Tích cực ứng dụng công nghệ số là chìa khóa giúp các doanh nghiệp sản xuất – gia công nâng cao năng suất, đảm bảo chất lượng sản phẩm với chi phí hợp lý và thời gian giao hàng nhanh chóng. Từ đó gia tăng uy tín và tối đa hóa lợi nhuận.
Để đạt được các mục tiêu đó thì việc tìm kiếm được công cụ phần mềm phù hợp, giải quyết sát bài toán vận hành đặc thù của doanh nghiệp sản xuất là rất quan trọng. Mời các CEO tham khảo cách các doanh nghiệp sản xuất – gia công triển khai thành công giải pháp FastWork để tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự, công việc, tiến độ sản xuất, khách hàng,… ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
1. “Điểm nóng” trong quản lý doanh nghiệp sản xuất – gia công
Gia tăng chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất và tối ưu chi phí sản xuất là 3 mục tiêu chính được hầu hết doanh nghiệp sản xuất – gia công tập trung giải quyết.
Tuy nhiên, với đặc thù quy trình vận hành phức tạp, đông nhân sự thì việc quản lý kế hoạch sản xuất – kinh doanh & quản lý nhân viên khối văn phòng, nhà máy sao cho hiệu quả là bài toán khó đối với doanh nghiệp sản xuất. Điều này có thể tới từ nguyên nhân như:
- Nhân viên thiếu chủ động, phối hợp công việc thiếu trơn tru. Thường xuyên chậm trễ, quên việc,…
- Khó khăn trong việc lập kế hoạch mua hàng – sản xuất – triển khai giám sát tiến độ thực tế
- Không sát sao được quy trình tư vấn, báo giá khách hàng gây thiệt hại về doanh thu
- Quá tải hợp đồng, giấy tờ, hóa đơn, quy trình bàn giao đơn hàng phải xử lý
Trong bối cảnh nền kinh tế chưa hồi phục, chi phí nguyên vật liệu đầu vào tăng cao và nguồn nhân lực lành nghề chưa được cải thiện, thì việc ứng dụng công nghệ nhằm tận dụng tối đa các nguồn lực nội bộ hiện có được các doanh nghiệp sản xuất trong nước quy mô vừa và nhỏ ưu tiên áp dụng trước mắt. .
Ứng dụng giải pháp ERP có chi phí đầu tư dao động hàng trăm triệu lên tới hàng tỷ đồng chỉ phù hợp với các công ty sản xuất lớn. Với các đơn vị có quy mô nhỏ hơn và tài chính không lớn, ứng dụng giải pháp FastWork để quản lý nhân sự, công việc, khách hàng hiệu quả chính là lời giải cho bài toán tinh gọn quy trình vận hành, tăng năng lực cạnh tranh tại các doanh nghiệp sản xuất – gia công.
2. Gỡ “nóng” bằng công nghệ số giúp doanh nghiệp sản xuất vận hành xuất sắc
Ứng dụng công nghệ cũng là bài toán đầu tư mà các chủ doanh nghiệp hiện nay rất thận trọng khi lựa chọn. Việc quyết định đưa phần mềm vào sử dụng phải hội tụ đủ hai yếu tố: Chi phí hợp lý và Tính phù hợp cao.
FastWork Platform với thế mạnh là nền tảng All-in-one đầy đủ các module quản trị HRM – CRM – OFFICE – PROJECT cùng mức chi phí sử dụng tốt nhất là những lý do khiến giải pháp được đông đảo công ty sản xuất gia công chọn lựa áp dụng.
Giải pháp tập trung số hóa quy trình quản lý tiến độ các đơn hàng sản xuất, quản lý nhân sự, công việc, khách hàng,… thay thế hoàn toàn các công cụ quản lý, trao đổi công việc thủ công qua sổ sách, excel, zalo, gọi điện. Giúp các nhà quản lý, các bộ phận kinh doanh, sản xuất, thi công, kế toán,… phối hợp làm việc chủ động, cập nhật thông tin tức thời, góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh được liền mạch, hiệu quả.
6 tính năng nổi bật của phần mềm FastWork hỗ trợ quản lý hiệu quả doanh nghiệp sản xuất – gia công bao gồm:
- Quản lý chi tiết kế hoạch sản xuất đơn hàng
- Kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc
- Quản lý sát sao tình hình lắp đặt, thi công đơn hàng
- Quản lý chi phí, đề xuất, phê duyệt online nhanh chóng
- Quản lý nhân sự, số hóa chấm công tính lương
- Quản lý kinh doanh & khách hàng trực tuyến
Nhờ tạo lập một môi trường làm việc tập trung trực tuyến, phần mềm quản lý sản xuất gia công FastWork chắc chắn là giải pháp chuyển đổi số phù hợp giúp các doanh nghiệp sản xuất tối ưu mọi chi phí – nguồn lực, gia tăng năng suất, và đảm bảo chất lượng sản phẩm & dịch vụ tốt hơn.
3. Hướng dẫn ứng dụng FastWork số hóa doanh nghiệp sản xuất – gia công
Qua kinh nghiệm tư vấn cho hàng nghìn doanh nghiệp và các case-study triển khai thành công cho các doanh nghiệp sản xuất tiêu biểu như VietChem, Hóa Keo Bình Thạnh, Nội thất A&More, Bao bì Hoa Nam,… chúng tôi đã tổng kết một số quy trình số hóa mẫu cho doanh nghiệp sản xuất gia công để CEO tham khảo.
Phần mềm cũng hỗ trợ tùy chỉnh quy trình theo nghiệp vụ thực tế tại từng doanh nghiệp mà không gây vướng, nghẽn quy trình.
3.1. Quản lý kế hoạch sản xuất đơn hàng
Thay vì sử dụng sổ kế hoạch hoặc file excel khô khan, FastWork hỗ trợ tạo và thiết lập không giới hạn các dự án sản xuất trên phần mềm để theo dõi tiến độ và tổ chức thực hiện.
Phần mềm ứng dụng các mô hình quản trị dự án tiêu biểu như Gantt chart, Kanban, WBS để trực quan hóa các luồng nghiệp vụ và phối hợp liên phòng ban. Giúp cho nhân viên biết chính xác phải làm gì, làm như thế nào và thời gian deadline cho từng công việc.
Sử dụng FastWork để quản lý các dự án sản xuất gia công, CEO sẽ chủ động biết được:
- Hiện có bao nhiêu dự án sản xuất đang thực hiện. Giá trị đơn hàng, thông tin khách hàng, thời gian bàn giao đơn hàng cụ thể
- Tình trạng từng đơn hàng đang thực hiện hay hủy bỏ. Sức khỏe dự án đang tốt hay rủi ro (chậm tiến độ)
Việc theo dõi được chính xác số lượng đơn hàng đang triển khai sẽ giúp CEO nắm được tình hình sản xuất, kiểm kho, cân đối nguồn lực và chuẩn bị tài chính hiệu quả hơn.
3.2. Kiểm soát tiến độ đơn hàng chặt chẽ
Để theo dõi tiến độ đơn hàng, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý đơn hàng trên phần mềm để theo dõi. Thông qua tính năng Workflow, các quy trình sản xuất, quy trình mua hàng, quy trình báo giá chốt hợp đồng… đều được trực quan hóa thành các giai đoạn để theo dõi trên phần mềm.
Thay vì phải ký sổ, nhắn tin, trao đổi email, họp bàn giao… thì nay các tổ đội, nhân viên có thể phối hợp làm việc đơn giản hơn bằng cách cập nhật tiến độ trên phần mềm. Phần mềm sẽ tự động chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo, tự động giao việc cho nhân viên phụ trách giai đoạn đó để thực hiện.
Tất cả thông tin, tài liệu, trao đổi… đều được gán trực tiếp vào từng quy trình, từng đơn hàng để hạn chế tình trạng phân tán thông tin, mất tài liệu hoặc quên việc của nhân viên.
3.3. Quản lý lắp đặt, thi công đơn hàng
Với các loại hình sản xuất kèm theo thi công, lắp đặt tại khách hàng như: sản xuất nội thất, sản xuất tủ/kệ, biển quảng cáo, thi công sự kiện,… thì các CEO có thể sử dụng phần mềm quản lý sản xuất gia công FastWork để kiểm soát công tác thi công bàn giao đơn hàng của đội ngũ kỹ thuật tại khách hàng.
- Giám sát tiến độ lắp đặt, thi công, bàn giao đơn hàng tại khách hàng
- Lên lịch làm việc kèm địa điểm, thời gian cụ thể cho nhân viên kỹ thuật
- Thực hiện báo cáo tình hình thi công, lắp đặt hoàn thiện đơn hàng tại khách hàng dễ dàng trên app di động. Check-in, check-out để báo cáo thời gian làm việc tại khách hàng,…
- Tự động nhắc nhở lịch bảo hành, bảo trì tại khách hàng với nhóm hàng cần bảo trì như: sản xuất linh kiện, thiết bị…
- Thống kê, báo cáo riêng cho đội kỹ thuật, hỗ trợ tính KPI, phụ cấp,…
3.4. Quản lý chi phí, đề xuất, phê duyệt online
- Quản lý chi phí đơn hàng (đơn bán)
Với từng đơn hàng, phần mềm hỗ trợ quản lý chi phí đơn hàng thông qua: quản lý giá trị đơn hàng (là giá trị hợp đồng), các phiếu thu (phiếu ghi thanh toán của khách hàng) và phiếu chi (phiếu ghi các khoản chi phí phát sinh trong đơn hàng).
Đóng vai trò như sổ quỹ online, CEO sẽ biết được từng đơn hàng có giá trị bao nhiêu, tiến độ thanh toán của khách hàng theo hợp đồng là bao nhiêu %, công nợ còn phải phải thu khách hàng, tiến độ bàn giao thực tế so với ký kết.
- Quản lý đơn mua vật tư
Phần mềm hỗ trợ số hóa quy trình đề xuất – duyệt nhà cung cấp – mua vật tư – thanh toán nhà cung cấp theo luồng để thuận tiện cho việc kiểm soát.
Nhân viên có thể tạo phiếu đề xuất mua vật tư kèm yêu cầu số lượng, vật tư, nhà cung cấp cụ thể và gửi cấp trên duyệt theo quy trình: quản lý duyệt đề nghị mua > kế toán kiểm tồn kho > Giám đốc duyệt mua > Phòng vật tư tiến hành mua, ghi nhập kho & theo dõi tiến độ nhập hàng.
Toàn bộ quy trình mua hàng, thanh toán đều được số hóa trên phần mềm để theo dõi, tổ chức thực hiện giúp giảm việc ghi sổ, báo cáo thủ công có thể gây ra sự chậm trễ trong khâu sản xuất.
3.5. Quản lý nhân sự, số hóa chấm công tính lương
Không chỉ hỗ trợ quản lý đơn hàng, nền tảng FastWork còn đồng thời cung cấp tính năng về C&B trong bộ công cụ HRM giúp doanh nghiệp nâng cao công tác quản trị nhân sự:
- Đồng bộ chấm công online trên app FastWork cho cả văn phòng, nhà xưởng, nhân viên kỹ thuật, sales đi khách hàng…
- Số hóa ca kíp linh hoạt, phân ca văn phòng, ca sản xuất
- Tự động tính toán, xử lý dữ liệu bảng công cho nhân viên & tự động làm lương hàng tháng (lương công nhật, thưởng chuyên cần, thưởng điểm công việc…)
- Quản lý danh sách nhân viên, hoạt động tuyển dụng, ban hành thông báo nội bộ nhanh chóng trên app
3.6. Quản lý kinh doanh & khách hàng trực tuyến
FastWork cung cấp module CRM giúp quản lý khách hàng, kinh doanh tập trung cho doanh nghiệp Sản xuất, gia công đơn hàng.
Phần mềm có các tính năng về: quản lý data khách hàng, quản lý quá trình tư vấn/ chốt sale theo salespipeline, quản lý deal (cơ hội bán hàng, theo dõi triển vọng doanh thu),… Hỗ trợ sales lập báo giá và gửi khách ngay trên phần mềm.
Với các hợp đồng sản xuất, phần mềm cho phép quản lý chi tiết đơn hàng: số lượng, yêu cầu thành phẩm, thời gian bàn giao, giá trị đơn hàng (tạm ứng, công nợ)… tình trạng hợp đồng (trình ký, đã ký, đang thực hiện…).
So với các giải pháp CRM riêng lẻ khác, doanh nghiệp sản xuất có lợi thế khi sử dụng FastWork là một nền tảng quản lý toàn diện, khép kín, cắt bỏ rất nhiều quy trình làm việc thủ công thừa như:
- Tự động tạo đơn hàng từ báo giá được duyệt và đính kèm trong hợp đồng
- Hỗ trợ lập báo giá chuyên biệt cho lĩnh vực sản xuất: Tổ chức báo giá theo từng hạng mục, kích thước, quy cách, chất liệu, xuất xứ…
Tự động gửi báo cáo hàng ngày cho CEO về tình hình kinh doanh, thống kê số deal đang care, doanh thu dự kiến…
4. Case-study: VietChem ứng dụng FastWork nâng cao năng suất nhân sự
Xuất phát từ những khó khăn trong quản lý thời gian làm việc, hiệu suất của đội ngũ nhân sự qua giấy tờ, excel khiến công việc bị bỏ sót, nhân sự không nắm bắt chính xác số lượng công việc được giao, Ban lãnh đạo không có cơ sở đánh giá chất lượng nhân sự dẫn đến tình trạng thất thoát về nhân lực & trí lực.
Tháng 9/2020, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hóa chất & Thiết bị Kim Ngưu – VietChem chính thức triển khai phần mềm FastWork với quyết tâm loại bỏ những bất cập trong cách quản lý truyền thống để chinh phục mục tiêu chuyển đổi số toàn diện.
Phần mềm hỗ trợ nhân viên VietChem nắm bắt được tổng quan số lượng công việc, deadline cho từng nhiệm vụ để có sự sắp xếp triển khai hợp lý. Thay đổi “working style”, nếu như trước đây đến công ty là mở email, zalo thì bây giờ đến công ty việc đầu tiên cần làm là mở FastWork. Mọi thảo luận, trao đổi liên quan đến công việc đều thực hiện trực tiếp trên phần mềm tránh bị ảnh hưởng bởi những việc ngoài lề.
Anh Nguyễn Xuân Hải – Phó chủ tịch HĐQT Công ty VietChem chia sẻ: “Để tăng công suất thì không thể lấy sức đè người được. Mục đích cuối cùng khi áp dụng công nghệ là tăng hiệu quả, hiệu suất lao động, hiệu suất xử lý công việc, và chúng tôi đang từng bước đạt được mục tiêu đó nhờ FastWork”
Xem chi tiết hành trình số hóa của Công ty VietChem tại đây
Với nhiều tính năng hữu ích, chi phí sử dụng cực rẻ – chưa tới 3.500đ/user/ngày cho trọn bộ 25 ứng dụng trên cùng một nền tảng, doanh nghiệp sản xuất gia công không còn cần phải đầu tư các giải pháp ERP đắt đỏ mà đã có thể số hóa toàn diện thông qua hệ thống FastWork Platform.
Hiện FastWork đang được hơn 5000 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng. Trong đó có các doanh nghiệp sản xuất – gia công tiêu biểu triển khai thành công giải pháp như: Hóa Keo Bình Thạnh, Nội thất A&More, Bao bì Hoa Nam, Mỹ Bảo, Dệt 10-10, Tập Đoàn DIVI, Thủy sản Trường Giang,…
Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm quản lý sản xuất – gia công FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn miễn phí & Demo 1-1 với chuyên viên.
