Không quản lý được thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng tại 4 quầy hàng thuộc các trung tâm thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, chị Nguyễn Hà Phượng Uyên – GĐ MAP Active chi nhánh tại Việt Nam đã quyết định áp dụng hình thức chấm công để quản lý hiệu quả thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự trong công ty.
Mục lục nội dung:
Đôi nét về MAP Active
MAP Active – được thành lập năm 1995 tại Indonesia. Hiện nay MAP Active đang sở hữu nhiều công ty con và hơn 1.000 cửa hàng bán lẻ tại các nước trong khu vực Đông Nam Á. Và tại Việt Nam với chi nhánh Công ty TNHH Magna Management ASIA (MMA), thành lập năm 2019, tại thành phố Hồ Chí Minh do chị Nguyễn Hà Phượng Uyên làm GĐ.
MAP Active đơn vị cung cấp đồ thể thao của hơn 40 nhãn hiệu nỗi tiếng như Converse, Adidas, Champion, Linea…
Sau 2 năm thành lập, Magna Management ASIA đã mở rộng từ 1 cửa hàng lên 4 cửa hàng bán lẻ tại các trung tâm thương mại lớn thuộc nội thành Thành phố Hồ Chí Minh và đội ngũ nhân sự hơn 30 người.
Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu và review phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay
Vấn đề quản lý 30 nhân sự tại Magna Management ASIA
Trước khi đến với FastWork, Magna Management ASIA chưa áp dụng hình thức quản lý thời gian làm việc nào hết. Mọi người tự ý thức đến vào thời gian làm việc là 8h sáng và 17h30 chiều đối với đội ngũ nhân viên tại văn phòng.
Nhân viên bán hàng sẽ chia thành 2 ca, ca sáng từ 8h đến 15h chiều và ca chiều từ 15h đến 22h đêm. Khi nhân viên này đến thay ca thì nhân viên khác sẽ về, muốn nghỉ hoặc về sớm sẽ báo cáo trực tiếp với quản lý tại cửa hàng. Quản lý cửa hàng sẽ bố trí để đảm bảo cửa hàng luôn có nhân viên túc trực và cuối tháng sẽ gửi lại bảng công giấy cho phòng kế toán.
Đội ngũ nhân viên tại MAP Active thực hiện chấm công bằng bảng biểu giấy ngay tại cửa hàng
Cuối năm lượng khách hàng mua sắm gia tăng nên chị Nguyễn Hà Phượng Uyên muốn quản lý chặt hơn thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng. Đặc biệt là theo dõi tình hình nhân viên đi làm lại các cửa hàng nên chị đã quyết định triển khai phần mềm chấm công Face ID của FastWork để quản lý nhân sự.
FastWork Face ID là phần mềm chấm công ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt, sử dụng ngay trên điện thoại di động cá nhân của mỗi nhân viên. Do đó, việc chấm công cũng diễn ra dễ dàng và tiện lợi hơn so với các hình thức chấm công như máy quét vân tay, thẻ từ hay bảng chấm công giấy, bởi nhân viên chỉ cần mở điện thoại ra và thực hiện chấm công tương tự như chụp ảnh Selfie.
Xem thêm: Giải pháp quản lý thời gian làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp
Magna Management ASIA chấm công với FastWork như thế nào?
Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý thời gian làm việc như chấm công, tự động tổng hợp, xuất dữ liệu công, đơn từ điện tử… phần mềm chấm công Face ID của FastWork giúp chị Uyên giải được nhu cầu nắm bắt tức thời tình hình nhân sự tại các điểm bán hàng và ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên thông qua chính điện thoại di động của mình thay vì đợi báo cáo tổng hợp từ quản lý cửa hàng.
1. Quản lý chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên
Đội ngũ nhân viên tại Magna Management ASIA sẽ phải thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh selfie khuôn mặt thông qua app FastWork trên điện thoại di động cá nhân để khai báo thời gian thực tế vào làm việc.
Chấm công nhanh chóng, tiện lợi như chụp ảnh Selfie trên điện thoại di động cá nhân
Tích hợp hệ thống đơn điện tử, thay vì báo cáo trực tiếp hoặc viết đơn từ giấy như trước kia thì nhân viên tại ASIA sẽ tạo đơn bằng cách chọn các mẫu đơn có sẵn trên hệ thống phần mềm, điền thời gian, lý do… và gửi đến nhà quản lý ngay trên điện thoại hoặc bằng laptop
Tạo đơn xin nghỉ nhanh chóng trên điện thoại
Tính năng không chỉ giúp tạo gửi và phê duyệt đơn nhanh chóng mà còn giúp nhân viên quản lý được mình đang có những đơn nào chưa được duyệt, đơn nào đã duyệt. Thông qua hệ thống đơn, nhà quản lý trực tiếp và ban lãnh đạo cấp cao biết được hôm nay có những nhân viên nào nghỉ, nhân viên nào vắng mặt. có bao nhiêu đơn đã duyệt, chưa duyệt…
Ban lãnh đạo nhận và thực hiện phê duyệt dễ dàng
Từ hoạt chấm công, đơn từ, hệ thống phần mềm sẽ tự động ghi nhận thời gian, vị trí, hình ảnh chấm công của nhân viên đó vào bảng công tổng. Ngoài cán bộ kế toán thì mỗi cá nhân nhân viên đều có thể theo dõi được bảng công, tình hình sử dụng quỹ phép của mình trên hệ thống phần mềm.
2. Nắm bắt tức thời tình hình nhân sự làm việc tại các điểm bán hàng
Sau khi nhân viên thực hiện chấm công, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến người quản lý trực tiếp, ban lãnh đạo là chị Uyên. Thông báo với nội dung “nhân viên nào, vừa chấm công tại đâu, mấy giờ”, qua đó chị Uyên có thể nắm bắt tức thời nhân viên nào vừa chấm công vào ca làm việc hoặc kết thúc ca làm việc.
Nắm bắt tức thời tình hình nhân sự đi muộn, về sớm, công tác trên màn hình điện thoại
Mặt khác, chị có thể chủ động truy cập vào tính năng quản lý chấm công để nắm bắt tổng quan tình hình nhân sự trong toàn bộ công ty. Phần mềm sẽ thống kê chi tiết những nhân viên đã thực hiện chấm công, nhân viên nào đi muộn, nhân viên nào về sớm…
3. Nâng cao hiệu quả công tác tính công nhân viên
Sử dụng phần mềm, không chỉ giúp chị Uyên giải quyết nhu cầu quản lý thời gian và nắm bắt tình hình nhân sự đi làm trong ngày tức thì. Phần mềm còn hỗ trợ phòng kế toán cắt giảm 100% theo tác tính công thủ công bằng tay cho nhân viên.
Thay vì tổng hợp công tay từ các cửa hàng và đơn từ nghỉ phép, làm thêm, tăng ca… Với FastWork, cán bộ kế toán chỉ cần xuất dữ liệu bảng công, áp công thức để tính lương cho nhân viên.
Bảng công được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công – đơn từ
Phần mềm sẽ tự động tính toán ngày công, trừ phép… từ hoạt động chấm công – đơn từ thành bảng công hoàn chỉnh. Cán bộ cấp cao có thể phê duyệt online trên hệ thống phần mềm và xuất dữ liệu để tính lương. Nếu đơn vị nào dùng thêm phần mềm tính lương của FastWork thì chỉ cần đồng bộ dữ liệu vào phiếu lương là đã ra bảng lương của nhân viên nhanh chóng và hoàn toàn chính xác.
Chia sẻ về một số lợi ích sau khi sử dụng hình thức chấm, chị Nguyễn Hà Phượng Uyên cho biết: Phần mềm giúp chị chủ động giám sát tình hình nhân sự đi làm trong ngày ngay trên điện thoại. Dễ dàng giám sát vị trí làm việc của nhân viên và phê duyệt bảng công nhanh chóng ngay trên điện thoại thay vì ký giấy như trước kia.
Mặt khác, khi điều động nhân viên ở cửa hàng này sang cửa hàng khác làm việc vẫn có thể chấm công và đáp ứng được quy định của trung tâm thương mại về việc không tác động đến hệ thống đường dây, hạ tầng khi lắp đặt thiết bị chấm công như máy quét vân tay. Đặc biệt là điện đại hóa được hình thức quản lý thời gian làm việc của nhân sự, cụ thể là chấm công và đơn từ điện tử.
Chia sẻ thêm về các dự định trong đầu năm mới, chị Uyên nói ” ra tết công ty sẽ áp dụng
Giới thiệu phần mềm chấm công FastWork Face ID
FastWork Face ID là phần mềm chấm công online trên di động sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt Face ID để định danh nhân viên.
Khắc phục tất cả các nhược điểm của các hình thức chấm công thẻ từ, máy quét vân tay, bảng biểu giấy… phần mềm chấm công online trên di động đang là sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức.
Xem chi tiết: Bộ ứng dụng Fastwork Office+
Nằm trong bộ Ứng dụng nội bộ FastWork Office, phần mềm có thể liên kết với nhiều phần mềm khác như quản lý công việc, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng… để tạo thành bộ ứng dụng quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện.
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
Quý doanh nghiệp quan tâm đến các Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
