Trong hoạt động quản lý dự án, quản trị doanh nghiệp, việc giúp nhân sự hiểu rõ được vai trò của mình, tránh việc đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm là rất quan trọng. Ma trận RACI là một trong những phương pháp hỗ trợ các nhà điều hành quản lý công việc và nhân viên của mình hiệu quả. Đặc biệt, việc dùng các phần mềm quản lý dự án là một trong những giải pháp tốt nhất giúp doanh nghiệp ứng dụng Ma trận RACI thành công.
Mục lục nội dung:
Ma trận RACI là gì?
Ma trận gán trách nhiệm RACI từ lâu đã trở thành một công cụ phổ biến được các nhà quản lý dự án trên khắp thế giới sử dụng. RACI được dùng để làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, cho thấy cột mốc và quyết định quan trọng diễn ra trong suốt quá trình thực hiện dự án.
RACI là viết tắt của:
R = Responsible: Nhân sự/ bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các công việc trong dự án. Khi triển khai dự án, mỗi nhiệm vụ nên có ít nhất một người chịu trách nhiệm.
A = Accountable: Người chịu trách nhiệm phê duyệt kế hoạch, đánh giá kết quả các công việc trong dự án. Vị trí này chịu trách nhiệm phân việc, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Họ thường là các nhà lãnh đạo hoặc nhà quản lý dự án.
C = Consulted: Người đóng vai trò tham mưu, cố vấn cho nhà quản lý, nhân sự thực hiện dự án. Thường thì nhóm C sẽ giúp nhóm R trước khi trình kế hoạch cho A ký. Các bên tham vấn có thể hoạt động trong hoặc ngoài nhóm, nhưng công việc của họ sẽ ảnh hưởng đến kết quả của dự án.
I = Informed: Nhân sự/ bộ phận không trực tiếp tham gia vào quá trình triển khai dự án, nhưng cần nắm được thông tin để xử lý khi cần. Ngoài ra, họ cũng có thể Giám đốc điều hành hoặc lãnh đạo cấp cao trong một doanh nghiệp.
Ví dụ, khi phòng marketing triển khai một chiến dịch quảng cáo, phòng sales cũng nên biết để tư vấn, hỗ trợ khi khách hàng hỏi đến.
Lợi ích của ma trận RACI
Ma trận RACI có thể là chìa khóa cho một dự án thành công. Khi được sử dụng đúng cách, Ma trận RACI là tài liệu hướng dẫn mà mọi thành viên trong nhóm cần tham khảo khi phát triển dự án. RACI giữ cho một dự án đi đúng hướng bằng cách xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm cho việc gì. Khi mọi thành viên trong nhóm biết chính xác trách nhiệm của họ sẽ tránh được thông tin sai lệch, lãng phí thời gian.
Về cơ bản, mô hình RACI mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích chính sau:
- Phân chia nhiệm vụ cụ thể, làm rõ vai trò của các thành viên trong dự án, tránh bỏ sót, chồng chéo công việc.
- Cải thiện hiệu suất dự án một cách toàn diện.
- Giúp các thành viên trong nhóm và các bên liên quan duy trì việc chia sẻ, giao tiếp hiệu quả và gắn bó hơn.
- Tiết kiệm thời gian cho những cuộc họp, khi biết chính xác vai trò của mỗi thành viên và ai cần phải tham gia.
- Giúp việc phân quyền trong tổ chức tốt hơn, và giám sát công việc dễ dàng hơn.
Khi bạn đã xác định được vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án của mình, bạn cần có phần mềm quản lý dự án để chúng hoạt động hiệu quả. Phần mềm quản lý công việc dự án FastWork số hóa RACI, cộng tác, quản lý dự án và báo cáo trực tuyến. Các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm có thể quản lý công việc của họ và thực hiện công việc cùng nhau trên bảng kanban, lịch biểu, nguồn lực, hay mô hình Gantt. Các bên liên quan, những người cần được cập nhật thông tin sẽ nhận được các báo cáo tự động, có thể tùy chỉnh. Người quản lý có thể theo dõi hiệu suất và tiến độ trên dashboard tổng quan.
Mẫu ma trận RACI
Mẫu RACI thường có kết cấu như sau:
- Cột thể hiện danh sách các công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Danh sách các nguồn lực để triển khai dự án: bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan.
- Vai trò R, A, C, I sẽ được gán giữa các gói công việc, nhiệm vụ với các nguồn lực chịu trách nhiệm thực thi tương ứng.
Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án
Nhà quản lý có thể tham khảo những bước sau để lập ma trận RACI.
Bước 1: Xác định danh sách công việc, nhiệm vụ
Xác định tất cả các nhiệm vụ, công việc liên quan đến quá trình triển khai dự án, và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Sau đó đưa tất cả nhiệm vụ vào cột ngoài cùng bên trái của bảng ma trận. Hãy cố gắng đơn giản hóa tên gọi của mỗi đầu việc, đảm bảo tính dễ đọc, dễ hiểu khi tạo bảng.
Bước 2: Xác định các thành viên trong dự án
Thành viên của một dự án thường bao gồm giám đốc, quản lý, nhóm nhân viên và các bên liên quan. Bạn có thể ghi chức vụ hoặc tên của những người tham gia, và để dọc ở phần trên của bảng ma trận.
Bước 3: Gắn trách nhiệm RACI
Hãy xem qua tất cả nhiệm vụ trên bảng mô hình RACI và chỉ định từng vai trò, trách nhiệm R, A, C, I cho mỗi thành viên. Và phải đảm bảo mọi nhiệm vụ phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm. Bước này thường sẽ do nhà quản lý, nhà điều hành dự án đảm nhiệm.
Bước 4: Thống nhất triển khai ma trận với nhóm
Sau khi hoàn thành bảng ma trận, hãy tổ chức cuộc họp để chia sẻ và thảo luận về dự án. Việc này giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ được đầu việc mình sẽ đảm nhiệm, hạn chế xung đột. Đồng thời, lắng nghe ý kiến của mọi người trong nhóm để hoàn thiện bảng ma trận.
Ma trận RACI phù hợp với loại dự án nào?
Mặc dù RACI là một công cụ hữu ích trong việc phân rã tác vụ, làm rõ trách nhiệm các thành viên, nhưng không có nghĩa nó áp dụng được cho tất cả các loại dự án. Yếu tố quyết định việc nên dùng mô hình này hay không sẽ phải phụ thuộc vào quy mô của từng dự án và cơ cấu công ty.
Nhìn chung, RACI sẽ phù hợp với các dự án có những đặc điểm như:
- Quy mô lớn, có sự phân phối công việc rõ ràng
- Các tổ chức có vai trò và trách nhiệm tĩnh
- Có sự tham gia của nhiều bên liên quan với vai trò khác nhau
- Nhiều phòng ban có sự liên quan
- Trong các ngành được quản lý chặt chẽ
Không nên sử dụng ma trận RACI cho:
- Các dự án nhỏ, đơn bộ phận
- Các nhóm làm việc theo khuôn khổ Agile như Scrum
Vì trong các tổ chức Agile, trách nhiệm xử lý công việc sẽ phụ thuộc vào sự chủ động của nhân viên hơn là một quyết định từ trên xuống.
Gợi ý phần mềm quản lý dự án áp dụng ma trận RACI
Ma trận RACI có thể hữu ích cho dự án của bạn, nhưng nó cũng tồn tại một số nhược điểm. Như tốn thời gian để xây dựng danh sách công việc, nhiệm vụ trên bảng ma trận. Khó thay đổi linh hoạt vai trò khi dự án thay đổi, phát triển quy mô lớn hơn với sự tham gia của nhiều bên liên quan.
Vì vậy, việc dùng phần mềm công nghệ hỗ trợ là giải pháp tối ưu giúp các nhà quản lý áp dụng RACI thành công, khắc phục được những nhược điểm trên.
Và FastWork Project là một trong những phần mềm quản lý dự án tiêu biểu bạn có thể tham khảo. FastWork Project giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc dự án, giám sát chặt chẽ tiến độ dự án mọi lúc mọi nơi.
Ngoài việc giúp nhà quản trị số hóa ma trận RACI, đưa kế hoạch dự án và quản trị RACI thông qua phần mềm, sử dụng FastWork Project:
- Dễ dàng theo dõi sự phân bổ nhân sự thực hiện dự án ngay trên một màn hình
- Dễ dàng di chuyển công việc từ nhân viên này sang nhân viên khác, thời gian này sang thời gian khác để sắp xếp lại kế hoạch thực hiện dự án
- Dễ dàng xác định thời gian phù hợp của một nhân viên để giao nhanh công việc
- Phân rã công việc theo cấu trúc WBS để làm rõ phạm vi dự án
- Dễ dàng theo dõi tính chất phụ thuộc giữa các công việc trong dự án
- Dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc, tình trạng thực hiện công việc
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về tính năng và trải nghiệm Demo Free phần mềm có thể liên hệ tới 0983-089-715 hoặc để lại thông tin đăng ký để được tư vấn miễn phí.
FastWork hy vọng, với những thông tin hữu ích về ma trận RACI có trong bài viết này, các nhà điều hành, quản lý doanh nghiệp có thể lựa chọn được giải pháp quản trị dự án phù hợp, giúp nhân viên làm việc dễ dàng, sáng tạo và hiệu quả hơn.
