Khó quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự tại văn phòng, đặc biệt là quy trình làm việc thiếu chuyên nghiệp, thường xuyên chậm tiến độ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, anh Lại Văn Tân – GĐ Công ty cổ phần ĐT & TM Thiết bị Cơ Điện Bình Minh đã quyết định sử dụng phần mềm FastWork để cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.
Mục lục nội dung:
Về Cơ Điện Bình Minh
Công ty cổ phần ĐT & TM Thiết bị Cơ Điện Bình Minh được thành lập năm 2018. Là đơn vị chuyên phân phối các sản phẩm, thiết bị máy móc ngành điện công nghiệp, điện dân dụng của các hãng nổi tiếng của Mỹ và Trung Quốc.
Công ty cổ phần ĐT & TM Thiết bị Cơ Điện Bình Minh – đơn vị cung cấp các thiết bị ngành điện nổi tiếng của Mỹ và Trung Quốc tại Việt Nam
Hơn 2 năm thành lập và phát triển, Cơ Điện Bình Minh đang sở hữu đội ngũ nhân sự hơn 50 người, bao gồm nhân sự tại văn phòng trụ sở chính và 3 showroom bán lẻ. Chưa tính 1 chi nhánh Cơ điện Bình Minh tại Mỹ.
Bài toán khó tại Cơ Điện Bình Minh
Chia sẻ với FastWork, GĐ Tân cho biết: Cơ Điện Bình Minh đang gặp 2 khó khăn chính trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Thứ nhất là chưa theo dõi chính xác thời gian ra vào ca làm việc của đội ngũ nhân sự, đặc biệt là nhân viên làm việc tại các điểm bán lẻ (showroom) có tình trạng chấm công hộ cho nhau. Mặc dù đơn vị đang dùng máy chấm công vân tay nhưng công tác tính công, làm lương vẫn phải thao tác bằng tay, gây mất nhiều thời gian và thường xuyên xảy ra sai sót số liệu.
Máy chấm công vân tay gây mất thời gian tổng hợp công và xảy ra tình trạng chấm công hộ
Thứ 2. Gặp khó khăn trong công tác triển khai quy trình công việc. Điển hình là công việc nhập hàng, so sánh giá, có sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau nhưng không có quy trình làm việc cụ thể nên thường chậm tiến độ và thiếu tính gắn kết. Gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
Mong muốn giải quyết triệt để các vấn đề trên, anh Tân đã quyết định sử dụng phần mềm FastWork, cụ thể là phần mềm quản lý quy trình FastWork Workflow để quản lý, xây dựng quy trình công việc chuyên nghiệp và bộ ứng dụng FastWork Office + để quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự thay thế máy chấm công vân tay.
FastWork giúp Cơ điện Bình Minh giải quyết triệt để các khó khăn
Mang đến nhiều giải pháp cũng như bộ ứng dụng trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp, FastWork giúp Cơ Điện Bình Minh khắc phục và giải quyết triệt để các bất cập đang gặp phải trong công tác quản lý nhân sự và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.
1. Cơ điện Bình Minh nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự cùng FastWork Office+
Thay vì chấm công bằng máy quét vân tay, tất cả các nhân viên tại văn phòng trụ sở chính và showroom bán hàng tại Cơ Điện Bình Minh sẽ thực hiện chấm công online bằng cách chụp ảnh selfie khuôn mặt thông qua app Fastwork trên di động có kết nối wifi và bật định vị GPS.
Xem thêm: Giải pháp quản lý toàn diện thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự
Ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID, nên hình ảnh chấm công của phải có các điểm ảnh trùng khớp với cơ sở dữ liệu ảnh nhận dạng trên hệ thống phần mềm thì mới có thể chấm công được. Từ đó Cơ Điện Bình Minh triệt tiêu tình trạng nhân viên chấm công hộ cho nhau.
Chấm công nhanh chóng, chính xác và không thể giả mạo
Với FastWork, anh Tâm chủ động nắm bắt tình hình nhân sự tại các địa điểm làm việc realtime mà không cần hỏi hay xem báo cáo tổng hợp của quản lý showroom như khi sử dụng máy chấm công vân tay.
Nắm bắt tức thời tình hình nhân sự tại các điểm bán ngay trên điện thoại
Đặc biệt, tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, nhân viên tại Cơ điện Bình Minh sẽ tạo và gửi đơn xin nghỉ, làm đổi ca, vắng mặt… theo mẫu đơn có sẵn trên hệ thống phần mềm thay vì gửi email thiếu chuyên nghiệp như trước.
Cũng giống như máy chấm công vân tay trong công tác tổng hợp dữ liệu công. Tuy nhiên, ngoài dữ liệu chấm công, hệ thống FastWork còn tự động tổng hợp dữ liệu phép (cộng – trừ công dựa trên đơn từ xin nghỉ) thành bảng công tổng hoàn chỉnh với dữ liệu chính xác được lưu trữ và quản lý bằng công nghệ điện toán đám mây.
Bảng công chính xác, được cập nhật và quản lý trực tuyến bằng công nghệ điện toán đám mây
Thay vì tổng hợp, tính tay đơn từ nghỉ phép của nhân viên như với máy chấm công vân tay, với FastWork cán bộ nhân sự tại Cơ Điện Bình Minh chỉ việc xuất dữ liệu bảng công để tính lương.
Hơn thế, FastWork hỗ trợ tính lương trực tuyến và liên kết các phần mềm với nhau trên hệ thống phần mềm nên cán bộ nhân sự chỉ cần vài thao tác đơn giản để đồng bộ dữ liệu (KPI công việc, bảng công, thông tin nhân sự, thông tin phúc lợi xã hội…) vào phiếu lương.
Tính lương trực tuyến với FastWork
Phần mềm sẽ tự động tính lương theo công thức được cấu hình sẵn trên hệ thống. Từ đó, thời gian tính lương được rút ngắn, triệt tiêu tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong việc tính lương nhân viên.
Ngoài sử dụng tính năng chấm công, tính lương, Cơ Điện Bình Minh còn sử dụng tính năng phê duyệt đề xuất điện tử để hệ thống hóa lại quy trình đề xuất và quản lý tập trung các đơn từ đề xuất khoa học theo ngày, theo phòng ban… trên một hệ thống.
Nhân viên dễ dàng tạo và gửi đơn đề xuất ngay trên điện thoại di động
Ban lãnh đạo dễ dàng phê duyệt đề xuất realtime ngay trên di động hoặc laptop
2. Xây dựng quản lý quy trình công việc chuyên nghiệp
Hầu hết, các thiết bị, sản phẩm tại Cơ Điện Bình Minh đều là nhập khẩu, trong khi Cơ điện Bình Minh chưa có quy trình làm việc rõ ràng nên mỗi lần nhập sản phẩm, so sánh giá cả giữa các đơn vị cung cấp đều mất rất nhiều thời gian, làm ảnh hưởng đến công việc và hoạt động kinh doanh chung của công ty.
Cụ thể, khi có đơn hàng mà thiết bị tại kho không đủ, phòng kinh doanh sẽ lập đề xuất báo cáo lên cấp trên và thông báo cho phòng kế toán yêu cầu nhập thêm thiết bị. Hoặc trưởng phòng quản lý kho sẽ đề xuất TGĐ để nhập thiết bị – Khi đề xuất được phê duyệt, phòng kế toán sẽ liên hệ đến đối tác cung cấp thiết bị để đặt số lượng hàng hóa và làm các giấy tờ để nhập hàng (Tại đây có 2 trường hợp xảy ra: 1 là bên cung cấp đủ hàng, 2 là hết hàng).
Đối với trường hợp 1, cán bộ kế toán mảng xuất nhập sẽ làm các thủ tục đặt hàng và thanh toán theo yêu cầu để nhập thiết bị về.
Trường hợp thứ 2, kế toán sẽ phải tìm một đơn vị cung cấp khác, so sánh giá và chọn ra vài đơn vị cung cấp hợp lý và nhờ trưởng phòng kỹ thuật đánh giá chất lượng sản phẩm. Sau khi có kết quả đánh giá sản phẩm, kế toán sẽ hoàn thành thủ tục để tiến hành đặt hàng.
Sau khi hàng được nhập về, kế toán sẽ phối hợp với quản lý kho để kiểm tra số lượng đơn hàng, thiết bị và thông báo cho phòng kinh doanh về tình trạng hàng hóa đã về kho.
Qua quy trình làm việc trên có thể thấy, trách nhiệm kiểm tra chất lượng và đánh giá sản phẩm không được giao cụ thể cho trưởng phòng kỹ thuật nên nhiều khi trưởng phòng kỹ thuật đi công tác, kế toán phải đợi trưởng phòng kỹ thuật về mới có thể triển khai công việc. Chính vì vậy, thời gian đặt hàng bị Delay, kéo dài thời gian chờ của khách, nhiều khách hàng đã có thái độ không vui và muốn đổi đơn vị hợp tác.
Với bản chất là một phần mềm quản lý và số hóa quy trình công việc FastWork Workflow, đội ngũ nhân sự của FastWork đã tư vấn và giúp Cơ Điện Bình Minh xây dựng quy trình làm việc chuẩn dựa trên quy trình hiện tại. Theo đó, tất cả các quy trình làm việc tại Cơ điện Bình Minh sẽ được số hóa và đẩy lên hệ thống phần mềm thay vì nói miệng như trước kia.
Xem chi tiết: Phần mềm quản lý quy trình công việc FastWork Workflow
Ví dụ: Quy trình nhập hàng sẽ được triển khai thành 6 bước.
Bước 1. Trưởng phòng quản lý kho sẽ gửi đề xuất Nhập thiết bị đến TGĐ (người theo dõi công việc là Trưởng phòng kỹ thuật, Cán bộ kế toán và Trưởng phòng kinh doanh).
Bước 2: TGĐ tiếp nhận, thực hiện phê duyệt. (Người theo dõi công việc là Trưởng phòng kỹ thuật, Cán bộ kế toán và Trưởng phòng kinh doanh) Công việc sẽ tự động chuyển bước và giao cho Cán bộ kế toán.
Bước 3: Cán bộ kế toán sẽ thực hiện các thủ tục nhập hàng với đối tác trước đó. Nếu xảy ra trường hợp đối tác hết hàng, kế toán sẽ thực hiện trao đổi với ban lãnh đạo bằng cách gắn thẻ @tengiamdoc để xin ý kiến chỉ đạo (Người theo dõi là T GD, Trưởng phòng kỹ thuật và Trưởng phòng kinh doanh).
Sau khi nhận được chỉ đạo từ phía GĐ, cán bộ kế toán sẽ thực hiện công việc tìm đối tác mới để nhập thiết bị. Sau khi tìm được đối tác và so sánh giá cả giữa các bên, kế toán sẽ chọn ra 1 – 3 đơn vị cung cấp tốt nhất sau đó hoàn thành công việc.
Bước 4: Nhiệm vụ sẽ tự động chuyển bước và giao cho Trưởng phòng kỹ thuật. Tại đây, Trưởng phòng kỹ thuật sẽ thực hiện nghiên cứu, đánh giá chất lượng sản phẩm. Sau khi đánh giá chất lượng và hoàn thành công việc, nhiệm vụ sẽ tự động chuyển sang cho Cán bộ kế toán. (TGĐ, Kế toán, Trưởng phòng quản lý kho là người theo dõi)
Bước 5: Cán bộ kế toán tiếp nhận và thực hiện hoàn tất các thủ tục nhập hàng. Khi hàng về sẽ chuyển về kho
Bước 6: Trưởng phòng kỹ thuật, cán bộ kế toán, trưởng phòng quản lý kho sẽ thực hiện công việc kiểm kê số lượng, chất lượng hàng hóa và đưa sản phẩm vào kho lưu trữ. (Người theo dõi là trưởng phòng kinh doanh, TGĐ)
Số hóa và quản lý quy trình công việc trên hệ thống phần mềm
Sử dụng FastWork Workflow, Cơ Điện Bình Minh xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, các quy trình được số hóa lên hệ thống phần mềm, tất cả các thành viên tham gia vào công việc đều được phân quyền chi tiết và biết rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của bản thân. Từ đó, công việc được triển khai trôi chảy và hoàn thành đúng tiến độ. Hoạt động kinh doanh cải thiện hiệu quả rõ rệt, không còn kéo dài thời gian chờ hàng của khách hàng…
Tổng kếtCơ Điện Bình Minh đã sử dụng các tính năng sau trên nền tảng FastWork.vn để giải các bất cập đang gặp phải trong doanh nghiệp
|
Liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký tư vấn bên dưới để được FastWork hỗ trợ nhanh nhất nếu quý quanh nghiệp quan tâm đến giải pháp Quản lý thời gian làm việc và số hóa quy trình công việc.
