khách hàng?
Chuyện một nhà phân phối tìm hiểu về sản phẩm rồi từ chối nhập sản phẩm đó hay một khách hàng rời nhãn hàng tưởng chừng như bình thường. Nhưng sau cái lắc đầu từ chối đó là sự thiệt hại của doanh nghiệp.
Để sở hữu một khách hàng, chúng tôi trải phải qua quy trình liên phòng ban phức tạp. Đầu tiên là quá trình quảng cáo, marketing để tiếp cận khách hàng bằng đủ cách thức từ thu thập dữ liệu thực hiện telesale, tiếp thị trên các hội nhóm kinh doanh, sáng tạo nội dung để tiếp cận khách hàng trên mạng xã hội…
Tiếp đến, đội ngũ kinh doanh tiếp nhận lead và thực hiện tư vấn, thuyết phục khách hàng. Sau đó là quá trình xin ý kiến lãnh đạo, pháp chế; thống nhất với phòng Kế toán; chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng.
Sơ qua như vậy có thể hình dung, để có thể chốt hợp đồng và hoàn thiện việc mua bán với một khách hàng, đội ngũ nhân viên của tôi đang phải trải qua 5-6 bước, thậm chí 8 bước mới có thể hoàn thành. Quy trình nhiều bước phức tạp này đang vô hình chung là rào cản cho doanh nghiệp tôi có thể đẩy mạnh trong hoạt động tìm kiếm kiếm, xử lý và chốt khách. Từ đó làm giảm biên độ lợi nhuận, cơ hội khách hàng thu hẹp và vô tình làm tăng cơ hội cạnh tranh cho đối thủ cùng ngành.
Nguy hiểm hơn, khi bị một khách hàng từ chối là doanh nghiệp mất hẳn đi cơ hội tiếp cận cho những lần tiếp theo. Đồng thời, sự lan truyền khách hàng với hiệu ứng domino tạo sức ảnh hưởng lớn đến quá trình tiếp cận các nhà phân phối, đại lý lân cận.
CEO thiếu công cụ để giám sát và liên kết quy trình bán hàng
Trong các cuộc họp, khi tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề trên, phòng ban nào bị “sờ” đến cũng ngay lập tức có một lý do chính đáng cho riêng mình. Tôi bắt tay vào rà soát vì không hiểu nối, số tiền “khổng lồ” mà tôi đã bỏ ra cho hoạt động quảng cáo, tư vấn & chăm sóc khách hàng đã đi đâu.
Sau thời gian dồn sức nghiên cứu, phân tích vấn đề, tôi điểm ra một số “lỗ hổng” trong quản trị doanh nghiệp. Bản thân tôi đang thiếu một công cụ để giám sát và liên kết mọi hoạt động trong quy trình bán hàng.
Vấn đề không chỉ do đội ngũ kinh doanh mà bởi sự thiếu liên kết giữa tổng thể bộ máy. Tôi nhận ra mình đã đầu tư nhiều hàng trăm thứ cho hoạt động Marketing & Bán hàng nhưng lại thiếu một công cụ quản lý, điều hành.
Để giải quyết vấn đề này tôi tìm hiểu FastWork – một phần mềm quản trị tổng thể mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Bảng so sánh dưới đây là bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tôi trước và sau khi áp dụng phần mềm vào công việc
Ngoài ra, sử dụng phần mềm FastWork, tôi có thể đo lường được hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc thông qua tính năng chấm công di động, theo dõi KPI… Mọi hoạt động của doanh nghiệp giờ đây được liên kết, đồng bộ trên một nền tảng khiến người quản lý và các nhân sự đều làm việc dễ dàng, khoa học hơn.
Tạm kết
So với việc mất đi những khách hàng tiềm năng, chi phí mà doanh nghiệp khi đầu tư vào một hệ thống quản lý cơ hội khách hàng là một khoản thực sự không hề đáng kể. Tôi nhận ra điều này khi doanh nghiệp mình đã và đang nhận được những tín hiệu tích cực kể từ khi áp dụng giải pháp FastWork để quản lý và tối ưu chi phí cơ hội khách hàng. Khi quyết định áp dụng công nghệ phần mềm thay thế cho phương pháp quản lý cũ trước đây, tôi như đã vực lại được doanh nghiệp mình đang trên bờ vực bế tắc.
Các bạn và đội ngũ của mình có thể tìm thấy lời giải cho bài toán doanh nghiệp mình tại FastWork.vn.
