Với đặc thù ngành kỹ thuật thang máy, việc đảm bảo tiến độ lắp đặt, tính chính xác trong bảo trì định kỳ và tốc độ xử lý sự cố là yếu tố sống còn quyết định uy tín doanh nghiệp. Vừa qua, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thang máy Thiên Phong đã chính thức hợp tác cùng FastWork triển khai hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp, đánh dấu bước ngoặt mới trên hành trình chuyển đổi số & quyết tâm nâng cao uy tín thương hiệu Thiên Phong.
Demo Miễn Phí phần mềm quản lý bảo trì thang máy được Thiên Phong & 3500+ doanh nghiệp dịch vụ tin dùng TẠI ĐÂY
Mục lục nội dung:
1. Khó khăn khi vận hành doanh nghiệp dịch vụ thang máy bằng các công cụ rời rạc
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thang máy Thiên Phong là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực lắp đặt, vận hành & thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo trì thang máy với uy tín đã được khẳng định hơn một thập kỷ tại thị trường Việt Nam.
Trước khi ứng dụng FastWork, giống như nhiều doanh nghiệp trong ngành dịch vụ kỹ thuật thang máy, Ban lãnh đạo Thiên Phong phải đối mặt với những “điểm nghẽn” trong công tác quản lý thủ công, điển hình như:
- Dữ liệu phân mảnh, thiếu tính kế thừa: Thông tin khách hàng, hồ sơ công trình, mã thang máy, báo giá và hợp đồng bị lưu trữ rời rạc trên rất nhiều file Excel, nhóm chát Zalo hoặc hồ sơ giấy. Khi phát sinh lịch bảo trì, sửa chữa hoặc lắp đặt lại mất rất nhiều thời gian lục tìm dữ liệu, tra cứu thông tin.
- Bị động trong bảo trì định kỳ & Sửa chữa sự cố: Việc theo dõi lịch bảo trì bằng Excel dễ dẫn đến tình trạng quên lịch, chậm trễ. Khi có sự cố, Bộ phận quản lý điều phối việc cho kỹ thuật qua điện thoại/ Zalo thiếu tính chuẩn hóa, không có hình ảnh hiện trường đối chiếu trước/ sau xử lý, gây khó khăn trong việc nghiệm thu và đánh giá năng suất kỹ thuật viên.
- Khó theo dõi tiến độ dự án lắp đặt: Trước đây, tiến độ lắp đặt tại công trình chủ yếu quản lý qua nhóm chat. Ban Giám đốc khó nhìn được bức tranh tổng thể: hạng mục nào đang chậm, kỹ thuật nào đang phụ trách, giai đoạn nào chưa nghiệm thu?
- Quy trình giấy tờ nội bộ rườm rà: Các đề xuất mua vật tư, tạm ứng, thanh toán được làm trên giấy, duyệt thủ công. Kế toán và Giám đốc khó đối soát chi phí vật tư phát sinh cho từng công trình cụ thể.
- Khó kiểm soát thời gian làm việc thực tế tại khách hàng: Việc sử dụng máy chấm công vật lý hay báo cáo giờ làm qua tin nhắn, ký giấy khó xác minh kỹ thuật viên có mặt đúng công trình và đúng thời gian hay không. Hơn nữa bộ phận Hành chính – Kế toán luôn quá tải, phải tiêu tốn nhiều ngày để đối soát và chốt công cuối tháng.
Những vấn đề này không chỉ làm giảm hiệu suất vận hành, chất lượng dịch vụ, mà còn hạn chế khả năng kiểm soát và mở rộng của doanh nghiệp trong dài hạn. Và đây cũng chính là điểm khởi đầu cho hành trình chuyển đổi tại Thiên Phong.
2. Lời giải từ FastWork: Số hóa & tối ưu xuyên suốt vòng đời vận hành dịch vụ
Thay vì xử lý từng vấn đề riêng lẻ, Thiên Phong lựa chọn cách tiếp cận tổng thể: xây dựng một nền tảng số quản trị xuyên suốt toàn bộ vòng đời dịch vụ.
Với kinh nghiệm & tính ứng dụng thực tiễn cao, FastWork được Thiên Phong tin chọn để giúp số hóa toàn diện dòng chảy thông tin, biến dữ liệu thành công cụ đắc lực hỗ trợ Ban lãnh đạo ra quyết định điều hành chính xác và kịp thời.
Mô hình ứng dụng FastWork tại Thiên Phong được cấu trúc hóa qua 3 trụ cột chính:
2.1. FastWork CRM+ | Chuẩn hóa Dữ liệu gốc: Khách hàng – Công trình – Thang máy
Từ đây, mọi thông tin khách hàng, công trình tại Thiên Phong đều được số hóa & theo dõi tập trung trên một hệ thống CRM thống nhất của FastWork.
Bằng việc thiết lập quy trình chuẩn hóa mô hình quản lý xuyên suốt: Khách hàng -> Công trình/Tòa nhà -> Mã thang máy -> Báo giá -> Hợp đồng.
- Giúp Bộ phận Kinh doanh, CS, Trưởng bộ phận kỹ thuật, Quản lý Khách hàng tìm kiếm nhanh: Thông tin khách hàng, địa chỉ, liên hệ. Mỗi khách hàng liên kết với nhiều công trình,…
- Số hóa thông tin công trình/ tòa nhà, tầng thang máy; chuẩn hóa mã thang, model, số tầng, tình trạng vận hành, kỹ thuật phụ trách,… Nhờ đó chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho hoạt động báo giá, hợp đồng, bảo trì, sửa chữa và lắp đặt về sau.
Thiên Phong không còn phụ thuộc vào việc tìm kiếm dữ liệu rời rạc, mà có thể truy xuất toàn bộ lịch sử theo từng thiết bị, từng khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Hợp đồng bảo trì/ lắp đặt trở thành dữ liệu gốc để tự động kích hoạt các nghiệp vụ vận hành tiếp theo trên hệ thống quản lý công việc FastWork Work+.
2.2. FastWork Work+ | Quản trị dự án lắp đặt, bảo trì chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn
Thay vì quản lý qua nhiều nhóm chat, mọi công trình lắp đặt mới của công ty Thiên Phong được số hóa thành các Dự án (Project) để kiểm soát hiệu quả hơn trên 1 app FastWork.
Chuẩn hóa quản lý hoạt động bảo trì định kỳ
Thay vì phụ thuộc vào trí nhớ hay các bảng tính thủ công dễ sai sót, phần mềm FastWork giúp Thiên Phong chủ động kiểm soát 100% lịch trình bảo trì, nhờ.
Số hóa toàn bộ quy trình: Tạo hợp đồng bảo trì -> Theo dõi kỳ bảo trì -> CS chốt lịch -> Tạo công việc -> Trưởng bộ phận phân công -> Kỹ thuật thực hiện -> Nghiệm thu -> Lưu lịch sử
Việc phần mềm hỗ trợ tự động cảnh báo các kỳ bảo trì sắp đến hạn, giúp doanh nghiệp luôn giữ đúng cam kết với khách hàng. Mọi công tác bảo trì đều đi kèm checklist tiêu chuẩn và hình ảnh thực tế từ hiện trường, giúp Ban lãnh đạo đánh giá chính xác tiến độ, năng suất kỹ thuật viên và đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất cho từng công trình.
Phản ứng nhanh & chuẩn hóa quy trình xử lý sự cố thang máy
Thiên Phong loại bỏ được tình trạng thông tin sự cố bị thất lạc hoặc giao việc miệng thiếu kiểm soát. Toàn bộ vòng đời xử lý sự cố được quản lý tập trung và tức thời.
- Rút ngắn thời gian “chết” của thiết bị thông qua quy trình: Tiếp nhận sự cố -> Đánh giá mức độ -> Phân công kỹ thuật -> Xử lý hiện trường -> Phát sinh đề xuất vật tư nếu cần -> Nghiệm thu -> Lưu lịch sử sửa chữa
- Tối ưu chi phí: Mọi vật tư phát sinh được liên kết trực tiếp với mã thang máy, giúp kế toán và quản lý dễ dàng kiểm soát chi phí sửa chữa, đồng thời theo dõi được lịch sử “bệnh lý” để đưa ra phương án thay thế/nâng cấp tối ưu cho khách hàng.
Quản lý hoạt động lắp đặt thang máy theo dự án
Với mô hình chia nhỏ hạng mục công việc (WBS), mỗi công trình lắp đặt mới trở thành một dự án thông minh được kiểm soát chặt chẽ từ giai đoạn chuẩn bị đến khi bàn giao.
Số hóa quy trình: Hợp đồng lắp đặt -> Tạo Project -> Tạo hạng mục -> Giao task -> Kỹ thuật thực hiện -> Nghiệm thu giai đoạn -> Kiểm định -> Bàn giao
- Giúp quản lý, Ban Giám đốc nắm bắt được ngay lập tức bao nhiêu % dự án đã hoàn thành, hạng mục nào đang bị nghẽn và ai là người chịu trách nhiệm.
- Toàn bộ hồ sơ kiểm định, biên bản bàn giao và hình ảnh thi công được đính kèm trực tiếp vào dự án, tạo lập kho dữ liệu lịch sử giá trị, phục vụ công tác tra cứu và hậu mãi chuyên nghiệp.
2.3. Tối ưu luồng chi phí & Quản lý chấm công kỹ thuật hiện trường
Không chỉ dừng lại ở quản lý nghiệp vụ kỹ thuật, Thang máy Thiên Phong đã tiến xa hơn trong việc quản trị tài chính và nhân sự bằng cách tích hợp sâu các phân hệ quản lý đề xuất và chấm công.
Số hóa luồng phê duyệt – Kiểm soát chặt chẽ ngân sách dự án:
- Mọi quy trình đề xuất mua vật tư, tạm ứng, thanh toán và hoàn ứng đều được chuyển đổi thành các E-form (biểu mẫu điện tử) thông minh. Nhân sự có thể gửi yêu cầu ngay tại công trình qua thiết bị di động.
- Luồng duyệt được thiết lập tự động từ Trưởng bộ phận đến Kế toán và Ban Giám đốc, giúp cắt giảm 90% thời gian chờ đợi.
Mỗi khoản chi được gắn định danh trực tiếp với một công trình hoặc mã thang máy cụ thể. Điều này cho phép Ban lãnh đạo theo dõi sát sao biên lợi nhuận của từng dự án, ngăn chặn thất thoát và kiểm soát chi phí vật tư phát sinh ngoài kế hoạch một cách tức thời.
Đội ngũ kỹ thuật chấm công linh hoạt tại hiện trường:
- Kỹ thuật viên thực hiện chấm công qua công nghệ định vị GPS ngay tại tọa độ công trình. Hệ thống chỉ ghi nhận công làm việc khi nhân sự có mặt đúng vị trí quy định, xóa bỏ hoàn toàn các sai lệch trong báo cáo thủ công.
- Điểm khác biệt lớn nhất là dữ liệu chấm công được đối chiếu trực tiếp với tiến độ công việc trên FastWork Work+. Ban lãnh đạo có thể thấy rõ sự tương quan giữa thời gian làm việc và khối lượng sản phẩm hoàn thành.
Tự động hóa bảng lương vào cuối tháng, giảm áp lực cho bộ phận Hành chính, Kế toán. Quan trọng hơn, giải pháp này giúp xây dựng một văn hóa làm việc minh bạch, tự giác và giúp CEO đánh giá chính xác năng lực thực tế của từng nhân viên hiện trường.
3. Thiết lập chuẩn mực dịch vụ mới: Lời cam kết về chất lượng và uy tín của Thang máy Thiên Phong
Việc chuyển đổi số cùng FastWork không chỉ đơn thuần là thay đổi thói quen làm việc của đội ngũ kỹ thuật, mà còn mang lại những giá trị quản trị cốt lõi, giúp Ban lãnh đạo Thang máy Thiên Phong nắm trọn quyền kiểm soát doanh nghiệp:
- Bảo mật dữ liệu tuyệt đối – Tài sản của khách hàng là ưu tiên hàng đầu
Thiên Phong hiểu rằng hồ sơ kỹ thuật và lịch sử thiết bị là tài sản vô giá của khách hàng. Bằng việc số hóa toàn bộ dữ liệu trên FastWork thay vì lưu trữ rời rạc qua Zalo hay sổ tay cá nhân, công ty đảm bảo thông tin luôn được bảo mật và kế thừa xuyên suốt. Ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự, mọi dữ liệu bảo trì, sửa chữa vẫn được lưu giữ an toàn 100%, giúp quá trình phục vụ khách hàng không bao giờ bị gián đoạn.
- Kiểm soát doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi:
Ban lãnh đạo không còn bị bó buộc tại văn phòng để phê duyệt giấy tờ. Hệ thống báo cáo thời gian thực cung cấp cái nhìn xuyên suốt về:
* Tiến độ thực tế: Thúc đẩy các dự án lắp đặt luôn hoàn thành đúng hạn.
* Chất lượng kỹ thuật: Theo sát năng suất và tính chuẩn xác của đội ngũ kỹ thuật thông qua hình ảnh và checklist thực tế.
* Sức khỏe tài chính: Minh bạch hóa luồng chi phí vật tư, giúp tối ưu nguồn lực để tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Tối ưu hóa nguồn lực và Giảm thiểu chi phí ẩn:
Việc loại bỏ quy trình giấy tờ giúp Thiên Phong cắt giảm đáng kể các chi phí vận hành gián tiếp. Luồng thông tin không còn bị nghẽn ở các nhóm chat rời rạc mà được đổ về một mối, giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian phối hợp giữa bộ phận CSKH, Kỹ thuật và Kế toán.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng:
Sự minh bạch trong lịch sử bảo trì và tốc độ xử lý nhanh sự cố chính là lời khẳng định mạnh mẽ nhất cho uy tín của Thiên Phong, giúp gia tăng tỷ lệ tái ký hợp đồng và lòng tin dùng dịch vụ của khách hàng.
4. Lời kết
Hợp tác cùng FastWork là bước đi nền móng để Công ty TNHH TMDV Thang máy Thiên Phong chuẩn hóa lại toàn bộ quy trình vận hành. Đây là minh chứng rõ nét cho thấy: Ngay từ những bước đầu tiên, nếu doanh nghiệp dịch vụ SME dám thay đổi tư duy quản trị thủ công để đón đầu công nghệ, họ sẽ tự tạo ra lợi thế cạnh tranh, giảm bớt áp lực cho bộ máy điều hành và sẵn sàng cho những mục tiêu tăng trưởng đột phá trong tương lai.
Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm Quản lý dịch vụ lắp đặt, bảo trì thang máy FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!
