Hàng tồn kho là một trong những tài sản lưu động ngắn hạn lớn của doanh nghiệp. Tỷ lệ tồn kho cao là tình trạng doanh nghiệp đang để nguồn vốn “chết” và không sinh lời. Tỷ lệ tồn kho thấp lại khiến doanh nghiệp không đủ hàng hóa cung ứng khi cần.
Một lượng tồn kho hợp lý, xoay chuyển đều đặn là phương án kinh doanh tối ưu mà mọi doanh nghiệp cần. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả và nhịp nhàng nhất?
Mục lục nội dung:
Hàng tồn kho là gì?
Cung – ứng là quá trình trao đổi sản phẩm/hàng hóa giữa doanh nghiệp, người tiêu dùng, đối tác. Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng hóa cũng cân bằng số lượng giữa nhập và xuất. Để đảm bảo cho việc luôn có các sản phẩm cung cấp vào thị trường, các doanh nghiệp luôn dự trữ một lượng hàng hóa nhất định được gọi là hàng tồn kho.
Có rất nhiều cách hiểu về thuật ngữ hàng tồn kho. Một số người nhận định rằng đó là những sản phẩm đã quá hạn sử dụng, không có khả năng bán mà chỉ có thể thanh lý giá thấp. Tuy nhiên điều này là hoàn toàn sai lầm.
Hàng hóa được quản lý trong kho là tài sản được lưu trữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường. Dựa vào vai trò của từng loại mà có thể chia hàng tồn kho của doanh nghiệp thành 3 loại: nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Hàng hóa trong kho được bao gồm là những sản phẩm hoặc nguyên liệu cần cho sản xuất. Để đảm bảo dây chuyền sản xuất và lưu thông, các doanh nghiệp sẽ dự trữ các sản phẩm này trong kho. Như vậy, doanh nghiệp luôn có thể cung cấp các sản phẩm tới thị trường ngay khi có đơn hàng. Hoặc có thể sản xuất ngay khi cần. Hoạt động này được vận hành hiệu quả thể hiện việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho.
Đặc điểm và cách thức phân loại hàng hóa lưu kho
Hàng hóa lưu kho cũng được chia thành nhiều loại khác nhau. Mỗi loại sẽ có vai trò riêng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, tất cả chúng đều có những đặc điểm chung. Để hoạt động quản lý hàng tồn kho hoạt động chính xác, doanh nghiệp cần phân loại chính xác loại hàng để có thể tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho và sắp xếp chúng theo tiêu thức nhất định.
- Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho
- Phân loại theo nguồn hình thành
- Phân loại theo nhu cầu kinh doanh
- Phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ
- Phân loại theo chất lượng hàng hóa
- Phân loại theo địa điểm lưu kho
Xem ngay: Phương pháp phân phối hàng hóa đúng đắn – Doanh thu Coca cola không giảm giữa mùa dịch
Quản trị hàng hóa trong kho
Để doanh nghiệp có thể phát triển và quản trị hàng hóa là việc không thể thiếu đối với chủ doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể quản lý hiệu quả. Cùng tìm hiểu các quy tắc dưới đây.
Nguyên tắc tính hàng tồn kho
Có 4 cách tính hàng tồn kho dành cho kế toán
| Phương pháp bình quân gia quyền (thường được các doanh nghiệp sử dụng) | Phương pháp này tính giá xuất kho hàng hóa theo đơn giá bình quân của 3 số liệu: Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước và bình quân sau mỗi lần nhập. Giá trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp |
| Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) | Phương pháp này vô cùng đơn giản. Doanh nghiệp sẽ xuất hàng hóa theo trình tự nhập hàng. Xuất hết hàng của lô hàng đã nhập đầu tiên thì xuất đến lô nhập thứ 2. Cứ như vậy theo trình tự. Giá hàng tồn trong kho cuối kỳ chính bằng giá của hàng nhập vào trong kỳ đó. |
| Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) | Ngược lại với phương pháp trên, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, Giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. |
| Phương pháp giá thực tế đích danh | Theo phương pháp này, giá của lô hàng nào sẽ được tính dựa trên giá nhập của lô hàng đó. Như vậy, chi phí thực tế sẽ phù hợp với doanh thu thực tế. |
Cách quản lý hàng hóa tồn kho
Hàng hóa tồn kho tại mỗi doanh nghiệp sẽ có những tính chất cụ thể khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản, cách quản lý hàng hóa tại các doanh nghiệp đều có những điểm chung. Để đảm bảo được việc xử lý, xuất hàng kịp thời, tránh tình trạng để hàng quá lâu, các doanh nghiệp thường quản lý hàng tồn kho theo 2 yếu tố sau:
Đảm bảo theo dõi hàng qua từng khâu
Hàng hóa lưu trữ trong kho cần được bảo đảo theo dõi chặt chẽ để tránh tình trạng thất thoát hàng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đảm bảo hàng luôn đi đều, tránh quá thời hạn sử dụng. Muốn vậy, quá trình theo dõi cần được thực hiện ở từng khâu thu mua, từng kho, nơi sử dụng và người phụ trách.
Khâu thu mua: Trong khâu này, người phụ trách cần phải theo dõi nắm thông tin chính xác từ 2 phía. Thứ nhất là các thông tin ngoài doanh nghiệp bao gồm: thị trường tiêu thụ hàng hóa, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp, các chính sách bán đang được nhà cung cấp áp dụng, nguồn hàng có đảm bảo ổn định hay không,..
Thứ hai là các vấn đề nằm bên trong doanh nghiệp: số lượng hàng hóa trong kho, chất lượng hàng, chủng loại hàng hóa, giá mua, tiến độ nhập kho, và khả năng cung ứng hàng so với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Khâu bảo quản dự trữ: doanh nghiệp cần tạo dựng cơ sở lưu giữ hàng hóa tốt. Ví dụ kho, bến bãi,… để đáp ứng đúng chế độ bảo quản hàng trong kho. Nắm giữ chính xác khả năng dự trữ tối thiểu và tối đa đối với các kho hàng. Như vậy mới có thể đảm bảo luôn cung ứng kịp thời cho các hoạt động sản xuất và tiêu thụ. Giảm mức chi phí hàng trong kho xuống thấp nhất.
Các doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật thông tin để có cảnh báo kịp thời về số lượng hàng hóa khi vượt mức quy định cho phép. Từ những cảnh báo đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Trong khâu sử dụng: Ở khâu sử dụng, việc theo dõi hàng hóa trong kho càng cần được đảm bảo chặt chẽ. Người quản lý đồng thời phải nắm bắt được 2 thông tin: đầu tiên là tình hình sản xuất, tiến độ thực hiện. Thứ 2, nhà quản lý cần tuân thủ việc sử dụng hàng hóa theo quy định, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí và tiến độ.
Từ đó, doanh nghiệp mới có thể giảm chi phí sản xuất, đưa ra giá thành sản phẩm thấp hơn. Lợi nhuận doanh nghiệp từ đó cũng cao hơn.
Tham khảo: Chuỗi bán lẻ tăng doanh thu nhờ áp dụng tự động hóa bán hàng
Đảm bảo tính chính xác của hàng hóa
Việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp phải được tiến hành thường xuyên. Đảm bảo quá trình quản lý tại kho luôn có đối chiếu quan hệ giữa các giá trị, hiện vật của từng loại hàng. Chính xác và trùng khớp giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp hàng trong kho. Giữa sổ sách kế toán và số liệu hàng thực tế trong kho.
Hàng hóa lưu kho là một trong những phần bắt buộc có trong mỗi doanh nghiệp nếu muốn lớn mạnh. Tuy nhiên, để có thể phát triển tốt các doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý hàng tồn hiệu quả.
Kết luận
Bên cạnh đó, một trong những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả là sử dụng phần mềm FastWork Sales. Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa trong kho theo lô/date, theo tồn kho hiện tại, xuất nhanh báo cáo chi tiết về hàng xuất nhập tồn,…
Bài viết trên đã hướng dẫn bạn chi tiết, cụ thể cách thức quản lý hàng hóa tồn kho. Chúc nhà quản trị doanh nghiệp quản lý hiệu quả, tránh mất mát nhờ những nguyên tắc trên.
Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực bao gồm: Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Quản trị nhân sự FastWork HRM+, Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Quản lý công việc – dự án – quy trình FastWork WORK+,…
Để tư vấn giải pháp phần mềm phù hợp, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form dưới đây!
