Gặp nhiều bất cập trong công tác soạn thảo – phê duyệt hệ thống đơn từ đề xuất, thanh toán… nội bộ trong doanh nghiệp. Ông YANG HEE WON – GĐ Công ty TNHH JS TECH Việt Nam đã quyết định ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là phần mềm FastWork Request để đơn giản hóa công tác phê duyệt đơn từ trong doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Bài toán tại Công ty TNHH JS TECH Việt Nam
JS TECH Việt Nam – đơn vị chuyên cung cấp các linh kiện, sản phẩm điện tử của Hàn Quốc cho các công ty đối tác tại Việt Nam chuyên sản xuất máy móc, phân phối, bán lẻ trang thiết bị điện tử.
Chình vì là đơn vị cung cấp và phân phối nên JS TECH Việt Nam thường xuyên phải xuất nhập hàng hóa đi trong và ngoài nước. Tuy nhiên, JS TECH Việt Nam đang gặp khó khăn tại khâu phê duyệt đơn đề xuất xuất – nhập hàng, duyệt thu – chi hàng hóa.
JS TECH Việt Nam – đơn vị chuyên cung cấp các linh kiện, sản phẩm điện tử của Hàn Quốc cho các công ty đối tác tại Việt Nam
Cụ thể, JS TECH Việt Nam đang sử dụng hệ thống đơn từ giấy. Người phụ trách xuất – nhập hàng sẽ soạn đơn theo mẫu quy định của công ty, trình lên ban lãnh đạo là ông YANG HEE WON ký phê duyệt sau đó đóng dấu và scan 1 bản gửi cho kế toán và 1 bản lưu trữ tại tủ tài liệu.
Vấn đề sẽ không có gì nếu không rơi vào những ngày ông YANG HEE WON đi công tác đột xuất hoặc không thể đến văn phòng. Vì tất cả các đơn từ trong công ty đều cần ông YANG HEE WON ký phê duyệt, nên đơn đề xuất thu – chi, xuất – nhập hàng hóa gửi vào những ngày đó đều không được phê duyệt ngay. Có đơn phải chờ tận 2 – 3 hôm khi ông YANG HEE WON đi công tác về mới có thể ký duyệt.
Chính điều này đã trực tiếp làm gián đoạn công việc của các thành viên trong công ty, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và mối quan hệ làm ăn với các khách hàng.
Và đó chính là lý do đội ngũ ban lãnh đạo công ty và ông YANG HEE WON đã quyết định ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là sử dụng phần mềm Quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử – FastWork Request để rút ngắn thời gian, đơn giản hóa công tác ký duyệt đơn từ, quản lý và lưu trữ hệ thống đơn từ khoa học trên nền tảng điện toán đám mây.
Xem thêm: Giải pháp xây dựng văn phòng điện tử 4.0
JS TECH Việt Nam số hóa đơn từ giấy với FastWork Request như thế nào?
1. Số hóa và chuẩn hóa hệ thống đơn từ giấy lên hệ thống phần mềm
Với FastWork Request, tất cả các mẫu đơn đề xuất, thanh toán, thu chi… bằng giấy trong nội bộ JS TECH Việt Nam sẽ được số hóa lên hệ thống phần mềm FastWork.
Chuẩn hóa các mẫu đơn đề xuất và số hóa lên hệ thống phần mềm
Qua đó, thay vì soạn các đơn trên Word theo mẫu như trước, đội ngũ nhân viên tại JS TECH Việt Nam sẽ chọn các mẫu đơn có sẵn trên hệ thống phần mềm, điền thông tin các trường tương ứng với mẫu đơn. Các trường có thể là nội dung, ngày tháng, địa điểm, khách hàng… và gửi đến ban lãnh đạo phê duyệt ngay trên hệ thống phần mềm bằng laptop hoặc smartphone cá nhân.
Nhân viên có thể tạo đơn đề xuất ngay trên điện thoại hoặc laptop dễ dàng
2. Chuẩn hóa quy trình phê duyệt đơn từ trong doanh nghiệp
Tại FastWork Request, các biểu mẫu được xây dựng với thông tin rõ ràng ai là người sẽ xử lý loại đề xuất nào, quy trình xử lý bao gồm mấy bước. Từ đó, các đơn đề xuất tại JS TECH Việt Nam được làm rõ tính chất phê duyệt của các loại đơn từ, mỗi đơn từ sẽ có quy trình phê duyệt khác nhau như: Duyệt lần lượt; Duyệt đồng thời, Một người duyệt:
Cấu hình phân quyền chuyên sâu đến từng cấp phê duyệt đơn từ
Duyệt lần lượt: Người thứ nhất thông qua rồi mới tự động chuyển sang người thứ hai cấp cao hơn, cứ thế tiếp tục cho đến khi tất cả thông qua thì đề xuất mới được coi là xét duyệt thành công.
Duyệt đồng thời: Đề xuất cần nhiều hơn một người duyệt. Ai duyệt trước cũng được, khi tất cả mọi người đều thông qua thì đề xuất được coi là xét duyệt thành công.
Một người duyệt: Đề xuất được coi là xét duyệt thành công khi một người (được phân quyền xử lý) thông qua. Và đó chính là đặc điểm của một hệ thống đơn từ được chuẩn hóa
3. Phê duyệt đơn từ trực tuyến trên laptop hoặc smartphone
Với FastWork Request đội ngũ ban lãnh đạo của JS TECH Việt Nam dù đi công tác, ở nhà hay đang đi gặp đối tác… vẫn dễ dàng thực hiện phê duyệt các đơn đề xuất một cách nhanh chóng ngay trên điện thoại di động. Hệ thống phần mềm sẽ tự động chuyển trạng thái đơn từ “đang chờ phê duyệt” sang “đã duyệt” và gửi noti thông báo đến nhân viên phụ trách.
Ban lãnh đạo tiếp nhận và phê duyệt đơn từ nhanh chóng
Nhân viên phụ trách cũng tiếp nhận thông tin đơn từ được duyệt nhanh chóng và bắt tay triển khai công việc. Từ đó, hiệu quả công việc tại JS TECH Việt Nam được xử lý nhanh chóng, cải thiện hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng…
Khi nhân viên gửi đơn hoặc sau khi ban lãnh đạo phê duyệt, phần mềm sẽ tự động gửi Noti đến các thành viên liên quan
4. Quản lý hệ thống đơn từ khoa học – tập trung
Tất cả các đơn từ được đã duyệt, chưa duyệt… sẽ được quản lý tập trung và lưu trữ khoa học với từng phòng ban, nội dung và ngày tháng. Vì vậy, bạn dễ dàng tìm lại một trong hàng ngàn đề xuất bằng cách gõ từ khóa lên thanh tìm kiếm. Với nhu cầu xử lý và quản lý cao hơn, bạn cũng có thể tìm kiếm đề xuất thông qua các thanh trạng thái: Quá hạn duyệt, Đang chờ duyệt; Đã phê duyệt; Đã từ chối.
Quản lý tập trung hệ thống đơn theo phòng ban, trạng thái… trên một hệ thống
Từ đó, JS TECH Việt Nam giải phóng được các tủ lưu trữ tài liệu tại công ty, cắt giảm thời gian tra cứu, tìm kiếm lại đơn từ khi cần… Hơn thế, tất cả các thành viên liên quan đến đơn từ đều có thể quản lý và nhìn thấy đơn từ đó dễ dàng.
Xem chi tiết: Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form) – FastWork Request
Những lợi ích khi JS TECH Việt Nam sử dụng FastWork Request
Với nhiều tính năng tiện ích,Fastwork Request thực sự mang lại nhiều giá trị về mặt tài chính, quản trị và điều hành doanh nghiệp cho JS TECH Việt Nam dưới các góc độ: cấp quản lý, nhân viên, doanh nghiệp.
Lợi ích từ góc độ cấp quản lý
- Quản lý tất cả các đơn từ trong công ty trên một hệ thống trực tuyến
- Nhận và thực hiện phê duyệt đơn từ realtime ngay trên laptop hoặc điện thoại mọi lúc mọi nơi
- Tương tác, trao đổi với nhân viên ngay dưới mẫu đơn đề xuất
- Dễ dàng tra cứu – tìm kiếm lại đơn từ khi cần
Lợi ích từ góc độ nhân viên
- Xin duyệt đề xuất mà không cần gặp mặt trực tiếp sếp
- Không phải chạy qua từng bộ phận, phòng ban để xin chữ ký hay nộp đơn
- Không phải chờ đợi, bởi mọi thao tác được tinh gọn tới mức tối đa, thời gian xử lý đề xuất sẽ được rút ngắn lại tới 90%.
- Tương tác, trao đổi với ban lãnh đạo ngay dưới mỗi đơn đề xuất
Lợi ích từ góc độ doanh nghiệp
- Tự động lưu trữ, phân loại đơn từ khoa học tiện cho việc tra cứu
- Tiết kiệm chi phí và giảm chất thải giấy
- Tăng tính bảo mật và xác thực dữ liệu cao
Tổng quan về FastWork Request
FastWork Request có khả năng số hoá mọi yêu cầu – đề xuất bằng giấy trong doanh nghiệp thành hệ thống đơn đề xuất điện tử lên hệ thống phần mềm. Giúp quá trình tạo, lập đề – phê duyệt – quản lý đề xuất diễn ra đơn giản, nhanh chóng và khoa học. Đây được xem là một bước tiến công nghệ tuyệt vời trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.
FastWork Request là phần mềm giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ hệ thống đơn thư bằng giấy trong nội bộ doanh nghiệp thành hệ thống đơn thư điện tử (biểu mẫu e form) trên phần mềm.
Hơn 1500 khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, mọi ngành nghề, lĩnh vực: Xây dựng, thiết kế nội thất, chuỗi cửa hàng – nhà hàng, du lịch, vận tải, giáo dục, tài chính, ngân hàng,… đã tin tưởng và đồng hành cùng FastWork.
Một số khách hàng tiêu biểu đang áp dụng như: VNpost, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, AHA Coffee, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Thịnh Cường…
Nếu Quý doanh nghiệp quan tâm đến FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử của FastWork, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn ngay.
