- Tên khách hàng: Công ty cổ phần chiếu sáng kiến trúc AURA
- Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh thương mại đèn chiếu sáng
- Nhu cầu quản lý: Số hóa quản lý công việc, chấm công và quản lý văn bản đi/ đến, số hóa quy trình các phòng ban
- Giải pháp triển khai: Phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork
1. Đôi nét về công ty cổ phần chiếu sáng kiến trúc Aura
Với vị thế là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế chiếu sáng tại Việt Nam, Aura chuyên kiến tạo các giải pháp chiếu sáng toàn diện, bao gồm dịch vụ tư vấn chuyên sâu, thiết kế và cung cấp thiết bị.
Aura tự hào là nhà phân phối của nhiều thương hiệu đèn danh tiếng trên thế giới, mang đến danh mục sản phẩm phong phú và chất lượng vượt trội, đáp ứng trọn vẹn mọi yêu cầu về chiếu sáng nội thất, ngoại thất cho các công trình như khách sạn, resort, biệt thự, nhà hàng, showroom và các loại hình kiến trúc khác.
Với định hướng trở thành chuyên gia hàng đầu, tiên phong ứng dụng công nghệ chiếu sáng hiện đại, kết hợp cùng đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, Aura cam kết mang đến những giải pháp tối ưu, không chỉ đạt hiệu quả cao nhất về công năng và thẩm mỹ mà còn góp phần nâng tầm giá trị công trình với chi phí hợp lý nhất.
2. Từ dữ liệu phân tán đến số hóa quy trình, quản lý tập trung công việc, khách hàng, nhân sự trên 1 nền tảng
Bài toán lớn nhất mà Aura phải đối mặt trong giai đoạn vận hành truyền thống chính là sự phân tán dữ liệu. Khi chưa có một nền tảng quản trị tập trung, quy trình làm việc của từng phòng ban phụ thuộc lớn vào các công cụ rời rạc như Zalo, excel,…
Việc quản lý đồng thời khoảng 40 đến 50 nhóm chat cho các dự án đã biến luồng thông tin tại Aura trở nên hỗn loạn. Các quyết định, tài liệu & nhiệm vụ quan trọng bị “trôi” đi giữa hàng trăm tin nhắn mỗi ngày. Điều này không chỉ gây khó khăn cho cấp quản lý trong việc tổng hợp thông tin, nắm bắt tiến độ, mà còn khiến nhân viên thường xuyên bị quá tải và quên việc. Những bất cập từ mô hình quản lý rời rạc này đã trở thành động lực mạnh mẽ để Aura tìm đến FastWork, bắt đầu hành trình chuyển đổi số toàn diện, đưa mọi quy trình về một trung tâm dữ liệu duy nhất.
Từ tháng 4/2025, Công ty CP chiếu sáng kiến trúc Aura chính thức ký kết hợp đồng triển khai phần mềm FastWork cho 30 nhân sự. Theo đó, giải pháp của FastWork được Aura ứng dụng toàn diện, tập trung vào việc số hóa các quy trình cốt lõi, bao gồm:
- Quản lý văn bản đi – đến: Aura chuẩn hóa quy trình trình ký, phê duyệt & lưu trữ tập trung mọi loại văn bản trên phần mềm FastWork. Phân quyền truy cập, chỉnh sửa văn bản, kiểm soát lịch sử sửa đổi văn bản đảm bảo tính bảo mật, an toàn.
- Chấm công và đơn từ: Toàn bộ nhân sự Aura thực hiện chấm công linh hoạt trên app di động cá nhân thay thế máy chấm công vân tay. Hàng tháng có gần 30 đơn từ (xin nghỉ, giải trình chấm công,…) được khởi tạo & phê duyệt trên phần mềm. Dữ liệu bảng công, bảng lương của toàn bộ nhân sự đều được tự động cập nhật, từ đó giúp bộ phận kế toán giảm tải khối lượng công việc.
- Số hóa quản lý đề xuất: Aura ứng dụng FastWork khởi tạo khoảng 80 loại đề xuất, đề nghị thanh toán & theo dõi trên phần mềm. Toàn bộ quy trình soạn thảo – gửi – phê duyệt các đề xuất nội bộ đều được số hóa, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự các phòng ban.
- Số hóa quy trình (Workflow): Aura thiết lập và tự động hóa các luồng công việc nội bộ cho các bộ phận: Kế toán, Kinh doanh, Kho, Marketing, Kỹ thuật. Liên kết dữ liệu công việc với các đề xuất. Bộ phận quản lý có thể theo sát tiến độ, hiệu suất của nhân viên để phân công công việc hợp lý, tránh quá tải.
- Quản lý danh sách khách hàng (CRM): Aura xây dựng một cơ sở dữ liệu khách hàng tập trung trên FastWork, giúp theo dõi và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Ứng dụng phần mềm FastWork mỗi ngày giúp Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân sự công ty CP chiếu sáng kiến trúc Aura không còn phải lo lắng khi phải lựa chọn excel, email hay zalo… để làm việc. Khi 100% công việc, quy trình được số hóa và quản lý tập trung trên nền tảng FastWork, bộ phận quản lý có thể theo dõi & đánh giá được chính xác khả năng, hiệu quả làm việc của từng nhân viên mọi lúc mọi nơi.
Liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn FastWork qua Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để được tư vấn & trải nghiệm DEMO miễn phí!
