Với khả năng quản lý toàn diện hệ thống văn bản, công văn – thông tin nội bộ trên một nền tảng chung trực tuyến, FastWork E-Office (Phần mềm văn phòng điện tử) ngày càng được nhiều doanh nghiệp Việt ứng dụng rộng rãi thay thế văn phòng kiểu cũ nặng về mặt giấy tờ. Tiền đề cho quá trình số hóa và chuyển đổi số doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
1. Tổng quan về phần mềm văn phòng điện tử 4.0 FastWork E-Office
Thuật ngữ E-Office hay còn gọi là Văn phòng điện tử ra đời đánh dấu sự chuyển dịch của mô hình quản trị truyền thống nặng về mặt giấy tờ sang mô hình quản trị trực tuyến mà cốt lõi là tự động hóa, giảm tải tối đa các tác vụ thủ công tốn kém thời gian và chi phí.
Hướng tới một nền tảng thống nhất tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý – xử lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, đội ngũ FastWork đã nghiên cứu và phát triển phần mềm văn phòng điện tử 4.0 với đầy đủ chức năng – thay thế phần lớn các công cụ quản lý truyền thống như Email, Zalo, Excel,…
Tích hợp 9 ứng dụng trong một phần mềm chung trực tuyến, FastWork E-Office giải quyết trọn vẹn bài toán quản trị nội bộ trong vận hành doanh nghiệp. Sử dụng linh hoạt trên Web App và Mobile App hỗ trợ nắm bắt thông tin real-time, lưu trữ không giới hạn các thông báo – đề xuất giúp tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
Hệ thống ứng dụng trong phần mềm văn phòng điện tử FastWork E-Office:
- FastWork FaceID – Ứng dụng chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID đầu tiên tại Việt Nam
- FastWork Payroll – Ứng dụng tính lương tự động
- FastWork Request – Ứng dụng đề xuất nội bộ
- FastWork News – Ứng dụng thông báo & truyền thông nội bộ
- FastWork Dispatch – Ứng dụng quản lý văn bản, công văn
- FastWork Asset – Ứng dụng quản lý tài sản nội bộ
- FastWork Expense – Ứng dụng Quản lý thu chi nội bộ
- FastWork Booking: Ứng dụng Đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị dùng chung
- FastWork Meeting: Ứng dụng quản lý cuộc họp trực tuyến
Xem thêm: [Mới] Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office
2. Tính năng nổi bật của FastWork E-Office
FastWork E-Office được đánh giá là phần mềm văn phòng điện tử 4.0 cung cấp đầy đủ chức năng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp toàn diện ở mọi quy mô, lĩnh vực, từ các đơn vị kinh doanh tư nhân đến các cơ quan khối nhà nước.
Chấm công online trên di động. Tự động hóa bảng công, bảng lương
Điểm vượt trội của FastWork E-Office so với các phần mềm văn phòng điện tử khác nằm ở ứng dụng chấm công online bằng công nghệ định danh khuôn mặt FaceID. Thay thế máy chấm công vân tay, các loại sổ chấm công đòi hỏi rất nhiều thời gian truy xuất dữ liệu, tổng hợp bảng công thủ công, ứng dụng chấm công FastWork tự động hóa toàn bộ bảng công, bảng lương – rút ngắn tối đa thời gian làm lương cuối tháng của bộ phận hành chính, nhân sự.
FastWork cho phép thiết lập không giới hạn các ca làm việc và địa điểm chấm công, hỗ trợ quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân sự văn phòng, hiện trường, nhân viên thi công lắp đặt và nhân viên bán hàng chuỗi cửa hàng. Thao tác chấm công rất đơn giản, chỉ cần truy cập app di động và chụp ảnh khuôn mặt, dữ liệu chấm công bao gồm ca làm việc, hình ảnh, thời gian và vị trí chấm công sẽ cập nhật tức thời trên phần mềm. Không chỉ nhân viên chủ động quản lý thông tin ngày công, quỹ phép, ban lãnh đạo tại văn phòng cũng nắm bắt nhanh chóng tình hình nhân sự tại từng địa điểm. Dữ liệu đơn từ tự động tích hợp vào bảng công ngay sau khi lãnh đạo phê duyệt/ từ chối đơn. Bảng lương tự động hóa dựa theo bảng công có sẵn và công thức tính lương cho từng vị trí đã được thiết lập sẵn.
Xây dựng văn phòng không giấy
Sử dụng công nghệ điện toán đám mây, hệ thống E-office FastWork cho phép điện tử hóa mọi loại thông tin dưới dạng văn bản giấy tờ trong doanh nghiệp. Mọi dữ liệu đều được chuẩn hóa và lưu trữ an toàn, đầy đủ trên cùng một hệ thống, dễ dàng xử lý và tra cứu. Theo đó, bộ phận hành chính nhân sự có thể cắt giảm tới 90% các thao tác thủ công vốn là nguyên nhân gây ra sai sót. Đồng thời, nó cũng giúp ích cho nhân viên tại các doanh nghiệp đẩy nhanh thời gian xử lý công việc, giảm mối lo ngại viết sai đơn, dùng sai mẫu giấy … dẫn tới làm đi làm lại nhiều lần.
Điện tử hóa quy trình nội bộ
Mọi quy trình trở nên rõ ràng và liền mạch: quy trình gồm bao nhiêu giai đoạn, do ai phụ trách, thời hạn hoàn thành, các tiêu chí đánh giá kết quả ở từng giai đoạn,…Không chỉ triệt tiêu sai sót, hệ thống văn phòng điện tử FastWork còn giúp rút ngắn thời gian xử lý một quy trình xét duyệt hành chính thông thường từ vài ngày xuống còn vài phút.
Xây dựng môi trường cộng tác toàn diện
FastWork E-Office cho phép đính kèm hình ảnh, video, các file tài liệu thuận tiện. Trao đổi dễ dàng ngay tại các thông báo, công văn, đề xuất. Việc chia sẻ thông tin trên một nền tảng chung không chỉ giúp cho quá trình triển khai công việc diễn ra liền mạch, hiệu quả mà còn góp phần gắn kết đội ngũ. Hướng đến thực hiện một mục tiêu chung là thúc đẩy hiệu suất, mở rộng doanh thu và phát triển doanh nghiệp.
Cập nhật dữ liệu tức thời. Lưu trữ tập trung
Toàn bộ các văn bản, công văn ngay sau khi được ban hành, những cá nhân được phân quyền theo dõi sẽ nhận thông báo tức thời ngay trên phần mềm. Tương tự đối với các đơn từ, đề xuất,…. FastWork giúp cập nhật realtime – trực tuyến mọi hoạt động trong doanh nghiệp, triệt tiêu tình trạng bỏ sót thông tin và giảm thiểu độ trễ/ thời gian chờ xử lý.
FastWork E-Office thiết lập 1 không gian lưu trữ dữ liệu tập trung không giới hạn. Không mất thời gian phân loại thủ công hay tốn kém chi phí cho các loại thiết bị lưu trữ, phần mềm số hóa nhanh chóng giúp cho việc theo dõi và tìm kiếm online thuận tiện.
Bảo mật tuyệt đối
Các tài liệu vật lý rất khó theo dõi – hàng đống giấy có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt hoặc kém chất lượng theo thời gian. Cũng rất khó để kiểm soát việc truy cập, in và sao chép các tệp nhạy cảm. Phần mềm quản lý tài liệu với khả năng bảo mật tuyệt đối có thể giải quyết triệt để vấn đề này.
Người quản trị hệ thống có thể thiết lập quyền truy cập chi tiết, quyền này chỉ định quyền ở cấp tài liệu (ví dụ: cài đặt dựa trên loại tài liệu), cấp người dùng (ví dụ: cài đặt dựa trên chức năng công việc của người đó) hoặc cấp hệ thống (ví dụ: bảo mật bao trùm cho tất cả dữ liệu trong hệ thống).
Việc triển khai phần mềm quản lý tài liệu cũng cho phép các tổ chức tận dụng chữ ký điện tử, tạo đường mòn kiểm toán và hơn thế nữa.
3. Tiền đề chuyển đổi số doanh nghiệp
FastWork E-Office mang đến giải pháp số hóa văn phòng dễ dàng trên một nền tảng thống nhất, tiền đề cho hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp. Từng bước xây dựng một văn phòng số trực tuyến tự động hóa tối đa các tác vụ có thể tự động, nơi mọi thông tin, quy trình đều minh bạch rõ ràng. Nhân sự của bạn có thể nắm bắt chính xác đầu việc cần làm, deadline thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo.
Đặc biệt ở thời điểm dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến rất phức tạp cả trong nước và trên thế giới, việc áp dụng văn phòng điện tử kiểm soát nhân sự Work From Home càng cần thiết. Vừa tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian mà vẫn thúc đẩy bộ máy vận hành hiệu quả, đảm bảo năng suất nhân sự và chất lượng công việc.
Đến thời điểm hiện tại, FastWork.vn đã triển khai thành công phần mềm văn phòng điện tử 4.0 cho hơn 3500 doanh nghiệp trên cả nước. Tiêu biểu là các đơn vị khối nhà nước bao gồm Cấp nước Thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Điện lực Thái Nguyên, Điện lực Bình Chánh,….Các doanh nghiệp tư nhân như Metro Mart, HONDA, CMC Telecom, Mắt Việt Group, Xây dựng Quê Hương, Xây dựng Gia Phú,….
Để nhận tư vấn miễn phí phần mềm văn phòng điện tử FastWork E-Office, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
