Giới thiệu chi tiết về module Quản lý chi phí dự án trên phần mềm Quản lý dự án thi công xây dựng FastCons – giải pháp chuyên biệt hàng đầu tại Việt Nam dành cho các nhà thầu xây dựng để kiểm soát thi công công trình từ A-Z.
Mục lục nội dung:
1. Nguyên tắc quản lý chi phí trên phần mềm FastCons
Quản lý chi phí tốt, đặc biệt là các dự án lớn và kéo dài, là một trong các nguyên tắc đầu tiên mà các nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng cần làm tốt nếu muốn duy trì lợi nhuận công trình. Khi sử dụng các phương pháp quản lý chi phí thủ công, một số vấn đề dễ thấy như: không theo sát được dòng tiền, các hạng mục bị đội chi, quy trình phê duyệt thanh toán mất thời gian… nếu xảy ra quá nhiều sẽ kéo theo thi công chậm tiến độ, đội vốn và lỗ công trình.
Tính năng quản lý chi phí trên phần mềm FastCons do đó sẽ đảm bảo nguyên tắc:
- Chính xác
- Minh bạch, và
- Tức thời (real-time)
Chính xác: Số liệu báo cáo chi phí đạt sự chính xác tuyệt đối, không có sai số. Thống kê, báo cáo tự động
Minh bạch: Quản lý tập trung, trực tuyến và lưu trữ tất cả các khoản chi/thanh toán & khoản thu về của dự án. Lưu vết đề xuất – phê duyệt, gán trách nhiệm rõ ràng
Tức thời: Thông tin về thanh toán, duyệt chi, tiến độ đơn hàng, cảnh báo vượt định mức… được thông báo cho các bên liên quan theo thời gian thực.
Với khả năng quản lý chi phí dự án thi công toàn diện cùng nhiều tiện ích tự động thông minh, FastCons giúp các doanh nghiệp xây dựng tối ưu quy trình quản lý chi phí, sử dụng ngân sách hiệu quả, từ đó cải thiện lợi nhuận. Nhất là trong bối cảnh chuỗi sản xuất & cung ứng vật liệu liên tục đứt gãy, giá cả vật tư tăng đột biến như hiện nay.
2. Khả năng quản lý chi phí của phần mềm FastCons
Module quản lý chi phí công trình trên phần mềm FastCons đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý chi phí của các C-level, bao gồm:
- Quản lý hạng mục chi phí & định mức
- Quản lý sử dụng chi phí ở từng hạng mục
- Quản lý phê duyệt ngân sách
- Theo dõi dòng tiền.
Được thiết kế theo nghiệp vụ chuẩn xây dựng, giúp các nhà thầu kiểm soát toàn diện dòng tiền, công nợ, chi phí dự án, FastCons như một trợ lý hữu ích giúp ban giám đốc cải thiện khả năng quản lý chi phí dự án, cân đối chi tiêu hợp lý & hạn chế rủi ro lỗ công trình.
10 khả năng quản lý chi phí công trình trên phần mềm FastCons, đảm bảo nguyên tắc chính xác – minh bạch và tức thời:
- Quản lý, tổng hợp, báo cáo chi phí công trình: tổng thu – tổng chi, dự báo các chỉ số lãi lỗ thực tế và lãi lỗ kế hoạch
- Quản lý các hạng mục chi phí: chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí hao máy, chi phí điều hành dự án v.v…
- Quản lý dự toán chi phí đầu vào
- Thiết lập định mức cho từng loại chi phí. Kiểm soát tình hình sử dụng chi phí ở từng hạng mục. Cảnh báo các nguy cơ xảy ra vượt định mức chi phí
- Quản lý các khoản chi trong dự án, hạch toán về danh mục chi phí để tổng hợp tự động
- Số hóa đề xuất chi, thanh toán, tạm ứng chi phí… trên phần mềm và thực hiện duyệt online, gửi thông báo tự động cho các bên liên quan như kế toán, phòng mua hàng…
- Theo dõi tình hình giải ngân công trình của Chủ đầu tư
- Quản lý các đợt thanh toán theo hồ sơ nghiệm thu. Báo cáo công nợ với thầu phụ
- Quản lý các đợt mua vật tư theo đơn hàng với NCC. Báo cáo tiến độ nhập kho, công nợ phải trả NCC
- Quản lý các chứng từ, hóa đơn, file hợp đồng v.v… đính kèm vào các loại chi phí. Hỗ trợ xác thực thông tin & lưu trữ, tra soát khi cần
Đề xuất tìm đọc thêm: Tổng thầu LAIMIAN ứng dụng FastCons cho 150 nhân sự: Quản lý toàn diện văn phòng và công trường
3. Các tiện ích giúp quản lý chi phí thông minh & hiệu quả hơn với FastCons
Không chỉ tạo ra một môi trường trực tuyến để làm việc, cộng tác & trao đổi thông tin cũng như số hóa báo cáo, phần mềm quản lý thi công FastCons còn được bổ sung rất nhiều tiện ích giúp cho quá trình quản lý, theo dõi chi phí dự án xây dựng được dễ dàng hơn cho đội ngũ quản lý, kỹ sư, cán bộ & kế toán.
Các tiện ích quản lý chi phí trên phần mềm Quản lý dự án thi công FastCons:
- Thiết lập định mức vật tư cho các hạng mục/ danh mục chi phí.
- Thiết lập các mức cảnh báo: nguy cơ 1, nguy cơ 2 để kiểm soát nguy cơ rủi ro xảy ra vượt định mức chi phí cho từng loại chi phí
- Thiết lập định mức vật tư để tự động kiểm tra khi có các đề xuất mua vật tư không bị mua vượt định mức
- Thiết lập đơn giá cho từng loại chi phí để quản lý trong bảng khối lượng, hỗ trợ lập các báo cáo nghiệm thu công trình tự động dựa trên đơn giá đầu vào/ đơn giá nghiệm thu và khối lượng thi công nghiệm thu thực tế
- Tính toán tiến độ công trình dựa trên tiến độ sử dụng vật tư
- Tính toán các chỉ số lãi lỗ kế hoạch / lãi lỗ thực tế căn cứ trên dòng tiền vào ra của dự án
- Tính toán tiến độ giải ngân công trình
- Báo cáo công nợ phải thu CĐT, công nợ phải trả thầu phụ, công nợ theo từng đơn hàng phải trả cho NCC theo thời gian thực
- Số hóa các mẫu đơn đề nghị, đề xuất trên phần mềm. Thiết lập quy tắc duyệt, người duyệt,… cho từng loại đơn khác nhau
- Mobile app cho phép báo cáo chi phí, tạo đơn, duyệt đơn, ủy quyền duyệt đơn,… thao tác nhanh chóng & tiện cho đội ngũ làm tại công trình không cần truy cập PC/ Laptop
- Xuất/ nhập các báo cáo chi phí ra Excel
4. Chi tiết các chức năng của module quản lý chi phí công trình trên App FastCons
4 tính năng nổi bật của FastCons trong hỗ trợ quản lý chi phí công trình gồm:
- Quản lý các hạng mục chi phí & thiết lập định mức cho từng loại chi phí
- Báo cáo sử dụng chi phí & dòng tiền dự án
- Quản lý thanh toán & công nợ
- Khởi tạo, phê duyệt phiếu ghi thu/đề xuất chi online
4.1. Quản lý các hạng mục chi phí & thiết lập định mức cho từng loại chi phí
- Khai báo và quản lý các hạng mục chi phí công trình (chi phí vật tư, chi phí vận hành, chi phí nhân công…) & thiết lập định mức chi tiêu cho từng khoản mục/hạng mục chi phí.
- Khi khởi tạo định mức chi phí, hệ thống cho phép khai báo 2 mức cảnh báo & tự động cảnh báo khi chi phí thực tế đạt ngưỡng/ vượt mức đã cài đặt. Người dùng có thể theo dõi định mức chi phí theo 2 chiều: theo từng hạng mục công việc, hoặc theo dõi chi phí toàn dự án.
- Dựa trên báo cáo nhật ký thi công hàng ngày bao gồm nhân công và vật tư, phần mềm tự động tính toán chi tiết tổng chi phí tới thời điểm hiện tại ở từng hạng mục là bao nhiêu: công trình đã sử dụng hết bao nhiêu chi phí vật tư, bao nhiêu chi phí nhân công, báo cáo cụ thể từng loại chi phí nhân công, các hạng mục nào phát sinh chi phí trong ngày, hạng mục nào phát sinh chi phí so với dự toán ban đầu,…
4.2. Báo cáo sử dụng chi phí & dòng tiền dự án
FastCons hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ sự lưu chuyển dòng tiền ra/ vào của dự án thi công xây dựng. Cụ thể, dựa trên số liệu từ các phiếu chi cho thầu phụ, chi vật tư, chi nhân công,… phần mềm tự động tổng hợp chính xác dòng tiền ra của dự án. Tương tự, hệ thống tự động lấy số liệu từ các phiếu thu chủ đầu tư hay từ quỹ dự án để tổng hợp dòng tiền vào của dự án.
Tất cả sẽ được thể hiện trực quan trên biểu đồ dòng tiền, cho biết giá trị tổng thu, tổng chi và số dư thực tế của quỹ dự án tới thời điểm hiện tại. Đồng thời phản ánh xu hướng tốt/ xấu của dòng tiền dự án.
Đặc biệt, FastCons giúp theo dõi chi phí dự án 2 chiều theo khối lượng thực hiện (đối chiếu với bảng BoQ nhập liệu ban đầu), và vật tư sử dụng. Phần mềm sẽ tự động tính toán và trả về giá trị hạn mức ngân sách, giá trị cần chi trả, giá trị đã chi, từ đó ước tính lãi lỗ công trình bao gồm: Dự trù lãi/ lỗ dựa trên sản lượng thực tế thực hiện, và Dự trù lãi /lỗ cho phần vật liệu đã mua trong dự án.
4.3. Quản lý thanh toán & công nợ
FastCons hỗ trợ người dùng giám sát chặt chẽ: Công nợ phải thu (công nợ Chủ đầu tư), và các Công nợ phải trả (công nợ Thầu phụ & công nợ Nhà cung cấp).
Với công nợ chủ đầu tư, phần mềm hỗ trợ ghi lại các khoản thu về (chủ đầu tư giải ngân) so với giá trị ký kết hợp đồng ban đầu để tính toán giá trị còn cần thu hồi nợ từ chủ đầu tư.
Dựa trên hợp đồng giao thầu (bảng khối lượng đã ký kết) và tiến độ nghiệm thu thực tế, phần mềm giúp quản lý giá trị thanh toán từng đợt, tương tự với hợp đồng mua vật tư với nhà cung cấp. Tiến độ thanh toán đơn hàng sẽ được theo dõi & căn cứ theo tiến độ giao hàng, nhập kho. Đối chiếu giữa giá trị hợp đồng đã ký và giá trị thanh toán tới thời điểm hiện tại với các bên liên quan, phần mềm sẽ ước tính chính xác số tiền dự án có thể thu về. Cụ thể:
Về công nợ Chủ đầu tư: FastCons hỗ trợ theo dõi các chỉ số: giá trị hợp đồng đã ký với chủ đầu tư, giá trị đã thực hiện/nghiệm thu/ thanh toán theo thời gian thực, và tổng giá trị chủ đầu tư đã giải ngân cho dự án. Từ đó hệ thống tự động tính tổng giá trị chủ đầu tư còn nợ.
Về công nợ nhà Thầu: FastCons hỗ trợ giám sát tổng giá trị hợp đồng đã ký kết với nhà thầu, giá trị thầu phụ đã thực hiện/ đã làm hồ sơ nghiệm thu/ hồ sơ thanh toán đến thời điểm hiện tại, và tổng giá trị chủ đầu tư đã giải ngân cho nhà thầu. Từ đó hệ thống sẽ tự động tính tổng giá trị còn nợ nhà thầu đến thời điểm hiện tại.
Về công nợ Nhà cung cấp: Phần mềm hỗ trợ theo dõi tổng giá trị hợp đồng đã ký với các nhà cung cấp, giá trị đã thanh toán – tương ứng với tổng giá trị đã mua vật liệu từ nhà cung cấp đến thời điểm hiện tại. Từ đó hệ thống tự động tính toán tổng giá trị còn nợ nhà cung cấp.
Như vậy, bằng cách quản lý tập trung chi phí dự án xây dựng trên một nền tảng duy nhất, FastCons giúp tăng cường tính minh bạch và cải thiện khả năng kiểm soát chi phí xây dựng.
Trưởng phòng quản lý thi công Công ty Cổ phần Xây dựng Ardor chia sẻ về số hóa doanh nghiệp Xây dựng: "Từ năm 1995 trở về trước, khái niệm chuyển đổi số hay việc triển khai phần mềm quản lý thi công công trình vẫn chưa tồn tại. Quá trình thiết lập BoQ hay kiểm soát chi phí, tiến độ các dự án xây dựng gặp rất nhiều khó khăn. Việc quản lý chỉ đơn thuần theo kiểu lấy đầu công tác lớn bù vào công tác nhỏ, lấy cái lời nhiều bù vào cái lời ít, không khác gì “thầy bói xem voi”. Do vậy, để nâng cao chất lượng quản lý tôi thấy việc chuyển đổi số trong ngành xây dựng là nhu cầu tất yếu."
4.4. Khởi tạo, phê duyệt phiếu ghi thu/đề xuất chi online
FastCons giúp số hóa quy trình đề xuất – phê duyệt thủ công bằng quy trình khởi tạo & phê duyệt phiếu chi trực tuyến trên app.
Với kỹ sư làm việc ngoài công trường: Sử dụng mobile app để tạo nhanh các phiếu đề xuất/ đề nghị duyệt chi, thanh toán, tạm ứng chi phí, đề xuất mua sắm vật tư,… bằng các mẫu phiếu có sẵn trên app. Chỉ cần chọn mẫu, nhập các trường thông tin được quy định tại từng mẫu và ấn gửi, phần mềm sẽ thay bạn gửi đề xuất tới các cấp quản lý có thẩm quyền phê duyệt và gán người theo dõi tự động vào đơn từ như kế toán, thủ quỹ, cán bộ kho…
Với ban quản lý, giám đốc: Dù ở bất kỳ đâu cũng có thể truy cập trên app để duyệt đề xuất/ đề nghị cho nhân viên nhanh chóng, giảm độ trễ và không gây chậm công việc. Với một số đề nghị đặc thù như mua vật tư, phần mềm sẽ tự động check khối lượng vật tư đề xuất mua có vượt dự toán định mức ban đầu hay không. Nếu vượt, sẽ không cho phép tạo đơn.
Với cán bộ kế toán, vật tư, thủ quỹ: Truy cập web app để xem chi tiết thông tin đề xuất được nhân viên gửi lên, kiểm tra file/hồ sơ/hợp đồng/hóa đơn/chứng từ được đính kèm. Theo dõi việc đề xuất đã được duyệt hay chưa để thực hiện giải chi và báo cáo hoàn thành khi đã thanh toán,…
Phần mềm sẽ thống kê tất cả các khoản mục chi phí kèm trạng thái duyệt (đã duyệt, chờ duyệt, không duyệt) kèm số tiền, ngày tạo phiếu và mục đích của phiếu chi/thu là gì như giao diện dưới đây.
Thông qua việc khai báo chính xác, đầy đủ các khoản mục chi phí trong dự án, phần mềm sẽ có căn cứ để tính toán các chỉ số Lãi/lỗ thực tế, Lãi/lỗ kế hoạch và đưa ra các cảnh báo cần thiết liên quan tới chi phí tới các nhà quản lý doanh nghiệp hàng ngày như một trợ lý ảo online.
Xem thêm video giới thiệu trực quan kèm thao tác trên phần mềm để hiểu hơn về module Quản lý chi phí dự án thi công xây dựng trên FastCons, mời doanh nghiệp tham khảo.
5. Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý chi phí công trình FastCons
Ứng dụng FastCons, các nhà thầu xây dựng, thi công nội thất, cơ điện, xây lắp công trình,… có thể hạn chế rủi ro thi công vượt ngân sách & chậm tiến độ. Đồng thời hỗ trợ các bộ phận, phòng ban tương tác hiệu quả & làm việc năng suất hơn.
Cụ thể, với bộ phận quản lý, kỹ sư dự án:
- Khởi tạo, theo dõi, kiểm soát danh mục chi phí & tiến độ sử dụng chi phí thực tế
- Phát hiện nguy cơ, đánh giá tình hình tài chính dự án và xử lý kịp thời để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc, dự án.
- Giảm bớt báo cáo giấy hay họp giao ban, cập nhật tình hình tài chính hàng trăm dự án trên một màn hình chung từ bất kỳ đâu.
Với bộ phận Kế toán:
- Nắm đúng & đầy đủ các khoản thu/ chi thực tế thông qua các phiếu thu/ chi trên hệ thống
- Giảm thời gian tổng hợp giấy, nhập liệu thủ công, xử lý thủ tục hành chính mất thời gian
- Giảm thời gian lập báo cáo nhờ hệ thống báo cáo tự động tổng hợp trên phần mềm
Nhờ tính năng quản lý chi phí công trình chuyên sâu & tính ứng dụng cao, FastCons đã được hàng trăm doanh nghiệp xây dựng trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng thành công. Các đơn vị khách hàng tiêu biểu đang sử dụng kể đến:
- CTCP Đầu tư xây dựng và phát triển công nghệ 79
- CTCP Xây lắp – Điện BIWASE
- CTCP Xây dựng 14-9
- CTCP Tập đoàn đầu tư xây dựng Á Đông HPP
- CT TNHH Xây dựng Thép Vàng
- CTCP Nông lâm Nhựt Tân
- CTCP Xây dựng ARDOR
- CTCP Xây dựng VNC
- CTCP Xây dựng và Đầu tư Hạ tầng Dầu Khí PETRO INVEST
- CTCP Đầu tư phát triển nhà CONSTREXIM
Anh Lê Quang Dũng – Giám đốc Điều hành Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Sóc Trăng chia sẻ: “Tôi đã làm xây dựng từ thời phải kẻ bảng mà bấm, vất vã dữ lắm, mà quan trọng hơn không có đồng bộ tích hợp được. FastWork giải quyết được cái rất hay đó là chỉ cần báo cáo tiến độ thi công hàng ngày, làm cái nhật ký công trình, thể hiện rõ ràng các hạng mục đã làm trong ngày, những cái tiêu tốn cho từng hạng mục. Thì tự động những cái số liệu đó sẽ tích hợp qua những cái còn lại như kiểm soát chi phí, tiến độ, cảnh báo sớm. Là một giải pháp có tính toàn diện, xử lý tốt được nhiều vấn đề trong xây dựng chỉ trong 1 phần mềm, FastCons đã giải quyết được bài toán khủng trong ngành xây dựng!”
Trên đây là những thông tin tổng quan về module quản lý chi phí trên phần mềm FastCons, hy vọng các doanh nghiệp xây dựng có thể áp dụng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình quản lý dự án thi công công trình & cải thiện lợi nhuận.
Với các khách hàng đang sử dụng phần mềm FastCons của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ với chuyên viên hỗ trợ để được hướng dẫn sử dụng bổ sung các cập nhật mới trên module Quản lý chi phí.
Với các doanh nghiệp đang tìm hiểu, nếu bạn đang quan tâm ứng dụng FastCons để quản lý chi phí công trình, theo dõi tiến độ thi công, xin vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!
Tổng quan về FastCons - Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng chuyên sâu Ngoài module quản lý chi phí, FastCons còn sở hữu các tính năng giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý, kiểm soát tốt tiến độ thi công, hỗ trợ tổng thầu & đội ngũ nhân sự làm việc, tương tác hiệu quả hơn trong suốt quá trình triển khai dự án xây dựng. - Quản lý kế hoạch thi công một dự án xây dựng bằng cấu trúc WBS và Gantt chart - Quản lý khối lượng thi công hàng ngày và đối soát với BoQ đầu vào nhằm tính toán tiến độ thi công và chi phí công trình theo thời gian thực - Dễ dàng lập và báo cáo nhật ký thi công hàng ngày trên app mobile từ công trường - Quản lý tồn kho vật tư công trường, tự động xử lý số liệu, trừ tồn, cảnh báo sớm khi có nguy cơ vượt định mức vật tư - Số hóa chấm công công nhân, kỹ sư công trường hoàn toàn trên mobile app. Tự động hóa bảng công, bảng lương, 100% thay thế excel, máy vân tay…
