Ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork từ tháng 1/2023, công ty Housecare Việt Nam đã thành công tháo gỡ các khó khăn trong bài toán quản lý công việc & hiệu suất cho 150 nhân viên khối văn phòng & đội ngũ công nhân vệ sinh. Đồng thời tinh gọn quy trình vận hành kho hàng và quản lý minh bạch thu chi trong doanh nghiệp.
Cùng chúng tôi tìm hiểu hành trình số hóa của một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh hàng đầu tại Hà Nội ngay dưới đây.
Housecare – 10 năm mang không gian sống sạch xanh đến 1000 khách hàng
Thành lập năm 2013, trải qua 10 năm phát triển vượt bậc, công ty TNHH Kinh doanh dịch vụ Housecare Việt Nam tự hào là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh hàng đầu tại Hà Nội và khu vực phía Bắc. Housecare kinh doanh đa dạng các gói dịch vụ làm sạch như: vệ sinh công nghiệp, vệ sinh văn phòng, vệ sinh sau xây dựng, vệ sinh hàng ngày và dịch vụ đào tạo tạp vụ,…
Nhờ chú trọng phát triển đội ngũ nhân sự tận tâm, chuyên nghiệp, và không ngừng đầu tư máy móc hiện đại, sử dụng hóa chất vệ sinh chuyên dụng nhập khẩu đảm bảo an toàn. Đến nay Housecare đã được hơn 1000 khách hàng tin tưởng sử dụng, khẳng định chất lượng dịch vụ qua hơn 100 dự án làm sạch mỗi năm.
Với sứ mệnh vươn tầm trở thành đơn vị cung cấp các dịch vụ vệ sinh hàng đầu tại Việt Nam, Ban lãnh đạo Housecare tin rằng, việc đầu tư công nghệ chính là đòn bẩy thúc đẩy sức mạnh nội tại, giúp doanh nghiệp vận hành xuất sắc và sớm hiện thực hóa các mục tiêu đặt ra.
Ứng dụng FastWork – Bản lề giúp Housecare số hóa toàn diện
Với các doanh nghiệp dịch vụ như Housecare, việc đảm bảo được đội ngũ nhân viên của mình luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ để khách hàng hài lòng và tin tưởng hợp tác lâu dài là rất quan trọng.
Tuy nhiên với cách quản lý thủ công, Housecare từng gặp nhiều khó khăn trong công tác kiểm soát thời gian, chất lượng làm việc của các nhân viên vệ sinh và điều phối công việc tại từng dự án. Sớm nhận thấy những lỗ hổng trong quy trình quản lý truyền thống nặng giấy tờ, Housecare đã chuyển đổi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự – VNPT nhưng vẫn chưa đáp ứng được kỳ vọng và nhu cầu quản trị đặc thù của doanh nghiệp.
Để khắc phục những bất cập trên, cùng quyết tâm chinh phục hành trình chuyển đổi số, Ban lãnh đạo Housecare quyết định ứng dụng giải pháp quản trị & điều hành doanh nghiệp toàn diện – FastWork. Bước đầu triển khai phần mềm cho 150 nhân sự là đội ngũ công nhân vệ sinh làm việc ngoài hiện trường và khối văn phòng từ tháng 1/2023.
Ngay sau đó, đội ngũ chuyên viên FastWork đã nhiệt tình đào tạo, bám sát bài toán vận hành đặc thù của doanh nghiệp dịch vụ để giúp Housecare đơn giản hóa tối đa – tự động hóa tối đa quy trình quản lý công việc & nhân sự, bao gồm:
- Số hóa quy trình chấm công tính lương
- Quản lý thông tin hồ sơ nhân sự
- Quản lý hoạt động xuất nhập tồn kho
- Quản lý danh mục khách hàng/ đối tác
- Quản lý hoạt động thu chi
Cách Housecare ứng dụng FastWork thay thế toàn bộ công cụ quản lý thủ công rời rạc, kém hiệu quả như sau:
1. Số hóa chấm công tính lương & quản lý thông tin nhân sự
Thay vì sử dụng máy vân tay tại văn phòng và sổ chấm công để quản lý đội công nhân vệ sinh ngoài hiện trường, HouseCare sử dụng Fastwork để đồng bộ trực tuyến chấm công tại mọi địa điểm làm việc, bất kể là văn phòng, dự án hay khách hàng. Phương pháp này đề cao tính linh hoạt cho công nhân vệ sinh, thay vì phải ký sổ báo cáo, nay đội ngũ này có thể chấm công online trên app mobile FastWork khi đến địa điểm thực hiện công tác vệ sinh, và check-out rời khỏi sau khi hoàn thành.
Bằng cách này, thay vì kế toán phải xuống từng dự án hoặc tổng hợp bảng chấm công giấy để tính công tháng, phần mềm tự động xử lý toàn bộ dữ liệu công thông qua dữ liệu chấm công hàng ngày, ca làm và đơn từ xin nghỉ/làm thêm của nhân viên.
Với đội ngũ vệ sinh, hàng ngày có thể mở điện thoại để thực hiện các thao tác check-in, check-out, làm đơn xin nghỉ hoặc kiểm tra ca làm/ địa điểm làm việc tránh bỏ sót công việc, cán bộ quản lý tại văn phòng cũng biết chính xác quân số/địa điểm từng nhân viên để điều động khi cần.
2. Điều phối công việc & quản lý hiệu suất nhân sự
Bộ phận giám sát, quản lý và Ban lãnh đạo Housecare thực hiện giao việc cho từng công nhân vệ sinh gắn với từng địa điểm khách hàng cụ thể, kèm mô tả công việc chi tiết và thời gian hoàn thành rõ ràng ngay trên phần mềm. Nhờ đó khắc phục được những bất cập trong quá trình trao đổi thông tin qua zalo hoặc giao miệng giữa quản lý/tổ trưởng với nhân viên vốn rất mất thời gian trước đây.
Ứng dụng FastWork, bộ phận quản lý Housecare cũng có thể theo dõi tình hình triển khai công việc, tiến độ, chất lượng công việc của từng công nhân vệ sinh tại từng dự án. Đồng thời linh hoạt điều động công nhân vệ sinh ở dự án này sang dự án khác hỗ trợ, hoặc điều chuyển sang dự án mới.
3. Quản lý hoạt động xuất nhập tồn kho
Housecare số hóa toàn bộ nghiệp vụ xuất – nhập – chuyển kho, và quản lý tồn kho tổng và các kho dự án trên FastWork. Hàng tháng thực hiện đề xuất cấp dụng cụ, hóa chất vệ sinh trên app theo quy trình: Quản lý giám sát dưới từng dự án làm đề xuất -> cấp trên duyệt -> Kế toán thực hiện thực hiện chuyển từ kho tổng xuống các kho dự án.
Phần mềm tự động cộng kho, trừ tồn, tổng hợp số liệu vào báo cáo. Nhờ đó, bộ phận kế toán, nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn diện kho tổng công ty, và nắm bắt được tình trạng sử dụng công cụ, hóa chất dưới từng dự án.
Bên cạnh đó, FastWork còn giúp Housecare quản lý tập trung toàn bộ thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ và các đối tác cung ứng thiết bị, hóa chất vệ sinh. Đồng thời hỗ trợ phòng kế toán khởi tạo & phê duyệt các phiếu chi, phiếu thu nhanh chóng trên app. Phần mềm cũng tự động báo cáo tổng hợp rõ ràng, minh bạch tổng thu, tổng chi và tồn quỹ chung giúp Ban lãnh đạo quản trị dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả.
FastWork vinh dự khi được Housecare lựa chọn là đối tác cung cấp giải pháp công nghệ để thực hiện mục tiêu Chuyển đổi số toàn diện. Chúng tôi cam kết sẽ theo sát hỗ trợ, và tiếp tục nâng cấp phần mềm để phù hợp với mong muốn vận hành của doanh nghiệp, giúp nhân viên và Ban lãnh đạo Housecare giải quyết công việc trôi chảy & hiệu quả hơn.
Cùng với Housecare, hơn 5000 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước tiêu biểu như CMC Telecom, VNpost, Mobifone, Metro Mart, Bảo hiểm quân đội MIC, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ,… cũng đã triển khai thành công phần mềm FastWork.
Liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn FastWork qua Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để được tư vấn & trải nghiệm DEMO miễn phí!
