Bất cập trong công tác phê duyệt đơn từ mỗi khi đi công tác và “tắc nghẽn” công việc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu. Ban lãnh đạo Công ty TNHH Xây lắp Công nghệ ETEC đã quyết định ứng dụng phần mềm FastWork để tháo gỡ mọi khó khăn và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Khó khăn xử lý nội bộ doanh nghiệp tại ETEC
Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, lắp ráp máy móc công nghiệp, thiết bị xe công nghiệp nên toàn bộ đơn từ, giấy tờ đề xuất đều cần có chữ ký của ban lãnh đạo. Tuy nhiên, ban lãnh đạo ETEC thường xuyên phải đi công tác nên việc phê duyệt đơn từ trong doanh nghiệp thường kéo dài từ 3 – 4 ngày, thậm chí 1 tuần nếu ban lãnh đạo đi công tác nước ngoài. Điều đó làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ triển khai các công việc.
Mặt khác, ETEC chưa có quy trình làm việc rõ ràng, quy trình giấy, quy trình bằng miệng khiến nhân viên hay quên và lơ là triển khai. Khi công việc xảy ra vấn đề nhân viên không biết lỗi do đâu, không biết trách nhiệm của ai làm hiệu suất công việc giảm.
Để tháo gỡ mọi khó khăn, ban lãnh đạo ETEC đã tìm hiểu và quyết định chọn ứng dụng phần mềm FastWork vào quản lý, vận hành quy trình công việc và xử lý đơn từ.
Tìm hiểu thêm: Chuyển đổi số là gì? Lý do chuyển đổi số là vấn đề sống còn với doanh nghiệp
FastWork “đòn bẩy” chuyển đổi số doanh nghiệp tại ETEC
1. Số hóa hệ thống đơn từ, thủ tục hành chính với FastWork Request
FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E – form) giúp ETEC số hóa hệ thống đơn từ trong nội bộ doanh nghiệp: đơn đề xuất, tạm ứng, thanh toán,… bằng giấy lên hệ thống phần mềm và quản lý tập trung trực tuyến. Giúp quá trình soạn thảo, phê duyệt đơn diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đơn giản công tác xử lý đơn.
Thay vì tạo đơn trên ứng dụng Word, nhân viên trong công ty sẽ chọn mẫu đơn có sẵn trên hệ thống phần mềm, điền nhanh các trường thông tin nội dung tương ứng, chọn người thông báo, người cần gửi là ban lãnh đạo công ty ngay trên máy tính hoặc điện thoại có kết nối Internet.
Khởi tạo đơn từ nhanh chóng theo biểu mẫu có sẵn
Dù đang ở văn phòng, đi công tác, ở nhà, ngay tức thì ban lãnh đạo ETEC sẽ nhận được đơn và thực hiện phê duyệt và có thể gửi ý kiến trao đổi tới người gửi ngay bên dưới đơn. Đặc biệt, ban lãnh đạo có thể phê duyệt 1 hoặc nhiều đơn cùng một lúc thay vì ngồi ký tá hàng đống giấy tờ trên bàn.
Phê duyệt đơn nhanh chóng trên điện thoại dù ở bất cứ đâu
Từ đó, ETEC tối ưu thời gian gửi, chờ duyệt đơn, nâng cao hiệu quả công việc của cả 2 phía, nhân viên và ban lãnh đạo. Đặc biệt là rút ngắn độ trễ triển khai các hoạt động công việc của nhân viên cần chi phí mua sắm vật liệu cho công việc
Xem thêm: FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form)
2. Số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc
Sử dụng quy trình giấy, ETEC chưa bao giờ áp dụng được vào thực tế. Nhân viên tại các phòng ban thường bỏ qua các bước hoặc không biết mình đang đảm nhiệm vị trí nào, có vai trò như thế nào trong từng nhiệm vụ.
Nhưng với FastWork WorkFlow, ETEC xây dựng quy trình nội bộ, liên phòng ban chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả dưới sự tư vấn của đội ngũ chuyên gia FastWork.
Xây dựng và số hóa quy trình giấy lên hệ thống phần mềm
Số hóa toàn bộ quy trình giấy trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm, làm rõ từng giai đoạn trong quy trình, tại mỗi giai đoạn sẽ làm rõ tính chất nhiệm vụ, phân quyền chi tiết vai trò, chức năng, nhiệm vụ của các thành viên tham gia.
Chuẩn hóa quy trình theo từng phòng ban, vị trí
Từ đó, mọi nhân viên, phòng ban viết được mình cần làm gì để hoàn thành nhiệm vụ? Công việc được giải quyết trơn tru, đúng quy trình. Triệt tiêu tình trạng không biết “tắc nghẽn” công việc đang ở giai đoạn nào và ai là người chịu trách nhiệm.
Khi một công việc được gán vào quy trình, công việc sẽ tự động chạy theo quy trình đó, phần mềm cũng tự động chuyển giai đoạn, chuyển bước, tự động giao việc cho người tiếp theo khi người trước đánh dấu hoàn thành công việc.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork WorkFlow – Phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc
FastWork WorkFlow cung cấp nhiều mô hình báo cáo đa chiều, chuyên sâu về tất cả các công việc: kiểm soát năng suất, giám sát tỉ lệ thành công, thất bại của quy trình…
Cung cấp mô hình báo cáo đa chiều, chuyên sâu
“Ban đầu chúng tôi chỉ áp dụng FastWork để giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý. Nhưng sau một thời gian sử dụng chúng tôi đã thấy mình đã thành công bước đầu trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp: Số hóa quy trình thủ công lên phần mềm, cắt giảm các thao tác thủ công bằng tay, tối ưu thời gian làm việc, tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí…” – GĐ Công ty TNHH Xây lắp Công nghệ ETEC cho biết.
Mang đến nhiều lợi ích, FastWork đang giúp +1500 doanh nghiệp và +30.000 người dùng hằng ngày làm việc hiệu quả. Liên hệ 0983 089 715 để được tư vấn và nhận demo trải nghiệm phần mềm miễn phí.
