Khi nhắc đến những người luôn đạt thành tích xuất sắc trong công việc, chắc hẳn bạn sẽ tưởng tượng ra một người luôn tất bật, chăm chỉ và không có lấy khoản thời gian nghỉ ngơi. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng tỏ ra chăm chỉ hơn thì hiệu quả tốt hơn, mà nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố xem bạn có sắp xếp được cuộc sống và môi trường làm việc hay ứng dụng phần mềm quản lý công việc một cách thông minh.
Đó là lý do tại sao, thay vì làm việc đến 6:30 tối, bạn nên về nhà lúc 5:00 chiều. Và thay vào việc dồn sức lực vào công việc đó, hãy sử dụng thêm một giờ rưỡi để thư giãn, uống nước và lên kế hoạch đưa những bí quyết về cách tăng hiệu quả trong công việc.
1. Tạo một không gian làm việc của chính mình
Một góc làm việc với bàn làm việc riêng của chính bạn sẽ cho bạn cảm giác thân thuộc và tăng năng suất công việc hơn.
Có một nghiên cứu thực sự cho thấy rằng một không gian văn phòng được cá nhân hóa là một không gian văn phòng hạnh phúc. Làm cho bàn làm việc của bạn trở thành một nơi yên tĩnh và thoải mái có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong một buổi chiều ngập trong công việc phải làm. Bên cạnh đó, sở hữu một chiếc ghế thoải mái, màu sắc nhẹ nhàng, cây xanh và hình ảnh của những người thân yêu trên mặt bàn là tất cả chìa khóa cho một chiếc bàn làm việc hạnh phúc.
2. Giữ không gian làm việc luôn gọn gàng
Một bàn làm việc gọn gàng sẽ mang đến một tâm trí tập trung. Bởi việc sắp xếp tâm trí luôn bắt đầu với việc sắp xếp và thu dọn không gian xung quanh của bạn.
Bạn có thường xuyên lãng phí thời gian để tìm kiếm thứ gì đó mà bạn đã nghĩ chắc chắn nó phải ở đó không? Bạn có thường xuyên bị mất những mẩu giấy quan trọng hay thậm chí là tập tin trên máy tính không?
Nếu bạn chưa thiết lập được một hệ thống lưu trữ dữ liệu, ổ cứng hay nơi để sắp xếp đống giấy tờ sổ sách thì bạn nên thiết lập một không gian như vậy. Tự tay sắp xếp theo mong muốn và thêm một chút đồ dùng văn phòng sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn
3. Phân chia & chinh phục mục tiêu
Phân chia và chinh phục có nghĩa là lập kế hoạch và cố gắng đặt mục tiêu. Cứ thế làm việc mà không có kế hoạch cụ thể được ví như một người mù dò dẫm để tìm tới đích. Vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có một lịch trình và danh sách việc cần làm theo tuần, tháng thậm chí cả năm.
Đặt ra mục tiêu cho bản thân theo các khoản thời gian nhất định và lên kế hoạch cho nhiệm vụ bạn cần hoàn thành sẽ mang đến độ thành công cao hơn. Thành công ở một thứ to lớn sẽ không còn quá khó khăn nếu bạn biết cách chia chúng thành các bước nhỏ và dễ dàng quản lý.
4. Time box (Đóng khung thời gian làm việc)
Time boxing (cố định thời gian phải thực hiện công việc), mặc dù không thú vị như môn võ quyền anh (Boxing), nhưng lại là một công cụ hữu ích để thúc đẩy bạn thực hiện công việc theo đúng chỉ tiêu đặt ra trong khung thời gian cố định.
Hãy tạo ra các danh sách công việc sau đó đặt ra chỉ tiêu về chất lượng và thời gian phải hoàn thành, bạn sẽ nhận ra năng suất làm việc của mình tăng vọt ngay lập tức.
Việc tạo ra Time box sẽ khiến bạn điều phối công việc cá nhân một cách khoa học hơn. Chắc chắn rằng, bạn sẽ không để một nhiệm vụ không quá quan trọng tiêu tốn cả ngày. Thay vào đó, bạn chỉ cần sẽ hoàn thành nó để nó vừa đủ tốt và tiếp tục với các nhiệm vụ quan trọng hơn
5. Nói lời tạm biệt với Multitasking
Multitasking nghĩa là bạn đang đặt bản thân vào hoàn cảnh thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Bạn nghĩ rằng bạn đang làm được nhiều việc, thực tế nó sẽ làm chậm quá trình hoàn thành và giảm chất lượng cho tất cả công việc đó.
Việc bạn cố gắng múc sữa chua vào miệng bằng chiếc bút bi trong khi điền giấy tờ bằng chiếc thìa lẽ ra dùng để ăn sữa chua lại không phải là cách hiệu quả nhất để khởi động một ngày thứ Hai.
Multitasking thực sự chẳng giúp ích gì cho bạn, nó chỉ làm mỗi ngày đi làm của bạn thêm căng thẳng mà thôi
6. Ghi nhận sức mạnh của một cốc cà phê
Cafein trong cà phê mỗi buổi sáng giúp tinh thần làm việc phấn chấn, giảm căng thẳng và giúp bạn tỉnh táo trong quá trình làm việc. Vậy nếu bạn không có triệu chứng quá mẫn cảm với cà phê, hãy tìm loại cà phê ưa thích và cố gắng gắn bó với nó.
Nếu bạn muốn tỉnh táo thêm nhưng đã uống quá lượng cà phê cho phép trong ngày, hãy thử lựa chọn những thức uống khác như trà xanh, trà matcha hoặc các loại sinh tố rau xanh. Những món đó rất tươi ngon và có thể mang đến sự hưng phấn hơn trong công việc
7. Dành cho cơ thể một chút thư giãn
Hít thở không khí trong lành, thưởng thức một chút nhạc, một chút vận động nhẹ sẽ cho đầu óc bạn sự thư thái để tiếp tục hoạt động hiệu quả hơn.
Thật phi thực tế khi cấp trên mong đợi bạn sẽ thực hiện đúng 8 giờ làm việc mỗi ngày và bạn sẽ tự đánh gục mình khi cố gắng sống theo những kỳ vọng cao không tưởng đó. Chưa chắc khi bạn nhìn vào màn hình máy tính đủ 8 tiếng làm việc sẽ hiệu quả hơn việc thỉnh thoảng ra hành lang, hít thở một chút để refresh bản thân.
Hãy dành một chút thời gian để nạp năng lượng và bộ não của bạn sẽ cảm ơn bạn.
8. Hãy lựa chọn trang phục thoải mái và phù hợp
Quần áo, đôi khi nó cần thiết giống như bạn cần ăn để sống vậy. Hãy lựa chọn những trang phục phù hợp với quy định tại nơi bạn làm việc. Quan trong hơn hết, bạn cần phải cảm thấy thoải mái với trang phục của mình và nên mặc những bộ đồ khiến bạn cảm thấy tự tin, trong suốt ngày dài tại nơi công sở.
Một gợi ý cho bạn khi lựa chọn trang phục nơi công sở đó là:
Ưu tiên số 1: Sự phù hợp. Ưu tiên số 2: Sự thoải mái.
9. Đặt ra ranh giới cá nhân
Cuộc sống của bạn khi trưởng thành sẽ chia thành hai phần: Công việc và cuộc sống cá nhân, và ở giữa chúng nên là một đường thẳng. Hãy vẽ đường thẳng đó rõ ràng.
Giữ các vấn đề cá nhân ra khỏi văn phòng càng nhiều càng tốt và tránh làm nó ảnh hưởng đến công việc chung tại nơi làm việc. Làm cho tâm trí của bạn thoải mái bằng cách đừng nghĩ đến công việc nhà cho đến khi bạn về nhà. Hãy chỉ tập trung vào một điều tại một thời điểm.
Tương tự như vậy, cố gắng không mang công việc tại văn phòng của bạn về nhà. Bạn đã dành nửa thời gian hoạt động trong ngày của mình tại văn phòng rồi, về nhà hãy dành thời gian cho người thân, bạn bè, cho chính bạn.
10. Tránh xa bản thân khỏi cám dỗ
Bạn có biết rằng có những phần mềm có thể theo dõi thời gian của bạn trên (và đôi khi thậm chí chặn bạn khỏi) các trang web lãng phí thời gian nhất định không?
Có rất nhiều công ty sử dụng tất cả các loại công cụ tiện dụng như thế này, tất cả đều giúp bạn tập trung khi bạn sử dụng máy tính trong ngày làm việc. Một trong số đó còn sử dụng được trên điện thoại của bạn.
Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng một số loại phần mềm hoặc tiện ích mở rộng trình duyệt để giúp bạn từ bỏ thói quen duyệt web / phương tiện truyền thông xã hội. Sử dụng ý chí quý giá của bạn ở nơi khác. Có lẽ đối với bạn sẽ cảm thấy có chút khó chịu, nhưng nó sẽ làm bạn đạt năng suất cao hơn
11. Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Phần mềm FastWork quản lý công việc không phải công cụ thần thánh giúp bạn đạt mục tiêu bằng bất cứ giá nào. Nó sẽ phát huy tác dụng tối đa khi bạn sử dụng nó một cách có trách nhiệm.
FastWork quản lý công việc sẽ mang lại những lợi ích cơ bản như:
- Giúp bạn lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch của bản thân. Nếu bạn là quản lý, bạn có thể theo dõi và giám sát toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên dưới quyền.
- Bạn không cần chạy theo từng task. Thay vào đó, phần mềm sẽ chạy theo nhắc nhở bạn cho đến khi bạn hoàn thành.
- Bạn không cần tìm kiếm deadline của mình. Giao diện trên phần mềm sẽ hiển thị trực quan tình trạng công việc của bạn.
- Bạn có thể tự theo dõi và đánh giá KPIs của bản thân.
- Trao đổi và cộng tác với đồng nghiệp không còn là điều khó khăn nữa.
Tham khảo thêm về phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork:
https://fastwork.vn/quan-ly-cong-viec/
12. Tích cực cộng tác với đồng nghiệp trong công việc
Những người thích hoạt động đơn lẻ thường có xu hướng kinh doanh làm chủ hơn là những công việc mang tính chất nghiệp vụ, văn phòng. Khi bạn làm việc trong môi trường cần nhiều teamwork, bạn cần có một tinh thần cộng tác với đồng nghiệp. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa bạn luôn tạo ra sự ồn ào, tranh luận tại nơi làm việc.
Một phần mềm được sử dụng trong công việc như phần mềm FastWork quản lý công việc sẽ giúp bạn cộng tác, trao đổi, chia sẻ tài liệu gắn trực tiếp với từng công việc một cách hiệu quả mà không gây ra nhiều sự ồn ào trong văn phòng. Tính năng này của phần mềm quản lý công việc có thể đảm bảo bảo mật cho nghiệp vụ của riêng bạn, bởi mỗi công việc chỉ có thể xem nếu bạn có quyền truy cập hoặc là người trực tiếp thực hiện công việc đó.
13. Đầu tư thời gian cho các mối quan hệ
Đối với các mối quan hệ đồng nghiệp cùng phòng, cùng công ty, hãy thử tỏ ra gần gũi hơn với họ bằng cách set-up những buổi gặp mặt như cùng nhau đi mua quần áo, cùng nhau đi uống cà phê. Hay sự khéo léo nhờ vả sẽ giúp tăng tinh thần đoàn kết tại văn phòng. Chắc chắn rằng khi bạn xây dựng được mối quan hệ tốt trong công ty, có những đồng nghiệp tâm đầu ý hợp bạn sẽ cảm thấy hứng thú hơn trong công việc và mỗi ngày đi làm cảm thấy vui vẻ hơn.
Hãy dành những sự ưu tiên nhất định cho gia đình hay cách giải trí cá nhân sau giờ làm việc. Hãy sắp xếp thời gian khoa học nhất cho bản thân bạn. Bởi một nhân viên tốt là một nhân viên hạnh phúc.
Văn phòng của bạn có thể không có các lớp yoga như Twitter hay thuộc kiểu văn phòng thân thiện với chó như Google. Nhưng bạn vẫn có thể có được hạnh phúc ở nhà và tại nơi làm việc bằng cách tận hưởng những điều nhỏ nhặt như uống một ly trà với đồng nghiệp, bàn làm việc gọn gàng và công cụ quản lý chương trình hoàn hảo sẽ làm công việc của bạn hiệu quả cao hơn rõ rệt.
