Phòng dịch Covid-19, Công ty CP đầu tư thương mại Phượng Hoàng đã dừng toàn bộ hoạt động chấm công bằng máy vân tay. Thay vào đó, các trưởng phòng phải quản lý các hình thức chấm công của nhân sự phòng mình dưới các hình thức ghi chép trực tiếp, tổng hợp từ zalo, email, skype…
Công ty CP đầu tư thương mại Phượng Hoàng
Phượng Hoàng hoạt động trong lĩnh vực thương mại, phân phối độc quyền các sản phẩm thể thao của những thương hiệu: Adidas, Reebok, Lotto, Ping…
Gần 20 năm hoạt động và phát triển, đến nay Công ty Phượng Hoàng có hơn 100 cửa hàng bán lẻ và 640 đại lý trên toàn quốc với đội ngũ nhân viên lên đến 300 người.
Công ty CP đầu tư thương mại Phượng Hoàng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng dụng cụ, trang phục thể thao (ảnh minh họa)
Chia sẻ với FastWork, ông Nguyễn Ngọc Khánh – Phó GĐ Phượng Hoàng cho biết:“Từ khi dịch Covid-19 bùng phát, tôi đã suy nghĩ rất nhiều về hướng đi của doanh nghiệp, để vừa đảm bảo kinh doanh hiệu quả vừa giữ sức khỏe tốt cho nhân viên. Nhưng, đặc thù ngành là bán lẻ nên cho nhân viên làm việc tại nhà là điều không thể và nếu để nhân viên đi làm thì không yên tâm, đành phải tự bảo vệ mình, nhân viên bằng cách thường xuyên khử trùng nơi làm việc, đề ra quy định tất cả nhân viên đi làm phải đeo khẩu trang 100% và dừng hoạt động chấm công bằng vân tay.
Dừng chấm công vân tay, khó khăn quản lý nhân sự vô tình ập đến với Phượng Hoàng
Mới đầu dừng hoạt động chấm công vân tay, các trưởng phòng tại Phượng Hoàng quản lý chấm công bằng cách trực tiếp ghi lại thời gian vào/ra ca làm việc của nhân viên trong phòng. Nhân viên tại các chi nhánh sẽ khai báo thời gian vào/ra làm việc cho người trực tiếp quản lý. Cuối tháng các trưởng phòng sẽ tổng hợp thành báo cáo và chuyển lại cho cán bộ nhân sự làm bảng công.
Một trưởng phòng tại Phượng Hoàng chia sẻ “tôi cảm thấy việc ghi chép lại thời gian vào/ra làm việc của nhân viên thật sự nhàm chán, như quay lại thời kỳ 0.4 chứ không phải là 4.0”.
Toàn bộ nhân viên phải đeo khẩu trang khi đến văn phòng và không chấm công bằng vân tay
“Một trong những khó khăn lớn nhất mà Phượng Hoàng đang phải đối mặt đó là quản lý chấm công không theo quy chuẩn, khó khăn khi lấy thông tin check in/check out ca làm việc của nhân viên. Cán bộ nhân sự mất nhiều thời gian tổng hợp bảng công, đặc biệt vẫn có tình trạng bao che, chấm công hộ tồn tại trong công ty” ông Nguyễn Ngọc Khánh cho hay.
FastWork – vị cứu tinh giúp Phượng Hoàng tháo gỡ triệt để các khó khăn quản lý nhân sự
Tìm hướng giải quyết mới cho doanh nghiệp, tôi lân la tìm các giải pháp hỗ trợ thì tình cờ đọc được tin FastWork – Đơn vị phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng Saas triển khai chương trình “Tặng miễn phí sử dụng phần mềm chấm công online bằng di động”. Nghe đã thấy có thể khắc phục được những khó khăn đang tồn tại nên tôi liên hệ và đăng ký triển khai ngay.
Ban đầu cứ lo phần mềm triển khai phức tạp, mất nhiều thời gian nhưng khi đội ngũ kỹ thuật FastWork bắt đầu triển khai đến khi sử dụng chúng tôi mất tổng cả 3 ngày. Tất cả mọi việc đơn giản là khởi tạo tổ chức trên hệ thống phần mềm, cài đặt thông tin nhân viên, cấu hình thời gian, địa điểm làm việc.
Phần mềm hỗ trợ hoạt động trên 2 nền tảng web và di động, với 2 hệ điều hành phổ thông là Android và IOS. Theo đó, tất cả các nhân viên sẽ trong công ty thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh khuôn mặt (selfie) thông qua app FastWork trên di động có kết nối wifi công ty và định vị GPS để khai báo thời gian, địa điểm làm việc.
Phần mềm được sử dụng trên 2 nền tảng web và di động với 2 hệ điều hành IOS và Android
Hơn thế, nhân viên tại Phượng Hoàng dễ dàng báo cáo đi muộn, về sớm, làm thêm, công tác… với cấp trên, bằng hình thức gửi các mẫu đơn điện tử có sẵn trên hệ thống FastWork thay vì báo cáo trực tiếp với quản lý hoặc bằng văn bản, email, zalo thiếu chuyên nghiệp. Phần mềm cũng cho phép lãnh đạo của Thiên Việt Media thực hiện phê duyệt đơn từ ngay trên di động. Đặc biệt, phần mềm giúp nhân viên chủ động hơn trong việc theo dõi bảng công, quỹ phép: phép năm, phép lũy kế, phép ứng…. của bản thân bằng di động.
Nhân viên dễ dàng chấm công tại mọi địa điểm làm việc bằng điện thoại kết nối wifi hoặc 3G
Sử dụng công nghệ điện toán đám mây và bản đồ GPS, nên ban lãnh đạo Phượng Hoàng nắm bắt nhanh theo thời gian thực tình hình quân số, thời gian, địa điểm làm việc của nhân viên kể cả không có mặt tại văn phòng.
Ngoài ra, được tích hợp trí tuệ nhân tạo AI vào hậu kiểm chấm công, nên các hình ảnh chấm công của nhân viên đều được hậu kiểm bằng công nghệ nhận diện Face ID, loại bỏ 100% tình trạng chấm công hộ tại Phượng Hoàng.
Ngày công sẽ báo đỏ nếu hình ảnh chấm công không đúng với hình ảnh nhận diện nhân viên cập nhật trên hệ thống
Phần mềm tự động tổng hợp từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử thành bảng công hoàn chỉnh nên cán bộ nhân sự không phải tổng hợp bảng công, đối soát cũng như tra cứu thông tin ngày nghỉ của nhân viên. Hơn thế, phần mềm cho phép quản lý và lưu giữ dữ liệu công tập trung trên hệ thống, phục vụ cho quá trình xem nhanh và tra cứu nhanh thông tin bảng công các tháng trước đó.
Giải pháp quản lý thời gian làm việc hỗ trợ tự động tổng hợp dữ liệu từ hoạt động chấm công, đơn thư điện tử thành bảng công hoàn chỉnh. Điều này giúp cán bộ nhân sự tối ưu 100% thời gian tổng hợp và đối soát bảng công của nhân viên.
Dữ liệu công được phần mềm tự động cập nhật từ hoạt động chấm công, đơn thư
Và điều quan trọng nhất, sử dụng giải pháp quản lý thời gian làm việc giúp tất cả các nhân viên tại Phượng Hoàng Media sẽ hạn chế nguy cơ lây nhiễm khi không phải tiếp xúc với các thiết bị công cộng trong môi trường làm việc
“Đội ngũ nhân viên tư vấn và triển khai FastWork rất nhiệt tình, năng động, phần mềm hoạt động ổn định, nhiều lợi ích thiết thực, tôi cảm thấy rất thích và tôi đang triển khai sử dụng thêm các giải pháp: Quản lý công việc; Quản lý dự án; Quản lý quan hệ khách hàng CRM; Quản lý đánh giá KPI …” ông Khánh hồ hởi chia sẻ.
Chương trình diễn ra cho đến khi chính phủ công bố hết dịch nên các doanh nghiệp nhanh chóng đăng ký sử dụng để duy trì bộ máy hoạt động xuyên suốt cũng như ổn định và tháo gỡ các khó khăn trong công tác quản lý nhân sự.
