Xử lý phần lớn công việc quản trị & vận hành doanh nghiệp thông qua Email, Medihope đối mặt với bất cập điển hình trong cách quản lý, lưu trữ & tìm kiếm thông tin. Lãnh đạo không kiểm soát được thời gian làm việc của nhân sự cũng như tình hình triển khai công việc thực tế dẫn đến những lỗ hổng về hiệu suất. Để giải quyết triệt để tình trạng này, Medihope quyết định ứng dụng trọn bộ giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp SME trên nền tảng FastWork, bao gồm 23 tính năng quản trị tổng thể từ nhân sự – công việc đến vận hành.
1. Giới thiệu về Medihope Việt Nam
Công ty Cổ phần Y tế Công nghệ cao Medihope Việt Nam (hay còn gọi Medihope) thành lập năm 2016, hoạt động theo mô hình phòng khám chữa vô sinh, hiếm muộn.
Sau 6 năm phát triển, Medihope đã và đang dần khẳng định vị thế là một trong những phòng khám cung cấp dịch vụ thăm khám sản phụ khoa – tư vấn hỗ trợ điều trị vô sinh hiếm muộn hàng đầu. Chất lượng cũng như quy trình thăm khám ngày càng được nâng cao, thu hút lượng lớn khách hàng trên khắp cả nước đến thăm khám và điều trị.
- Năm 2017, liệu trình SQ – sinh con tự nhiên ra đời và bắt đầu được đội ngũ y bác sĩ của phòng khám ứng dụng vào thực tế điều trị với mục tiêu giúp đỡ 2.000 cặp đôi vô sinh hiếm muộn toàn quốc có con tự nhiên thành công.
- Tháng 8 năm 2020, phòng khám chính thức cán mốc hỗ trợ thành công 1.000 cặp đôi vô sinh hiếm muộn có con tự nhiên và chạm mốc 2.000 cặp đôi trong năm 2021.
Medihope hoạt động với sứ mệnh giúp gia đình bệnh nhân có con sớm nhất với chi phí thấp nhất. Đóng góp và lan tỏa nhiều giá trị gia đình tốt đẹp cho cộng đồng, cho xã hội.
2. Quyết định chuyển đổi số doanh nghiệp xử lý triệt để những bất cập tồn tại trong cách quản lý truyền thống
Chia sẻ với chuyên viên FastWork, đại diện Medihope cho biết trước đây phòng khám chưa tiếp cận bất kỳ một công cụ công nghệ nào mà quản lý hoạt động vận hành hoàn toàn thủ công. Cụ thể,
- Về chấm công, tính lương: Ghi nhận hoạt động chấm công vào/ ra hàng ngày của nhân sự bằng máy chấm công vân tay. Các ca kíp hoặc đơn trực làm thêm được gửi qua zalo hoặc email, sau đó bộ phận HCNS tổng hợp lại, tính toán dữ liệu công sau đó chuyển sang bộ phận kế toán tính lương.
- Về hệ thống công việc & đề xuất: Phòng khám làm việc & xử lý luồng công việc chủ yếu qua email, có quy định cụ thể về CC là người duyệt, BCC là người nhận thông báo và xác nhận thông tin duyệt hay không bằng cách trả lời lại email.
Cách sử dụng email giải quyết toàn bộ công việc gây ra tình trạng trôi/ bỏ sót thông tin hoặc muốn tìm kiếm thông tin cũ rất khó & mất thời gian. Lãnh đạo không nắm được tình hình xử lý công việc, luồng phê duyệt đồng thời không kiểm soát được thời gian làm việc của nhân sự: số người đi muộn/ về sớm, số người nghỉ phép, công tác,…
Đứng trước những bất cập đó, Medihope Việt Nam quyết định thay đổi hoàn toàn quy trình xử lý nghiệp vụ bằng Email sang phần mềm.
Và FastWork Platform chính là lựa chọn phù hợp nhất đáp ứng toàn diện nhu cầu quản lý tổng thể của Medihope trên một nền tảng thống nhất.
Xem thêm: Giải pháp quản lý chuyên sâu cho doanh nghiệp/ đơn vị Y tế – Bệnh viện
Medihope triển khai trọn bộ 23 ứng dụng chuyển đổi số toàn diện trên FastWork, tập trung vào các tính năng:
- Số hóa chấm công, tính lương, quản lý thời gian làm việc của nhân sự trực tuyến
- Thông báo nội bộ (gửi các thông báo thường và thông báo phạt, cuối tháng tổng kết thông báo phạt để tính KPI)
- Đề xuất phê duyệt nội bộ: Đề xuất thanh toán chi phí, đề xuất slot liên quan đến dịch vụ cung cấp của KH.
- Quản lý dự án: Chủ yếu quản lý việc triển khai các dự án liên quan đến hạng mục marketing
- Quản lý công việc: Giao việc – điều phối & báo cáo công việc hàng ngày trực tuyến
- Hệ thống đánh giá KPI 6 tháng 1 lần để làm lương thưởng theo năm
Việc ứng dụng phần mềm rõ ràng giúp giảm thiểu tối đa thao tác thủ công của con người, đảm bảo tính minh bạch & chính xác của dữ liệu.
Số hóa chấm công, tự động hóa bảng công, bảng lương
Chấm công online thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID quản lý hoạt động chấm công của nhân sự theo thời gian thực, hỗ trợ giám sát chặt chẽ việc tuân thủ quy định nội quy làm việc của CNBV mọi lúc, mọi nơi qua WebApp và MobileApp.
Nhân viên khởi tạo đơn từ theo mẫu có sẵn: nghỉ phép, đi trễ, tăng ca, nghỉ chế độ, công tác,…Quản lý tiếp nhận và dễ dàng xử lý, phê duyệt đơn từ ngay trên di động.
Phần mềm tự động tính toán quỹ phép hàng năm của mỗi nhân sự. Tự động hóa bảng công từ các hoạt động chấm công, đơn từ được duyệt ra số ngày công thực tế. Tự động tính toán bảng lương theo công thức lương cho từng vị trí. Hạn chế tối đa việc xử lý dữ liệu trên Excel.
Số hóa công việc
Giải pháp FastWork Work giúp lên kế hoạch công việc và quản lý đầu mục công việc của từng cá nhân, phòng ban trực tuyến. Đồng thời kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện theo thời gian thực, đo lường hiệu quả làm việc của đội ngũ theo số lượng công việc, thời gian hoàn thành công việc,…Cung cấp hệ thống dashboard trực quan báo cáo nhanh chóng tình trạng công việc, tự động nhắc nhở và cảnh báo quá hạn. Cho phép đính kèm hình ảnh, file tài liệu, trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi công việc, nhiệm vụ.
Tự động đánh giá KPI nhân sự
Điểm đặc biệt của FastWork mà Medihope rất hài lòng đó là khả năng tự động đồng bộ dữ liệu công việc, khách hàng, doanh thu sang tính năng KPI, từ đó phân loại, đánh giá xếp loại và cho điểm KPI theo thang đánh giá. Hệ thống KPI minh bạch tạo điều kiện cho việc làm lương thưởng dễ dàng, đảm bảo quyền lợi của nhân sự.
Hơn 3500+ khách hàng đã chuyển đổi số thành công cùng FastWork, trong đó có các cơ sở y tế, bệnh viện, phòng khám tiêu biểu như Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ, Bệnh viện Trưng Vương, Bệnh viện Âu Cơ, Trung tâm Y tế huyện Thanh Thủy,…
Để nhận tư vấn & demo giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp/ đơn vị Y tế – Bệnh viện, vui lòng liên hệ Hotline 0983-098-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
