Khó theo dõi thời gian, địa điểm làm việc thực tế của đội ngũ nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng là lý do chính khiến ban ban lãnh đạo Hoàng Minh Đạt quyết định sử dụng phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong toàn doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Về Hoàng Minh Đạt
Công ty TNHH Hoàng Minh Đạt – đơn vị chuyên tư vấn thiết kế và thi công nội ngoại thất với sản phẩm như gạch ốp lát, tranh gạch 3D, thiết bị vệ sinh, thiết bị chiếu sáng, ngói lợp cao cấp… Hơn 7 năm thành lập và phát triển, đến nay Đại Hoàng Kim đã mở rộng quy mô với 3 chi nhánh tại Miền Bắc và đội ngũ nhân sự hơn 50 người. Trong năm tới, Hoàng Minh Đạt dự định sẽ mở rộng thêm nhiều chi nhánh tại khu vực phía Nam.
Công ty TNHH Hoàng Minh Đạt – đơn vị chuyên tư vấn thiết kế và thi công nội ngoại thất với sản phẩm như gạch ốp lát, tranh gạch 3D, thiết bị vệ sinh, thiết bị chiếu sáng, ngói lợp cao cấp
Bài toán quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh, giao hàng tại Hoàng Minh Đạt
Trước đây, Hoàng Minh Đạt sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý đội ngũ nhân viên. Đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh, nhân viên giao hàng sẽ phải đến văn phòng thực hiện chấm công trước khi đi triển khai công việc tại khách hàng.
Khi triển khai công việc tại ngoài văn phòng bắt buộc phải chụp ảnh địa điểm gặp khách hàng, giao hàng gửi vào nhóm Zalo chung, có trưởng phòng và Giám đốc để mọi người giám sát được có đúng nhân viên đó đi làm việc tại khách hàng không và hôm đó làm việc với những khách hàng nào. Cuối tuần, nhân viên kinh doanh, nhân viên giao hàng sẽ tổng hợp một báo cáo công việc gửi đến trưởng phòng và CC ban lãnh đạo cấp cao.
Chấm công bằng máy chấm công nhận diện vân tay
Khi nhân viên muốn nghỉ cũng sẽ phải gửi email cho trưởng phòng và CC cán bộ nhân sự.
Nhận thấy công tác quản lý như vậy sẽ trở nên khó khăn và phức tạp trong việc theo dõi địa điểm, thời gian làm việc thực tế của nhân viên nếu Hoàng Minh Đạt mở rộng thêm nhiều chi nhánh, đặc biệt là chi nhánh ở các tỉnh thành trên toàn quốc. Đặc biệt là thời gian gần đây, ban lãnh đạo Hoàng Minh Đạt phát hiện có tình trạng nhân viên ra ngoài làm việc riêng với danh nghĩa triển khai công việc.
Từ những bất cập đó, ban lãnh đạo Hoàng Minh Đạt đã quyết định chọn sử dụng phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork, cụ thể là phần mềm chấm công Face ID online trên di động để thay thế máy chấm công vân tay trong công tác quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự
FastWork giúp Hoàng Minh Đạt quản lý nhân viên kinh doanh như thế nào?
Giải quyết triệt để tất cả các bất cập trong công tác quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh và giao hàng của máy chấm công vân tay. Giải pháp quản lý thời gian làm việc của FastWork đã giúp Hoàng Minh Đạt nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên.
1. Quản lý thời gian làm việc của nhân viên
Thay vì đến đúng vị trí đặt máy chấm công, tất cả các nhân viên tại Hoàng Minh Đạt dễ dàng thực hiện “chấm công vào” tại bất cứ vị trí nào trong văn phòng, ngay cả khi ngồi tại chỗ làm việc của mình. Chấm công đơn giản bằng cách chụp ảnh selfie khuôn mặt trên app FastWork thông qua điện thoại di động cá nhân có kết nối wifi công ty và bật định vị GPS. Chấm công ra tương tự khi kết thúc ca làm việc.
Sử dụng 1 phần mềm chấm công cho toàn bộ hệ thống thay vì mỗi cửa hàng 1 máy chấm vân tay
Với đội ngũ nhân viên kinh doanh, giao hàng,sẽ linh động trong việc chấm công vì vị trí làm việc không cố định, thường xuyên đi gặp khách hàng. Khi triển khai công việc tại khách hàng, nhân viên đó sẽ thực hiện chấm công vào/chấm công ra ngay tại địa điểm khách hàng gắn với công việc đó.
Nếu nhân viên có lịch làm việc ngoài văn phòng gần với giờ vào hoặc kết thúc ca làm việc có thể chấm công vào hoặc kết thúc ca làm việc ngay tại địa điểm khách hàng mà không cần phải đến văn phòng để thực hiện chấm công như khi sử dụng máy chấm vân tay.
Nhân viên thực hiện check in khi triển khai công việc tại khách hàng
Nhân viên thực hiện check out sau khi trển khai xong công việc
Tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, nên nhân viên tại Hoàng Minh Đạt không phải gửi email xin nghỉ nữa, thay vào đó là tạo đơn theo mẫu trên hệ thống và gửi cho trưởng phòng, chọn người nhận thông báo là cán bộ kế toán ngay trên di động.
Phần mềm sẽ gửi noti thông báo đến người nhận và người được thông báo ngay tức thì. Đơn sẽ chuyển sang trạng thái “Đã duyệt” khi được duyệt. Từ đó cán bộ kế toán nắm bắt được và quản lý.
Đặc biệt, phần mềm sẽ tự động 100% thu thập dữ liệu chấm công và dữ liệu đơn từ nghỉ phép cập nhật trực tuyến vào bảng công tổng. Tự động kết xuất báo cáo chấm công nhanh chóng, chính xác, được lưu trữ và quản lý bằng công nghệ điện toán đám mây.
Bảng công tự động và được quản lý trên hệ thống điện toán đám mây
Chị Phúc – Trưởng phòng kế toán tại Hoàng Minh Đạt cho biết “ Phần mềm giúp tôi cắt giảm nhiều công đoạn như tổng hợp đơn nghỉ trên email, xuất dữ liệu công ra bảng Excel, tính công bằng tay dựa trên giờ nghỉ, đơn nghỉ… rồi mới hoàn thành bảng công tổng để tính lương.
Với FastWork, mọi thứ được tự động, phần mềm sẽ tự trừ công, trừ phép, dựa trên dữ liệu chấm công, đơn từ… thành bảng công hoàn chỉnh, cuối tháng tôi chỉ việc xuất dữ liệu để tính lương”.
2. Quản lý địa điểm làm việc thực tế của đội ngũ giao hàng – kinh doanh
Điểm khác biệt nhất khi Hoàng Minh Đạt quản lý đội ngũ nhân viên làm việc ngoài hiện trường bằng phần mềm FastWork so với máy chấm công vân tay là quản lý được địa điểm làm việc thực tế của nhân viên theo thời gian thực. Đặc biệt là quản lý được lộ trình di chuyển của nhân viên khi tham gia thực hiện công việc: địa điểm hoạt động, địa điểm làm việc, địa điểm dừng đỗ, di chuyển… trực quan trên bản đồ định vị GPS trên di động hoặc web app.
Quản lý vị trí làm việc hiện thời của nhân viên trên bản đồ GPS
3. Theo dõi tình hình triển khai công việc tại khách hàng
Thông qua hoạt động chấm công, ban lãnh đạo cấp cao tại Hoàng Minh Đạt có thể theo dõi được lượng khách hàng triển khai trong ngày. Nhận ngày báo cáo công việc sau khi nhân viên kết thúc công việc tại khách hàng bằng biểu mẫu động hoặc hình ảnh thực tế gắn với công việc chứ không phải 1 báo cáo tổng hợp nhiều khách hàng khó theo dõi và nắm bắt chậm như trước kia.
Giám sát tình hình triển khai công việc tại khách hàng của đội ngũ kinh doanh – giao hàng
Phần mềm cung cấp hệ thống bao cáo chuyên sâu đa chiều về công việc hiện trường
|
Tổng kết
|
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Giải pháp quản lý công việc hiện trường vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
