Giữa bối cảnh công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt, các giải pháp quản lý công việc dần trở thành xu hướng cấp thiết trong cuộc cách mạng chuyển đổi số và đang được công nhận là một giải pháp hữu ích góp phần cải tiến hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp.
Là một trong những phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay, FastWork tự hào đem đến cho người dùng trải nghiệm tốt và hiệu quả trong quản lý công việc, dự án và KPIs.
Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn phương pháp áp dụng FastWork vào tự động hóa quy trình làm việc đội nhóm nhằm tăng hiệu quả làm việc của các phòng ban.
I. Thiết lập đội nhóm làm việc, phân quyền quản lý linh hoạt theo vai trò
Khi bắt đầu một công việc nhóm, giải pháp quản lý công việc FastWork cho phép thiết lập các nhóm làm việc riêng biệt, có thể từ sao chép 1 nhóm có trước, nhập liệu trực tiếp hoặc nhập từ excel giúp một nhân viên có thể tham gia vào một hay nhiều nhóm công việc một lúc mà vẫn có thể theo dõi cụ thể từng công việc mà không sợ bị xáo trộn hay nhầm lẫn các nhiệm vụ khác nhau.
Phân quyền chặt chẽ cho mỗi phòng ban/ đội nhóm: phần mềm FastWork giúp các công việc được đảm bảo tính bảo mật thông tin giữa các phòng ban. Bên cạnh đó, vai trò của từng cá nhân trong phòng ban cũng được phân chia cho từng cá nhân, ai là người quản lý? ai là người theo dõi? ai sẽ phê duyệt các công việc? và ai là người thực hiện công việc đó?
II. Tự động hóa quy trình làm việc đội nhóm – duy nhất có tại FastWork
Với phần mềm FastWork công việc trong nhóm sẽ tự động vận hành theo quy trình được định nghĩa sẵn. Không mất nhiều thời gian nhắc nhở, giao việc, vẫn kiểm soát được tiến độ và hiệu quả công việc của từng người.
1. Thiết lập các quy trình áp dụng vào quản lý công việc đội nhóm
Việc thiết lập các quy trình áp dụng vào quản lý công việc đội nhóm trên phần mềm FastWork sẽ giúp đồng bộ hóa các công việc mang tính tương đương. Khi thực hiện, công việc sẽ tự động theo quy trình được thiết lập sẵn, kết thúc bước này sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo mà không cần thao tác giao việc.
Ví dụ:
Thiết lập “Quy trình xây dựng bài viết cho website” cho phòng Marketing
Các bước thuộc quy trình nghiệp vụ:
Bước 1: Yêu cầu bài viết (Trưởng phòng/ Leader)
Bước 2: Soạn thảo bài viết (Nhân viên thực hiện)
Bước 3: Duyệt bài lần 1 (Leader)
Bước 4: Duyệt bài lần 2 (Trưởng phòng)
Bước 5: Đăng bài (Nhân viên thực hiện)
Việc thiết lập các quy trình này sẽ giúp kiểm soát các bước thực hiện trong công việc, tối ưu hóa và theo dõi quy trình một cách khoa học. Tự động hóa quy trình làm việc nhóm còn giúp chính xác các vấn đề trong quá trình thực hiện như chậm deadline do bước nào, ai sẽ phải chịu trách nhiệm cho sự chậm trễ? Khi hoàn thành một công việc chung thì hiệu quả thực tế của mỗi người tham gia vào công việc đó thế nào để tự đấy đánh giá được KPIs chính xác hơn.
2. Tự động chuyển bước trong quy trình
Là tính năng thông minh trên phần mềm FastWork khiến các công việc nhóm được rút ngắn thời gian hoàn thành. Áp vào quy trình tự động trong nhóm, khi công việc hoàn thành một bước, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo, giao việc và gửi thông báo nhắc nhở tới thành viên có trách nhiệm thực hiện.
Ví dụ: Đối với quy trình viết content thuộc phòng Marketing
Sau khi “soạn thảo bài viết” ở bước 1, nhân viên thực hiện ấn hoàn thành công việc, hệ thống tự động chuyển sang bước “duyệt bài lần 1” giao việc và gửi thông báo tới Leader. Nếu bài viết đạt yêu cầu Leader chỉ cần ấn “OK”, hệ thống sẽ chuyển sang “duyệt bài lần 2”, giao việc và thông báo tới Trưởng phòng. Ngược lại, nếu bài viết chưa đạt yêu cầu, Leader chỉ cần chọn “Fail” phần mềm sẽ chuyển bài viết đó quay lại bước “soạn thảo bài viết” để nhân viên thực hiện sửa.
Áp dụng quy trình tự động trong làm việc nhóm giúp:
- Tối ưu hóa vận hành các công đoạn trong một công việc
- Cung cấp môi trường cộng tác, phối hợp tác nghiệp thuận lợi cho các thành viên tham gia công việc
- Xây dựng cơ cấu phân công công việc linh hoạt, phù hợp
- Mọi thành viên đều nắm bắt được nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng, không bỏ sót.
- Đánh giá chính xác năng lực, hiệu suất làm việc thực tế của từng thành viên và sự phối hợp nhịp nhàng trong đội nhóm. Biết được công việc chậm hay kém chất lượng là do ai, ở bước nào?
III. Giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc
1. Giám sát tiến độ hoàn thành công việc bằng mô hình Gantt, Kanban
Mô hình Gantt chart và Kanban giúp cho nhà quản lý có cái nhìn trực quan về tiến độ hoàn thành công việc của từng đội nhóm, phòng ban.
- Gantt chart giúp người theo dõi cập nhật tổng quan tình hình triển khai công việc đội nhóm của tất cả thành viên. Công việc đó đang thực hiện được bao nhiêu phần trăm, thời gian để nhân viên hoàn thành công việc đó, từ đó đánh giá hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân.
- Kanban cung cấp cái nhìn overview công việc đang tiến hành tới bước nào? Bao nhiêu công việc có nguy cơ quá hạn và xác định rõ vai trò của từng cá nhân trong quy trình nghiệp vụ.
IV. Môi trường cộng tác trong làm việc nhóm
1. Thảo luận, trao đổi về công việc
Mỗi công việc đều có các tính năng tương tác, bình luận giúp cho mọi thành viên tham gia công việc có thể trao đổi, nhận xét để hoàn thành mục tiêu dễ dàng hơn. Việc bình luận trực tiếp trên mỗi công việc giúp cho nội dung cuộc thảo luận không bị trôi mất và có thể tập kết về một nơi có thể xem lại một cách nhanh chóng.
2. Chia sẻ tài liệu trên chính mỗi công việc được giao.
Các tài liệu cần thiết đối với công việc sẽ được chia sẻ trên giải pháp quản lý công việc FastWork gắn với công việc, không gây ra thất lạc hay khó tìm kiếm như khi chia sẻ trên email hay các công cụ không chuyên khác.
V. Tự động nhắc nhở hoàn thành công việc
Thông báo về công việc mới và tự động nhắc nhở công việc được giao trên FastWork hiển thị ngay trên Web app, ứng dụng di động và đồng thời được gửi về một tài khoản email cá nhân để người dùng nắm được.
Những thông báo này nhắc nhở thời hạn công việc cần hoàn thành sẽ được cập nhật thường xuyên trong quá trình làm việc qua hòm thư cá nhân khi công việc đã đạt tới 50%-70%-90%. Tránh bỏ sót công việc ngay cả khi có nhiều công việc chồng chéo lên nhau.
VI. Những điểm khác biệt trong giải pháp quản lý công việc đội nhóm của phần mềm FastWork so với các phần mềm giải pháp quản lý công việc tương tự khác
Nếu như ở các phần mềm khác, việc quản lý công việc đội nhóm vẫn có những mặt hạn chế, mọi thành viên trong nhóm vẫn luôn bị động trong các quy trình làm việc thì phần mềm FastWork mang đến giải pháp hoàn toàn khác biệt, cụ thể:
- Tự động hóa quy trình làm việc nhóm: Ở các phần mềm khác, các quy trình nghiệp vụ được thiết lập sẽ không được quản lý một cách tự động. Người dùng vẫn phải kéo thủ công các thẻ công việc mỗi khi hoàn thành 1 bước trong quy trình. Còn tại FastWork, mọi bước trên quy trình sẽ được tự động chuyển đồng thời gửi thông báo tới thành viên liên quan.
- Đánh giá hiệu quả công việc bằng KPIs: Nếu như các phần mềm khác gần như không hỗ trợ tổng hợp KPIs thì phần mềm FastWork có thể thiết lập và tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá KPIs một cách trực quan và chính xác theo nhóm hoặc cá nhân từng người.
