FastWork giới thiệu đến các CEO giải pháp quản lý công việc & nhân sự toàn diện, giúp các doanh nghiệp Dịch vụ Kỹ thuật vận hành tinh gọn, tổ chức công việc xuyên suốt, đơn giản việc lập lịch cho nhân viên kỹ thuật & tối ưu thời gian xử lý phát sinh. Từ đó gia tăng uy tín và lợi nhuận. Cùng với đó là câu chuyện và kinh nghiệm số hóa thành công của một trong những công ty dịch vụ kỹ thuật tiêu biểu.
Mục lục nội dung:
Bài toán quản lý đặc thù tại doanh nghiệp Dịch vụ kỹ thuật
Tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ngoài hiện trường, chuyên môn kỹ thuật như lắp đặt, bảo trì thiết bị, vệ sinh, sửa chữa,… có nhân sự nòng cốt là đội ngũ kỹ thuật viên, thì việc kiểm soát khách hàng & đảm bảo chất lượng triển khai công việc của đội hiện trường này là vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên, với đặc thù công việc thường xuyên phải di chuyển, tới 90% thời gian làm việc bên ngoài văn phòng theo nhiều ca kíp khác nhau, nên việc quản lý hiệu quả công việc cho đội ngũ kỹ thuật viên là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp.
Nếu chỉ quản lý bằng các công cụ thủ công qua excel, zalo, sổ sách,… mà không có sự hỗ trợ của phần mềm phù hợp, các CEO sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề đau đầu như:
- Nhân viên thường xuyên quên lịch hoặc tới khách hàng muộn giờ hẹn
- Không bám sát được tình hình triển khai dịch vụ của nhân viên ở khách hàng hoặc khách hàng không hài lòng
- Không nắm bắt được chính xác thời gian, địa điểm làm việc của đội ngũ kỹ thuật viên để giao bổ sung các yêu cầu sửa chữa phát sinh
- Thiếu chính xác trong việc đo lường, đánh giá hiệu suất, thái độ, trách nhiệm của nhân viên kỹ thuật
Hơn bao giờ hết, trong thời điểm kinh tế suy thoái và thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật cần sớm khắc phục các vấn đề trên để tăng cường chất lượng dịch vụ, từ đó giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ, tăng uy tín và cải thiện lợi nhuận.
Đổi mới quản lý từ trong ra ngoài doanh nghiệp Kỹ thuật với phần mềm FastWork
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong kỷ nguyên số, bài toán chuẩn hóa quy trình làm việc, tối ưu chi phí & tăng chất lượng dịch vụ trong doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật nay đã có lời giải tốt hơn. Ứng dụng phần mềm số hóa toàn diện doanh nghiệp như FastWork thay cho các phương pháp quản lý thủ công rời rạc được xem là bước tiến mới trong vận hành doanh nghiệp thời đại 4.0.
Bộ giải pháp FastWork for Field Service hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý các hợp đồng dịch vụ, quản lý nhân viên kỹ thuật, quản lý công việc ngoài hiện trường như: tổ chức lập kế hoạch; phân công công việc; lập lộ trình; phân bổ & điều động nguồn lực hiện trường theo thời gian thực.
Cụ thể, phần mềm FastWork for Field service quản lý doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật có các tính năng tiêu biểu như:
- Quản lý thông tin khách hàng, liên hệ, quá trình cung cấp dịch vụ
- Quản lý hợp đồng, thời hạn hợp đồng, cảnh báo hạn tự động
- Tích hợp Map trên phần mềm để quản lý địa chỉ khách hàng
- Quản lý ticket (các yêu cầu hỗ trợ), giao việc gắn với khách hàng
- Tích hợp Call center tiếp nhận cuộc gọi khách hàng trên phần mềm
- Tích hợp SMS, Zalo OA để gửi tin nhắn CSKH theo mẫu soạn sẵn
- Tự động lên lịch bảo trì định kỳ theo hợp đồng
- Quản lý nhân viên kỹ thuật ra ngoài làm việc
- Điều phối lịch bảo trì, sửa chữa cho kỹ thuật viên
- Báo cáo công việc trực tuyến trên app mobile
- Nghiệm thu hoàn thành bằng ảnh chụp, biểu mẫu online
- Check-in, check-out tại khách hàng khai báo thời gian làm việc
- Ghi nhận lộ trình làm việc
- Báo cáo tình trạng rảnh, bận của nhân viên
- Đo lường hiệu suất qua mô hình chấm điểm
- Báo cáo viếng thăm khách hàng
- Báo cáo tổng hợp phục vụ tính trợ cấp, thưởng chuyên cần…
Là nền tảng trực tuyến có thể truy cập & báo cáo từ xa, phần mềm FastWork giúp các doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc khép kín, kết nối mọi thông tin giữa khối văn phòng và đội kỹ thuật hiện trường, từ đó tối ưu hóa các nguồn lực từ & tăng năng suất chung trên toàn doanh nghiệp.
Hướng dẫn áp dụng FastWork số hóa toàn diện doanh nghiệp Dịch vụ Kỹ thuật
Là giải pháp cloud, cho phép người dùng dễ dàng truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi trên Web app và mobile app, phần mềm FastWork không những khắc phục tất cả điểm yếu, bất cập trong cách quản lý thủ công, mà còn hỗ trợ Ban lãnh đạo, bộ phận kinh doanh, CSKH, kỹ thuật viên,… phối hợp làm việc trơn tru & hiệu quả hơn.
Các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật có thể tham khảo cách triển khai FastWork hiệu quả cho các bộ phận, phòng ban ngay dưới đây.
Tính năng dành cho Ban lãnh đạo, nhà quản lý
| Tính năng | Cách áp dụng |
| Lập lịch & kiểm soát kế hoạch công việc | – Khởi tạo các nhiệm vụ & mục tiêu, tần suất thực hiện nhiệm vụ, người phụ trách, người xét duyệt lên hệ thống – Tổ chức lập kế hoạch, lên lịch công việc lắp đặt, bảo trì, sửa chữa thiết bị, viếng thăm khách hàng,… theo ngày/ tuần/ tháng trên phần mềm – Nhanh chóng giao việc kèm hướng dẫn chi tiết cho nhân viên kỹ thuật về: thông tin liên hệ của khách hàng, địa điểm làm việc, thời gian hẹn, yêu cầu công việc, deadline hoàn thành,… – Thiết lập trạng thái ưu tiên/ khẩn cấp cho từng nhiệm vụ. Dễ dàng trao đổi tương tác, đính kèm file tài liệu trực tiếp trong từng đầu việc,… |
| Điều phối nguồn lực hiện trường | – Phần mềm tự động lên các công việc định kỳ như bảo dưỡng, bảo hành thiết bị… và giao cho nhân viên kỹ thuật – Với các công việc phát sinh: Nhà quản lý theo dõi vị trí tất cả nhân viên kỹ thuật trên Map, thời gian check-in gần nhất để biết nhân viên kỹ thuật đang rảnh, trống lịch, nhân viên nào có địa điểm làm việc gần vị trí khách hàng có phát sinh nhất để điều động hỗ trợ, xử lý sự cố kịp thời |
| Kiểm soát tiến độ & chất lượng công việc | – Theo dõi realtime tiến độ thực hiện công việc lắp đặt, bảo trì, sửa chữa, xử lý sự cố,.. tại các khách hàng qua lịch sử công việc, lịch sử check-in & báo cáo phát sinh của nhân viên trong quá trình làm việc – Nhận thông báo real-time khi nhân viên kỹ thuật thực hiện check-in, check-out & báo cáo hoàn thành công việc tại một khách hàng – Cho điểm số trên từng công việc, tổng kết workload từng nhân viên để phục vụ đánh giá hiệu suất với KPI |
| Quản lý khách hàng, hợp đồng | – Xem chi tiết thông tin khách hàng, danh sách hợp đồng, đơn hàng tập trung trên FastWork – Theo dõi quá trình làm việc, tư vấn & chăm sóc của nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật – Phần mềm tự động nhắc nhở thời hạn hợp đồng, nhắc nhở lịch CSKH, lịch bảo trì bảo dưỡng định kỳ… |
Tính năng dành cho nhân viên kỹ thuật
| Tính năng | Cách áp dụng |
| Chấm công với Face ID | – Hàng ngày, nhân viên tới công ty thực hiện chấm công trên app di động bằng cách Selfie khuôn mặt rõ ràng để phần mềm nhận diện FaceID – Khi ra ngoài thực hiện công việc lắp đặt, bảo trì, sửa chữa, nhân viên kỹ thuật chọn tính năng check-in & check-out để báo cáo lên quản lý vị trí và thời gian làm việc tại khách hàng |
| Kiểm tra công việc & Báo cáo | – Sử dụng app FastWork xem nhanh lịch làm việc trong ngày, tra cứu thông tin khách hàng & nhiệm vụ, yêu cầu công việc cụ thể ở từng khách hàng – Dễ dàng ghi nhận vấn đề, báo cáo phát sinh bằng biểu mẫu có sẵn trên app. Chụp ảnh trực tiếp sau khi sửa chữa, lắp đặt xong & ghi chú phát sinh nếu có… – Phần mềm tự động nhắc nhở công việc hằng ngày giúp nhân viên biết ngay được hôm nay mình cần phải làm gì, công việc còn tồn nhiều hay không, từ đó chủ động sắp xếp để hoàn thành đúng yêu cầu & thời hạn |
| Đề xuất trực tuyến | – Tạo và gửi nhanh các đề xuất mua sắm, thanh toán chi phí thiết bị theo mẫu có sẵn trên app FastWork |
App mobile báo cáo đơn giản hơn cho nhân viên kỹ thuật
Tính năng dành cho bộ phận chăm sóc khách hàng
| Tính năng | Cách áp dụng |
| Call center | FastWork tích hợp Call-center giúp bộ phận CSKH nghe – gọi, xử lý thông tin liền mạch trên phần mềm: – Tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng về sự cố, phản ánh dịch vụ, tìm hiểu dịch vụ,… – Gọi tới khách hàng từ phần mềm để thông báo, xác nhận lịch lắp đặt, bảo trì, sửa chữa – Tạo nhanh công việc gắn với khách hàng kèm ghi chú nội dung, yêu cầu đã tiếp nhận, và chuyển bộ phận quản lý điều phối công việc |
| Gửi tin nhắn CSKH | FastWork tích hợp SMS, Zalo tự động cho phép nhân viên gửi tin nhắn theo mẫu trên phần mềm để chăm sóc khách hàng ngay sau khi triển khai dịch vụ |
Case-study: Tín Bảo Lan vận hành doanh nghiệp tinh gọn trên FastWork
Tín Bảo Lan là công ty cung cấp dịch vụ xử lý thông tin, các sản phẩm phần cứng & phần mềm cần phải lắp đặt, hướng dẫn và bảo trì thường xuyên cho khách hàng, do đó việc vận hành được một quy trình làm việc trơn tru từ khâu tiếp nhận sản phẩm, dự án đến khâu bàn giao lại cho khách hàng là vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên với cách quản lý thủ công qua các công cụ rời rạc như excel, zalo, email,… khiến quy trình vận hành rối rắm, nhiều công việc bị bỏ sót, chồng chéo & chậm trễ, ảnh hưởng xấu đến chất lượng dịch vụ.
Để giải quyết những vấn đề này, tháng 6/2023, Ban lãnh đạo Tín Bảo Lan quyết định ứng dụng triệt để giải pháp FastWork trên mọi khía cạnh quản lý và vận hành doanh nghiệp bao gồm:
- Số hóa chấm công: Bộ phận văn phòng chấm công Face ID tại văn phòng trên app
- Bộ phận giao nhận/ kỹ thuật/ thi công: chấm công (check-in) tại khách hàng khi đến khách hàng làm việc & check-out để báo cáo hoàn thành
- Quản lý hồ sơ nhân sự, số hóa bảng lương, đồng bộ tự động các thông tin lương, bảo hiểm, phụ cấp từ hồ sơ nhân sự
- Quản lý quy trình Workflow, số hóa các quy trình liên bộ phận giao nhận, thi công, kỹ thuật. Điều phối công việc cho nhân viên giao hàng, thi công,… trên phần mềm
- Các khách hàng mới được quản lý xuyên suốt từ quá trình ghi nhận thông tin, tiếp nhận đơn hàng, tiến hành lắp đặt, theo dõi lịch làm việc của sales/đội kỹ thuật viên và kết quả giao hàng v.v…
Chỉ sau 3 tháng vận hành trên phần mềm Quản lý doanh nghiệp Dịch vụ Kỹ thuật FastWork, Tín Bảo Lan đã xây dựng thành công môi trường làm việc số khép kín, cho phép doanh nghiệp vận hành tinh gọn & hiệu quả hơn. Đồng thời đạt được nhiều lợi ích toàn diện như:
- Giảm thời gian lập lịch, điều phối & giao việc cho nhân viên
- Phát hiện và hỗ trợ xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh tại khách hàng
- Cải thiện tốc độ xử lý công việc cá nhân
- Tăng hiệu quả cộng tác giữa các phòng ban
- Nâng cao chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp & đảm bảo 3 đúng: đúng giờ – đúng người – đúng việc
Xem chi tiết hành trình số hóa của Công ty Tín Bảo Lan tại đây
Hiện FastWork đang được hơn 5000 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng. Trong đó có các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật tiêu biểu triển khai thành công giải pháp như: Kỹ thuật Viễn Đông, FIRST GREEN, CMC Telecom, Hightech Việt Nam, Thang máy Bách Khoa,…
Quý khách hàng quan tâm đến Phần mềm Quản lý doanh nghiệp Dịch vụ Kỹ thuật FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn miễn phí & Demo 1-1 với chuyên viên.
