Giới thiệu FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form)

Bạn là CEO, C – level hay Manager, bạn đang cảm thấy mệt mỏi vì phải căng não xử lý phê duyệt nhiều loại đơn đề xuất mỗi ngày? Giúp bạn cải thiện điều này, FastWortk Request – phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử ra đời với sứ mệnh tinh gọn quy trình xử lý và số hóa mọi đề xuất trong doanh nghiệp bằng biểu mẫu điện tử E-form, giúp quản lý xét duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi và quản lý tập trung trên một nền tảng. 

Thực trạng công tác quản lý đề xuất và phê duyệt đơn từ trong các doanh nghiệp hiện nay

Quá tải đơn từ, đề xuất cần xử lý là thực trạng dễ thấy tại bất cứ doanh nghiệp nào. Các đơn từ thường xuyên cần nhà quản lý phê duyệt như:

• Tạm ứng chi phí công tác
• Đề xuất thanh toán công tác phí
• Mua sắm trang thiết bị mới
• Đề xuất sử dụng xe
• Duyệt kế hoạch, thăng cấp, tăng lương,…

Theo kết quả khảo sát của FastWork, hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng hình thức đề xuất là giấy tờ bản cứng, hoặc gửi bằng email, tin nhắn và gọi điện thoại, thậm chí là trao đổi trực tiếp để nhắc sếp thực hiện phê duyệt đề xuất. Cách làm thủ công này dường như đang mang lại nhiều bất tiện cho cả nhà quản lý, nhân viên và phía doanh nghiệp; điển hình như:

• Lãnh đạo, quản lý bị nhân viên chuyển đơn tới và giục ký duyệt cả ngày. Quá tải đề xuất cần xử lý sẽ dẫn tới ùn tắc trong quy trình và trì trệ bộ máy vận hành chung doanh nghiệp. 
• Nhân viên không biết gặp ai để xin đề xuất, quy trình thế nào, gửi đơn từ cho ai, thủ tục ra sao…? dẫn tới ngại ngần trong việc đề xuất. 

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp cải tiến, tinh gọn và đơn giản hóa cách thức xử lý các loại đề xuất này? FastWortk Request – phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử ra đời với sứ mệnh tinh gọn và số hóa mọi nghiệp vụ đề xuất phê duyệt trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm. Đặc biệt, giúp bạn có thể xét duyệt đơn thư mọi lúc mọi nơi và quản lý tập trung trên một nền tảng là giải pháp bạn cần ngay lúc này. 

FastWork Request –  là gì? Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử

Có thể hiểu đơn giản, FastWork Request là phần mềm giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ hệ thống đơn thư bằng giấy trong nội bộ doanh nghiệp thành hệ thống đơn thư điện tử (biểu mẫu e form) trên phần mềm. Giúp việc tạo, lập đề xuất và thực hiện phê duyệt diễn ra đơn giản, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi thông qua smartphone. 

Tham khảo giao diện tổng quan, tính năng nổi bật của FastWork Request

Với nhiều tính năng tiện ích, phần mềm Fastwork Request thực sự mang lại nhiều giá trị về mặt tài chính, quản trị và điều hành doanh nghiệp dưới các góc độ: cấp quản lý, nhân viên, doanh nghiệp. 

• Lợi ích từ góc độ cấp quản lý

Quản lý và phê duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi: Cụm từ “mọi lúc mọi nơi” thực sự quý giá đối với một nhà quản lý như bạn. Bởi bạn không thể dành tới 2-3 giờ đồng hồ mỗi ngày tại văn phòng chỉ để chờ nhân viên tới xin duyệt đơn từ được. Giờ đây, với Fastwork Request, bạn có thể ngồi tại quán cafe, trên xe ô tô, ăn sáng, tranh thủ buổi tối tại nhà hay khi đang đi công tác,… để xử lý bất cứ lúc nào. 

Thao tác nhanh chóng chỉ bằng một cú chạm: Điều tuyệt vời tại Fastwork Request là sử dụng internet để truy cập, bạn có thể sử dụng trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động với 2 hệ điều hành Android và IOS. Các thao tác xử lý đề xuất đều được thực hiện rất nhanh chóng, dễ dàng và đơn giản bằng cách chạm “đồng ý” hoặc “từ chối”. 

Tương tác, trao đổi với nhân viên ngay trên mẫu đơn đề xuất: Nhiều trường hợp, bạn sẽ cần trao đổi thêm với nhân viên về nội dung đề xuất của họ. Ví dụ như nhắc nhân viên báo cho bộ phận nhân sự biết về thông tin này, hoặc đề nghị nhân viên chỉnh sửa lại nội dung cho hợp lý, thông báo lý do tại sao đề xuất này chưa đạt yêu cầu,… Fastwork Request có sẵn khoảng tương tác ngay dưới mỗi đề xuất.

Đặc biệt hơn, bạn còn có thể phân công giao việc cho nhân viên ngay trực tiếp nếu đề xuất đó phát sinh nhiệm vụ cần thực thi.

• Lợi ích từ góc độ nhân viên

Xin duyệt đề xuất mà không cần gặp mặt trực tiếp sếp: Thật tuyệt khi nhân viên của bạn có thể gửi đề xuất đến bạn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Điều này thực sự là giải pháp cứu cánh khi bạn phải đi công tác xa hoặc trong nhiều trường hợp khẩn cấp. Đề xuất xin nghỉ được tạo trên FastWork Request được công nhận giá trị giống hệt như lá đơn truyền thống.

Không phải chạy qua từng bộ phận, phòng ban để xin chữ ký hay nộp đơn: Nhìn lại hàng chục loại đơn từ mà nhân viên cần làm ở trên, hầu như tất cả trong số chúng đều không chỉ có một đích đến duy nhất. Ví dụ đề xuất thanh toán hợp đồng quảng cáo, bạn sẽ cần trưởng phòng phê duyệt và CEO ký duyệt nộp lại cho kế toán chẳng hạn. Thật mất công, tốn sức.

Không phải chờ đợi: Khi mọi thao tác được tinh gọn tới mức tối đa, thời gian xử lý đề xuất sẽ được rút ngắn lại tới 90%. Nhân viên sẽ không còn khoảng chờ lãng phí từ tạo đề xuất cho tới lúc quản lý cấp cao nhất phê duyệt thành công nữa. Tổng lượng thời gian không cần phải tính bằng ngày mà được tính bằng giờ/phút, thậm chí là ngay tức thời (real-time).

Khi đơn được xét duyệt có nghĩa là nhân viên của bạn đã được cấp quyền làm điều gì đó. Nhờ thời gian duyệt nhanh, luồng công việc của họ được trôi chảy, thuận lợi hơn; năng suất làm việc cũng cao hơn trước.

Cách gửi đơn từ trên phần mềm Fastwork – Trực quan, thân thiện với người dùng

• Lợi ích từ góc độ doanh nghiệp

Tự động lưu trữ, phân loại đơn thư tiện cho việc tra cứu: Nếu việc gửi hình thức đơn thư giấy hoặc đơn giản là email, một tin nhắn zalo rất khó cho việc lưu giữ và tìm kiếm sau này, thì phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt Fastwork Request lại khác. Đây là công cụ  chuyên biệt giúp quản lý dữ liệu dưới dạng “mềm”, không giới hạn số lượng biểu mẫu có thể lưu trữ. 

Như vậy, có thể nói phần mềm giống như một tủ chứa dữ liệu khổng lồ mà trong đó các biểu mẫu điện tử được sắp xếp theo từng phân mục rõ ràng. Một thành viên được cấp quyền có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc lọc ra thông tin phù hợp để phục vụ các tác vụ liên quan. 

Tiết kiệm chi phí và giảm chất thải giấy: Một nghiên cứu của FastWork cho thấy “Một công ty 60 thành viên có thể tiết kiệm tới 4kg giấy/tháng nếu dùng đơn thư điện tử.” 

Với FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử doanh nghiệp bạn sẽ tạm biệt chi phí mua giấy, đổ mực, bảo hành máy in và chi phí chuyển phát nhanh, tiền cước di động cho những cuộc gọi lặp đi lặp lại,… Công ty bạn cũng không cần thiết phải sắm hàng chục ngăn tủ lưu trữ đơn từ. Tất cả những thứ đó chính là chi phí trực tiếp được cắt giảm. Đi kèm với tiết kiệm giấy cũng chính là giảm thiểu đáng kể lượng chất thải giấy được tạo ra bởi văn phòng của bạn.

Tăng tính bảo mật và xác thực dữ liệu cao: Trên thực tế, đơn từ và hồ sơ bằng giấy hoàn toàn có nguy cơ thất lạc, sao chép và giả mạo. Nhưng với việc số hoá hệ thống đơn thư lên phần mềm luôn được đi kèm với an ninh mạng. Chỉ các thành viên công ty mới có quyền truy cập vào FastWork Request và mỗi nhân viên cũng chỉ được tiếp cận với các thuộc quyền hạn của mình.

Đặc biệt, các đề xuất đã được phê duyệt hoặc gửi đi đều không thể xóa bỏ hoặc sửa chữa. 

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử FastWork Request

1. Chuẩn hóa tất cả các mẫu yêu cầu đề xuất trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý phê duyệt đơn từ điện tử FastWork Request có sẵn các mẫu đơn thư ngay trên hệ thống để bạn tham khảo sửa đổi hoặc sử dụng ngay. Ngoài ra, hệ thống cho phép bạn chủ động thiết lập không giới hạn các mẫu đề xuất lên phần mềm, linh hoạt nhiều trường thông tin. Để khởi tạo một mẫu đề xuất mới, bạn chỉ cần nhập tên, chọn các trường thông tin phù hợp và cấu hình người theo dõi, xử lý, phê duyệt…

• Một số trường thông tin phổ biến dùng trong các mẫu đơn đề xuất là:

– Tên đề xuất

– Tên đề xuất

– Người xét duyệt/xử lý: được thiết lập cố định với mỗi loại đơn. Ví dụ: Trưởng phòng mặc định là người xử lý các đề xuất xin nghỉ phép của nhân viên trong phòng

– Người theo dõi: là người có quyền nắm được nội dung và tình trạng duyệt của đề xuất chứ không có quyền phê duyệt; được thiết lập mặc định bao gồm một số thành viên, có thể điền thêm người khác. Ví dụ: Đề xuất xin nghỉ phép mặc định người theo dõi là chuyên viên nhân sự và kế toán, có thể điền thêm quản lý trực tiếp và thành viên cùng đội nhóm.

– Thời gian: Khoảng thời gian giới hạn phải xử lý xong đề xuất, tính từ lúc nó được khởi tạo. Ví dụ: 0.5h, 1h, 3h,…

Lưu ý: trên hệ thống phần mềm bất kỳ của FastWork mỗi thành viên trong công ty sẽ có một tài khoản với username không trùng lặp. Thẻ @username được dùng để tag tên nhau.

• Phân nhóm đơn thư theo từng bộ phận và phòng ban tương ứng

Mục đích của việc phân nhóm các đơn thư theo bộ phận/phòng ban là giúp các cá nhân dễ dàng kiểm soát được những đề xuất có liên quan đến mình để xử lý nhanh chóng, đồng thời dễ dàng tìm kiếm ngược trở lại.

Số lượng loại đề xuất hiển thị đối với một nhân viên bình thường rơi vào khoảng 40-50 loại, nhưng đối với một nhà quản lý cấp cao hơn, con số này lên tới hàng trăm, thậm chí là vài trăm đầu mục. Việc phân loại khiến “kho lưu trữ” trở nên khoa học, hạn chế phát sinh các rắc rối khi sử dụng lâu dài.

• Phân loại đề xuất theo mức độ quan trọng

Để cá nhân hoá trải nghiệm của mỗi cá nhân, FastWork Request có thêm tính năng chủ động đánh dấu các loại đề xuất quan trọng mà bản thân thường xuyên cần xử lý. Nhờ vậy, nhân viên nhanh chóng tạo lập và theo dõi được các đề xuất của mình; nhà quản lý cũng dễ dàng kiểm soát một cách tổng quan đâu là các biểu mẫu mình cần xử lý.

2. Phân quyền sâu, chi tiết trong quá trình xử lý, phê duyệt

Tại phần mềm đề xuất phê duyệt điện tử FastWork Request, các biểu mẫu được xây dựng với thông tin rõ ràng ai là người sẽ xử lý loại đề xuất nào, quy trình xử lý bao gồm mấy bước. Đó chính là đặc điểm của một hệ thống đã được “số hoá” hoặc “tự động hoá”.

FastWork Request chính là một hệ thống như vậy: vấn đề xét duyệt đều rõ ràng và minh bạch với tất cả mọi người.

• Cung cấp tính năng duyệt lần lượt, duyệt đồng thời và chỉ cần 1 người duyệt

Tính chất của mỗi loại đề xuất trong doanh nghiệp bạn là khác nhau, nên quy trình phê duyệt của chúng cũng khác nhau. Có ba loại quy trình trên hệ thống FastWork Request:

– Duyệt lần lượt: Đề xuất cần nhiều hơn một người duyệt. Người thứ nhất thông qua rồi mới tự động chuyển sang người thứ hai cấp cao hơn, cứ thế tiếp tục cho đến khi tất cả thông qua thì đề xuất mới được coi là xét duyệt thành công. Quy trình này thường được áp dụng với các nội dung quan trọng, ví dụ như đề xuất tăng bậc lương cho nhân viên được duyệt lần lượt bởi trưởng bộ phận > trưởng phòng > CEO.

– Duyệt đồng thời: Đề xuất cần nhiều hơn một người duyệt. Ai duyệt trước cũng được, khi tất cả mọi người đều thông qua thì đề xuất được coi là xét duyệt thành công. Ví dụ, đề xuất kế hoạch launching sản phẩm mới có thể được duyệt đồng thời bởi ba người là trưởng phòng marketing, trưởng phòng bán hàng và trưởng phòng chăm sóc khách hàng.

– Một người duyệt: Đề xuất được coi là xét duyệt thành công khi một người (được phân quyền xử lý) thông qua.

• Có thể chuyển tiếp quyền phê duyệt và xử lý đề xuất cho người khác

Khi nhà quản lý nhận được một đề xuất cần xử lý, phần mềm FastWork Request cho phép bạn thực hiện một trong ba thao tác: Chấp thuận, Chuyển tiếp và Từ chối. Đi kèm với nhấn nút xác nhận thao tác luôn là lời bình luận, ý kiến của người xử lý.

“Chuyển tiếp” được dùng tới trong trường hợp nhà quản lý đó cảm thấy không cần duyệt đến đề xuất này, muốn bỏ qua và chuyển tiếp quyền xử lý cho người tiếp theo. Người tiếp theo đồng ý thì đề xuất được coi là xét duyệt thành công.

• Giao việc cho những người có liên quan 

Trong quá trình phê duyệt, sẽ có nhiều trường hợp đề xuất đi kèm với một danh sách nhiệm vụ nhằm đảm bảo rằng nội dung đó được triển khai tốt nhất trên thực tế. Bởi vậy, đi kèm với một số e-form trên hệ thống là giao diện task management (quản lý tác vụ) gồm các trường thông tin cơ bản:

– Tên nhiệm vụ

– Deadline thực hiện

– Người phụ trách thực hiện

Người tạo đề xuất có thể trực tiếp tạo nhiệm vụ công việc cho mọi người ngay từ đầu hoặc đợi sau khi cấp trên xét duyệt. Các nhiệm vụ này sẽ có hiệu lực sau khi đề xuất được phê duyệt thành công.

Note: Nếu Công ty bạn đang sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến của FastWork sẽ được liên kết với FastWork Request trên cùng một nền tảng.

3. Phần mềm quản lý đề xuất phê duyệt điện tử – Quản lý, lưu trữ tập trung trên một nền tảng

Đây là các tính năng chỉ dành cho các quản lý cấp cao của doanh nghiệp, không khả dụng với các nhân viên thông thường.

• Quản lý các nhóm, danh sách đề xuất và tất cả các mẫu yêu cầu, đề xuất

Là nhà quản lý cấp cao, bạn có quyền quản lý tất cả các danh sách đề xuất và mẫu đơn đề xuất của doanh nghiệp, từ việc phòng ban nào gồm những loại đề xuất nào, tới nội dung thiết lập trong từng mẫu và tính khả dụng/tạm đóng của mẫu đơn đó.

• Tìm kiếm theo từ khóa và trạng thái của đề xuất

Một ưu điểm tuyệt vời của FastWork Request là khả năng lưu trữ lại tất cả các đề xuất trên hệ thống. Vì vậy, bạn dễ dàng tìm lại một trong hàng ngàn đề xuất bằng cách gõ từ khóa lên thanh tìm kiếm.

Với nhu cầu xử lý và quản lý cao hơn, bạn cũng có thể tìm kiếm đề xuất thông qua các thanh trạng thái: Quá hạn duyệt, Đang chờ duyệt; Đã phê duyệt; Đã từ chối.

4. Chuẩn hóa quy trình tạo và đề xuất phê duyệt

• Phần mềm quản lý đề xuất phê duyệt điện tử: Tạo đề xuất theo đúng form mẫu, cho phép gửi file đính kèm

Nhờ danh sách các template đã được tạo sẵn, nhân viên chỉ cần chọn loại đề xuất rồi điền thông tin cần thiết một cách cực kỳ ngắn gọn, thay vì phải tự viết hoặc làm theo các mẫu văn bản dài dòng như trước. Các trường thông tin này có thể là văn bản thường, danh sách mục, số liệu hoặc ngày tháng năm. 

Đặc biệt, điểm nổi bật của phần mềm quản lý phê duyệt điện tử là cho phép đính kèm file dữ liệu trong mẫu đơn thư, với khả năng đọc file ngay trên trình duyệt mà không cần phải download (tải về).

• Gửi notification và email đến các thành viên có liên quan khi có bất cứ thay đổi hoặc tương tác nào

Tình trạng của các đề xuất luôn được cập nhật thường xuyên theo thời gian thực. Bất cứ thay đổi nào về nội dung, trạng thái xét duyệt hoặc bình luận đều được hệ thống tự động gửi thông báo ngay tức thì về điện thoại hoặc email cho những thành viên liên quan.

Việc đồng bộ với Gmail nhằm mục đích tạo thêm một kênh thông báo để thành viên không bị bỏ lỡ thông tin khi không online trên phần mềm. Tuỳ chọn có hay không gửi email là do bạn thiết lập.

• Truy cập dữ liệu từ xa với thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng, laptop)

Một khảo sát sử dụng các thiết bị điện tử của Nielsen cho biết: 77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa.

Hiểu được nhu cầu đó của nhà quản lý, phần mềm quản lý phê duyệt đơn từ FastWork Request có sẵn ứng dụng trên điện thoại, tương thích với cả hệ điều hành Android và IOS. Các thao tác khởi tạo đơn thư và xét duyệt đề xuất đều dễ dàng thực hiện trên ứng dụng, với dữ liệu được tự động đồng bộ trên nền tảng đám mây.

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý đề xuất phê duyệt điện tử FastWork Request?

Giá của phần mềm FastWork Request “rất Việt Nam” so với các phần mềm trong ngoài nước có cùng chức năng. Với chi phí khoảng 23.000VNĐ/tài khoản/tháng là bạn có thể giải cứu một nhân viên trong công ty mình khỏi “cơn ác mộng” đơn từ.

Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký sử dụng FastWork Request ngay bây giờ sẽ được hưởng nhiều chương trình ưu đãi tại FastWork.

Kết luận

FastWork Request có khả năng số hoá mọi yêu cầu – đề xuất bằng giấy trong doanh nghiệp thành hệ thống đơn đề xuất điện tử lên hệ thống phần mềm. Giúp quá trình tạo, lập đề – phê duyệt – quản lý đề xuất diễn ra đơn giản, nhanh chóng và khoa học. Đây được xem là một bước tiến công nghệ tuyệt vời trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

FastWork – một trong những đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp các phần mềm công nghệ phục vụ quản trị và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng SaaS. Hơn 1500 khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mọi ngành nghề, lĩnh vực như: Xây dựng, thiết kế nội thất, chuỗi cửa hàng-nhà hàng, du lịch, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng,… đã tin tưởng và đồng hành cùng FastWork.

Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của FastWork là: VNpost, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Thịnh Cường…

Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn.

Đăng ký tư vấn