Nhằm giải quyết bài toán quản trị đội ngũ nhân viên vận hành, sửa chữa điện làm việc phân tán tại các trạm biến áp, mới đây, Công ty Truyền tải điện 1 đã chính thức đưa vào vận hành phần mềm quản lý chấm công di động FastWork TimeSheet. Dự án đánh dấu bước chuyển đổi số thiết thực trong công tác quản lý hơn 200 nhân sự nội bộ của đơn vị.
- Tên khách hàng: Công ty Truyền tải điện 1
- Lĩnh vực hoạt động: Quản lý vận hành lưới điện
- Nhu cầu quản lý: Số hóa hoạt động quản lý chấm công đội ngũ nhân viên hiện trường làm việc tại các trạm biến áp thay thế các hình thức quản lý thủ công
- Giải pháp triển khai: Phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp FastWork
- Phân hệ sử dụng: Module quản lý chấm công di động FastWork TimeSheet
Đặc thù & bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Truyền tải điện 1
Công ty Truyền tải điện 1 là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) – Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN). Đơn vị hiện nắm giữ vai trò trọng yếu trong việc quản lý vận hành, sửa chữa lưới điện truyền tải cấp điện áp từ 220kV – 500kV trên địa bàn 28 tỉnh thành miền Bắc. Đồng thời đảm nhiệm các mảng như xây lắp, giám sát, thí nghiệm, hiệu chỉnh các công trình Viễn thông và Công nghệ thông tin.
Với đặc thù lĩnh vực quản lý vận hành lưới điện, Công ty Truyền tải điện 1 sở hữu đội ngũ nhân sự hiện trường và kỹ thuật viên thường xuyên phải di chuyển, làm việc tại các trạm biến áp phân bố trên diện rộng. Mô hình này khiến phương thức quản lý chấm công thủ công truyền thống bộc lộ nhiều điểm hạn chế:
- Khó khăn trong việc xác thực vị trí và thời gian làm việc thực tế của nhân sự tại 87 điểm trạm. Quản lý rất khó nắm bắt chính xác tình hình chuyên cần và tính tuân thủ kỷ luật của đội ngũ, dẫn đến sự bị động trong công tác giám sát và điều phối hiện trường.
- Nhân sự hiện trường thiếu công cụ chấm công linh hoạt tại các điểm trạm không cố định. Việc nộp và chờ xử lý các loại đơn từ phải qua nhiều khâu trung gian hoặc giấy tờ vật lý, làm mất thời gian báo cáo và làm gián đoạn luồng công việc.
- Việc xử lý dữ liệu phân tán là một gánh nặng lớn vào mỗi kỳ chốt lương. Kế toán công ty tốn thời gian thu thập, đối chiếu thủ công các bảng công từ nhiều trạm gửi về, bóc tách chi tiết từng ca làm việc, địa điểm vào/ra của từng người. Quy trình này không chỉ gây lãng phí nguồn lực hành chính mà còn tiềm ẩn rủi ro sai số cao.
Thay đổi tích cực khi đưa công nghệ vào quản lý 200 nhân sự hiện trường tại 87 trạm biến áp
Quyết liệt gỡ bỏ các “điểm nghẽn” còn tồn tại trong vận hành, ban lãnh đạo Công ty Truyền tải điện 1 đã lựa chọn phần mềm chấm công đi động FastWork vào ứng dụng thực tiễn.
Phần mềm FastWork bước đầu được triển khai cho gần 200 nhân sự thuộc các bộ phận nòng cốt tại Công ty Truyền tải điện 1, bao gồm:
- Đội sửa chữa, thí nghiệm điện 1
- Tổ tự động hóa
- Tổ vận tải, tổ nghiệp vụ,…
Việc số hóa quy trình quản lý chấm công mang lại sự chuyển dịch đồng bộ, giải quyết triệt để bài toán cho cả ba bộ phận tham gia vào luồng vận hành:
Tăng cường trải nghiệm nhân viên, chấm công linh hoạt đa địa điểm
- Thay vì gặp nhiều bất cập với các phương thức cũ, nhân sự đội sửa chữa, thí nghiệm điện 1 nay được chủ động chọn địa điểm (trạm biến áp) và ca làm việc linh hoạt để chấm công ngay trên ứng dụng di động cá nhân.
- Công tác định danh bằng công nghệ FaceID và tọa độ GPS đảm bảo tính chính xác về số công, thời gian và địa điểm vào/ra, đáp ứng đúng yêu cầu quản trị chuyên cần mà không cần áp dụng cơ chế phạt đi muộn/về sớm cứng nhắc.
- Nhân sự chọn nhanh các mẫu đơn từ (xin nghỉ, giải trình chấm công) có sẵn trên app, điền nhanh thông tin & gửi quản lý duyệt dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi.
Quản trị hiện trường xuyên suốt cho Cấp quản lý:
Cấp quản lý/Đội trưởng nắm bắt được toàn cảnh bức tranh chuyên cần và vị trí làm việc thực tế của nhân sự tại các trạm biến áp phân tán theo thời gian thực (real-time).
Các luồng đơn từ của nhân viên gửi được hệ thống thông báo ngay lập tức về điện thoại, giúp quản lý duyệt và xử lý mọi lúc mọi nơi, đảm bảo tiến độ công việc không bị gián đoạn.
Tự động hóa nghiệp vụ cho bộ phận Kế toán/C&B:
Toàn bộ dữ liệu chấm công từ hiện trường được đẩy về hệ thống trung tâm để tự động hóa thành bảng công chi tiết. Kế toán có thể dễ dàng trích xuất các báo cáo đa chiều: báo cáo chấm công theo từng địa điểm trạm, theo cá nhân nhân viên, hoặc theo ca làm việc.
Quá trình tổng hợp công, đối soát dữ liệu cuối tháng được rút ngắn tối đa, giải phóng nguồn lực và loại bỏ rủi ro sai sót thủ công.
Ứng dụng công nghệ vào quản lý điều hành không chỉ giúp Công ty Truyền tải điện 1 tối ưu hóa năng suất của bộ phận hành chính nhân sự, mà còn nâng cao sự chủ động, tính minh bạch trong quá trình công tác, sửa chữa của đội ngũ cán bộ công nhân viên trên toàn tuyến.
Thành công bước đầu từ hoạt động quản lý nhân sự chính là nền tảng dữ liệu vững chắc để Công ty Truyền tải điện 1 tiếp tục chuẩn hóa, tối ưu hóa các nghiệp vụ khác, khẳng định cam kết mạnh mẽ trên hành trình chuyển đổi số toàn diện.
Hơn 3500 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước đã vận hành xuất sắc & cộng tác tốt hơn nhờ FastWork. Tiêu biểu như: Petrolimex, VNC, Mobifone, Metro Mart, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ, STRACO, LOVICO, Nội thất ADZ,… Trở thành khách hàng tiếp theo của FastWork bằng cách liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để được Tư vấn Miễn phí!
